Plantilla de factura para autónomos 2026: descarga, IVA, IRPF y cómo hacerla bien

Respuesta corta: una factura de autónomo válida necesita nueve datos obligatorios (número y serie, fecha, emisor, cliente, descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención de IRPF si procede y total), según el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012). Si trabajas en un oficio —electricista, fontanero, pintor, reformista— antes de emitirla tienes que decidir tres cosas más: qué IVA aplicas (21 % o el 10 % de reformas de vivienda), si la operación va sin IVA por inversión del sujeto pasivo, y si te toca retención de IRPF (15 %, 7 % los tres primeros años, 1 % en módulos o nada). Abajo tienes la plantilla y el desglose completo con números de 2026.

Los datos que no pueden faltar (RD 1619/2012)

Empecemos por lo que convierte un papel en una factura. El artículo 6 del Reglamento de Facturación enumera el contenido mínimo, y si falta algo, tu cliente no puede deducirse ni el IVA ni el gasto. Estos son los campos:

• Número y serie correlativos, sin saltos dentro de cada serie.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación (el día que terminaste la instalación, por ejemplo).
• Datos del emisor: nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal.
• Datos del destinatario: nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio.
• Descripción de la obra o el servicio, con cantidad y precio unitario cuando aplique.
• Base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA repercutida, por separado.
• Retención de IRPF si tu actividad está sujeta.
• Total a pagar.
• Menciones especiales cuando toquen: «inversión del sujeto pasivo», «operación exenta», «régimen especial del criterio de caja».

El campo que más facturas tumba: la descripción

En los oficios, el motivo número uno por el que un cliente devuelve una factura no es un dato fiscal: es una descripción vaga. «Trabajos varios: 1.850 €» no lo firma ningún administrador de fincas ni ningún jefe de obra. Y con razón, porque no puede justificar el gasto ante su propia contabilidad ni ante una inspección.

Describe lo que hiciste con el mismo detalle con el que lo presupuestaste: «Sustitución de cuadro eléctrico de 12 elementos, montaje de 14 puntos de luz y 9 tomas de corriente en vivienda de calle X». Si el presupuesto iba por partidas, la factura va por las mismas partidas y en el mismo orden. Cuadrar presupuesto y factura línea a línea te ahorra el 90 % de las discusiones de cobro.

Una factura clara es la mejor herramienta comercial que tiene un gremio. El cliente que entiende lo que ha pagado vuelve a llamarte; el que no lo entiende regatea, retrasa el pago y no te recomienda.Equipo editorial de Ofizio

Descarga la plantilla en Word y Excel

La plantilla está pensada para una factura de oficio, con partidas separadas de mano de obra, materiales, desplazamiento y horas extra. Ese desglose no es un capricho estético: como verás en el apartado del IVA, el peso de los materiales sobre el total decide si puedes aplicar el 10 % o tienes que ir al 21 %. Si lo metes todo en una línea única, pierdes la prueba de ese porcentaje.

Mano de obra, materiales, desplazamiento y horas extra

Facturar un servicio profesional no es poner un precio cerrado y ya. Cuando trabajas por horas y con material, la factura tiene que reflejar cuatro bloques distintos, porque cada uno se justifica y se discute de forma diferente.

Mano de obra

Se factura por horas o por unidad de obra. En 2026, las tarifas de referencia que se mueven en el mercado español para gremios de instalación van de 28 a 45 € la hora de oficial de primera, según provincia y especialidad, y de 20 a 28 € la de ayudante. En capitales grandes (Madrid, Barcelona, Bilbao) la horquilla alta es la norma; en provincias pequeñas, la baja. Si trabajas por unidad de obra (punto de luz, metro de tubería, metro cuadrado de pintura), aplica el precio unitario y deja la hora solo para imprevistos y remates.

Un consejo de tarifa que muchos autónomos aprenden tarde: la hora que facturas no es la hora que cobras. De cada jornada de ocho horas se te van fácilmente dos en desplazamientos, compras, presupuestos y papeleo. Si tu tarifa se calcula como si facturaras ocho, estás trabajando gratis un cuarto del mes.

