Modelo 145 en PDF 2026: descargar, rellenar y enviar a tu empresa

Buscas el modelo 145 en PDF para descargarlo, rellenarlo y mandárselo a tu empresa sin liarte. Aquí lo tienes: dónde está el PDF oficial gratuito, qué significa cada apartado, cómo guardarlo para que no se borren los datos y cómo enviarlo dejando constancia. Y, de paso, te ahorras las webs que intentan cobrarte por un formulario que la Administración publica gratis.

Qué es el modelo 145 y quién lo presenta

El modelo 145 es la comunicación de datos al pagador: el documento en el que le cuentas a tu empresa cuál es tu situación personal y familiar para que calcule bien la retención de IRPF de tu nómina. Lo rellena el trabajador (o el perceptor de la renta) y se lo entrega a la empresa, no a Hacienda. La Agencia Tributaria publica el formulario y fija su contenido, pero no lo recibe: el destinatario es quien te paga.

Esa confusión es el malentendido número uno con este trámite. Mucha gente entra en la sede electrónica buscando dónde «presentar» el 145 y no encuentra el botón, porque no existe. El 145 se queda en tu empresa, en la carpeta de tu expediente laboral, y es la gestoría o el departamento de nóminas quien lo usa como materia prima del cálculo. Su base normativa está en el artículo 88 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007), que regula tanto la comunicación de datos como sus efectos.

La consecuencia práctica es doble. Por un lado, si nunca lo entregas nadie te va a multar, pero tu empresa calculará la retención sin conocer tus circunstancias y lo más probable es que te retenga de más. Por otro, si lo entregas con datos que no son ciertos para pagar menos cada mes, sí estás cometiendo una infracción tributaria. El 145 es, en el fondo, una declaración de responsabilidad tuya: la empresa se limita a aplicar lo que le dices.

El modelo 145 no se presenta ante la Agencia Tributaria: se entrega a la empresa. Es la única pieza de tu retención de IRPF que rellenas tú, y la única sobre la que tienes control directo mes a mes.Resumen práctico de esta guía

Quién lo tiene que entregar

Lo entrega cualquier persona que perciba rendimientos del trabajo sujetos a retención: trabajadores por cuenta ajena con contrato indefinido, temporal, a tiempo parcial o fijo discontinuo, personal en prácticas, y también quien cobra determinadas prestaciones. Los pensionistas y perceptores de haberes pasivos tienen su propio impreso, el modelo 146, con la misma lógica: comunicar la situación familiar a la entidad que paga la pensión.

Los autónomos no rellenan el 145 por su actividad, porque su retención (cuando la hay) funciona de otra forma y se refleja en sus facturas. Otra cosa es que un autónomo tenga además una nómina: en ese trabajo por cuenta ajena sí entregará su 145 como cualquier otro empleado. Si te mueves entre las dos figuras, la guía de la plantilla de factura para autónomos te sirve para la parte de actividad y esta para la parte de nómina.

Dónde está el PDF oficial y cómo descargarlo

El modelo 145 en PDF oficial vive en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Es gratuito, rellenable en pantalla y siempre está en su versión vigente. No hay que pagar a nadie por él, ni dar datos a webs intermediarias, ni instalar programas raros. Busca dentro de la sede el formulario de comunicación de datos al pagador y descarga el PDF: es la única fuente que necesitas.

Si lo que quieres es entender qué poner en cada casilla con ejemplos resueltos, lo tienes desarrollado en la guía de cómo rellenar el modelo 145 paso a paso. Esta página cubre las dos cosas: el mapa completo del formulario y la parte práctica del PDF (descargar, guardar, firmar y enviar).

El proceso completo, en seis pasos

1. Entra en la sede de la AEAT. Accede a la sede electrónica de la Agencia Tributaria y busca el modelo 145 (comunicación de datos al pagador).
2. Abre el formulario rellenable. Localiza la versión PDF rellenable. Se abre en tu lector de PDF y permite escribir en las casillas.
3. Rellena tus datos. Completa tu situación personal y familiar: situación 1, 2 o 3, hijos, ascendientes, discapacidad, pensiones y préstamo de vivienda. Si dudas de qué poner, sigue el mapa de apartados de la sección siguiente.
4. Guarda el PDF. Guarda el archivo con tus datos. Usa un lector que conserve lo escrito, no solo lo muestre en pantalla.
5. Firma el documento. Imprime y firma a mano, o aplica firma electrónica si tu empresa la admite. Sin firma, la comunicación pierde validez.
6. Envíalo a tu empresa y pide acuse. Manda el PDF a recursos humanos o a la gestoría, pide que te devuelvan una copia sellada o un correo de confirmación, y archiva ambos con la fecha.

