Plantilla de presupuesto de obra 2026: modelo profesional por capítulos y partidas

Un presupuesto de obra profesional se organiza por capítulos y partidas, y cada partida lleva cuatro datos: medición, unidad, precio unitario e importe. Encima va el alcance; debajo, el resumen por capítulos, la base imponible, el régimen de IVA, el plazo con sus hitos, la validez de la oferta, la forma de pago y la retención de garantía; y al final, la aceptación firmada por las dos partes. Esta plantilla para Excel y Word está montada así, con la lógica que usan contratas, empresas de instalaciones y direcciones facultativas para certificar la obra mes a mes. Si buscas un modelo doméstico de una reforma de casa, este te va a sobrar: aquí el documento se escribe para que aguante una certificación, una revisión de precios y, si hace falta, una discusión sobre medición.

Descarga la plantilla (Excel y Word)

Qué distingue un presupuesto de obra profesional

La diferencia entre una estimación y un presupuesto de obra no es la longitud: es la trazabilidad. Una estimación dice cuánto cuesta; un presupuesto explica de dónde sale cada euro y permite verificarlo sobre el terreno. Esa verificación es lo que hace posible todo lo demás: certificar por avance, valorar un cambio de alcance sin renegociar el contrato entero, defender un incremento de coste o descontar una unidad que finalmente no se ejecuta.

En obra entre empresas, el presupuesto cumple además una función que en el ámbito doméstico apenas aparece: es el documento sobre el que se van a apoyar las certificaciones mensuales, la relación valorada, las facturas y, si el proyecto lo requiere, la liquidación final. Si el presupuesto no está bien estructurado, esos cuatro documentos se desalinean y aparecen los problemas clásicos: certificaciones que no cuadran con lo facturado, mediciones que se discuten a posteriori, unidades ejecutadas que nadie encuentra en el listado y retenciones que no se devuelven porque no está claro cuándo empezó a correr la garantía.

Los seis bloques de un presupuesto que aguanta

• Identificación. Razón social, NIF, domicilio fiscal y datos de contacto de las dos partes, emplazamiento exacto de la obra, número y versión del presupuesto y fecha de emisión.
• Alcance y documentación de partida. Qué se ejecuta, sobre qué documentos (proyecto, memoria, planos, visita), qué se conserva y qué queda expresamente fuera.
• Mediciones y precios. El cuerpo: capítulos, partidas, medición, unidad, precio unitario e importe.
• Resumen económico. Suma por capítulos, presupuesto de ejecución material, gastos generales y beneficio industrial si se explicitan, base imponible y régimen fiscal.
• Condiciones. Plazo con hitos, validez de la oferta, forma de pago y certificaciones, retención de garantía, revisión de precios, penalizaciones y exclusiones.
• Aceptación. Espacio de firma para las dos partes y fecha de aceptación.

Un presupuesto sin mediciones no es barato ni caro: es incomparable. Sin la cantidad no puedes saber si el precio unitario es razonable, y sin el precio unitario no puedes valorar el día que la medición real cambie. Todo lo que se discute a mitad de obra se decidió, o se dejó sin decidir, en el documento de la oferta.Criterio de elaboración de esta plantilla

La estructura por capítulos y partidas

La jerarquía estándar tiene tres niveles: capítulo (el bloque de obra), partida o unidad de obra (el trabajo concreto que se mide y se paga) y, dentro de la partida, la descomposición de su precio. Numerar los capítulos y las partidas con un código estable (01, 01.03, 01.03.02) no es adorno burocrático: es lo que permite que la certificación de octubre y la factura de noviembre hablen de la misma línea sin ambigüedad, y lo que hace que un cambio de alcance se pueda referenciar en una línea de correo.

Los dos capítulos que más margen destruyen cuando faltan son el 00 y el 12: la implantación y la entrega. Ninguno de los dos deja una unidad visible sobre la que discutir después, y por eso son los primeros que caen cuando alguien quiere que la oferta parezca competitiva. Meterlos con nombre y precio propio es una decisión comercial, no solo técnica: si el cliente compara y ve que otra oferta no los lleva, ya tienes el argumento delante.

