16 plantillas gratuitas para oficina: guía práctica 2026

Qué son las plantillas de oficina y cuáles necesitas de verdad

Respuesta corta: una plantilla de oficina es un documento con la estructura, los campos y las fórmulas ya resueltos, para que cada vez que lo uses solo tengas que meter los datos del caso. Las 16 que cubren el papeleo recurrente de una pyme, o de un autónomo con equipo, son: control horario, parte de trabajo, presupuesto, factura, albarán, inventario, checklist de mantenimiento, hoja de gastos y dietas, acta de reunión, plan de vacaciones, evaluación de proveedores, orden de compra, control de entrega de EPIs, ficha de cliente, seguimiento de incidencias y planificación semanal. Todas se pueden montar gratis en Excel, Google Sheets o LibreOffice.

La utilidad de una plantilla no está en el diseño, sino en que obliga a recoger siempre los mismos datos. Un presupuesto que siempre lleva apartado de exclusiones, un parte que siempre lleva la firma del cliente o un registro horario que siempre anota la hora de salida son documentos que te sirven cuando hay una discusión, una inspección o un cambio de persona en el puesto. Esa es la vara con la que conviene medir cualquier plantilla gratuita que encuentres en internet: si no te obliga a recoger lo que después vas a necesitar demostrar, es solo un formato bonito.

La guía va de lo general a lo concreto. Primero, qué recursos tienes en Ofizio, qué formato elegir y cómo filtrar una plantilla gratuita. Después, la ficha de cada una de las 16 plantillas con sus campos, su forma de uso y su error más habitual. Y al final, la parte técnica (cómo blindarlas en Excel o Sheets), la normativa que afecta a las que tienen consecuencias legales y un plan para ponerlas en marcha sin parar la oficina.

Qué modelos y guías tienes en Ofizio para empezar

No todas las plantillas de esta lista tienen hoy un modelo propio en Ofizio. Para no mandarte a páginas que no existen, esta tabla recoge solo los recursos publicados en el sitio que se corresponden con alguno de los 16 documentos. Para el resto, la ficha de cada plantilla que encontrarás más abajo te da los campos exactos para montarla tú en una tarde.

Si trabajas desde Google Docs, la guía cómo usar plantillas en Google Docs explica cómo hacer tu propia copia editable sin tocar el original. Y si una plantilla que te interesa no aparece en la tabla, no la busques en webs de descargas dudosas: con la lista de campos de su ficha y las funciones básicas de la hoja de cálculo la tienes lista en poco tiempo.

Word, Excel, Google Sheets o PDF: qué formato elegir para cada documento

El formato no es un detalle estético: decide si el documento calcula solo, si deja rastro de quién lo ha cambiado y si el cliente lo puede firmar. Como regla práctica, lo que tiene números va en hoja de cálculo, lo que tiene texto largo va en procesador de textos y lo que sale hacia fuera se envía en PDF.

Muchas empresas acaban con un sistema mixto: la plantilla viva en Sheets o Excel, donde se acumulan los datos, y un PDF generado desde ella cada vez que el documento sale hacia un cliente, un proveedor o un trabajador. Ese PDF es el que se firma y el que se archiva, y la hoja de cálculo queda como registro interno para buscar, filtrar y sumar.

Si tu equipo trabaja casi siempre fuera de la oficina (obra, mantenimiento, reparto), prioriza lo que se pueda rellenar desde el móvil: Google Sheets, o un formulario sencillo que vuelque las respuestas en una hoja. Si trabajáis sentados frente al ordenador y con volúmenes grandes de datos, Excel sigue siendo más cómodo. No hay un formato mejor en abstracto; hay un formato que tu equipo rellena de verdad.

Cómo elegir una plantilla gratuita que no te dé problemas

En internet hay miles de plantillas gratuitas y muchas sirven para salir del paso. El problema aparece cuando se usan para documentos con efectos legales o fiscales sin revisar lo que traen dentro. Antes de adoptar una, pásale este filtro:

• ¿Está pensada para España? Muchas plantillas son traducciones de modelos de otros países: facturas sin NIF ni tipo de IVA, contratos con figuras que aquí no existen o registros horarios que solo suman horas totales. Si no recoge los datos que exige la norma española, no te sirve aunque sea gratis.
• ¿Tiene los campos que vas a tener que demostrar? Firma del cliente en el parte, unidades pendientes en el albarán, hora de inicio y fin en el registro de jornada, motivo del desplazamiento en la hoja de gastos. Contrasta la plantilla con la lista de campos de cada ficha de esta guía.
• ¿Se puede editar en tu programa? Abre el archivo en la herramienta que usa tu equipo antes de decidir. Una plantilla muy cuidada en Excel puede perder fórmulas en Sheets o en LibreOffice, y una hecha en un editor de diseño puede no exportar a un formato editable.
• ¿Pide habilitar macros? Desconfía. Las macros de archivos de Office descargados de internet son una vía conocida de entrada de malware, y por eso Microsoft las bloquea por defecto en sus versiones actuales. Para las 16 plantillas de esta guía no hace falta ninguna macro: bastan fórmulas normales.
• ¿Está actualizada? Tipos de retención, límites de dietas exentas, cuantías de sanciones o requisitos de facturación cambian. Busca la fecha de la última revisión y, si no la tiene, comprueba tú los datos legales antes de usarla.

Un buen indicio es que la plantilla distinga con claridad las celdas de entrada de las de cálculo, y que traiga las instrucciones o el ejemplo en una pestaña separada. Si los datos de ejemplo están mezclados con la estructura, alguien acabará enviando un presupuesto con el NIF de muestra.

Documentos que se suelen confundir con plantillas de oficina

En muchas listas de plantillas de oficina aparecen mezclados documentos de naturaleza muy distinta. Algunos no son de uso diario en la oficina y otros tienen tanta carga legal que una plantilla genérica se queda corta. Estos son los más habituales y lo que conviene saber de cada uno.

