Respuesta rápida: una carta de solicitud de vacaciones es un escrito breve en el que pides por escrito unas fechas concretas de descanso y dejas constancia de cuándo lo pediste. Debe incluir cinco cosas: tus datos y los de la empresa, la fecha de presentación, las fechas exactas de inicio y fin con el número de días naturales, la referencia al convenio colectivo aplicable y una petición expresa de respuesta por escrito.
La ley no impone un formato. Lo que sí impone el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores es el fondo: un mínimo de 30 días naturales al año, que no se pueden cambiar por dinero mientras el contrato siga vivo, que las fechas se fijan de común acuerdo y que debes conocerlas con dos meses de antelación como mínimo. Si la empresa te deniega las fechas, el camino es el procedimiento urgente del artículo 125 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social: 20 días hábiles desde que conoces la fecha y sentencia sin recurso.
Qué es una carta de solicitud de vacaciones y qué debe incluir
Mucha gente escribe la carta pensando que es un trámite de cortesía. No lo es. La carta cumple dos funciones distintas y las dos importan. La primera es organizativa: le dices a la empresa qué días vas a faltar para que pueda cubrir tu puesto. La segunda es probatoria: si algún día hay un conflicto sobre quién pidió qué y cuándo, el papel o el correo electrónico son la única prueba que vas a poder poner encima de la mesa. Por eso la redacción importa menos que la trazabilidad, aunque conviene cuidar las dos.
En una empresa pequeña, donde las vacaciones se acuerdan de palabra en el pasillo, la carta parece un gesto burocrático. Ahí es precisamente donde más falta hace. Los problemas serios de vacaciones casi nunca nacen de una negativa clara; nacen de un «ya lo hablamos» que se olvida en marzo y reaparece en julio cuando ya has pagado un vuelo.
Los ocho elementos que no pueden faltar
- Identificación completa del solicitante. Nombre y apellidos, DNI o NIE, puesto, departamento y, si la empresa tiene varios centros, el centro de trabajo. Sirve para que RRHH no tenga que buscarte.
- Destinatario correcto. Dirígela a quien tenga facultad para autorizar: tu responsable directo, el departamento de personas o la dirección. Si dudas, pon a los dos y manda copia.
- Fecha de presentación. Es el dato del que dependen todos los plazos. Sin fecha, la carta pierde la mitad de su valor.
- Fechas solicitadas con precisión quirúrgica. Día de inicio, día de fin y número de días. Indica si cuentas días naturales o laborables, porque no es lo mismo y es la fuente número uno de malentendidos.
- Ejercicio al que corresponden. Especifica si son vacaciones devengadas del año en curso, del anterior o una parte pendiente. Evita discusiones sobre el saldo.
- Referencia normativa. Una línea mencionando el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores y el convenio colectivo aplicable. No es para amenazar a nadie: sitúa la petición en su marco y deja claro que sabes de qué hablas.
- Petición expresa de confirmación por escrito. La frase más útil de toda la carta. Convierte el silencio de la empresa en un problema suyo y no tuyo.
- Firma y vía de contacto. Teléfono y correo electrónico para resolver cualquier ajuste sin retrasar la respuesta.
Lo que conviene dejar fuera
Hay tres cosas que sobran en casi todas las cartas que llegan a un departamento de personal. La primera es la justificación personal. No tienes que contar a dónde vas ni con quién: las vacaciones son un derecho, no un favor, y explicar de más te coloca en posición de tener que convencer. La segunda es el tono de súplica, del tipo «si es posible» o «si no le viene mal». Pides, no mendigas; el acuerdo es entre dos partes. La tercera es el tono de amenaza. Citar artículos con aire de advertencia en una primera solicitud tensa la negociación antes de que exista un conflicto. Guarda la artillería para el escrito de reiteración, si hace falta.
La carta perfecta cabe en media página. Si la tuya ocupa dos, probablemente estés justificando cosas que nadie te ha pedido que justifiques.
7 modelos de carta de solicitud de vacaciones listos para copiar
Estos siete modelos cubren las situaciones que se repiten. Cópialos, sustituye lo que va entre corchetes y borra las líneas que no apliquen a tu caso. Están escritos en registro formal pero sin florituras: en una empresa con trato cercano puedes tutear y acortar sin perder validez, porque lo que da valor al escrito es el contenido, no la fórmula de cortesía. Si prefieres partir de un documento ya maquetado, tienes más formatos laborales en nuestras plantillas gratuitas descargables.
Modelo 1. Solicitud ordinaria dentro del calendario de vacaciones
Es el caso más común: pides las fechas del turno que te corresponde o las que ya se habían hablado informalmente. Úsalo cuando no hay ningún elemento conflictivo y solo quieres dejar constancia.