Partida alzada, precio cerrado y administración

No todo se mide igual. La partida alzada es un importe global para un trabajo difícil de medir de antemano (una implantación, unos remates); a justificar cuando se liquida contra lo realmente hecho, o de abono íntegro cuando se paga entera si se ejecuta. El precio cerrado o llave en mano traslada el riesgo de medición al contratista: cobra lo pactado aunque la cantidad real varíe, lo que solo tiene sentido con un alcance muy definido. La administración factura horas de oficial y peón más materiales con un recargo pactado; es honesta para trabajos imprevisibles y conflictiva para todo lo demás, porque nadie sabe el total hasta el final. En un mismo presupuesto pueden convivir los tres regímenes, siempre que cada partida diga cuál le aplica.

Mediciones: la columna que sostiene el precio

La medición es la cantidad de cada unidad de obra, y es el dato que convierte un precio en un importe. Su fiabilidad depende de dos cosas: de cómo se ha obtenido y de que el criterio esté escrito. Lo primero marca el margen de error; lo segundo evita la discusión.

De dónde sale una medición

• De planos de proyecto, cuando existen y están actualizados. Es la vía más rápida y la que peor envejece si la obra tiene sorpresas.
• De levantamiento en visita, midiendo lo que hay. Más lento y más fiable en rehabilitación, donde el plano y la realidad rara vez coinciden.
• De modelo digital, extrayendo cantidades del modelo. Preciso en cuanto el modelo esté al día, inútil cuando no lo está.

El criterio de medición, por escrito

Dos personas honestas pueden medir el mismo tabique y salir con cifras distintas si no han pactado el criterio. Los tres que más discusiones generan son siempre los mismos: huecos (si se descuentan las ventanas y las puertas al medir revestimientos, y a partir de qué superficie), solapes y mermas (si el despiece de un pavimento se computa sobre superficie útil o con el porcentaje de corte incluido) y desarrollos (si una jamba, una mocheta o un peldañeado se miden aparte o van dentro del metro cuadrado). Escribir una línea por criterio en las condiciones del presupuesto cuesta cinco minutos y ahorra reuniones enteras.

Conviene también decir qué pasa cuando la medición real difiere de la ofertada. La fórmula habitual en contratación privada es que las partidas se abonan por medición real ejecutada a los precios unitarios del presupuesto aceptado, y que las desviaciones por encima de un porcentaje pactado obligan a comunicar antes de ejecutar. Así el cliente no recibe una liquidación sorpresa y el contratista no ejecuta de más sin cobertura.

Precios descompuestos, indirectos y beneficio industrial

El precio unitario de una partida no se inventa: se compone. Descomponerlo es abrir la unidad de obra en los recursos que consume, y es lo que te permite justificarlo ante una dirección facultativa, ajustarlo cuando el cliente pide bajar calidades y valorar un precio contradictorio el día que aparezca una unidad no prevista.

La suma de costes directos e indirectos da el presupuesto de ejecución material. Sobre él se aplican gastos generales y beneficio industrial para llegar al presupuesto de ejecución por contrata, que es la base imponible sobre la que se calcula el IVA. En contratación pública, el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas fija esos dos porcentajes en un 13 % de gastos generales y un 6 % de beneficio industrial, y esa referencia se usa mucho como espejo en obra privada. En privada, sin embargo, son libres: te los marca tu estructura de costes, no una norma. Copiar el 13 y el 6 sin haber calculado nunca lo que cuesta tu oficina es tan arriesgado como no ponerlos.

Un ejemplo de descomposición

Las cifras que siguen son inventadas a efectos didácticos: sirven para ver la mecánica del cálculo, no son precios de mercado ni proceden de ninguna base de precios. Para precios reales hay que trabajar con los rendimientos propios y con ofertas vigentes de proveedor.

Lo interesante del ejercicio no es el resultado, es la lectura: en esta descomposición de ejemplo, más de la mitad del precio es material. Si el cliente pide bajar el importe, sabes exactamente dónde tocar y cuánto puedes bajar sin comerte el rendimiento del oficio. Con un precio global cerrado no tienes esa conversación: tienes un regateo.