Contrato de trabajo

No es una plantilla de oficina en sentido estricto: es un documento con consecuencias laborales y de Seguridad Social. Desde la reforma laboral del Real Decreto-ley 32/2021, el contrato indefinido es la regla general y los temporales quedan limitados a circunstancias de la producción y a la sustitución de personas trabajadoras. Además, la empresa debe comunicar el contenido del contrato al Servicio Público de Empleo en los diez días siguientes a su firma (art. 16.1 del Estatuto de los Trabajadores), normalmente a través de la aplicación Contrat@, y entregar la copia básica a la representación legal si la hay. El SEPE publica modelos oficiales de contrato; úsalos como base o parte del modelo de contrato de trabajo de Ofizio, y revisa el convenio colectivo aplicable antes de firmar.

Currículum y carta de presentación

Son documentos personales del candidato, no de la empresa. Donde sí te conviene una plantilla es en el lado contrario: el registro de candidaturas recibidas, con puesto, fecha de entrada, estado del proceso y fecha prevista de supresión. Si guardas currículos, estás tratando datos personales, así que debes informar de la finalidad y del plazo de conservación, y no acumular candidaturas antiguas sin motivo.

Evaluación del desempeño

Se puede llevar con una hoja de cálculo sencilla, pero no es un documento neutro. Si la evaluación tiene efectos sobre salario, promoción o continuidad, los criterios deben estar definidos por escrito y aplicarse igual a todo el mundo. El comité de empresa tiene derecho a emitir informe previo sobre la implantación o revisión de sistemas de valoración de puestos y de primas e incentivos (art. 64.5 del ET), y si utilizas algoritmos o herramientas automáticas que influyan en esas decisiones, la representación legal tiene derecho a conocer sus parámetros (art. 64.4.d). Tienes más detalle en la guía sobre cómo crear una plantilla de evaluación del desempeño.

Encuesta de satisfacción

Útil para clientes y para la plantilla, con dos cuidados. Si es anónima, que lo sea de verdad: en equipos pequeños, cruzar departamento, antigüedad y turno basta para identificar a la persona. Si recoges nombre o correo, estás tratando datos personales y tienes que informar de quién es el responsable, para qué se usan y cuánto tiempo se guardan.

Informe semanal, plan de proyecto y agenda de reunión

Son documentos de gestión interna sin requisitos legales. Una agenda de reunión es, en la práctica, la primera mitad del acta: si usas la plantilla de acta de esta guía con el orden del día rellenado de antemano, no necesitas un documento aparte. El informe semanal y el plan de proyecto caben dentro de la planificación semanal (plantilla 16) cuando el equipo es pequeño; separarlos solo compensa si hay proyectos largos con cliente externo.

Modelo 145

Es el formulario con el que la persona trabajadora comunica a la empresa su situación personal y familiar para calcular la retención de IRPF. No es una plantilla que diseñes tú, sino un modelo oficial de la Agencia Tributaria que conviene tener a mano en cada alta y cada vez que cambie la situación familiar. Tienes el modelo 145 rellenable en Ofizio.

Errores comunes al usar plantillas de oficina

Casi todos los problemas con plantillas no vienen del diseño, sino del uso. Estos son los que más daño hacen:

• Dejar datos de ejemplo. NIF de muestra, cláusulas del modelo original o un logotipo genérico en un documento que sale hacia un cliente. Borra todo el contenido de ejemplo antes de guardar tu versión maestra.
• Trabajar sobre el original. Guarda la plantilla vacía como solo lectura y rellena siempre una copia. Si alguien rellena el original, la siguiente persona hereda sus datos.
• No numerar. Presupuestos, partes, albaranes, órdenes de compra y facturas necesitan numeración correlativa. Sin número no puedes referenciar un documento desde otro, y en la factura es una obligación legal.
• Convivir con varias versiones. Si circulan tres modelos de parte, nadie sabe cuál vale. Anota versión y fecha en el pie y retira las anteriores.
• No revisar antes de enviar. Una plantilla automatiza la estructura, no el contenido. Importes, fechas, tipo de IVA y destinatario se revisan siempre, y más cuando el documento se ha generado copiando uno anterior.
• Olvidar la protección de datos. Fichas de cliente, registros de jornada y hojas de gastos contienen datos personales. Limita quién accede y no los compartas por enlaces abiertos a cualquiera que tenga la dirección.

Las 16 plantillas de oficina, campo a campo

La tabla resume las 16 plantillas: para qué sirve cada una, en qué formato conviene llevarla, si hay una obligación legal detrás y cuánto tiempo guardarla. Varias están ligadas a obligaciones legales de registro o de conservación (control horario, factura, inventario, EPIs); cuando un plazo aparece como recomendado, no sale de una norma concreta, sino de la prudencia de guardarlo junto al documento que justifica.

Lo que sigue no es un listado de enlaces: es la ficha operativa de cada documento. Para cada plantilla verás para qué sirve de verdad, qué campos tiene que llevar sí o sí, cómo se rellena en el día a día y cuál es el fallo más habitual. Si prefieres partir de un archivo ya montado en vez de construirlo desde cero, en PlantillaGratis encontrarás modelos editables de varios de estos documentos; contrasta sus campos con la ficha correspondiente antes de usarlos.

Tabla 3. Las 16 plantillas de oficina: uso, formato recomendado y conservación (España, 2026)