Materiales

Van en línea aparte, con cantidad y precio unitario. Puedes facturarlos a precio de coste (y cobrar solo tu mano de obra) o aplicar un margen, que en el sector suele moverse entre el 10 % y el 30 % sobre el precio de compra. Aplicar margen es legítimo: tú adelantas el dinero, seleccionas el producto, lo transportas y respondes de él en garantía. Lo que no funciona es aplicar margen y presentarlo como «precio de almacén», porque el cliente que compara en una tienda online se siente engañado.

Ojo con una trampa habitual: si el cliente compra el material por su cuenta y tú solo pones la mano de obra, ganas menos y respondes igual de la instalación. Deja por escrito en el presupuesto quién aporta el material y qué garantía cubre cada parte.

Desplazamiento

Se factura como partida independiente, no escondido en la hora. Lo normal en 2026 es un fijo de 20 a 40 € por desplazamiento dentro del área habitual, o un precio por kilómetro (0,26 €/km es la referencia exenta que usa Hacienda para dietas de trabajadores, y muchos autónomos la toman como suelo) más peajes cuando salen fuera. Si haces una visita de valoración y luego el cliente contrata, es habitual descontar el desplazamiento de la factura final: dilo antes, no después.

Horas extra, urgencias y festivos

Aquí es donde más conflictos de cobro nacen, porque el cliente que te llama a las once de la noche con una fuga no pregunta el precio y a la mañana siguiente sí. Los recargos que el mercado acepta en 2026 son del 50 % sobre la tarifa normal en horario nocturno o sábado, y del 75 % al 100 % en domingos y festivos, más un servicio mínimo de una o dos horas aunque el trabajo dure veinte minutos. Todo eso tiene que estar en tu tarifa escrita y comunicado antes de salir de casa, aunque sea por WhatsApp. Un mensaje de «voy, la salida de urgencia son 90 € más materiales, ¿lo confirmas?» vale como aceptación y evita el 100 % de las broncas.

Ejemplo completo: factura de un electricista

Reforma eléctrica en una vivienda de Valencia con más de veinte años, cliente particular, con una intervención de sábado por la mañana. Así queda el desglose:

Fíjate en la línea del 17,9 %: es la que justifica el 10 % de IVA. Si en lugar de 210 € de material hubieras puesto 600 € (un 51 % de la base), la misma obra iría al 21 % y el total subiría a 1.415,10 €. Un cambio de 128,65 € que depende solo de cómo se reparte tu factura. Por eso el desglose importa.

El IVA: 21 %, el 10 % de las reformas y la inversión del sujeto pasivo

El IVA general es el 21 % y es el que aplicas por defecto. Pero en los oficios de la construcción hay dos excepciones que aparecen todas las semanas y que conviene dominar, porque equivocarse cuesta dinero en las dos direcciones.

Cuándo puedes aplicar el 10 % en una reforma de vivienda

La ley del IVA permite el tipo reducido del 10 % en obras de renovación y reparación de viviendas, pero solo si se cumplen tres condiciones a la vez. Si falla una, vuelves al 21 %:

1. El destinatario es un particular que usa la vivienda para uso privado, o una comunidad de propietarios. Si facturas a una empresa, a un promotor o a un local comercial, no hay 10 %.
2. La construcción o rehabilitación terminó al menos dos años antes del inicio de tu obra. Vivienda estrenada hace un año: 21 %.
3. Los materiales que tú aportas no superan el 40 % de la base imponible. Este es el que más se escapa. Si pones 700 € de caldera y 500 € de mano de obra, los materiales son el 58 % y la factura entera va al 21 %.

El tercer requisito se calcula sobre el coste de los materiales que aportas tú, no sobre lo que el cliente compre por su cuenta. Y se mira factura a factura. Por eso, en instalaciones donde el equipo es caro (calderas, aerotermia, aire acondicionado), es habitual que la operación acabe al 21 % aunque sea una vivienda antigua de un particular.

Inversión del sujeto pasivo en ejecuciones de obra

Este mecanismo desconcierta a todo el mundo la primera vez, y afecta de lleno a contratistas y subcontratistas. En determinadas ejecuciones de obra, la ley invierte quién ingresa el IVA: en lugar de repercutirlo tú y pagarlo el cliente, emites la factura sin IVA y es el destinatario quien se lo autorrepercute en su declaración.