[Nombre y apellidos] DNI [número] Puesto: [puesto] — Departamento: [departamento] Centro de trabajo: [centro] Teléfono: [teléfono] — Correo: [correo] En [ciudad], a [día] de [mes] de [año] A la atención de [nombre del responsable / Departamento de Recursos Humanos] [Nombre de la empresa] [Dirección de la empresa] Asunto: solicitud de vacaciones anuales retribuidas del ejercicio [año] Estimado/a [nombre]: Por medio del presente escrito solicito el disfrute de mis vacaciones anuales retribuidas correspondientes al ejercicio [año], al amparo del artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores y de lo previsto en el [convenio colectivo aplicable]. Las fechas que solicito son las siguientes: - Inicio: [día] de [mes] de [año] - Fin: [día] de [mes] de [año] - Total: [número] días naturales Con el fin de facilitar la organización del servicio, indico que durante ese periodo mis funciones pueden ser asumidas por [nombre del compañero o equipo], a quien dejaré preparado el traspaso de tareas pendientes antes de mi ausencia. Le agradecería que me confirmase por escrito la aceptación de estas fechas, o en su caso los motivos de la denegación y una propuesta alternativa, con el fin de poder organizar el periodo con la antelación suficiente. Quedo a su disposición para cualquier aclaración. Atentamente, [Firma] [Nombre y apellidos]
Modelo 2. Solicitud fuera del periodo habitual de la empresa
Cuando pides fechas que no coinciden con el cierre de verano o con el turno que te tocaba. Aquí sí conviene argumentar un poco, no porque estés obligado, sino porque estás pidiendo una excepción y el argumento facilita el sí.
[Nombre y apellidos] — DNI [número] Puesto: [puesto] — Centro de trabajo: [centro] Teléfono: [teléfono] — Correo: [correo] En [ciudad], a [día] de [mes] de [año] A la atención de [nombre del responsable / Departamento de Recursos Humanos] [Nombre de la empresa] Asunto: solicitud de vacaciones en periodo distinto al habitual Estimado/a [nombre]: Solicito el disfrute de [número] días naturales de mis vacaciones anuales retribuidas del ejercicio [año] entre el [fecha de inicio] y el [fecha de fin], fuera del periodo de disfrute que la empresa suele fijar en [mes o periodo habitual]. Soy consciente de que estas fechas no coinciden con la planificación general. Las solicito porque [motivo breve y verificable: conciliación con el calendario escolar, coincidencia con el periodo vacacional de mi pareja, disponibilidad de plaza en una formación, etc.], y entiendo que en esas fechas la carga de trabajo del departamento es [menor / equivalente], por lo que el impacto en el servicio sería reducido. Si la propuesta no encaja con las necesidades organizativas, quedo abierto a estudiar alternativas dentro de la franja comprendida entre el [fecha A] y el [fecha B], que también me resultarían compatibles. Le ruego confirmación por escrito de las fechas finalmente acordadas. Atentamente, [Firma] [Nombre y apellidos]
Modelo 3. Vacaciones fraccionadas en varios periodos
Para repartir los días en dos o tres tandas. El Estatuto no obliga a disfrutarlas de golpe, pero tampoco te da derecho absoluto a trocearlas: se pacta, y muchos convenios exigen un bloque mínimo continuado. Propón un reparto concreto y facilita el acuerdo.
[Nombre y apellidos] — DNI [número] Puesto: [puesto] — Centro de trabajo: [centro] En [ciudad], a [día] de [mes] de [año] A la atención de [nombre del responsable / Departamento de Recursos Humanos] [Nombre de la empresa] Asunto: solicitud de disfrute fraccionado de vacaciones del ejercicio [año] Estimado/a [nombre]: Solicito disfrutar de forma fraccionada los [número total] días naturales de vacaciones que me corresponden en el ejercicio [año], conforme al artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores y a lo previsto en el [convenio colectivo aplicable] en materia de planificación anual. El reparto que propongo es el siguiente: - Primer periodo: del [fecha] al [fecha] — [número] días naturales - Segundo periodo: del [fecha] al [fecha] — [número] días naturales - Tercer periodo: del [fecha] al [fecha] — [número] días naturales He procurado que ninguno de los tramos coincida con [cierres contables, campañas, inventarios u otros picos de actividad del departamento]. Si el convenio o la organización del servicio exigen mantener un periodo mínimo continuado, indíquemelo y ajustaré la propuesta para respetarlo, manteniendo el resto del reparto en la medida de lo posible. Le agradecería la confirmación por escrito de cada uno de los periodos aprobados. Atentamente, [Firma] [Nombre y apellidos]
Modelo 4. Solicitud urgente por causa personal sobrevenida
Cuando pasa algo y necesitas días con poco margen. Antes de usarlo, comprueba si tu situación encaja en un permiso retribuido del artículo 37 del Estatuto o de tu convenio: si hay permiso, pídelo, porque no te consume vacaciones. Este modelo es para cuando no lo hay.