Plantilla	Para qué la usas	Formato ideal	¿Obligatoria?	Conservación
Control horario	Registro diario de jornada de cada persona	Excel/Sheets o app	Sí (art. 34.9 ET)	4 años
Parte de trabajo	Justificar horas y materiales ante el cliente	PDF firmable	No, muy recomendable	Con la factura que justifica (recomendado)
Presupuesto	Cerrar precio y alcance antes de empezar	Excel + PDF	No	Sin plazo propio; guárdalo con la factura (recomendado)
Factura	Documentar la operación y liquidar el IVA	Software de facturación conforme al RD 1007/2023	Sí (RD 1619/2012)	4 años (6 mercantil)
Albarán	Probar la entrega de mercancía o servicio	Papel/PDF con firma	No	Con la factura (4-6 años)
Inventario	Saber qué tienes y cuánto vale	Sheets con historial	Sí para el balance	6 años (art. 30 CCom)
Checklist de mantenimiento	Evitar paradas y probar la diligencia debida	Formulario móvil	Según equipo	Vida útil del equipo o lo que fije su normativa
Gastos y dietas	Reembolsar sin que Hacienda lo discuta	Excel + fotos de tickets	No, pero exigible en inspección	4 años
Acta de reunión	Dejar por escrito acuerdos y responsables	Word/Docs	Sí en órganos sociales	6 años desde el último asiento del libro (art. 30 CCom)
Plan de vacaciones	Cuadrar 30 días naturales sin dejar huecos	Sheets tipo Gantt	Calendario sí (art. 38 ET)	Sin plazo legal propio
Evaluación de proveedores	Decidir con datos a quién recompras	Excel con scoring	Sí bajo ISO 9001	Mientras dure la certificación (recomendado)
Orden de compra	Autorizar el gasto antes de que ocurra	PDF numerado	No	Con la factura (4-6 años)
Control de EPIs	Acreditar entrega de equipos de protección	Hoja firmada + Excel	Sí (art. 17 LPRL)	Sin plazo general; recomendado 5 años tras la baja
Ficha de cliente	Centralizar datos, condiciones y contactos	Sheets o CRM	No (sí el RGPD)	Mientras dure la relación y los plazos de prescripción
Seguimiento de incidencias	Que ningún problema se pierda por el camino	Sheets con estados	No	Sin plazo legal propio
Planificación semanal	Repartir carga y detectar cuellos de botella	Sheets o tablero	No	Sin plazo

1. Control horario y registro de jornada

Junto con el control de EPIs, es la plantilla de esta lista cuya ausencia puede acabar en un acta de la Inspección de Trabajo. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga desde mayo de 2019 a registrar la jornada diaria de toda la plantilla, incluidos los contratos a tiempo parcial, el personal de oficina y quien teletrabaja.

Campos que lleva: nombre y DNI de la persona, mes y año, una fila por día natural con hora de entrada, hora de salida, inicio y fin de pausas, total de horas ordinarias, total de horas extraordinarias, tipo de ausencia (vacaciones, baja, permiso) y una casilla de firma o validación mensual. Arriba, los datos de la empresa y el CIF; abajo, la suma del mes y la comparación con la jornada de convenio.

Cómo se rellena: en el momento, no a final de mes. El fichaje tiene que ser diario y objetivo. Si usas Excel, protege las celdas de fórmula y deja editables solo las de hora; con una simple resta entre salida y entrada, restando pausas, ya tienes el cómputo. Cierra cada mes exportando a PDF y guardando ese PDF con nombre 2026-08_apellido_nombre.pdf.

Error típico: rellenar los doce meses de golpe con el mismo horario copiado y pegado. Un registro clonado, sin variaciones ni pausas reales, es la primera señal que busca un inspector, y además no acredita nada frente a una reclamación de horas extra. El segundo fallo más común es no registrar a los mandos intermedios "porque son de confianza": la obligación alcanza a toda persona por cuenta ajena, salvo la alta dirección del artículo 2.1.a del ET.

2. Parte de trabajo

El parte convierte lo que has hecho en algo cobrable. Es el puente entre la mano de obra y la factura, y en obra, mantenimiento o instalaciones evita la mitad de las discusiones de final de mes.

Campos que lleva: número correlativo de parte, fecha, cliente y dirección exacta del servicio, técnico o equipo asignado, hora de llegada y de salida, descripción del trabajo realizado, materiales empleados con unidades, incidencias detectadas, trabajos pendientes, y dos firmas: la del técnico y la del cliente con nombre y DNI legibles.

Cómo se rellena: en el sitio y antes de irte. La descripción tiene que ser específica ("sustitución de dos válvulas termostáticas en planta 2, purgado de circuito") y nunca genérica ("revisión"). Si el cliente pide algo fuera de presupuesto, se anota en el parte como trabajo adicional y se firma ahí mismo: ese renglón firmado vale más que diez correos.

Error típico: partes sin numerar y sin firmar. Un parte sin firma es una nota interna, no una prueba. También falla mucho el desglose de materiales: si apuntas "material vario 60 €", el cliente lo discutirá; si apuntas referencias y unidades, no.

3. Presupuesto

El presupuesto no es una lista de precios: es un contrato en potencia. Cuando el cliente lo acepta por escrito, define qué entra, qué no entra, cuánto cuesta y cuándo se paga.

Campos que lleva: número de presupuesto y fecha, datos fiscales completos de ambas partes, descripción por partidas con unidad, cantidad y precio unitario, base imponible, IVA aplicable (21% general, 10% en algunas reformas de vivienda), total, plazo de validez de la oferta, plazo de ejecución, forma y calendario de pago, y un apartado de exclusiones. Ese apartado de exclusiones es el que te ahorra el dinero.

Cómo se rellena: partida a partida, sin importes "a determinar". Fija una validez realista, entre 15 y 30 días, porque los precios de material se mueven. Añade la casilla de aceptación con fecha y firma; si trabajas con particulares, recuerda que la normativa de consumo (texto refundido aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2007) exige informar de forma clara y previa del precio total, impuestos incluidos.

Error típico: presupuestar solo el importe final sin desglose. El cliente no puede comparar, tú no puedes justificar una revisión de precio y, si hay conflicto, no hay forma de acreditar qué se acordó. El otro error clásico es olvidar la letra pequeña de qué pasa si aparecen imprevistos: define ahí el procedimiento y el precio/hora de los trabajos extra.

4. Factura

La factura es el documento más reglado de toda la lista. El Reglamento de facturación (RD 1619/2012) fija el contenido mínimo, y la norma antifraude añade otra capa: el RD 1007/2023 exige que los sistemas informáticos de facturación generen registros encadenados e inalterables, con la opción de remitirlos a la Agencia Tributaria en modalidad Verifactu. Su entrada en vigor se ha aplazado más de una vez y el calendario vigente la sitúa en 2027, con fechas distintas para sociedades y para el resto de contribuyentes, así que confirma con tu asesor la que te aplica.

Campos que lleva: número y serie correlativos, fecha de expedición, fecha de operación si es distinta, nombre y NIF de emisor y destinatario, domicilios, descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA y cuota, retención de IRPF cuando proceda (15% general en actividades profesionales, 7% durante los tres primeros años de alta), total a pagar, y las menciones obligatorias cuando hay inversión del sujeto pasivo, exención o régimen especial.