IVA, tipo reducido e inversión del sujeto pasivo

Aquí es donde más presupuestos se emiten mal, y donde el error sale caro porque lo corrige la Agencia Tributaria y no el cliente. Tres escenarios conviven en el mismo sector, así que lo primero del presupuesto debería ser saber en cuál estás.

El tipo reducido del 10 %

La Ley 37/1992 del IVA permite aplicar el tipo reducido a las obras de renovación y reparación realizadas en edificios destinados a viviendas cuando concurren varias condiciones a la vez: que el destinatario sea una persona física que no actúe como empresario o profesional y utilice la vivienda para uso particular (también se contempla el caso de comunidades de propietarios); que la construcción o la rehabilitación haya concluido al menos dos años antes del inicio de estas obras; y que quien las ejecuta no aporte materiales cuyo coste supere el límite que fija la norma sobre la base imponible de la operación. Si falla cualquiera de ellas, se aplica el 21 %.

Por eso la separación entre mano de obra y materiales que trae la plantilla no es solo transparencia comercial: es el dato con el que se justifica el tipo aplicado. Y por eso conviene que el presupuesto recoja una declaración del destinatario sobre el cumplimiento de los requisitos. La redacción vigente del artículo y su interpretación cambian con el tiempo y admiten matices según el caso: contrasta siempre el tipo con tu asesor fiscal antes de emitir, sobre todo si la obra mezcla vivienda y local, o si el cliente es una comunidad, una arrendadora o una entidad sin ánimo de lucro.

La inversión del sujeto pasivo

El artículo 84.Uno.2º.f de la Ley del IVA establece la inversión del sujeto pasivo en las ejecuciones de obra, con o sin aportación de materiales, consecuencia de contratos directamente formalizados entre promotor y contratista que tengan por objeto la urbanización de terrenos o la construcción o rehabilitación de edificaciones. La regla alcanza también a la cadena de subcontratación cuando el contrato principal encaja en ese supuesto. En la práctica significa que emites sin repercutir cuota, con la mención expresa en la factura, y que es el destinatario quien autoliquida el impuesto.

El punto delicado es el concepto de rehabilitación, que la norma define con requisitos técnicos y económicos concretos: no toda reforma ambiciosa lo es. Aplicar la inversión del sujeto pasivo a una obra que no encaja, o repercutir IVA donde procedía invertir, genera regularizaciones en las dos direcciones. Es el punto del presupuesto que más conviene consultar con un asesor fiscal, especialmente en la primera obra que hagas con un promotor nuevo. Un apunte añadido: en Canarias no se aplica IVA, sino IGIC, con su propia normativa y sus propios tipos, y en Ceuta y Melilla rige el IPSI, así que una plantilla peninsular necesita ajuste antes de usarse allí.

Cómo rellenar la plantilla paso a paso

1. Cierra el alcance por escrito. Emplazamiento, superficies, documentos sobre los que ofertas (proyecto, memoria, visita del día tal), qué se conserva y quién aporta acometidas, licencias, proyecto y dirección facultativa.
2. Estructura la obra en capítulos. Empieza por la implantación y termina en la entrega. Codifica los capítulos y numera las partidas dentro de cada uno.
3. Mide cada partida con su unidad. Metro cuadrado, metro lineal, metro cúbico, kilogramo, unidad, punto o partida alzada. Anota de dónde sale la medición.
4. Descompón los precios unitarios. Mano de obra con rendimiento y coste horario real, materiales con merma, maquinaria y medios auxiliares, más el porcentaje de indirectos que soporta tu obra.
5. Añade gastos generales y beneficio industrial. Sobre el presupuesto de ejecución material, con los porcentajes de tu estructura. Decide si los muestras desglosados o repercutidos en los precios unitarios.
6. Fija el régimen fiscal. Base imponible, tipo de IVA o mención de inversión del sujeto pasivo, y retención de IRPF si te aplica. Contrástalo con tu asesor.
7. Escribe las condiciones. Plazo con hitos, validez de la oferta, forma de pago y periodicidad de certificaciones, retención de garantía, revisión de precios, penalizaciones, exclusiones y criterios de medición.
8. Cierra la aceptación firmada. Numera la versión, firma por duplicado, fecha la aceptación y archiva el documento con sus anexos. Esa versión es la que rige.