[Nombre y apellidos] — DNI [número] Puesto: [puesto] — Centro de trabajo: [centro] Teléfono de contacto durante la ausencia: [teléfono] En [ciudad], a [día] de [mes] de [año] A la atención de [nombre del responsable / Departamento de Recursos Humanos] [Nombre de la empresa] Asunto: solicitud urgente de vacaciones por causa personal sobrevenida Estimado/a [nombre]: Le escribo para solicitar, con carácter urgente, el disfrute de [número] días naturales de mis vacaciones anuales del ejercicio [año], del [fecha de inicio] al [fecha de fin], por una circunstancia personal sobrevenida que requiere mi presencia y que no podía prever con antelación. Entiendo que el plazo de preaviso habitual no puede respetarse en este caso y le agradezco de antemano la flexibilidad. Para reducir el impacto en el servicio: - He dejado documentado el estado de [tareas o expedientes en curso]. - [Nombre del compañero] ha aceptado cubrir [tareas concretas] durante mi ausencia. - Permaneceré localizable en el teléfono indicado para incidencias críticas. Si la empresa considera que la ausencia no puede imputarse a vacaciones, le ruego que me indique por escrito qué figura resultaría aplicable (permiso retribuido, permiso no retribuido o recuperación de horas), con el fin de regularizarla correctamente. Quedo a la espera de su respuesta. Atentamente, [Firma] [Nombre y apellidos]
Modelo 5. Escrito tras una denegación o ante la falta de respuesta
Este es el importante. Si te han dicho que no sin motivo, o llevas semanas sin respuesta, este escrito hace tres cosas a la vez: reitera la petición, pide la motivación por escrito y deja la puerta abierta a la reclamación judicial sin cerrar la negociación. Antes de mandarlo, habla con la representación legal de los trabajadores si la hay.
[Nombre y apellidos] — DNI [número] Puesto: [puesto] — Centro de trabajo: [centro] En [ciudad], a [día] de [mes] de [año] A la atención de la Dirección de [nombre de la empresa] Con copia a [representación legal de los trabajadores, si existe] Asunto: reiteración de solicitud de vacaciones y petición de motivación por escrito Estimados señores: El pasado [fecha de la primera solicitud] presenté solicitud de disfrute de mis vacaciones anuales retribuidas del ejercicio [año] para el periodo comprendido entre el [fecha de inicio] y el [fecha de fin], por un total de [número] días naturales. A día de hoy [no he recibido respuesta alguna / se me ha comunicado verbalmente su denegación sin indicación de causa]. Mediante el presente escrito reitero dicha solicitud y les ruego que, en el plazo de [número] días naturales, me comuniquen por escrito: 1. La aceptación de las fechas solicitadas, o 2. Los motivos organizativos concretos que impiden su concesión, y 3. La propuesta de fechas alternativas dentro del ejercicio [año]. Les recuerdo que, conforme al artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, el periodo de disfrute se fija de común acuerdo entre empresa y persona trabajadora, y que el calendario de vacaciones debe permitirme conocer las fechas que me corresponden con al menos dos meses de antelación al inicio del disfrute. De no recibir respuesta en el plazo indicado, me veré en la necesidad de acudir a la vía prevista en el artículo 125 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social para la fijación judicial de la fecha de disfrute, lo que preferiría evitar. Quedo a su disposición para alcanzar un acuerdo. Atentamente, [Firma] [Nombre y apellidos]
Modelo 6. Correo electrónico breve para empresas con RRHH digital
Si tu empresa gestiona las ausencias por portal o aplicación, la carta larga sobra. Pero registra la petición en el sistema y manda además este correo: el portal puede caerse, cambiar de proveedor o perder el histórico, y el correo se queda en tu bandeja de enviados.
Asunto: Solicitud de vacaciones [nombre y apellidos] — del [fecha] al [fecha] Hola [nombre]: He registrado en [nombre del portal o aplicación] la solicitud de vacaciones del ejercicio [año] con estos datos: - Fechas: del [fecha de inicio] al [fecha de fin], ambos incluidos - Total: [número] días naturales ([número] laborables) - Días que me quedarían pendientes tras este periodo: [número] - Referencia de la solicitud en el sistema: [código o número] Te lo envío también por correo para que quede constancia fuera de la herramienta. Cuando puedas, confírmame por esta vía la aprobación o dime si necesitas que mueva alguna fecha. Durante ese periodo, [nombre del compañero] cubre [tareas o guardias], y dejaré el traspaso documentado en [ubicación del documento] antes de irme. Gracias y un saludo, [Nombre y apellidos] — [puesto] [Teléfono]
Modelo 7. Vacaciones pendientes tras una baja médica
Si una incapacidad temporal se comió tus vacaciones, tienes derecho a recuperarlas dentro de los límites del artículo 38.3 del Estatuto. Este escrito lo reclama sin agresividad y deja el rastro documental por si el plazo se echa encima.