Cómo se rellena: con numeración correlativa sin saltos por serie y año. Si emites desde Excel o Word, consulta con tu asesor cómo encaja tu caso en la norma antifraude: una hoja editable no genera registros encadenados ni deja rastro de los cambios. La opción más segura es usar la plantilla para preparar y presupuestar, y emitir desde un programa de facturación que declare cumplir el reglamento.

Error típico: saltarse un número o reutilizarlo al corregir. Una factura emitida no se borra: se rectifica con una factura rectificativa que referencia la original. Y ojo con las facturas simplificadas (los antiguos tiques): por encima de 400 € con IVA, o 3.000 € en los casos tasados, ya no valen.

5. Albarán de entrega

El albarán prueba que la mercancía salió y llegó. Sin él, una reclamación por material no recibido se convierte en tu palabra contra la del cliente.

Campos que lleva: número de albarán, fecha y hora de entrega, remitente y destinatario, dirección de descarga, número de pedido o presupuesto asociado, referencia y descripción de cada artículo, unidades servidas y unidades pendientes, bultos y peso, transportista y matrícula si aplica, observaciones sobre el estado del embalaje y firma del receptor con nombre, DNI y sello.

Cómo se rellena: por triplicado o con copia digital inmediata. La casilla de "unidades pendientes" es la que evita buena parte de las discusiones: si sirves 8 de 10, se anota en el momento. En la observación conviene escribir "recibido conforme" o "recibido pendiente de revisión", porque cambia por completo el punto de partida de una reclamación posterior.

Error típico: firmar sin revisar y no enlazar el albarán con la factura. Si tu factura no cita los albaranes que agrupa, tu cliente no puede conciliar y te retrasa el pago. Añade siempre un campo "albaranes incluidos" en la factura mensual.

6. Inventario

El inventario es la foto de lo que tienes, dónde está y cuánto vale. Es la base del cierre contable y, en la práctica, la diferencia entre comprar por pánico o comprar por dato.

Campos que lleva: código interno o SKU, descripción, categoría, ubicación (almacén, estantería, furgoneta), unidad de medida, stock actual, stock mínimo, punto de pedido, coste unitario, valor total calculado, proveedor habitual, plazo de entrega en días y fecha del último recuento. Añade una columna de estado para material caducado o retirado.

Cómo se rellena: con recuentos cíclicos, no con un inventario anual heroico. Cuenta cada semana una categoría distinta y en doce semanas has cubierto todo con muchísimo menos esfuerzo. En Sheets, una fórmula de formato condicional que pinte en rojo cuando el stock caiga por debajo del punto de pedido te ahorra roturas.

Error típico: mezclar unidades. Si unos apuntan cajas y otros unidades sueltas, el inventario deja de servir en dos semanas. Define la unidad de medida en la propia plantilla con una lista desplegable y bloquea la columna.

7. Checklist de mantenimiento

Un checklist bien hecho hace dos cosas: evita que una máquina te deje tirado en plena campaña y demuestra que hiciste lo que tenías que hacer si algo sale mal. En equipos con normativa propia (instalaciones eléctricas de baja tensión, climatización con gases fluorados, extintores, ascensores) el registro deja de ser opcional.

Campos que lleva: identificación del equipo con número de serie y ubicación, frecuencia de la revisión (diaria, semanal, mensual, anual), listado de puntos a comprobar con casilla apto/no apto/no aplica, valores medidos cuando los haya (presiones, temperaturas, consumos), repuestos sustituidos, tiempo empleado, técnico responsable, fecha y firma, y fecha de la próxima revisión.

Cómo se rellena: punto por punto y sobre el equipo, idealmente desde el móvil con un formulario que vuelque a una hoja. Los puntos deben ser verificables: "presión del circuito entre 1,2 y 1,8 bar" en vez de "revisar presión". Cualquier "no apto" abre automáticamente una incidencia en la plantilla número 15.

Error típico: el checklist de bolígrafo rápido, todo marcado apto en treinta segundos. Si nadie mide nada, el documento no protege a nadie. Reduce la lista a los diez puntos que de verdad fallan y exige un valor numérico en al menos tres de ellos.

8. Hoja de gastos y dietas

Aquí se juntan dos cosas que conviene no mezclar: el reembolso interno a la persona trabajadora y la deducibilidad fiscal del gasto. La plantilla tiene que servir para las dos.

Campos que lleva: empleado y departamento, periodo, y una fila por gasto con fecha, concepto, proveedor y NIF, importe con IVA desglosado, tipo de gasto (dieta, kilometraje, transporte, alojamiento, representación), proyecto o cliente imputable, número de ticket o factura y casilla de justificante adjunto. Al pie, totales por tipo, importe exento y sujeto, y firmas del empleado y del responsable que aprueba.

Cómo se rellena: con los límites de exención de la Agencia Tributaria a mano, que en 2026 siguen siendo 26,67 € por día de manutención sin pernocta en España y 53,34 € con pernocta (48,08 € y 91,35 € en el extranjero), y 0,26 € por kilómetro recorrido en vehículo propio conforme a la Orden HFP/792/2023. Lo que exceda esas cantidades tributa como salario, así que la hoja debe separar la parte exenta de la parte sujeta a retención.

Error típico: aceptar tickets sin NIF del destinatario para gastos que se quieren deducir en IVA. Un tique simplificado no permite deducir la cuota salvo que se pida factura completa con los datos de la empresa. Y el segundo: no anotar el motivo del desplazamiento ni el cliente visitado, que es justo lo que pide la inspección para admitir la dieta.

En una inspección, casi nunca se discute si el gasto existió: se discute si está documentado quién viajó, adónde y para qué. La hoja de gastos que gana es la que responde a esas tres preguntas en la misma línea.

9. Acta de reunión

El acta es memoria y es prueba. En reuniones internas fija quién hace qué y para cuándo; en juntas de socios o consejos de administración, es un documento societario con requisitos propios recogidos en la Ley de Sociedades de Capital.