Se aplica cuando concurren estas circunstancias: hay una ejecución de obra (con o sin aportación de materiales) que tiene por objeto la urbanización de terrenos o la construcción o rehabilitación de edificaciones; se deriva de un contrato directo entre promotor y contratista; y el destinatario es empresario o profesional. También alcanza a los subcontratistas cuando trabajan para el contratista principal en esa misma obra.

Qué significa en tu día a día: si eres el electricista subcontratado por la constructora que está rehabilitando un edificio, tu factura a esa constructora va sin IVA, con la mención «Inversión del sujeto pasivo, artículo 84.Uno.2.º de la Ley 37/1992 del IVA». Si esa misma constructora te llama para cambiar un enchufe en su oficina, eso no es ejecución de obra de construcción: va con su 21 % normal.

Dos avisos prácticos. Primero: la inversión del sujeto pasivo no se aplica cuando el cliente es un particular, por muy grande que sea la obra. Segundo: repercutir IVA cuando tocaba inversión del sujeto pasivo genera un IVA no deducible para tu cliente y una factura que te va a devolver; pedir por escrito al destinatario que confirme su condición de empresario y el destino de la obra es la forma barata de no equivocarse.

Y una consecuencia de tesorería que sorprende a los que empiezan a trabajar para constructoras: si la mayoría de tus facturas van sin IVA por inversión del sujeto pasivo, tú sigues soportando el IVA de tus compras de material pero repercutes muy poco. Resultado: tus trimestres salen a devolver de forma habitual. Es normal, no es un error, pero significa que Hacienda te retiene tesorería hasta que la devolución llega. Tenlo en cuenta cuando planifiques la caja del año.

La retención de IRPF: 15 %, 7 % y el 1 % de módulos

La retención funciona al revés que el IVA y por eso despista: en lugar de sumarse, se resta de tu factura. Ese dinero no lo pierdes, lo ingresa tu cliente en Hacienda a tu nombre como pago a cuenta de tu IRPF anual. Cuanto más te retengan durante el año, menos te saldrá a pagar (o más te devolverán) en la renta.

Ahora la parte que casi ningún artículo genérico explica bien y que a los oficios les afecta mucho: la retención del 15 % es para actividades profesionales, no para actividades empresariales. Un electricista, un fontanero, un pintor o un reformista en estimación directa desarrollan una actividad empresarial: sus facturas van sin retención de IRPF, incluso cuando facturan a una empresa. Quien sí retiene es el profesional: el ingeniero que firma el proyecto, el arquitecto técnico, el perito, el diseñador, el asesor.

El 7 % de los tres primeros años

Si tu actividad sí es profesional y estás empezando, puedes aplicar el 7 % en lugar del 15 % durante el año en que te das de alta y los dos siguientes. Sobre una base de 1.000 €, cobras 1.140 € en vez de 1.060 €: 80 € más de caja en cada factura, que luego se ajustan en la declaración de la renta. Para comunicárselo al cliente basta con indicarlo en la propia factura, y conviene avisarle por escrito de que aplicas el tipo reducido de inicio de actividad, porque el responsable de ingresarlo es él.

El 1 % de los que están en módulos

Hay un caso muy propio de los gremios: los autónomos en estimación objetiva (módulos) de determinados epígrafes del IAE —albañilería, instalaciones eléctricas, fontanería y climatización, carpintería, pintura, revestimientos— sí soportan retención cuando facturan a otro empresario o profesional, y el tipo es del 1 %. Es una retención pequeña, pero si la olvidas, tu cliente tiene que corregir su modelo 111 y la factura vuelve.

Tabla resumen: qué IVA y qué IRPF según el caso

Los ocho escenarios que cubren el 95 % de las facturas de un oficio, calculados sobre una base imponible de 1.000 € para que puedas comparar el total a cobrar:

Un apunte importante sobre la tabla: el epígrafe del IAE en el que estás dado de alta y tu régimen de tributación (directa o módulos) los conoce tu gestoría mejor que nadie. Antes de dar por buena una fila, confírmala con tu asesor o consulta tu certificado censual en la sede de la Agencia Tributaria. Un tipo mal aplicado durante un año entero se corrige, pero con intereses.