Plantilla lista para copiar

Copia este esquema y adáptalo a tu obra. En Excel, convierte medición y precio unitario en fórmulas, añade una columna de certificación del periodo y otra a origen, y protege las celdas de precio para que nadie las toque al certificar. En Word, úsalo tal cual para ofertas cortas:

Certificaciones de obra y facturación por avance

Una obra de cierta duración no se cobra al terminar: se certifica. La certificación es el documento que mide lo realmente ejecutado en un periodo, lo valora con los precios unitarios del presupuesto aceptado y da pie a la factura. Es el punto donde el presupuesto demuestra si estaba bien hecho o no, porque certificar sobre una estructura confusa es imposible.

Cómo se monta una certificación

• Relación valorada. Para cada partida, la medición ejecutada en el periodo y su importe a los precios del contrato.
• Medición a origen. El acumulado desde el inicio de la obra. La certificación del mes es la diferencia entre el origen de este mes y el del anterior; así los errores no se arrastran.
• Porcentaje de avance. Ejecutado sobre contratado, por capítulo y total. Es la foto que mira la propiedad.
• Acopios, si se han pactado. Material comprado y almacenado que se certifica antes de colocarse, normalmente con condiciones de custodia y seguro.
• Deducciones. Retención de garantía, anticipos que se amortizan, penalizaciones si las hubiera.
• Aprobación. Firma o conformidad de la dirección facultativa o del responsable de la propiedad, con fecha. Esa fecha es la que suele activar el plazo de pago.

El error más caro es facturar sin certificación aprobada. La factura es el documento fiscal y activa obligaciones de IVA con independencia de que el cliente esté conforme con la medición: si emites y después se discute la cantidad, te quedas con una factura viva y un cobro parado. El orden sano es siempre el mismo: medir, valorar, conformar y, entonces sí, facturar.

Certificar es discutir poco cada mes para no discutirlo todo al final. Cuando la relación valorada se firma en caliente, la liquidación final es un trámite; cuando se deja para el final, la liquidación es una negociación en la que el contratista siempre está en peor posición porque ya ha ejecutado.Criterio de elaboración de esta plantilla

Retenciones, plazos de pago y garantías

La estructura de cobro es la parte del presupuesto que más dinero mueve y la que peor se redacta. Merece tanta atención como las mediciones.

La retención de garantía

Es un porcentaje que la propiedad detrae de cada certificación y conserva durante un plazo posterior a la recepción, para cubrir defectos y remates. No existe por defecto: nace del contrato. Si va a haberla, el presupuesto debe fijar el porcentaje, el plazo de devolución, el hito desde el que cuenta ese plazo (la recepción, normalmente) y si se admite sustituirla por aval bancario o seguro de caución. Esa sustitución es la que salva la tesorería de muchas empresas pequeñas: el coste del aval suele ser mucho menor que el de tener inmovilizado un porcentaje de toda la obra durante meses.

Plazos de pago entre empresas

Las operaciones comerciales entre empresas están sujetas a la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad, que fija un plazo de pago por defecto y un límite máximo para los pactos entre las partes, y reconoce al acreedor intereses de demora y una compensación por costes de cobro cuando el deudor se retrasa. El tipo de interés legal de demora se publica periódicamente en el BOE, así que la plantilla remite a él en vez de fijar una cifra que envejece. En el presupuesto conviene dejar escrito el plazo pactado, el hito desde el que corre (fecha de aprobación de la certificación, no fecha de emisión de la factura) y el efecto del retraso. Si llegas a tener que reclamar, hazlo con un abogado: la reclamación se sostiene sobre lo que firmaste, y ahí es donde se ve si el presupuesto estaba bien redactado.