Campos que lleva: tipo de reunión, fecha, hora de inicio y fin, lugar o plataforma, convocante, asistentes y ausentes con indicación de representaciones, orden del día numerado, desarrollo resumido de cada punto, acuerdos adoptados con el resultado de la votación si la hubo, tabla de acciones con responsable y fecha límite, fecha de la próxima reunión y firma de secretario y presidente.

Cómo se rellena: durante la reunión, no después. La tabla de acciones es la parte que aporta valor real: tarea, responsable único (nunca dos nombres), fecha y criterio de "hecho". Envía el acta en menos de 24 horas y da 48 horas para objeciones; pasado ese plazo, se considera aprobada.

Error típico: transcribir la conversación entera. Un acta de seis páginas no la lee nadie. Resume la discusión en dos líneas por punto y dedica el espacio a los acuerdos. En el ámbito societario, el error grave es otro: no reflejar la forma de convocatoria ni el quórum, lo que puede permitir impugnar los acuerdos.

10. Plan de vacaciones

El artículo 38 del Estatuto reconoce un mínimo de 30 días naturales al año y obliga a que el calendario se fije de común acuerdo y se conozca al menos dos meses antes del disfrute. La plantilla existe para que ese cuadre no se convierta en una guerra de correos cada mayo.

Campos que lleva: una fila por persona y una columna por semana o por día del año, con celdas coloreadas según estado (solicitado, aprobado, denegado, disfrutado). Columnas laterales con días totales según convenio, días de años anteriores pendientes, días consumidos y saldo. Y una fila de recuento por departamento para ver la cobertura mínima de cada semana.

Cómo se rellena: abre la solicitud en enero, cierra el calendario en marzo y publícalo. Marca de antemano los periodos de cierre y las semanas críticas. Con formato condicional puedes hacer que la celda se ponga en rojo cuando en un mismo equipo coincidan más personas de las permitidas.

Error típico: aprobar por orden de llegada sin comprobar cobertura, y no dejar rastro escrito de la aprobación. Si luego hay conflicto, la empresa debe poder acreditar el calendario pactado. Recuerda que las vacaciones no disfrutadas no se compensan en dinero salvo al extinguir el contrato.

11. Evaluación de proveedores

Cambiar de proveedor por una mala sensación sale caro; cambiarlo con un histórico de datos sale rentable. Esta plantilla convierte tu experiencia con cada suministrador en un número comparable.

Campos que lleva: datos del proveedor y persona de contacto, familia de producto, periodo evaluado, y criterios puntuados de 1 a 5: calidad del producto, cumplimiento de plazos, precio frente al mercado, capacidad de respuesta ante incidencias, documentación y certificaciones, y condiciones de pago. Cada criterio con su peso porcentual, la nota ponderada, la clasificación resultante (homologado, condicionado, excluido) y el plan de mejora acordado.

Cómo se rellena: una vez al año para los proveedores de rutina y tras cada incidencia grave para el resto. Alimenta la puntuación con datos objetivos que ya tienes: porcentaje de albaranes entregados en plazo, número de incidencias abiertas, desviación media de precio. Si puntúas de memoria, la evaluación se convierte en un trámite.

Error típico: puntuar solo el precio. Un proveedor un 5% más barato que falla dos entregas al año te cuesta mucho más que ese 5%. Pondera el cumplimiento de plazos al menos igual que el precio, y, si trabajas bajo ISO 9001, conserva las evaluaciones como información documentada, porque la norma lo pide para los proveedores externos y el auditor las revisará.

12. Orden de compra

La orden de compra pone un control antes del gasto, no después. Es el documento que convierte "pensaba que estaba autorizado" en un procedimiento con nombre y firma.

Campos que lleva: número correlativo, fecha, proveedor, condiciones de pago acordadas, dirección y fecha de entrega solicitada, líneas con referencia, descripción, cantidad, precio unitario pactado e importe, base, IVA y total, centro de coste o proyecto al que se imputa, persona que solicita y persona que autoriza, y el límite de tolerancia aceptado entre lo pedido y lo facturado.

Cómo se rellena: antes de llamar al proveedor, no después de recibir la factura. Establece umbrales: hasta 300 € autoriza el responsable de área, por encima de 3.000 € hace falta dirección. Al recibir la factura, se hace el cotejo a tres bandas: orden de compra, albarán y factura. Si los tres coinciden, se paga sin más discusión.

Error típico: emitir órdenes sin precio cerrado. Una orden que dice "según tarifa" no controla nada. El otro fallo es no cerrar las órdenes servidas: si nadie marca la orden como completada, acabas con un listado de compromisos abiertos que no refleja la realidad.

13. Control de entrega de EPIs

El artículo 17 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y el RD 773/1997 obligan a la empresa a facilitar gratuitamente los equipos de protección individual adecuados y a velar por su uso. La entrega hay que poder acreditarla, y para eso existe esta hoja.

Campos que lleva: datos de la persona trabajadora y puesto, riesgos identificados en la evaluación para ese puesto, listado de EPIs entregados con descripción, marcado CE y categoría (I, II o III según el Reglamento UE 2016/425), talla, fecha de entrega, vida útil o fecha de caducidad, motivo (entrega inicial, reposición, sustitución por deterioro), constancia de que se ha recibido la información y formación sobre su uso, y firma de la persona receptora.

Cómo se rellena: en cada entrega y cada reposición, con firma manuscrita o electrónica. Añade una columna de próxima revisión para arneses, líneas de vida y equipos de categoría III, que tienen inspecciones periódicas obligatorias. No hay un plazo general fijado para este registro: conservarlo varios años tras la baja de la persona es prudente, porque las enfermedades profesionales afloran tarde, y en exposiciones a agentes cancerígenos la normativa específica exige plazos mucho más largos.

Error típico: entregar el EPI y no dejar constancia de la formación asociada. Si ocurre un accidente y la persona no llevaba el equipo, la empresa responde de forma mucho más sólida si puede demostrar entrega, formación e instrucciones de uso. Otro error frecuente: no vincular el EPI a la evaluación de riesgos del puesto, lo que deja el documento sin fundamento técnico.

14. Ficha de cliente

Es la plantilla que más se subestima y la que evita más llamadas perdidas. Concentra en una fila todo lo que el equipo necesita saber antes de coger el teléfono.

