Modelo 145 rellenable: cómo rellenarlo paso a paso (con ejemplos)

El modelo 145 es el papel que decide cuánto IRPF te descuentan de la nómina cada mes. Se entrega a tu empresa, no a Hacienda, y es gratuito. Rellenarlo bien no te ahorra impuestos: ajusta la retención a tu situación real, de modo que dejas de adelantarle dinero de más a la Agencia Tributaria durante todo el año y evitas sorpresas en la declaración. Aquí lo tienes explicado apartado por apartado, con la norma que lo respalda y con casos resueltos.

Qué es el modelo 145 (y a quién se entrega)

Empecemos por deshacer la confusión más común, la que trae a esta página a media España: el modelo 145 no se presenta a Hacienda. La AEAT publica el formulario y aprueba su contenido mediante resolución, pero no lo recibe. El destinatario es tu empresa, que lo archiva, lo aplica y debe poder enseñárselo a la Administración si se lo pide. Por eso el propio impreso trae un apartado 7 de acuse de recibo, con hueco para la firma autorizada y el sello del pagador.

¿Por qué importa tanto un papel de una sola cara? Porque la retención de IRPF que te aplican cada mes no es un porcentaje fijo por sueldo: depende de tu situación. No retiene igual a un soltero sin cargas que a un padre de tres hijos con un ascendiente a cargo y una hipoteca anterior a 2013. Si la empresa no conoce tu situación real, calcula con lo que tiene, que es el escenario más conservador, y te retiene de más. Ese dinero no lo pierdes (aparece como retenciones ya ingresadas en tu declaración y se te devuelve), pero lo has tenido inmovilizado todo el año.

El impreso lo dice con una franqueza poco habitual en la Administración: si prefieres no comunicar alguno de los datos, la retención que se te practique podría resultar superior a la procedente, y en tal caso podrás recuperar la diferencia, si procede, al presentar tu declaración del IRPF. Traducido: nadie te obliga a contar tu vida, pero el precio de callar lo pagas tú en forma de liquidez.

Quién presenta el modelo 145 y ante quién

Lo presenta cualquier perceptor de rendimientos del trabajo ante quien se los paga. Eso incluye más casos de los que la gente supone:

• Trabajadores por cuenta ajena, ante su empresa. Es el caso mayoritario y el que suele resolverse el primer día, junto con la firma del contrato y el número de cuenta.
• Pensionistas, ante la entidad que abona la pensión. Las pensiones de la Seguridad Social son rendimientos del trabajo y también soportan retención, así que también admiten comunicación de datos.
• Perceptores de prestaciones sujetas a retención abonadas por entidades pagadoras.
• Quien tiene varios empleos a la vez: uno por cada pagador, porque cada empresa calcula su retención por separado.

No lo usan los autónomos: quien factura no tiene una nómina que retener, sino pagos fraccionados y retenciones en factura. Tampoco sustituye a ningún trámite con la AEAT, ni sirve para pedir un aplazamiento, ni tiene nada que ver con la declaración de la renta más allá del efecto que produce sobre tus retenciones.

El modelo 145 no reduce tus impuestos. Reparte en el tiempo los que ya te tocan. Todo lo que no te retienen de enero a diciembre te espera en la casilla de resultado de la declaración.Regla básica de cualquier asesoría al explicar el 145

Descargar el modelo 145 rellenable oficial

Dentro de la sede lo encontrarás en el apartado de trámites del IRPF, en la ficha del modelo 145 («Comunicación de datos al pagador»). El PDF es interactivo: puedes escribir sobre él, marcar las casillas y guardarlo. Trae dos ejemplares idénticos, uno para la empresa o entidad pagadora y otro para el perceptor. Rellena los dos, entrega el primero y quédate el segundo con el acuse de recibo firmado.

Un aviso: hay webs que te cobran por «el modelo 145 rellenable» o que lo esconden detrás de un registro y una avalancha de publicidad. No pagues por un formulario que el Estado ofrece gratis y sin registro. Si quieres una versión PDF lista para guardar, tienes una guía específica en modelo 145 en PDF.