[Nombre y apellidos] — DNI [número] Puesto: [puesto] — Centro de trabajo: [centro] En [ciudad], a [día] de [mes] de [año] A la atención de [Departamento de Recursos Humanos] [Nombre de la empresa] Asunto: solicitud de disfrute de vacaciones no disfrutadas por incapacidad temporal Estimados señores: Durante el periodo comprendido entre el [fecha de inicio de la baja] y el [fecha de alta] permanecí en situación de incapacidad temporal, según los partes médicos que obran en su poder. Dicho periodo coincidió total o parcialmente con las vacaciones que tenía asignadas en el calendario del ejercicio [año], por lo que quedaron sin disfrutar [número] días naturales. Al amparo del artículo 38.3 del Estatuto de los Trabajadores, solicito el disfrute de esos [número] días en las siguientes fechas: - Del [fecha de inicio] al [fecha de fin] En caso de que las fechas propuestas no resulten compatibles con la organización del servicio, les ruego que me indiquen por escrito una alternativa dentro del plazo legalmente disponible para su disfrute. Les agradecería también que me confirmen el saldo de días de vacaciones que consta a mi nombre a fecha de hoy, con el fin de evitar discrepancias. Atentamente, [Firma] [Nombre y apellidos]
Qué modelo usar según tu situación
| Tu situación | Modelo recomendado | Punto de atención |
|---|---|---|
| Fechas ya acordadas de palabra | Modelo 1 | Menciona la conversación previa y su fecha |
| Quieres fechas fuera del turno asignado | Modelo 2 | Ofrece siempre una alternativa |
| Repartir los días en varias tandas | Modelo 3 | Revisa si el convenio exige un bloque continuado |
| Imprevisto personal con poco margen | Modelo 4 | Comprueba antes si existe un permiso retribuido |
| Te han dicho que no o no contestan | Modelo 5 | Cuenta los 20 días hábiles del artículo 125 LRJS |
| La empresa usa portal o aplicación | Modelo 6 | Duplica siempre por correo electrónico |
| Baja médica sobre el periodo asignado | Modelo 7 | Conserva todos los partes médicos |
Lo que dice de verdad el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores
Antes de discutir con nadie sobre vacaciones conviene saber qué dice exactamente la norma, porque circulan muchas medias verdades. El régimen está en el artículo 38 del texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2015. Es la misma norma: cuando alguien te dice que además del Estatuto está el Real Decreto Legislativo 2/2015, te está citando dos veces el mismo texto. Por encima está la Directiva 2003/88/CE, que garantiza a escala europea un mínimo de cuatro semanas de vacaciones anuales retribuidas.
Duración mínima: 30 días naturales
El apartado 1 fija que la duración se pacta en convenio colectivo o en contrato individual y que en ningún caso será inferior a treinta días naturales. Fíjate en dos matices que cambian el cálculo. Primero, son naturales, no laborables: los sábados, domingos y festivos que caigan dentro del periodo cuentan. Segundo, es un suelo: tu convenio puede reconocer más días, o convertirlos a días laborables, y entonces manda el convenio. Comprobar cuál te aplica es el primer paso de cualquier reclamación; si no lo tienes claro, empieza por nuestra guía sobre cómo consultar qué convenio colectivo se te aplica.
Si no has trabajado el año completo, los días se devengan en proporción al tiempo de servicio durante el año natural. Con el mínimo de 30 días, cada mes completo trabajado genera en torno a dos días y medio naturales. Ese cálculo proporcional es el que después aparece en el finiquito cuando el contrato termina antes de que hayas podido disfrutarlas, y es una de las partidas que más errores acumula: puedes revisar cómo se cuadra en la guía de cálculo del finiquito de vacaciones pendientes.
No se cambian por dinero
El periodo de vacaciones anuales retribuidas no es sustituible por compensación económica. Esa frase del artículo 38.1 significa que un pacto para cobrarlas y seguir trabajando es nulo, aunque lo firmes voluntariamente.
La única excepción es la extinción del contrato. Si te vas o te despiden con días pendientes, esos días se abonan en el finiquito, y suelen dar lugar a una situación asimilada al alta a efectos de cotización. Confirma ese punto con tu graduado social, porque afecta al desempleo y a la fecha real de baja en la Seguridad Social.
Las fechas se fijan de común acuerdo
El apartado 2 es el que resuelve el 90 % de las discusiones reales. Dice que el periodo o periodos de disfrute se fijan de común acuerdo entre empresa y persona trabajadora, conforme a lo que el convenio establezca sobre planificación anual. Dos consecuencias prácticas: la empresa no puede imponerte las fechas de forma unilateral y arbitraria, y tú tampoco puedes elegirlas por tu cuenta. Es un acuerdo, y cuando no lo hay decide un juez.
El mismo apartado obliga a que en cada empresa exista un calendario de vacaciones y a que conozcas las fechas que te corresponden dos meses antes, al menos, del comienzo del disfrute. Ese preaviso de dos meses es tuyo, no de la empresa: existe para que puedas organizar tu vida. Una empresa que publica el calendario tres semanas antes lo está incumpliendo, con independencia de que las fechas sean razonables.