Campos que lleva: razón social y nombre comercial, NIF, domicilio fiscal y direcciones de entrega, personas de contacto con cargo, teléfono y correo, cuenta bancaria y forma de pago pactada, condiciones comerciales (descuento, plazo, límite de crédito), tarifa aplicable, canal de captación, fecha de alta, histórico de facturación anual, incidencias abiertas, y las bases legales del tratamiento de sus datos con la fecha del consentimiento cuando aplique.

Cómo se rellena: se abre al primer presupuesto, no a la primera factura. Normaliza los campos con listas desplegables (provincia, forma de pago, canal) para poder filtrar después. Y define un responsable de la ficha: sin dueño, la base de datos se pudre en seis meses.

Error típico: tratar la ficha como si el RGPD no existiera. Si guardas datos de contacto de personas físicas, necesitas base legal, información sobre el tratamiento y un plazo de supresión. No conserves datos de clientes inactivos "por si acaso": marca una fecha de revisión y bloquea o suprime lo que ya no tenga uso.

15. Seguimiento de incidencias

Toda empresa tiene incidencias; las que funcionan las tienen escritas. Este registro convierte quejas dispersas en una lista con estado, responsable y fecha.

Campos que lleva: número de incidencia, fecha y hora de apertura, canal de entrada (teléfono, correo, formulario, interna), cliente o área afectada, tipo (producto, servicio, plazo, facturación, seguridad), descripción, gravedad de 1 a 3, responsable asignado, acciones inmediatas, causa raíz, acción correctiva, fecha de cierre, tiempo de resolución y valoración del cliente tras el cierre.

Cómo se rellena: abre incidencia siempre, aunque la resuelvas en cinco minutos, porque el valor está en el patrón, no en el caso. Revisa el listado una vez por semana en una reunión de quince minutos y mira solo dos cosas: incidencias abiertas con más de siete días y tipos que se repiten. Ahí está el dinero que pierdes.

Error típico: registrar el síntoma y no la causa. "Cliente enfadado" no es una causa; "el albarán salió sin la referencia correcta porque el pedido se tomó por teléfono" sí lo es. Sin causa raíz no hay acción correctiva posible y la incidencia volverá el mes que viene.

16. Planificación semanal

Cierra el círculo: reparte el trabajo de la semana entre personas y días, y enseña de un vistazo dónde te vas a atascar.

Campos que lleva: semana y objetivo principal, filas por persona o por recurso (furgoneta, sala, máquina), columnas de lunes a viernes o a sábado, cada celda con tarea, cliente y horas estimadas. Al margen, capacidad disponible por persona, horas asignadas, porcentaje de carga y una zona de imprevistos con un colchón de tiempo que puedes ajustar según tu propio histórico de urgencias.

Cómo se rellena: el viernes anterior, en veinte minutos, y con revisión el miércoles. Estima en horas, no en tareas, y compara al cierre lo estimado con lo real: en dos meses tendrás una referencia fiable de cuánto tarda de verdad cada tipo de trabajo. Bloquea primero lo comprometido con cliente y luego lo interno.

Error típico: planificar al 100% de la capacidad. Una semana llena hasta el borde salta con la primera urgencia y arrastra el retraso a las siguientes. Deja aire deliberadamente y planifica sobre horas productivas reales, descontando reuniones, desplazamientos e interrupciones, no sobre las 8 del contrato.

Cómo adaptar estas plantillas en Excel y Google Sheets

Descargar la plantilla es la parte fácil. Lo que cuesta es dejarla a prueba de prisas, porque cualquier hoja que se pueda romper con un copiar y pegar acabará rota. Estas son las seis intervenciones que marcan la diferencia.

Validación de datos y listas desplegables

En Excel, Datos > Validación de datos > Lista; en Google Sheets, Datos > Validación de datos > Desplegable. Aplícalo a todo campo con opciones cerradas: tipo de gasto, estado de la incidencia, forma de pago, unidad de medida, tipo de ausencia. Guarda las listas en una pestaña auxiliar llamada Config y referencia rangos con nombre, para poder ampliar opciones sin tocar la hoja principal. Con esto evitas las erratas ("Transporte", "transporte ", "Trasporte") que luego impiden filtrar y sumar.

Protege las fórmulas, deja libres los datos

Desbloquea primero las celdas de entrada (Formato de celdas > Protección > desmarcar Bloqueada) y después protege la hoja con contraseña. En Sheets es al revés: Datos > Proteger hojas y rangos y defines excepciones. En la plantilla de control horario, esto evita que alguien machaque la fórmula del total mensual escribiendo un número a mano, que es exactamente lo que invalida el registro ante una inspección.

Fórmulas que sí necesitas

No hace falta ser analista. Con seis funciones vas sobrado: SUMAR.SI.CONJUNTO para totales por cliente o proyecto, BUSCARX (o BUSCARV en versiones antiguas) para traer datos de la ficha de cliente a presupuestos y facturas, SI.ERROR para que la hoja no muestre errores feos, SIFECHA o restas de fechas para calcular plazos y antigüedades, CONTAR.SI para el recuento de incidencias por estado y TEXTO para dar formato a horas y a números de documento. En horas, recuerda formatear como [h]:mm para que la suma pase de 24 sin reiniciarse: es un fallo muy frecuente en las plantillas de jornada caseras.

Formato condicional con propósito

Colorea solo lo que exige una acción: stock por debajo del punto de pedido, incidencia abierta con más de siete días, factura vencida, carga semanal por encima del 90%, EPI con fecha de revisión cumplida. Si lo pintas todo, no se ve nada.

Versiones, permisos y copias

Google Sheets guarda historial de versiones automáticamente y permite ver quién cambió cada celda, algo que en un registro horario aporta trazabilidad real. Si trabajas en Excel local, guarda en OneDrive o SharePoint para tener versionado y evita el clásico control_horario_FINAL_v3_bueno.xlsx. Reparte permisos por rol: quien ficha edita su fila, el responsable ve todo el equipo, dirección solo lectura del consolidado.