Muchas empresas tienen su propio formulario interno en el portal del empleado, con las mismas casillas replicadas en un formulario web. Es válido: el artículo 88 admite expresamente la comunicación por medios telemáticos siempre que garanticen la autenticidad, integridad y accesibilidad de los datos. Si tu empresa usa uno de esos portales, rellénalo ahí y descarga el justificante; el efecto es idéntico al del papel.

Las tres situaciones familiares: cuál es la tuya

El corazón del modelo 145 es elegir bien la situación familiar, porque de ahí sale buena parte del cálculo. Solo hay tres opciones y mucha gente marca la equivocada, casi siempre por leer la casilla en diagonal:

El error clásico número uno: un casado cuyo cónyuge también trabaja marca la situación 2 porque «es lo lógico estando casado». No lo es. Si el cónyuge supera los 1.500 euros anuales de rentas no exentas, vas a la situación 3. Marcar mal esto hace que te retengan de menos y que la diferencia aparezca de golpe en la declaración. La situación 2 es para el matrimonio con un único sueldo real.

El error clásico número dos: marcar la situación 1 por el simple hecho de estar divorciado y tener hijos. La casilla es más estrecha. Exige hijos solteros menores de 18 años (o incapacitados judicialmente con patria potestad prorrogada o rehabilitada), que convivan solo contigo. Si hay custodia compartida y los niños conviven con los dos progenitores, no procede. Y si tus hijos ya tienen 19 años, aunque sigan en casa y estudiando, tampoco: podrás consignarlos en el apartado 2 como descendientes, pero tu casilla de situación familiar es la 3.

Parejas de hecho, uniones sin matrimonio y viudedad

El IRPF sigue estando construido sobre el matrimonio civil. Una pareja de hecho inscrita no equivale a un matrimonio a efectos de la situación 2, por mucho que convivan y compartan gastos: si no hay matrimonio y no se cumple el supuesto de la situación 1, la casilla es la 3. En la viudedad ocurre lo contrario de lo que suele pensarse: se puede marcar la situación 1 si hay hijos que cumplen los requisitos, y la 3 si no los hay.

Cómo rellenarlo apartado por apartado

El impreso oficial tiene siete apartados numerados. Sigue este orden y no te dejarás nada que te beneficie:

1. Datos del perceptor (apartado 1). Apellidos, nombre, NIF y año de nacimiento. Después, la situación familiar: marca una sola de las tres casillas y, si es la 2, escribe el NIF de tu cónyuge. En este mismo bloque va tu grado de discapacidad reconocido y la fecha de traslado por movilidad geográfica si procede.
2. Discapacidad propia (apartado 1). Dos casillas excluyentes: grado igual o superior al 33 % e inferior al 65 %, o grado igual o superior al 65 %. Hay una tercera casilla, adicional y compatible con las anteriores, para acreditar la necesidad de ayuda de terceras personas o la movilidad reducida.
3. Movilidad geográfica (apartado 1). Si estabas en desempleo e inscrito en la oficina de empleo y aceptar tu puesto actual te exigió trasladar tu residencia habitual a otro municipio, indica la fecha del traslado. Es una casilla que casi nadie rellena y que da derecho a un tratamiento más favorable.
4. Hijos y otros descendientes (apartado 2). Menores de 25 años, o mayores con discapacidad, que convivan contigo y no tengan rentas anuales superiores a 8.000 euros. De cada uno: año de nacimiento y, en su caso, año de adopción o acogimiento. Marca «cómputo por entero» solo si conviven únicamente contigo. Añade el grado de discapacidad de quien lo tenga. Caben cuatro por ejemplar; con más hijos se adjunta otra hoja.
5. Ascendientes (apartado 3). Mayores de 65 años, o menores con discapacidad, que convivan contigo al menos la mitad del año y sin rentas anuales superiores a 8.000 euros. Si ese ascendiente convive también con otros hijos suyos, indica cuántos sois en total, incluido tú, para que el mínimo se reparta.
6. Pensiones compensatorias y anualidades por alimentos (apartado 4). Dos líneas separadas: el importe anual de la pensión compensatoria en favor del cónyuge y el importe anual de las anualidades por alimentos en favor de los hijos. Ambas deben estar fijadas por resolución judicial.
7. Pagos por vivienda habitual (apartado 5). Una única casilla, con dos condiciones que van juntas: haber adquirido la vivienda o pagado obras de rehabilitación antes del 1 de enero de 2013 con derecho a deducción, y que la suma de tus retribuciones íntegras del trabajo de todos los pagadores sea inferior a 33.007,20 euros anuales.
8. Fecha, firma y acuse de recibo (apartados 6 y 7). Firma, fecha y entrega a la empresa, no a Hacienda. Pide que te sellen el acuse de recibo del apartado 7 y guarda tu ejemplar.