El IVA que cobras no es tuyo: lo cobras al cliente y lo ingresas en Hacienda cada trimestre. Tratarlo como ingreso propio y gastarlo es el camino directo a no poder pagar el modelo 303. Sepáralo a otra cuenta el mismo día que cobras la factura.Regla de caja que salva trimestres

Cómo hacer la factura paso a paso

El orden correcto para que no se te escape nada:

1. Pon tu número y fecha. Número correlativo dentro de la serie y fecha de expedición. Sin saltos en la numeración.
2. Identifica emisor y destinatario. Tus datos (nombre, NIF, domicilio) y los del cliente (nombre o razón social, NIF, domicilio). Completos.
3. Describe la obra o el servicio. Concepto claro por partidas: mano de obra, materiales, desplazamiento y recargos. Nada de descripciones vagas tipo «trabajos varios».
4. Calcula la base imponible. La suma de tus partidas antes de impuestos. Es la cifra sobre la que se calculan el IVA y la retención.
5. Decide el tipo de IVA. 21 % general, 10 % si se cumplen los tres requisitos de reforma de vivienda, o sin IVA con la mención de inversión del sujeto pasivo si es ejecución de obra entre empresarios.
6. Resta la retención de IRPF si procede. 15 % o 7 % si eres profesional y facturas a empresa o autónomo; 1 % si estás en módulos de los epígrafes afectados; nada si tu cliente es un particular.
7. Calcula el total. Base + IVA − retención = total a cobrar. Comprueba el cálculo dos veces.
8. Añade forma de pago, vencimiento e IBAN. Poner la fecha de vencimiento en la propia factura acorta los cobros más que cualquier reclamación posterior.
9. Guarda copia y regístrala. Conserva la factura (mínimo cuatro años) y anótala en tu libro de facturas emitidas para tus declaraciones.

Plantilla lista para copiar

Copia este esquema, pégalo en tu procesador de textos o reprodúcelo en una hoja de cálculo y ajusta tus datos:

Si lo montas en Excel, configura las fórmulas así: la cuota de IVA es la base por 0,21 (o por 0,10); la retención es la base por tu porcentaje de IRPF; y el total es base más IVA menos retención. Añade una celda que divida el importe de materiales entre la base imponible: si el resultado sube del 0,40, tu hoja te está avisando de que esa factura no puede ir al 10 %. Con eso, solo escribes las cantidades y todo lo demás se calcula solo, sin riesgo de error aritmético.

Del presupuesto aceptado a la factura

En los oficios, la factura es el último eslabón de una cadena que empieza mucho antes. Y casi todos los problemas de cobro que ves en el gremio nacen de un eslabón anterior mal atado: un presupuesto verbal, una ampliación de obra que nadie firmó, un anticipo que no se documentó.

El presupuesto previo y su aceptación

En servicios a domicilio y reparaciones, la normativa de consumo de la mayoría de comunidades autónomas te obliga a ofrecer presupuesto previo por escrito. El cliente puede renunciar a él, pero también por escrito. Cumplir esto te protege a ti más que a él: un presupuesto aceptado (basta un correo con un «conforme» o una firma en el PDF) es la prueba de que el precio estaba pactado.

Qué debe llevar tu presupuesto para que valga como defensa: fecha y número, descripción por partidas con precios unitarios, si el IVA está incluido o no, plazo de ejecución estimado, periodo de validez de la oferta (30 días es lo habitual, y te cubre de las subidas de material) y forma de pago. Añade una línea sobre qué pasa con los imprevistos: «cualquier trabajo no previsto se presupuestará aparte y requerirá aprobación antes de ejecutarse». Esa frase vale su peso en oro cuando abres un tabique y aparece una instalación de plomo.

Anticipos y facturas por certificaciones

En obras largas o con mucho material por delante, cobrar un anticipo no es desconfianza: es no financiar tú al cliente. Lo habitual es un 30 % a la aceptación del presupuesto, 40 % a mitad de obra y 30 % a la entrega, o un anticipo que cubra el material. Detalle fiscal que se olvida: el anticipo devenga IVA en el momento del cobro, así que hay que emitir factura por el anticipo, no un simple recibo. Después, la factura final recoge el total y descuenta lo ya facturado.