Exportación a PDF y firma

Define el área de impresión y los encabezados repetidos antes de exportar. Para documentos que salen al exterior (presupuesto, parte, albarán, factura), el PDF debe llevar numeración, logotipo, datos fiscales y pie legal. Para la firma, sirve tanto la manuscrita escaneada como una firma electrónica avanzada; la segunda aporta mucha más fuerza probatoria si algún día hay discusión.

Una plantilla que solo entiende quien la creó no es una plantilla: es un archivo personal. La prueba de fuego es dejarla una semana en manos de otra persona sin explicaciones y ver si vuelve rellenada igual.

Registro de jornada y conservación: qué exige la normativa española

De las 16 plantillas, la del control horario es la que tiene reglas más estrictas, así que merece un apartado propio. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción que le dio el Real Decreto-ley 8/2019, dice tres cosas muy concretas: la empresa garantizará el registro diario de jornada, ese registro incluirá el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora, y la empresa conservará los registros durante cuatro años, permaneciendo a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

A quién afecta y qué hay que registrar

Afecta a toda persona por cuenta ajena, con contrato indefinido o temporal, a jornada completa o parcial, en oficina, en obra o en teletrabajo. Quedan fuera la relación laboral especial de alta dirección y los socios trabajadores en determinados supuestos, pero el criterio de la Inspección es restrictivo: ante la duda, registra. En los contratos a tiempo parcial la obligación viene además del artículo 12.4.c del ET, con conservación también de cuatro años y con la particularidad de que su incumplimiento puede presumir la jornada como completa.

El registro debe recoger el horario concreto de inicio y fin. Anotar solo el número total de horas del día no cumple. Las pausas no son obligatorias por ley en el registro, pero si tu convenio las regula o si hay flexibilidad horaria, anotarlas te protege: sin pausas registradas es más difícil rebatir una reclamación de horas extraordinarias. Las horas extraordinarias tienen, además, su propio registro, que se totaliza en el periodo de pago de la nómina y del que la persona trabajadora recibe copia del resumen (art. 35.5 del ET).

Formato: papel, Excel o aplicación

La norma no impone sistema. Vale el papel, la hoja de cálculo o una aplicación de fichaje, siempre que sea fiable, objetivo, accesible e inalterable a posteriori. Ahí está el punto débil de Excel: es fácil de manipular y no deja rastro. Si eliges hoja de cálculo, compensa esa debilidad con tres medidas: alojarla en la nube con historial de versiones, protegerla por usuario y firmar o validar mensualmente el resumen. El acuerdo de empresa o la negociación con la representación legal sobre cómo se organiza el registro también conviene documentarlo por escrito.

Ten en cuenta que el marco puede endurecerse: durante 2025 y 2026 se ha tramitado una reforma orientada a exigir registro digital, accesible de forma remota por la Inspección y consultable en tiempo real por la persona trabajadora. Antes de rediseñar tu sistema, comprueba el estado de esa tramitación y lo que diga tu convenio colectivo, que puede ser más exigente que la ley.

Qué te juegas si no lo tienes

No llevar el registro es una infracción grave en materia de relaciones laborales. Con las cuantías vigentes del artículo 40 de la LISOS, actualizadas en 2021, las sanciones graves se mueven entre 751 € en grado mínimo y 7.500 € en grado máximo, y la graduación depende de criterios como el número de personas afectadas o la reincidencia. A eso se suma el efecto indirecto más caro: sin registro, en un pleito por horas extra la empresa parte en clara desventaja probatoria.

Si tienes dudas sobre cómo aplicar esto a tu convenio, a un sistema de jornada irregular o a personal desplazado, consulta con un graduado social o un abogado laboralista antes de montar el sistema. Una plantilla bien hecha resuelve el registro, pero no sustituye al asesoramiento sobre tu caso concreto.

Tabla 4. Plazos de conservación documental para una pyme española (2026)

Documento	Plazo	Norma de referencia	Quién puede pedírtelo
Registro diario de jornada	4 años	Art. 34.9 ET	Inspección de Trabajo, plantilla, RLT
Nóminas y documentos de cotización	4 años	Art. 21 LISOS	Inspección, TGSS
Facturas emitidas y recibidas	4 años (prescripción) / 6 (mercantil)	Art. 66 LGT y art. 30 CCom	Agencia Tributaria
Libros contables y cuentas anuales	6 años	Art. 30 Código de Comercio	AEAT, auditores, socios
Entrega de EPIs y formación PRL	5 años tras la baja (recomendado)	Art. 23 LPRL y RD 773/1997	Inspección, mutua, juzgado social
Bases imponibles negativas y amortizaciones	10 años	Art. 26.5 LIS	Agencia Tributaria
Datos personales de clientes y candidatos	Mientras haya finalidad + plazos legales	RGPD y LOPDGDD	AEPD, el propio interesado

Cómo montar todo el sistema en una semana

Nadie adopta 16 plantillas de golpe. Este es un orden razonable para una pequeña empresa, pensado para dedicarle alrededor de una hora al día.

Días 1 y 2: lo obligatorio

Control horario y facturación. Son los dos frentes con consecuencia legal. Monta el registro de jornada, comunícalo a la plantilla por escrito, explica cómo se ficha y fija quién valida cada mes. Revisa a la vez que tu sistema de facturación cumple con la normativa antifraude vigente para tu caso.

Días 3 y 4: lo que te hace cobrar

Presupuesto, parte de trabajo, albarán y orden de compra. Este bloque es la cadena del dinero: si los cuatro documentos comparten numeración y se referencian entre sí, el cobro deja de depender de la memoria de nadie.

Día 5: lo que te hace ahorrar

Inventario, evaluación de proveedores y hoja de gastos. Aquí no hay urgencia legal, pero es donde aparecen los márgenes perdidos: compras duplicadas, proveedores caros y gastos sin justificar.

Días 6 y 7: lo que ordena al equipo

Planificación semanal, acta de reunión, plan de vacaciones, seguimiento de incidencias, checklist de mantenimiento, control de EPIs y ficha de cliente. Empieza por la planificación semanal: es la que más rápido se nota y la que más fácil se sostiene.