Detalles del impreso que despistan

Hay tres casillas que generan casi todas las dudas en las asesorías:

• La casilla de «cómputo por entero». No indica que el hijo sea tuyo: indica que convive solo contigo, sin convivir también con el otro progenitor (o, en el caso de nietos, sin convivir con ningún otro abuelo). Si no la marcas, el mínimo se reparte.
• El año de adopción o acogimiento. Solo se rellena en hijos adoptados o menores acogidos. Si el hijo adoptado estuvo antes en acogimiento, se indica únicamente el año del acogimiento.
• La casilla de rendimientos con período de generación superior a dos años. Está pensada para quien, en los cinco períodos impositivos anteriores, cobró rendimientos irregulares a los que se aplicó la reducción del artículo 18.2 de la Ley del IRPF al calcular la retención y después no aplicó esa reducción en su autoliquidación. Es un supuesto minoritario; si no te suena, no es tu caso.

Esquema de campos para tenerlo a mano

Este es el esquema de los apartados del modelo 145 oficial. Úsalo como chuleta mientras rellenas el de la AEAT:

Descendientes, ascendientes y discapacidad: los requisitos exactos

Aquí es donde se cometen los errores caros, porque la gente rellena de memoria. Los requisitos están tasados y son los mismos que rigen el mínimo por descendientes y por ascendientes en la Ley del IRPF (artículos 58 a 60 de la Ley 35/2006):

Qué cuenta como «rentas» del hijo o del ascendiente

El límite de 8.000 euros se refiere a rentas anuales, excluidas las exentas. Un hijo que ha trabajado en verano y ha ganado 3.000 euros sigue dando derecho al mínimo; uno con un contrato de todo el año y un sueldo normal, no. Y hay un matiz que se pasa por alto con frecuencia: si el descendiente presenta su propia declaración de IRPF con rentas superiores a 1.800 euros, los padres pierden el derecho a aplicar el mínimo por él. Antes de que un hijo con un contrato de prácticas presente la renta por su cuenta «porque le devuelven algo», conviene echar las cuentas en conjunto.

Grados de discapacidad y qué acredita cada uno

El impreso solo reconoce dos tramos, más una casilla adicional. Ni admite el porcentaje exacto ni lo necesita:

La empresa puede pedirte la documentación que justifique lo que comunicas y hace bien en pedirla: el pagador debe conservar a disposición de la Administración los documentos aportados por el contribuyente. No es desconfianza, es su obligación. Ten a mano el libro de familia, el certificado de discapacidad o la resolución judicial de la pensión, según lo que hayas marcado.

Cuatro ejemplos resueltos

La teoría se entiende mejor con casos. Aquí van cuatro situaciones típicas y cómo se rellenaría cada una.

Ejemplo 1: soltera sin hijos, un solo trabajo

María, soltera, sin hijos, sin ascendientes a cargo, sin discapacidad, con un único empleo. Marca situación 3 y deja en blanco los apartados 2, 3, 4 y 5. Firma y entrega. Su retención será la que corresponda a su nivel de ingresos con el mínimo personal básico. Sencillo y correcto: no hay nada que «optimizar» y no pasa nada por ello.

Ejemplo 2: divorciado con dos hijos que conviven solo con él

Juan, divorciado, con dos hijos de 9 y 12 años que conviven exclusivamente con él, sin convivir también con la madre. Marca situación 1, consigna los dos hijos en el apartado 2 con su año de nacimiento y marca el cómputo por entero de ambos. Si además paga anualidades por alimentos fijadas en sentencia, anota el importe anual en el apartado 4. Resultado: una retención bastante menor que la de un soltero sin cargas con el mismo sueldo.