Garantías de la obra ejecutada

En obras que entran en el ámbito de la Ley de Ordenación de la Edificación, el régimen de responsabilidades por daños materiales tiene plazos escalonados según el tipo de defecto: acabados, elementos constructivos o instalaciones que afectan a la habitabilidad, y elementos estructurales, cada uno con su plazo propio y su reparto de responsabilidad entre agentes. No todas las reformas quedan dentro de ese ámbito, y en las que sí, puede haber obligaciones de seguro. Es materia técnico-jurídica: antes de prometer una garantía en el presupuesto, revisa con un técnico y con tu abogado qué régimen aplica a tu obra y qué cubre tu póliza de responsabilidad civil. Prometer por escrito más de lo que cubre el seguro es un riesgo que no compensa ninguna oferta.

Revisión de precios y validez de la oferta

Entre 2021 y 2023 muchas empresas del sector aprendieron por la vía cara que un presupuesto sin cláusula de revisión es un precio cerrado aunque el material se dispare. En obra privada no hay una revisión automática: si el contrato no la contempla, el precio pactado es el precio, y el sobrecoste se lo come quien firmó.

Las tres defensas que caben en el presupuesto

• Validez de la oferta. La más barata y la más olvidada. Una vigencia corta, escrita con fecha, obliga a reofertar si el cliente tarda en decidir. Sin ella, alguien puede aceptar en marzo un precio calculado en octubre.
• Cláusula de revisión. Define de antemano qué se revisa, con qué referencia (una fórmula pactada o un índice publicado de precios de materiales de construcción), cada cuánto se aplica y desde qué umbral de variación se activa. Sin umbral, la cláusula genera trabajo administrativo por céntimos.
• Oferta condicionada al mantenimiento del precio de proveedor. Útil cuando una partida concreta pesa mucho: se identifica el suministro, se adjunta la oferta del proveedor y se condiciona expresamente el precio de esa partida a su vigencia.

En contratación pública la revisión de precios tiene su propio régimen legal, con supuestos tasados y fórmulas tipo aprobadas. En privada, en cambio, todo depende de lo que pactes. La recomendación práctica es simétrica y por eso suele aceptarse bien: si el índice sube por encima del umbral, se revisa al alza; si baja, a la baja. Una cláusula que solo funciona en un sentido se negocia mal y se firma peor.

Condiciones, exclusiones, modificados y contradictorios

Las condiciones son la letra que nadie lee hasta que hay problema, y por eso conviene escribirlas cortas y claras. Las exclusiones, en particular, valen tanto como las partidas: definen el alcance por el negativo y evitan que el cliente dé por incluido lo que no está.

Exclusiones que conviene escribir siempre

• Proyecto, dirección facultativa, coordinación de seguridad y salud y visados, cuando no los aportas tú.
• Licencias, tasas municipales, el impuesto sobre construcciones que fija cada ordenanza y las fianzas de residuos exigidas por el ayuntamiento.
• Acometidas definitivas de compañías suministradoras y sus derechos de enganche.
• Trabajos derivados de patologías ocultas que no eran visibles ni inferibles en la visita: humedades estructurales, instalaciones fuera de norma, presencia de materiales peligrosos que exijan tratamiento específico.
• Trabajos en horario nocturno, festivo o con limitaciones de acceso no comunicadas antes de ofertar.
• Mobiliario, electrodomésticos, decoración y suministros de la propiedad, salvo mención expresa.

Modificados y precios contradictorios

Un modificado es un cambio de alcance que pide la propiedad: más superficie, otra calidad, una estancia añadida. Un precio contradictorio es una unidad de obra que hay que ejecutar y no figura en el presupuesto, y cuyo precio hay que construir de cero. Los dos se gestionan igual de bien con el mismo procedimiento escrito en el presupuesto: se documenta el hecho con fecha y fotografía, se propone el precio con su descomposición, se cuantifica el efecto sobre el plazo y solo se ejecuta con la aceptación firmada. Tres líneas en las condiciones y un correo por cambio.

Lo que no funciona es la práctica habitual: ejecutar primero porque la obra no puede pararse y valorar después. Cuando el trabajo ya está hecho, el contratista ha perdido toda la capacidad de negociación y la propiedad, aunque sea de buena fe, tiene delante un importe que nunca aprobó. Ese es el origen de la mayoría de los impagados parciales del sector, más que la mala fe. Y ojo con el otro lado del espejo: llamar imprevisto a una partida que debería haberse previsto desde el principio para que la oferta pareciera más competitiva es una práctica que se detecta enseguida y que quema al cliente para siempre.

