Registro de entrega de EPI a trabajadores: hoja en Word y obligaciones del RD 773/1997
Casco, calzado, guantes, gafas, protectores auditivos o arnés: en obra, taller o almacén, los equipos de protección individual forman parte del día a día. La ley obliga a entregarlos gratis, a informar y formar sobre su uso y a reponerlos; la hoja firmada de entrega es la forma práctica de poder demostrar que se ha hecho.
Respuesta rápida
El art. 3 del Real Decreto 773/1997 obliga a la empresa a determinar en qué puestos hace falta protección individual, elegir los equipos adecuados, proporcionarlos gratuitamente y reponerlos cuando sea necesario. Antes del uso, debe informar de los riesgos frente a los que protegen y dar instrucciones, preferentemente por escrito (art. 8). La persona trabajadora debe usarlos y cuidarlos y avisar de cualquier defecto (art. 10). No existe un modelo oficial de registro: la ficha firmada sirve como prueba de la entrega, la información y la formación.
Qué es un EPI y cuándo hay que entregarlo
El art. 2 del RD 773/1997 define el EPI como cualquier equipo destinado a ser llevado o sujetado por la persona trabajadora para protegerla de uno o varios riesgos para su seguridad o su salud. No son EPI la ropa de trabajo corriente y los uniformes que no protegen específicamente la salud, ni el material de deporte, entre otros.
Los EPI son el último recurso: se usan cuando los riesgos no se pueden evitar o limitar lo suficiente con medios de protección colectiva o con medidas de organización del trabajo (art. 17.2 de la Ley 31/1995 y art. 4 del RD 773/1997). Qué puesto necesita qué equipo lo decide la evaluación de riesgos.
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Registro de entrega de EPI 2026 (Word)
Ficha individual con la tabla de equipos (modelo, talla, marcado CE, fecha y reposición), declaración de recepción e información, registro de reposiciones y devoluciones, y parte de defecto o daño.
Descarga directa y gratuita, sin registro. Se abre en Word, LibreOffice o Google Docs. Los campos entre corchetes [ ] son los que tienes que rellenar; la última página lleva las comprobaciones y se elimina antes de entregar el documento.
Obligaciones de la empresa y de la persona trabajadora
| Quién | Obligación | Base |
|---|---|---|
| Empresa | Determinar los puestos que necesitan EPI, el riesgo, la parte del cuerpo y el tipo de equipo | Art. 3.a RD 773/1997 |
| Empresa | Elegir equipos adecuados y tener a disposición la información de cada uno | Art. 3.b |
| Empresa | Proporcionarlos gratis y reponerlos cuando sea necesario | Art. 3.c |
| Empresa | Velar por el uso y el mantenimiento según las instrucciones del fabricante | Art. 7 |
| Empresa | Informar antes del uso, dar instrucciones y formar | Art. 8 |
| Persona trabajadora | Usarlos y cuidarlos, guardarlos en el lugar indicado y avisar de defectos | Art. 10 y art. 29 LPRL |
Cómo rellenar la hoja de entrega
- Una ficha por persona, con el puesto y los riesgos que, según la evaluación, requieren protección individual.
- Cada equipo en una fila: marca, modelo y talla, marcado CE y norma que figura en el folleto del fabricante, fecha de entrega y cuándo hay que reponerlo.
- Declaración firmada de que se ha recibido el equipo gratis y en buen estado, y la información y las instrucciones sobre su uso.
- Reposiciones: cada cambio por desgaste, rotura, caducidad o talla se anota en la segunda hoja con fecha y firma.
- Defectos: el parte de la última hoja documenta el aviso de la persona trabajadora y la medida adoptada.
Los equipos deben llevar el marcado CE conforme al Reglamento (UE) 2016/425 y venir con su folleto informativo, que ha de estar a disposición de la plantilla.
Errores frecuentes
- Descontar el EPI de la nómina o pedir una fianza: la entrega es gratuita.
- Entregar sin informar: la firma debe cubrir también la información de riesgos y las instrucciones de uso.
- No reponer equipos caducados o dañados: muchos tienen vida útil marcada por el fabricante (cascos, arneses, filtros).
- Compartir EPI sin medidas de higiene: en principio son de uso personal (art. 7.3 RD 773/1997).
- Tratar el uniforme como EPI: la ropa de trabajo corriente no protege frente a un riesgo concreto y no sustituye al equipo adecuado.
Si trabajas en obra, la guía de certificados de PRL en construcción explica la formación preventiva que se pide en el sector.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio firmar la entrega de EPI?
La norma obliga a entregar los equipos, informar y formar (arts. 3 y 8 del RD 773/1997), pero no establece un modelo oficial de registro. La hoja firmada es la forma más sencilla de acreditar que se ha cumplido.
¿Quién paga los EPI?
La empresa. Deben proporcionarse gratuitamente y reponerse cuando sea necesario (art. 3.c RD 773/1997).
¿La ropa de trabajo es un EPI?
No, salvo que esté específicamente destinada a proteger la salud o la integridad física. La ropa de trabajo corriente y los uniformes quedan fuera de la definición (art. 2.2 RD 773/1997).
¿Qué pasa si un trabajador no usa el EPI?
Usar y cuidar correctamente los equipos es una obligación de la persona trabajadora (art. 10 RD 773/1997 y art. 29 LPRL), y su incumplimiento puede considerarse incumplimiento laboral. La empresa, por su parte, debe velar por su utilización.
¿Cada cuánto se reponen los EPI?
Cuando resulte necesario: por desgaste, daño, caducidad o según las instrucciones del fabricante, que fija la vida útil de muchos equipos. Conviene anotar en la ficha la fecha de reposición prevista.
¿Hay que dar formación sobre los EPI?
Sí. La empresa debe garantizar la formación y, cuando la complejidad lo requiera, organizar sesiones de entrenamiento, sobre todo si se usan varios equipos a la vez (art. 8.3 RD 773/1997).
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