| Aspecto | Qué fija el Estatuto de los Trabajadores | Qué puede añadir el convenio o el acuerdo |
|---|---|---|
| Duración | Mínimo 30 días naturales al año (art. 38.1) | Más días, o cómputo en días laborables |
| Compensación en dinero | Prohibida salvo extinción del contrato (art. 38.1) | Nada: es derecho necesario, no se puede empeorar ni mejorar en contra |
| Fijación de fechas | De común acuerdo entre las partes (art. 38.2) | Turnos rotatorios, sorteo, preferencias por cargas familiares o antigüedad |
| Preaviso | Conocer las fechas 2 meses antes como mínimo (art. 38.2) | Un preaviso mayor, nunca menor |
| Fraccionamiento | No lo regula: queda al acuerdo | Periodo mínimo continuado, número máximo de tramos |
| Plazo para solicitar | No lo fija | Fecha límite de petición y de publicación del calendario |
| Coincidencia con baja | Derecho a disfrutarlas después, con límites (art. 38.3) | Plazos más favorables para la persona trabajadora |
| Retribución | Vacaciones retribuidas (art. 38.1) | Qué conceptos entran en el promedio de la retribución de vacaciones |
Cuánto se cobra durante las vacaciones
Durante las vacaciones sigues cobrando tu salario, y el criterio general es que la retribución debe corresponderse con la remuneración normal o media que percibes cuando trabajas. Qué conceptos concretos entran en ese promedio depende del convenio y de la naturaleza de cada complemento: los ligados a la actividad efectiva, como una prima por objetivos o unas dietas de desplazamiento, generan discusión con frecuencia. Si tu nómina de julio o agosto baja de forma llamativa respecto a la media del año, revísala con tu representación sindical o con un graduado social antes de dar el asunto por bueno.
Plazos: cuándo pedirlas y qué significa el preaviso de dos meses
Aquí hay un malentendido muy extendido que conviene deshacer. La cifra de quince días que circula por internet como plazo obligatorio para pedir vacaciones no está en la ley. El Estatuto no impone ningún plazo a la persona trabajadora para presentar la solicitud. Lo que impone es una obligación a la empresa: que conozcas tus fechas con dos meses de antelación como mínimo.
Eso no significa que puedas avisar el viernes para el lunes. Significa que el plazo de solicitud, si existe, sale de tu convenio colectivo, de un acuerdo de empresa o del reglamento interno, y que esos textos sí son vinculantes. Muchos convenios fijan una fecha límite en el primer trimestre para que todo el mundo comunique sus preferencias, y después la empresa publica el calendario. Si el tuyo funciona así, respétalo: presentar la petición fuera de plazo debilita mucho tu posición si luego hay conflicto.
Cómo se cuenta el preaviso de dos meses
Se cuenta hacia atrás desde el primer día de disfrute. Si tus vacaciones empiezan el 1 de agosto, el calendario tiene que estar publicado y notificado como tarde el 1 de junio. La finalidad es que puedas contratar viajes, organizar el cuidado de menores o coordinarte con tu pareja sin jugártela.
Cuando la empresa incumple este plazo pasan dos cosas. La primera es que refuerza tu posición si acabas reclamando, porque el incumplimiento es objetivo y fácil de probar. La segunda, más práctica, es que el plazo para impugnar la fecha empieza a correr desde que la conoces, no desde que debería haberse publicado, así que un calendario tardío no te quita el derecho a reclamar, solo te lo comprime.
Un calendario razonable de gestión
- Enero o febrero. Revisa tu convenio, el saldo de días que arrastras y las fechas límite de petición.
- Marzo o abril. Presenta la solicitud por escrito con tus fechas preferentes y una alternativa.
- Mayo. Si no hay respuesta, reitera con el modelo 5 y pon copia a la representación de los trabajadores.
- Dos meses antes del disfrute. El calendario debe estar publicado. Guarda una copia o una captura fechada.
- Octubre o noviembre. Comprueba el saldo pendiente y programa lo que quede antes del 31 de diciembre.
Te han denegado las vacaciones: el procedimiento del artículo 125 LRJS
Cuando el acuerdo no aparece, el conflicto tiene una vía propia y rápida. El artículo 38.2 del Estatuto remite a la jurisdicción social para que fije la fecha de disfrute, y el procedimiento está en el artículo 125 de la Ley 36/2011, Reguladora de la Jurisdicción Social. Es un procedimiento urgente y de tramitación preferente, y su rasgo más característico es que la sentencia no admite recurso. Lo que decida el juzgado de lo social es lo que hay.
Los dos supuestos y sus plazos
- Si la fecha ya está precisada en el convenio, en el calendario de vacaciones o por acuerdo entre las partes, la demanda se presenta en el plazo de veinte días hábiles desde que tuviste conocimiento de esa fecha. Es un plazo de caducidad: si se te pasa, pierdes la vía.
- Si la fecha no está precisada, la demanda debe presentarse al menos con dos meses de antelación a la fecha de disfrute que pretendes. Esperar al último momento equivale a renunciar.
El procedimiento no exige conciliación previa ni reclamación administrativa, precisamente para ganar tiempo. Aun así, el escrito de reiteración del modelo 5 sigue siendo útil: acredita que intentaste el acuerdo y a menudo lo desbloquea sin llegar al juzgado.
Lo que no debes hacer bajo ningún concepto
Cumple primero y reclama después. Ausentarte por tu cuenta porque crees que tienes razón convierte un conflicto de fechas, que ibas ganando, en una falta injustificada que puedes perder.