Ejemplo 3: casada, cónyuge sin ingresos, una hija con discapacidad

Lucía, casada y no separada legalmente, su marido no obtiene rentas superiores a 1.500 euros anuales, y tienen una hija de 14 años con un grado de discapacidad del 40 % reconocido. Marca situación 2 e indica el NIF del cónyuge, consigna a la hija en el apartado 2 con su año de nacimiento y marca la casilla de grado igual o superior al 33 % e inferior al 65 %. Es de las configuraciones que más reducen la retención, y justo por eso conviene que Lucía no se deje el dato de la discapacidad sin marcar.

Ejemplo 4: custodia compartida y un padre a cargo

Carlos, divorciado, con custodia compartida de un hijo de 7 años que convive con los dos progenitores por semanas alternas, y con su padre de 78 años empadronado en su casa desde hace tres años y sin rentas propias más allá de una pensión mínima. Carlos marca situación 3 (la custodia compartida no encaja en la 1, porque el hijo convive también con el otro progenitor), consigna al hijo en el apartado 2 sin marcar el cómputo por entero, y anota a su padre en el apartado 3 indicando el número de descendientes con los que convive si tiene hermanos que también lo tengan a cargo. Este es el caso que más consultas genera y el que más conviene contrastar con un asesor fiscal antes de firmar.

Rellenar el 145 «a lo grande» para que te retengan menos no es una estrategia: es un préstamo que te concedes a ti mismo y que devuelves en junio con intereses de demora si Hacienda considera que comunicaste datos inexactos.Criterio de prudencia recomendable en cualquier caso dudoso

Los errores que te hacen pagar más IRPF

Estos son los fallos que más dinero cuestan, casi siempre por dejar casillas en blanco:

• No entregar el 145. La empresa retiene sin conocer tu situación, normalmente de más. Tu dinero inmovilizado durante todo el ejercicio.
• Olvidar la discapacidad propia o de familiares a cargo. Es lo que más reduce la retención y lo que más se omite.
• No indicar hijos o ascendientes que sí cumplen los requisitos, por creer que «ya lo sabe la empresa» o que «eso ya se pone en la renta».
• Marcar mal la situación familiar. Confundir la 2 con la 3, o creerse en la 1 por estar divorciado, es el clásico que da sustos en la declaración.
• No marcar el cómputo por entero cuando los hijos conviven solo contigo: pierdes la mitad del mínimo por descendientes en el cálculo de la retención.
• Olvidar la movilidad geográfica cuando cambiaste de municipio para aceptar el puesto viniendo del paro e inscrito como demandante.
• No actualizarlo cuando cambia tu vida. Un hijo nuevo, un divorcio o un grado de discapacidad revisado no se aplican solos.

Qué pasa si comunicas datos falsos

El impreso lleva impresa la advertencia, y conviene leerla despacio: incluir datos falsos, incompletos o inexactos en la comunicación, así como no comunicar variaciones que, de haberlas conocido el pagador, hubieran determinado una retención superior, constituye infracción tributaria sancionable con multa del 35 al 150 por 100 de las cantidades que se hubieran dejado de retener por esa causa, conforme al artículo 205 de la Ley 58/2003, General Tributaria. A eso se suma que la cuota no retenida la acabarás pagando igualmente en la declaración.

Que la sanción exista no significa que a nadie le multen por equivocarse de casilla de buena fe: el régimen sancionador exige culpabilidad y el error corregible se corrige entregando un 145 nuevo. Pero sí conviene entender que la firma del apartado 6 no es un trámite: con ella manifiestas ser contribuyente del IRPF y declaras que los datos son ciertos. Si algo cambia y te favorece a ti que la empresa no se entere, tienes diez días para contárselo.

Cuándo entregarlo y en qué plazo comunicar los cambios

El modelo 145 no es para toda la vida, pero tampoco hay que repetirlo cada enero. La regla general del artículo 88 es esta: la comunicación se efectúa con anterioridad al primer día de cada año natural o al inicio de la relación laboral, y se entiende subsistente para los años siguientes mientras no varíen los datos. Es decir, entregas uno al entrar en la empresa y no vuelves a tocarlo hasta que cambie algo.