Factura simplificada, rectificativa y proforma

No todas las facturas son iguales. Conviene saber cuál emitir en cada caso:

• Factura completa: la normal, con todos los datos. La que tu cliente necesita para deducir.
• Factura simplificada: el antiguo ticket, válido hasta 400 € con IVA incluido con carácter general (y hasta 3.000 € en actividades tasadas como hostelería, transporte o peluquería, donde los oficios de instalación no entran). No lleva los datos del destinatario, así que no sirve para que él deduzca salvo que se añadan.
• Factura rectificativa: la que corrige una anterior con un error. No se borra ni se sustituye la original: se emite una rectificativa en serie propia, indicando qué factura corrige y por qué. Es obligatorio también cuando cambia la base imponible por un descuento posterior o por un impago.
• Factura proforma: no es una factura, es un presupuesto con aspecto de factura. No tiene validez fiscal ni genera obligación de IVA. Útil para que el cliente o su seguro aprueben antes de que emitas la de verdad.

El error típico es tratar una proforma como factura real (o al revés). La proforma no se contabiliza ni se declara; la factura real, sí. Cuando el cliente acepta y el trabajo se realiza, entonces emites la factura final con su número correlativo.

Plazos de cobro y morosidad: lo que te ampara la Ley 3/2004

Hacer la factura perfecta no sirve de nada si luego cobras a noventa días con el corazón en un puño. Para un autónomo de oficio, la diferencia entre un negocio sano y uno que ahoga está muchas veces en cómo gestiona los cobros, no en cuánto factura. Y aquí la ley está de tu lado más de lo que la mayoría cree.

La Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en operaciones comerciales, fija que en operaciones entre empresas y autónomos el plazo de pago es de 30 días naturales desde la entrega o la prestación del servicio. Las partes pueden pactar una ampliación, pero nunca más de 60 días naturales, y ese máximo no se puede saltar ni con la firma del acreedor: un pacto de 90 días es nulo. Si el cliente es una Administración pública, el plazo general es de 30 días desde la conformidad de la factura.

Intereses de demora y los 40 € automáticos

Pasado el plazo, el interés de demora se devenga de forma automática, sin necesidad de aviso previo ni de reclamación. El tipo es el del Banco Central Europeo en su operación principal de financiación más ocho puntos porcentuales, y se publica cada semestre en el BOE: en los últimos semestres ha rondado el 10 % anual. Sobre una factura de 3.000 € pagada con cuatro meses de retraso, son unos 100 € de intereses.

Además, la ley reconoce una indemnización fija de 40 € por cada factura impagada en concepto de costes de cobro, sin tener que justificar nada, y por encima de esa cantidad puedes reclamar los gastos acreditados de gestión de cobro. No siempre te compensará reclamar los intereses de un cliente con el que quieres seguir trabajando, pero saber que existen te da posición negociadora cuando el «te lo paso el mes que viene» se repite por tercera vez.

La escalera de reclamación que funciona

1. Aviso amable al día siguiente del vencimiento. Un correo o un WhatsApp con el número de factura y el importe. La mitad de los impagos son despistes administrativos.
2. Reclamación formal a los 15 días. Correo escrito con acuse, mencionando el vencimiento y la Ley 3/2004. El tono sube, la relación aguanta.
3. Burofax con acuse de recibo y certificación de texto al mes. Cuesta entre 25 y 40 € y es la prueba que necesitarás después. Marca un plazo concreto de pago.
4. Procedimiento monitorio. Se presenta en el juzgado con las facturas y los albaranes o el presupuesto aceptado, no tiene límite de cuantía y no necesitas abogado ni procurador para reclamaciones de hasta 2.000 €. Si el deudor no se opone en 20 días, hay orden de pago directa.
5. Recupera el IVA que adelantaste. Si la factura acaba siendo incobrable, puedes modificar la base imponible y recuperar el IVA que ya ingresaste, emitiendo factura rectificativa dentro de los seis meses siguientes al plazo previsto, acreditando la reclamación de forma fehaciente y comunicándolo a la Agencia Tributaria en el plazo de un mes.