Una ausencia no autorizada puede acabar en sanción disciplinaria o en despido, y el hecho de que tuvieras razón en el fondo no siempre salva la forma. Si la situación llega a ese punto, ponte en manos de un abogado laboralista o de un graduado social antes de tomar ninguna decisión. Y si el conflicto de vacaciones es la punta de un problema mayor, revisa antes de moverte qué implica cada salida: nuestra guía sobre el preaviso en la baja voluntaria y la de excedencia voluntaria te dan el contexto.
Vacaciones y baja médica: cuándo se recuperan y cuándo se pierden
El apartado 3 del artículo 38 es el que más gente desconoce y el que más días salva. Distingue dos situaciones con reglas distintas.
Embarazo, parto, lactancia natural y suspensión por nacimiento
Si el periodo de vacaciones del calendario coincide con una incapacidad temporal derivada del embarazo, el parto o la lactancia natural, o con la suspensión del contrato por nacimiento y cuidado de menor y supuestos asimilados, tienes derecho a disfrutar las vacaciones en fecha distinta al terminar esa situación, aunque haya acabado el año natural al que correspondían. Aquí no hay límite de dieciocho meses: el derecho se conserva.
Incapacidad temporal por cualquier otra causa
Si la baja es por otro motivo (una gripe, una operación, un accidente) y te impide disfrutar las vacaciones total o parcialmente durante el año natural al que corresponden, puedes disfrutarlas una vez finalice la incapacidad, siempre que no hayan pasado más de dieciocho meses desde el final del año en que se originaron. Es decir, unas vacaciones devengadas en 2026 se pueden disfrutar, en este supuesto, hasta el 30 de junio de 2028.
Qué hacer el día que te pones de baja estando de vacaciones
- Comunica la baja a la empresa el mismo día, por el canal habitual y también por escrito.
- Guarda el parte de baja y todos los partes de confirmación. Sin parte médico no hay nada que reclamar.
- Envía el modelo 7 en cuanto tengas el alta, indicando cuántos días quedaron afectados.
- Pide por escrito el saldo de días que consta a tu nombre. Que ambas partes cuenten lo mismo evita el 90 % de las discusiones posteriores.
- Anota en tu calendario la fecha tope de los dieciocho meses si aplica. Nadie de la empresa te la va a recordar.
Cómo enviar la carta para que quede constancia
De poco sirve una carta impecable que no puedas demostrar que enviaste. El objetivo es tener, el día que haga falta, una prueba con tres datos: qué pediste, cuándo lo pediste y quién lo recibió. Estas son las vías habituales y lo que aporta cada una.
| Canal | Qué prueba | Cuándo usarlo | Punto débil |
|---|---|---|---|
| Copia sellada en mano | Fecha de entrega y receptor identificado | Empresas con registro o recepción | Si se niegan a sellar, te quedas sin nada |
| Correo electrónico corporativo | Fecha, hora, contenido y destinatarios | Uso general, es el estándar razonable | Pierdes el acceso al buzón si te vas o te despiden |
| Correo con copia a tu cuenta personal | Lo mismo, pero conservable | Siempre que el asunto pueda acabar en conflicto | Cuidado con enviar datos de terceros fuera de la empresa |
| Portal o aplicación de RRHH | Registro con fecha y número de solicitud | Cuando la empresa lo impone como canal oficial | El histórico depende del proveedor; captura la pantalla |
| Mensajería instantánea | Poco: los mensajes se editan y se borran | Solo para avisar, nunca como única prueba | Valor probatorio discutible |
| Burofax con acuse y certificación | Contenido íntegro, fecha y entrega | Denegaciones y silencios prolongados | Tiene coste y tensa la relación |
La combinación que mejor funciona en la práctica es sencilla: registra la petición en el canal oficial de tu empresa, mándala también por correo con copia a tu cuenta personal y reserva el burofax para el escrito de reiteración del modelo 5. Escalar desde el primer día suele ser contraproducente.
Un detalle que casi nadie cuida: el asunto del correo
Un asunto del tipo «Vacaciones» se pierde en cualquier bandeja de entrada. Escribe siempre el asunto con tu nombre y las fechas: «Solicitud de vacaciones — Ana Ruiz — del 3 al 17 de agosto». Cuando dentro de ocho meses tengas que buscar ese correo entre miles, lo agradecerás, y cuando el juzgado pida documentación, la cadena de mensajes se lee sola.
Errores que hacen que te tumben la solicitud
Estos son los fallos que aparecen una y otra vez, y ninguno tiene que ver con la redacción literaria.
Confundir días naturales con días laborables
El mínimo legal son 30 días naturales, pero muchos convenios hablan de 22 días laborables o de fórmulas mixtas. Si pides «tres semanas» sin concretar, cada parte contará lo que le convenga. Escribe siempre las dos cifras: fecha de inicio, fecha de fin y total de días naturales, con el equivalente en laborables entre paréntesis.
No decir a qué ejercicio corresponden
Cuando arrastras días del año anterior y pides otros del actual, la empresa puede imputarlos al saldo que le interese. Especifica siempre el ejercicio de devengo de cada tramo.