Lo que sí tiene plazos distintos son las variaciones, y la diferencia depende de hacia dónde empujen tu retención:

Los momentos típicos para volver a entregarlo son fáciles de reconocer:

• Nacimiento, adopción o acogimiento de un hijo.
• Cambio de estado civil: matrimonio, divorcio, separación legal, viudedad.
• Un ascendiente pasa a convivir contigo y a cumplir los requisitos.
• Reconocimiento o revisión al alza de un grado de discapacidad, propio o de un familiar a cargo.
• El cónyuge que no tenía ingresos empieza a trabajar, o al revés.
• Una sentencia fija (o modifica) una pensión compensatoria o unas anualidades por alimentos.
• Un hijo cumple 25 años, empieza a ganar más de 8.000 euros o deja de convivir contigo.

Fíjate en la asimetría: los cambios que te bajan la retención los comunicas cuando te apetezca (nadie te sanciona por no cobrar más neto), y los que te la suben tienes obligación de comunicarlos en diez días. Es la lógica del sistema, y es también la razón por la que tanta gente lleva años pagando de más sin enterarse: rellenó el 145 al entrar en la empresa, tuvo dos hijos, y nunca volvió a mirarlo.

El mínimo personal y familiar, explicado sin tecnicismos

Para entender por qué el 145 baja tu retención conviene saber qué hay detrás: el mínimo personal y familiar. Es la parte de tus ingresos que la ley considera destinada a cubrir tus necesidades vitales y las de quienes dependen de ti, y que por eso no tributa al mismo tipo que el resto. Cuantas más cargas familiares tengas, mayor es ese mínimo y menor la parte de tu sueldo sobre la que se calcula la retención.

Estas son las cuantías estatales recogidas en los artículos 57 a 60 de la Ley 35/2006 del IRPF. Sirven para que te hagas una idea del orden de magnitud de lo que estás dejando sin marcar cuando dejas una casilla en blanco:

Dos avisos sobre esta tabla. El primero: son las cuantías estatales, y varias comunidades autónomas han aprobado importes propios que se aplican al tramo autonómico del impuesto, así que el efecto final depende de dónde residas. El segundo: estas cifras se aplican en el cálculo de tu IRPF y de tu retención, no son dinero que te ingresen. Antes de dar por buena una cifra concreta para tu caso, contrástala en la sede de la Agencia Tributaria o con tu asesor.

Por eso el 145 funciona como funciona: cada hijo, cada ascendiente y cada grado de discapacidad que comunicas aumenta tu mínimo y reduce lo que te retienen cada mes. No es un truco ni un resquicio, es el mecanismo que la ley prevé para que quien soporta más cargas adelante menos impuesto a lo largo del año. El 145 es la forma de que tu empresa lo sepa. Si no se lo dices, no puede adivinarlo y aplica el mínimo básico de una persona sin cargas.

El caso especial de los dos pagadores

Hay una situación que merece atención aparte porque pilla a mucha gente: tener dos pagadores en el mismo año. Si trabajas para dos empresas a la vez, si cambias de empleo a mitad de ejercicio o si cobras una prestación por desempleo y luego un sueldo, cada pagador te retiene como si fuera el único, sin saber lo que te abona el otro. Sumados los dos rendimientos, tu tipo medio real de IRPF es más alto que el que te han venido aplicando, y en la declaración aparece la diferencia.

El 145 no resuelve esto por sí solo, pero es el punto de partida. Tienes dos herramientas:

• Solicitar por escrito un tipo de retención superior. El Reglamento lo permite expresamente: pides que te apliquen un porcentaje mayor al que resultaría del cálculo, con al menos cinco días de antelación, y ese tipo se mantiene hasta fin de año y en ejercicios sucesivos mientras no renuncies o pidas otro. Es la vía limpia para repartir a lo largo del año lo que de otro modo pagarías de golpe.
• Contar bien tus pagadores antes de fin de año. El umbral de ingresos a partir del cual estás obligado a declarar es sensiblemente más bajo cuando hay más de un pagador y el segundo y restantes superan cierta cantidad anual. Ese segundo umbral se ha ido actualizando en los últimos ejercicios, así que compruébalo para el año que vayas a declarar en lugar de fiarte de la cifra que recuerdes.