La aceptación firmada: cuándo pasa a ser contrato

Un presupuesto aceptado y firmado por las dos partes deja de ser una oferta y pasa a funcionar como contrato de obra: obliga a respetar el precio, el alcance y el plazo pactados, y es el documento sobre el que se resolverá cualquier discrepancia. De ahí que la última página no sea burocracia, sino la pieza que sostiene todo lo anterior.

Qué debe quedar cerrado en la firma

• Versión y fecha. Numera las versiones. Es habitual negociar tres o cuatro rondas y acabar sin saber cuál se firmó.
• Anexos identificados. Planos, memoria de calidades, ofertas de proveedor y criterios de medición, listados uno a uno como parte del contrato.
• Orden de prelación. Qué documento manda si dos se contradicen (habitualmente: contrato, presupuesto aceptado, memoria, planos).
• Firma de quien puede obligar. Con persona jurídica, quien firma debe tener poder suficiente. Un correo del jefe de obra no compromete a la sociedad.
• Duplicado y archivo. Cada parte con su ejemplar, y el archivo digital con la versión final marcada como tal.

En contratos de importe relevante, o cuando la propiedad impone su propio clausulado, merece la pena que un abogado revise el documento antes de firmar. Las cláusulas que más disgustos dan son las de penalización sin tope, las de recepción tácita, las que condicionan el pago a hechos ajenos al contratista y las que amplían la garantía por encima de lo que cubre la póliza. Ninguna de esas se ve leyendo el importe final.

Cómo se comparan ofertas de obra

Comparar tres presupuestos solo sirve si los tres hablan el mismo idioma. La forma profesional de hacerlo es al revés de como se hace normalmente: primero se fija la base, después se piden las ofertas.

1. Prepara una base de licitación común. Un listado de capítulos y partidas con las mediciones ya hechas y las calidades definidas. Que cada ofertante rellene precios unitarios sobre esa misma hoja.
2. Exige el mismo formato de entrega. Hoja de cálculo con la estructura dada, sin cambiar códigos ni añadir partidas sin marcarlas como alternativa.
3. Monta el cuadro comparativo por partida. Una columna por ofertante. Ahí se ven de golpe las partidas anormalmente bajas y las que alguien ha dejado sin valorar.
4. Normaliza las exclusiones. Suma a cada oferta lo que excluye y otro incluye. Solo entonces los totales son comparables.
5. Valora las condiciones, no solo el precio. Plazo, forma de pago, retención, revisión de precios, medios propios frente a subcontratación total y solvencia de la empresa.
6. Pregunta por las bajas anormales. Una partida un 40 % por debajo del resto no es una ganga: o han medido otra cosa, o la van a recuperar como modificado.

La oferta más barata rara vez lo es por eficiencia: lo es porque mide menos, excluye más o ha dejado una partida en blanco. Homogeneiza primero las mediciones y las exclusiones, y después mira los totales. Casi siempre el orden de las ofertas cambia.Criterio de elaboración de esta plantilla

Señales de un presupuesto mal hecho

• Un importe global sin mediciones. No se puede certificar ni comparar.
• Capítulos sin código o numeración que cambia entre versiones.
• Ausencia de implantación, seguridad, residuos o entrega. Cuatro costes reales que alguien va a pagar.
• Sin criterio de medición escrito. Discusión garantizada en la primera certificación.
• Sin validez de la oferta ni régimen de revisión. Riesgo puro para quien firma.
• Sin régimen de IVA explicado, o con un tipo que no cuadra con el tipo de obra y de cliente.
• Sin exclusiones. Todo lo que no se excluye se dará por incluido.
• Resistencia a entregar precios descompuestos cuando se piden para una partida concreta.

La lectura de fondo es simple: un presupuesto es la primera muestra de cómo va a gestionar la obra quien lo firma. El que codifica, mide, descompone y escribe condiciones suele ser el que después certifica en plazo y documenta los cambios. El que entrega un folio con un número y mete prisa para firmar es el que llenará la obra de contradictorios. La media hora que dedicas a leer el documento es la más rentable de todo el proyecto.

Preguntas frecuentes