Pasadas cuatro semanas, revisa cuáles se están rellenando de verdad y cuáles no. Una plantilla que nadie usa no es un problema de disciplina: casi siempre es que pide datos que nadie tiene a mano o que duplica algo que ya está en otro sitio. Recórtala o fusiónala, y quédate con el conjunto mínimo que tu equipo sostiene sin que haya que recordárselo.

El objetivo no es tener 16 documentos preciosos. Es que cualquier persona del equipo pueda contestar en dos minutos a qué se hizo, quién lo autorizó y cuánto costó. Si tus plantillas responden a eso, sobran las demás.

Preguntas frecuentes sobre plantillas de oficina

¿Qué son las plantillas gratuitas para oficina?

Son documentos con la estructura, los campos y, cuando hace falta, las fórmulas ya preparados, que se reutilizan para no empezar de cero cada vez: presupuestos, facturas, partes de trabajo, registros de jornada o actas. Son gratuitas porque puedes usarlas sin pagar licencia, normalmente en Excel, Google Sheets, Word o LibreOffice.

¿Dónde puedo descargar estas plantillas?

En el catálogo de plantillas de Ofizio tienes modelos de factura para autónomos, presupuesto de obra, contrato de trabajo y modelo 145, entre otros, y la tabla 1 de esta guía enlaza los recursos relacionados con cada documento. Excel y Google Sheets incluyen además su propia galería de plantillas. Para las que no tengan modelo, la ficha de cada plantilla te da la lista de campos para montarla tú.

¿Ahorran tiempo de verdad las plantillas de oficina?

Sí en los documentos que se repiten, aunque no hay una cifra universal fiable: el ahorro depende de cuántas veces al mes generas cada documento y de lo bien montada que esté la plantilla. Donde más se nota no es en el tiempo de escritura, sino en los errores que evitas: campos olvidados, importes mal sumados y documentos sin numerar que luego cuesta mucho corregir.

¿Puedo personalizar las plantillas que descargo?

Sí, y debes hacerlo: añade tus datos fiscales, tu logotipo, tus condiciones de pago y los campos propios de tu actividad, y borra todo el contenido de ejemplo. Guarda después esa versión como plantilla maestra de solo lectura y trabaja siempre sobre copias.

¿Cuántos años hay que guardar el registro de jornada en España?

Cuatro años, contados desde cada registro, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Durante ese tiempo debe estar a disposición de la persona trabajadora, de la representación legal y de la Inspección de Trabajo. Guarda el PDF mensual firmado y no dependas de un único ordenador: una copia en la nube y otra en un disco distinto.

¿Vale una hoja de Excel como registro horario legal?

Sí, la ley no impone un sistema concreto, pero exige que el registro sea fiable y no manipulable a posteriori. Un Excel suelto en un escritorio cumple mal ese requisito. Si lo usas, alójalo en la nube con historial de versiones, protege las fórmulas, limita permisos por persona y cierra cada mes exportando a PDF con validación del responsable.

¿Qué sanción puede caer por no llevar el control horario?

Es una infracción grave en materia de relaciones laborales. Con las cuantías del artículo 40 de la LISOS, las sanciones graves van de 751 € en grado mínimo hasta 7.500 € en grado máximo. El coste indirecto puede ser mayor: sin registro, la empresa tiene difícil rebatir una reclamación de horas extraordinarias.

¿Hay que registrar la jornada de quien teletrabaja?

Sí. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia remite al mismo deber de registro, con hora de inicio y de fin, y añade que el acuerdo de trabajo a distancia debe recoger el horario y las reglas de disponibilidad. El derecho a la desconexión digital sigue vigente, así que el sistema no puede convertirse en una vigilancia permanente.

¿Qué diferencia hay entre albarán y factura?

El albarán acredita la entrega de la mercancía o del servicio y no tiene efectos fiscales; la factura documenta la operación a efectos de IVA y de impuesto sobre la renta o sociedades. Puedes agrupar varios albaranes en una factura mensual, siempre que la factura los identifique. Trabajar solo con albaranes y no facturar no es una opción legal.

¿Cuánto se puede pagar de dieta sin que tribute?

En 2026 se mantienen los límites de la Agencia Tributaria: 26,67 € por día de manutención sin pernocta y 53,34 € con pernocta dentro de España, 48,08 € y 91,35 € respectivamente en el extranjero, más 0,26 € por kilómetro en vehículo propio según la Orden HFP/792/2023. Lo que supere esas cifras se considera salario y lleva retención y cotización.

¿Es obligatorio firmar la entrega de EPIs?

La ley obliga a facilitar los equipos gratuitamente y a formar sobre su uso; la firma es la forma práctica de acreditar que se ha cumplido. Sin ese registro firmado, en caso de accidente resulta muy difícil demostrar la entrega. Incluye también la constancia de la formación recibida y la fecha de próxima revisión en equipos de categoría III.

¿Qué plantilla conviene poner en marcha primero?

El control horario si tienes personal, junto con la facturación, porque son las dos con obligaciones legales directas. Después, presupuesto, parte de trabajo y albarán, que es la cadena que hace que cobres a tiempo. El resto puede esperar unas semanas sin coste.

¿Se pueden usar estas plantillas siendo autónomo sin empleados?

Sí, salvo el control horario y el registro de EPIs, que solo aplican si tienes personal por cuenta ajena. Presupuesto, factura, albarán, hoja de gastos, ficha de cliente y planificación semanal funcionan igual de bien para un autónomo, y facilitan mucho el trabajo del asesor en cada trimestre.

¿Excel o Google Sheets para este tipo de documentos?

Sheets gana en trabajo simultáneo, historial de versiones y acceso desde el móvil, que es justo lo que necesitan el parte de trabajo, el checklist y el control horario. Excel gana en volumen de datos, tablas dinámicas complejas e impresión fina, útil para inventario y análisis. Muchas pymes acaban con un modelo mixto y no pasa nada.

¿Cada cuánto hay que revisar y actualizar las plantillas?

Una revisión al año como mínimo, y siempre que cambie la normativa aplicable, el convenio colectivo, tus tipos de IVA o tu forma de trabajar. Anota la versión y la fecha en el pie de cada documento: si nadie sabe qué versión está usando, tarde o temprano convivirán tres formatos distintos del mismo parte.