Pedirlo solo de palabra
Es el error clásico y el más caro. Un «vale» en el pasillo no se puede aportar en un juicio. Si la conversación fue verbal, mándala por escrito ese mismo día en dos líneas: «Confirmo lo que hemos hablado esta mañana: vacaciones del 3 al 17 de agosto. Si no es correcto, dímelo». Eso es un acuse de recibo en toda regla.
No pedir confirmación por escrito
Sin una petición expresa de respuesta, el silencio de la empresa parece neutro. Con ella, el silencio se convierte en un incumplimiento que puedes documentar.
Dejarlo para el último trimestre
Como regla general las vacaciones caducan con el año natural. Si llegas a noviembre con quince días pendientes, ya no negocias: mendigas. Reparte la petición a lo largo del año.
Descuidar el traspaso de tareas
No es una obligación legal, pero cambia la respuesta. Una solicitud que ya trae resuelto quién cubre qué es mucho más difícil de denegar por «necesidades del servicio», porque el argumento se queda sin contenido.
Escribir con tono de conflicto desde el minuto uno
Citar tres artículos y amenazar con el juzgado en una primera solicitud rutinaria genera una respuesta defensiva y endurece a la otra parte. Reserva la fundamentación jurídica para cuando el problema exista de verdad. La misma lógica se aplica a cualquier escrito laboral, desde una carta de solicitud de aumento de sueldo hasta una carta de recomendación laboral: el tono decide más de lo que parece.
Casos particulares: tiempo parcial, temporales, fin de contrato y teletrabajo
Contratos a tiempo parcial
Las vacaciones no se reducen por trabajar menos horas al día: si trabajas todo el año, te corresponden los mismos 30 días naturales que a una jornada completa. Lo que se reduce es la retribución, que es proporcional a tu jornada. Otra cosa es el trabajo a tiempo parcial concentrado en determinados periodos, donde el cómputo se complica; ahí conviene contrastarlo, y la guía de contrato a tiempo parcial te sitúa el resto de particularidades.
Contratos temporales y de corta duración
El devengo es proporcional al tiempo trabajado. En contratos de pocos meses lo habitual es que no dé tiempo a disfrutarlas y que se abonen en el finiquito, que es la excepción legal a la prohibición de compensarlas en dinero. Si tu contrato es lo bastante largo, pídelas por escrito: que sea temporal no te quita el derecho a disfrutarlas.
Vacaciones y fin de contrato
Cuando el contrato se extingue con días pendientes, esos días se pagan en el finiquito. Revisa el número de días que te computan, el importe por día y si aparece el prorrateo de pagas extras, porque son las tres partidas donde más se equivoca la nómina. Si la cifra no te cuadra, no firmes el finiquito como conforme: puedes firmar añadiendo a mano «recibí, no conforme» y reclamar después.
Teletrabajo y trabajo a distancia
Trabajar desde casa no cambia nada del régimen de vacaciones. Lo que sí cambia es la frontera: cuando el despacho está en el salón, la desconexión durante las vacaciones se difumina. La normativa de trabajo a distancia reconoce el derecho a la desconexión digital, así que deja fijado por escrito, en la propia solicitud, quién asume tus tareas y en qué supuestos excepcionales aceptas ser localizado. Tienes más detalle en la guía de contrato de teletrabajo y en el modelo de acuerdo de teletrabajo.
Empresas sin representación legal de los trabajadores
En plantillas pequeñas no hay comité ni delegado a quien acudir. Ahí tus apoyos son tres: el sindicato del sector, que atiende aunque no haya sección sindical en la empresa; el servicio de mediación y arbitraje de tu comunidad autónoma; y la Inspección de Trabajo, que puede actuar frente a un incumplimiento del calendario de vacaciones. La denuncia ante Inspección no sustituye a la demanda del artículo 125 LRJS ni interrumpe su plazo, así que no la uses como sustituto si la fecha corre.
Preguntas frecuentes sobre la carta de solicitud de vacaciones
¿Es obligatorio presentar una carta de solicitud de vacaciones?
La ley no exige una forma concreta: el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores dice que las fechas se fijan de común acuerdo, sin imponer que el acuerdo sea escrito. Ahora bien, tu convenio colectivo o el reglamento interno de la empresa sí pueden exigir un impreso o un portal concreto, y en ese caso hay que usarlo. Aunque nadie te lo pida, deja siempre la petición por escrito: si algún día tienes que reclamar, quien tiene que demostrar cuándo pidió las fechas eres tú.
¿Con cuánta antelación tengo que solicitar las vacaciones?
El Estatuto no fija un plazo para que tú pidas, fija uno para que la empresa avise: debes conocer tus fechas al menos dos meses antes de empezar a disfrutarlas. Quien sí puede marcarte un plazo de solicitud es el convenio colectivo o el acuerdo de empresa, así que revísalo. Sin plazo escrito, presenta la petición con margen suficiente para que la empresa pueda organizar el relevo y para que te quede tiempo de reclamar si te la deniegan.
¿Puede la empresa denegarme unas vacaciones que ya me había confirmado?