Lo que no debes hacer nunca: emitir una factura nueva «borrando» la impagada, o anular sin más la original. La factura existe, se declaró y se gestiona como impago, no haciendo como si no hubiera pasado.

Transferencia, Bizum y efectivo: el justificante importa

La forma de cobro también tiene reglas, y en los oficios se cruzan a diario:

• Transferencia: es el cobro limpio por definición. Pon tu IBAN en la factura y pide que en el concepto figure el número de factura; te ahorrará horas de conciliación al cerrar el trimestre.
• Bizum: perfectamente válido, cómodo para anticipos y trabajos pequeños. Sus límites habituales son de 500 a 1.000 € por operación y unos 2.000 a 5.000 € al mes según el banco, y existe la modalidad de Bizum para negocios con límites mayores. Recuerda que un Bizum acredita el pago, pero no sustituye a la factura: tienes que emitirla igual.
• Efectivo: el límite legal es de 1.000 € por operación cuando una de las partes actúa como empresario o profesional. Y ojo, no se puede trocear una obra de 3.000 € en tres pagos de 1.000 € para esquivarlo: la ley mira la operación completa. La sanción es del 25 % del importe pagado en efectivo, y la pueden imponer tanto al que paga como al que cobra.
• Tarjeta o financiación: el datáfono te cuesta una comisión (entre el 0,4 % y el 1,5 % según el TPV en 2026), pero cobrar en el momento vale más que ese porcentaje. Si repercutes esa comisión al cliente, dilo antes.

Un hábito que separa a los que cobran de los que persiguen: no dejes que las facturas pendientes se acumulen sin reclamar. Una factura vencida se reclama en cuanto pasa el plazo, con educación pero con firmeza, no tres meses después cuando ya es un agujero. Tu trabajo termina cuando cobras, no cuando entregas.

Numeración, libros, conservación y errores que sancionan

La parte de orden que te ahorra disgustos. Las facturas van numeradas de forma correlativa dentro de cada serie, registradas en tu libro de facturas emitidas (y las que recibes, en el de recibidas), y conservadas un mínimo de cuatro años, que es el plazo de prescripción fiscal. Si tienes bienes de inversión con IVA en regularización, guarda más tiempo esos justificantes.

Series: cuándo te conviene tener más de una

Puedes usar una sola serie o varias, siempre que dentro de cada una la numeración sea continua y sin saltos. A un gremio le suele compensar separar, por ejemplo, la serie de obra (OB-2026-001) de la de mantenimiento o urgencias (MT-2026-001), y las rectificativas van obligatoriamente en serie propia (R-2026-001). Lo que no puedes hacer es empezar una serie nueva cada vez que te lías con la numeración, ni emitir la 7 después de la 9.

El registro que se lleva solo

Lleva el registro desde el día uno, aunque emitas una factura al mes. Apuntar cada factura en una hoja de cálculo con número, fecha, cliente, base, tipo de IVA, cuota, retención y total te da, casi sin esfuerzo, los datos exactos para el modelo 303 y el 130. Quien lo deja para el final del trimestre se pasa el último día reconstruyendo cifras a la carrera; quien lo apunta sobre la marcha presenta en diez minutos.

Los errores que te pueden costar una sanción

Hacienda es especialmente quisquillosa con la facturación. Estos son los fallos que más problemas dan en los oficios:

• Numeración con saltos o desordenada. Emitir la 7 después de la 9 es una bandera roja en cualquier comprobación.
• Datos del cliente incompletos. Sin NIF correcto, la factura no es deducible para él y te la devuelve.
• El 10 % aplicado sin cumplir los tres requisitos. El favorito de las comprobaciones en el sector de la reforma.
• Repercutir IVA donde tocaba inversión del sujeto pasivo (o al revés, emitir sin IVA una obra que no encaja en el supuesto).
• Olvidar el 1 % de retención cuando estás en módulos y facturas a una empresa.
• Cobrar más de 1.000 € en efectivo en una operación con otro empresario o profesional.
• No emitir factura por los anticipos cobrados antes de terminar la obra.
• No conservar las facturas recibidas del material: sin ellas no deduces el gasto ni el IVA soportado.

Ninguno de estos errores es dramático si se detecta pronto: casi todos se arreglan con una rectificativa y una declaración complementaria. Lo caro es descubrirlos dos años después, con recargos e intereses acumulados sobre decenas de facturas repetidas.