Quien lo sabe de antemano ajusta la retención y duerme tranquilo. Quien lo descubre al hacer la declaración, paga de una vez. La diferencia entre los dos suele ser un formulario de diez líneas entregado en recursos humanos.

Regularización del tipo, finiquito y cómo se nota en la nómina

Cuando entregas un 145 nuevo, la empresa no rehace las nóminas anteriores: recalcula tu tipo de retención hacia adelante. A eso se le llama regularización, y consiste en volver a calcular el importe total de retenciones que corresponde al año teniendo en cuenta lo ya retenido, para repartir la diferencia entre las nóminas que quedan. Si comunicas un cambio en marzo, el efecto se reparte entre marzo y diciembre; si lo comunicas en noviembre, se concentra en dos nóminas. Comunicar pronto es siempre mejor que comunicar tarde, aunque el resultado anual sea el mismo.

El modelo 145 y el finiquito

Al terminar un contrato, el finiquito lleva su propia retención de IRPF y el 145 sigue jugando: la empresa aplica el tipo que tuvieras comunicado, y las cantidades del finiquito entran en la regularización final del año en esa empresa. De ahí que sea frecuente ver en el finiquito un porcentaje distinto al de las nóminas ordinarias, y no siempre por error.

Dos matices que evitan discusiones en la última nómina. Uno: la indemnización por despido exenta no soporta retención en la parte exenta, mientras que las vacaciones no disfrutadas y las pagas extra prorrateadas sí, porque son salario. Dos: si has cambiado de situación familiar durante el año y no lo comunicaste, el finiquito no es el momento de arreglarlo; lo que se corrige después es la declaración. Si te llega un finiquito con una retención que no entiendes, pide el desglose por conceptos antes de firmar y, si el importe es relevante, consúltalo con un graduado social.

Cómo se nota en tu nómina

Imagina dos personas con el mismo bruto anual. La primera está soltera, sin hijos ni ascendientes a cargo, y marca la situación 3. La segunda está divorciada, con dos hijos menores que conviven solo con ella, marca la situación 1 y consigna a los dos hijos con cómputo por entero. Con el mismo sueldo bruto, la segunda tendrá un tipo de retención menor y cobrará más neto cada mes, porque su mínimo familiar es más alto y la base sobre la que se calcula la retención, más baja.

El matiz que conviene repetir: ese dinero extra cada mes no es un regalo. El IRPF total del año es el que es. El 145 solo decide si lo pagas repartido a lo largo del ejercicio (más retención mensual, devolución en la declaración) o si te lo quedas y lo ajustas al final (menos retención mensual, resultado a pagar). La gracia de rellenarlo bien no es pagar menos impuestos: es que la retención encaje con tu realidad, para tener tu dinero disponible cuando es tuyo y no llevarte un sobresalto en la campaña de la renta.

No te fíes de las calculadoras que prometen decirte «tu retención exacta» a partir de cuatro datos. El cálculo del tipo depende de tus retribuciones íntegras previstas, de tus gastos deducibles, de la reducción por rendimientos del trabajo, de tu mínimo personal y familiar y de la escala aplicable en el ejercicio. La cifra que sale de una calculadora genérica es orientativa. La buena es la que aparece en tu nómina y la que puedes contrastar con tu asesor fiscal.

El 145 frente al 111, el 190 y el 130

Uno de los motivos por los que el 145 se confunde con «algo que se presenta en Hacienda» es que convive con una familia de modelos que sí se presentan. Esta tabla los ordena:

Vista así, la cadena se entiende sola: tú comunicas con el 145, la empresa retiene y lo ingresa con el 111, lo resume en el 190, y en el 100 se cuadra la cuenta. El 145 es el único eslabón que depende de ti y el único que no viaja a la Administración.

El 145 es el único documento de toda la cadena del IRPF que rellenas tú, entregas tú y guarda tu empresa. Que no se presente en ningún sitio es justamente lo que hace que tanta gente lo olvide durante años.Conclusión práctica de esta guía

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