Una vez fijada la fecha de común acuerdo o publicada en el calendario de vacaciones, la empresa no puede cambiarla unilateralmente por comodidad. Si hay una causa organizativa sobrevenida y te propone otra fecha, puedes aceptarla o negarte y acudir al procedimiento del artículo 125 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social. Guarda la confirmación original: es la prueba de que la fecha estaba pactada.
¿Qué hago si la empresa no contesta a mi solicitud de vacaciones?
El silencio no equivale a un sí. Reitera la petición por escrito fijando una fecha concreta para recibir respuesta y advierte de que, sin contestación, entenderás que la solicitud queda denegada a efectos de reclamar. Si sigue sin haber respuesta y se acerca la fecha, plantea la demanda del artículo 125 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social o acude a la representación legal de los trabajadores.
¿Puedo cogerme las vacaciones por mi cuenta si no me responden?
No. Ausentarte sin acuerdo ni resolución judicial se considera falta injustificada y puede acabar en sanción o en despido disciplinario, incluso aunque tuvieras razón en el fondo. La regla práctica es la de siempre en derecho laboral: cumple primero y reclama después, por la vía del artículo 125 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social.
¿Cuántos días de vacaciones me corresponden si llevo medio año en la empresa?
Las vacaciones se devengan en proporción al tiempo trabajado durante el año natural. Con el mínimo legal de 30 días naturales al año, medio año de servicio genera en torno a 15 días naturales. Si tu convenio reconoce más días o los cuenta en días laborables, el cálculo se hace sobre esa cifra. Comprueba también si tu convenio computa el devengo por meses completos o por días.
¿Me pueden pagar las vacaciones en lugar de dármelas?
No mientras el contrato siga vivo. El artículo 38.1 del Estatuto dice que el periodo de vacaciones no es sustituible por compensación económica, y un pacto para cobrarlas y seguir trabajando sería nulo. La única excepción es la extinción del contrato: los días devengados y no disfrutados se abonan en el finiquito.
¿Pierdo las vacaciones si no las disfruto antes del 31 de diciembre?
Como regla general las vacaciones caducan con el año natural al que corresponden, salvo que el convenio o un acuerdo permitan alargarlas. Las excepciones importantes están en el artículo 38.3 del Estatuto: si el periodo coincidió con una incapacidad temporal por embarazo, parto o lactancia natural, o con la suspensión por nacimiento y cuidado de menor, se disfrutan al terminar esa situación aunque el año haya acabado. En una incapacidad temporal por otras causas, hay hasta dieciocho meses desde el final del año de devengo.
¿Qué pasa si me pongo de baja durante las vacaciones?
Si la incapacidad temporal te impide disfrutarlas, no se pierden esos días. Comunica la baja a la empresa el mismo día, guarda el parte médico y solicita por escrito el disfrute posterior de los días afectados. Según el artículo 38.3 del Estatuto, en el caso general dispones de hasta dieciocho meses desde el final del año en que se originaron, y en los supuestos de embarazo, parto y lactancia se disfrutan al acabar la suspensión sin ese límite.
¿Vale pedir las vacaciones por WhatsApp o por el portal de recursos humanos?
Vale si la empresa ha establecido ese canal, y el portal de recursos humanos suele ser incluso mejor porque deja fecha y registro. El problema es la trazabilidad: un mensaje de mensajería instantánea puede borrarse y las capturas se discuten con facilidad. Usa el canal oficial y duplica la petición por correo electrónico con acuse de lectura o con copia a tu propia cuenta.
¿Puedo fraccionar las vacaciones en varios periodos?
El Estatuto no obliga a disfrutarlas de una sola vez, pero tampoco te da un derecho absoluto a trocearlas: el fraccionamiento se pacta y muchos convenios fijan un periodo mínimo continuado, habitualmente coincidente con verano. Pide el fraccionamiento por escrito, propón un reparto concreto y ofrece alternativas para facilitar el acuerdo.
¿Tengo derecho a elegir agosto para mis vacaciones?
No existe un derecho individual a elegir mes. Las fechas se fijan de común acuerdo y con arreglo a los criterios de planificación anual que recoja el convenio, que a veces establece turnos rotatorios, sorteo o preferencias por cargas familiares. Si tu convenio no dice nada y hay conflicto, decide el juzgado de lo social por el procedimiento del artículo 125 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social.
Resumen para llevarte
Escribe la carta corta y precisa, con fechas exactas y ejercicio de devengo. Pide confirmación por escrito y guarda la respuesta. Cuenta con que el mínimo son 30 días naturales, que no se cambian por dinero mientras trabajes y que el calendario debe conocerse con dos meses de antelación. Si te dicen que no, reitera por escrito antes de escalar y ten presente que la vía judicial del artículo 125 LRJS tiene un plazo corto de veinte días hábiles cuando la fecha ya está fijada. Y si la baja médica se cruza con tus vacaciones, no des los días por perdidos: el artículo 38.3 los protege.
Para el resto de trámites laborales del año, desde el modelo de solicitud de anticipo de nómina hasta el permiso por nacimiento y cuidado de menor, tienes guías y plantillas en nuestro blog. Si además gestionas facturación o eres autónomo, echa un vistazo a la guía fiscal para autónomos.