Verifactu y la factura electrónica obligatoria: qué te toca y cuándo

Aquí está el cambio de fondo que más va a afectar a tu forma de facturar, y conviene separar dos cosas que se mezclan continuamente porque son normas distintas con calendarios distintos.

Verifactu: el software de facturación con huella

El Reglamento de sistemas informáticos de facturación (RD 1007/2023, desarrollado por la Orden HAC/1177/2024 y modificado en cuanto a plazos en 2025) obliga a que los programas con los que emites facturas cumplan requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad: cada factura genera un registro encadenado con huella, un código QR y la posibilidad de remitirse automáticamente a la Agencia Tributaria (ese es el modo «Veri*Factu») o de conservarse firmada si eliges el modo no verificable.

El calendario aprobado fija la obligación para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades desde el 1 de enero de 2026 y para el resto de obligados, autónomos incluidos, desde el 1 de julio de 2026. Es decir: si lees esto en la segunda mitad de 2026, a ti ya te aplica. Quedan fuera quienes ya están en el Suministro Inmediato de Información (SII) y algún supuesto autorizado expresamente.

La factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece

Es otra cosa. La Ley 18/2022 estableció que todas las facturas entre empresas y autónomos deberán ser electrónicas y en formato estructurado, con obligación de informar del estado de pago (aceptada, pagada, rechazada). Su entrada en vigor depende de un reglamento de desarrollo que, a mediados de 2026, sigue pendiente de publicación definitiva. Cuando se publique, empezarán a correr los plazos: un año para quienes facturan más de 8 millones de euros y dos años para el resto, que es donde estás tú.

Traducido a decisiones de hoy: no corras a comprar nada por la ley Crea y Crece, pero sí ordena ya tu facturación en digital. Quien tenga sus facturas numeradas, en un programa y con los datos de cliente completos hará la transición sin despeinarse. Quien las lleve en un talonario y en carpetas de PDF sueltos tendrá que ponerse al día con prisas y pagando consultoría.

Qué gastos puedes deducir (y cuáles no)

Una factura no va sola: forma parte de tu actividad, y tu actividad tiene gastos que reducen lo que pagas de IRPF. La regla general es que un gasto es deducible si está vinculado a la actividad, justificado con factura completa a tu nombre y registrado en tu contabilidad. Los tres requisitos, juntos.

Los tres gastos que los gremios deducen peor

La furgoneta. Es el caso más discutido. Para deducir el IVA de un vehículo, la ley presume una afectación del 50 %, pero admite prueba en contrario; para los vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías, la presunción sube al 100 %. En el IRPF, en cambio, el criterio es más estricto: se exige afectación exclusiva a la actividad. Una furgoneta rotulada, con el material dentro y un segundo coche para uso familiar es la situación más defendible. Documéntalo antes de que te lo pregunten.

La ropa y el EPI. El equipo de protección individual, las botas de seguridad, los guantes y el uniforme con tu logotipo son gasto de la actividad sin discusión. Un pantalón vaquero, no, aunque lo uses para trabajar.

El teléfono y el local. Si trabajas desde casa y has comunicado la afectación parcial de la vivienda, puedes deducir los suministros en el porcentaje que resulta de aplicar el 30 % a la superficie afecta, y el móvil en la parte de uso profesional (lo limpio es tener una línea solo para el trabajo).

El error que más caro sale es el contrario al que la gente teme: no deducir lo que sí podrías. Muchos autónomos, por desconocimiento o por miedo a una inspección, no deducen gastos legítimos de su actividad y acaban pagando más IRPF del necesario. Guarda factura de todo lo que compras para trabajar, pásalo a tu gestoría y deja que sea ella quien decida qué entra y qué no. Las facturas que emites te dan ingresos; las que recibes y deduces te ahorran impuestos.

Preguntas frecuentes

Facturar bien no te hace ganar más por hora, pero te evita perder: el 10 % mal aplicado, el anticipo sin factura, la obra ampliada sin presupuesto y la factura que llevas seis meses persiguiendo. Ahí está el margen que la mayoría de los gremios deja escapar.Equipo editorial de Ofizio