Cómo se rellena el modelo 145, apartado por apartado

El PDF parece largo, pero engaña: la mayoría de la gente solo tiene que tocar dos o tres bloques. Una persona soltera sin hijos rellena sus datos y la situación familiar, y poco más. Este es el mapa completo, para que sepas qué te toca antes de abrirlo.

Apartado 1: datos personales y situación familiar

Aquí van tu NIF, tu nombre y tu año de nacimiento. El año importa porque el cálculo de la retención tiene en cuenta la edad del perceptor, así que revisa que no se te cuele un dedazo. También se indica si tienes reconocida una discapacidad y si tu situación es de las que dan derecho a un tratamiento específico.

La parte que más dudas genera es elegir entre las tres situaciones familiares. No es una etiqueta social: es una casilla con efectos directos en el dinero que ves cada mes.

El error clásico está en la situación 1. Mucha gente que vive en pareja sin estar casada y con hijos comunes la marca pensando que «no está casada». La condición no es el estado civil por sí solo, sino la convivencia exclusiva con los hijos sin el otro progenitor. Si vivís los dos con los niños, ambos sois situación 3. Y si estáis casados y tu cónyuge trabaja con ingresos por encima del umbral, también es la 3, no la 2.

Apartado 2: hijos y otros descendientes

Se anotan los hijos y descendientes que dependen de ti: menores de 25 años, o de cualquier edad si tienen reconocida una discapacidad, que convivan contigo y no obtengan rentas anuales por encima del límite que fija la normativa (el impreso lo indica). Por cada uno se pone el año de nacimiento y, si procede, el año de adopción o acogimiento, porque los primeros años dan un tratamiento reforzado.

La casilla que más se rellena mal es la del cómputo por entero. Se marca cuando el hijo convive únicamente contigo, no con el otro progenitor. Si hay custodia compartida y el niño convive con ambos, el mínimo se reparte entre los dos y no debes marcar el cómputo por entero: cada progenitor consigna al hijo sin esa marca. Marcarla cuando no toca infla artificialmente tu reducción y acabará saliendo en la declaración de la renta.

También hay una casilla para indicar el grado de discapacidad de cada descendiente y si necesita ayuda de terceras personas o tiene movilidad reducida. Son datos que reducen la retención, y para consignarlos necesitas el certificado de reconocimiento en vigor: no lo pongas «de memoria» porque el grado cambia con las revisiones.

Apartado 3: ascendientes a tu cargo

Aquí entran padres, abuelos o bisabuelos mayores de 65 años (o de cualquier edad con discapacidad reconocida) que convivan contigo al menos la mitad del periodo y no tengan rentas por encima del límite marcado. Se indica su año de nacimiento y, si procede, su grado de discapacidad.

El detalle que casi nadie tiene en cuenta: si ese ascendiente convive con varios hijos, el beneficio se prorratea entre todos ellos por partes iguales. Es decir, si tu madre vive con vosotros dos hermanos, no podéis consignarla los dos como si estuviera a cargo de cada uno en exclusiva. El impreso tiene una casilla para señalar que la convivencia es compartida. Rellenarlo bien evita que los dos os apliquéis una reducción entera y os llevéis un susto en la renta.

Apartado 4: discapacidad y movilidad geográfica

La discapacidad, tuya o de tus familiares a cargo, se declara por tramos: el propio formulario distingue el grado a partir del 33 % y el grado a partir del 65 %, y añade una casilla para la ayuda de terceras personas o la movilidad reducida. Cada tramo tiene efecto en el cálculo, así que conviene tener el certificado delante y anotar exactamente lo que dice.

La movilidad geográfica es la casilla más olvidada del impreso. Se marca cuando estabas inscrito como demandante de empleo y has aceptado un puesto que te ha obligado a trasladar tu residencia habitual a otro municipio. Es un supuesto muy común en los oficios (una obra en otra provincia, una campaña de temporada) y muy poco marcado, porque nadie lee esa línea. Si es tu caso, revísala: reduce la retención durante el periodo en que se aplica.

Apartado 5: pensión compensatoria y anualidades por alimentos

Después de un divorcio o una separación aparecen dos figuras que la gente confunde y que el formulario trata de forma distinta:

• Pensión compensatoria al cónyuge fijada por resolución judicial: se consigna su importe anual y reduce la base sobre la que se calcula tu retención.
• Anualidades por alimentos a los hijos fijadas por decisión judicial: no reducen la base igual que la anterior, sino que reciben un tratamiento separado en el cálculo que también suele bajar la retención.

En ambos casos hace falta que exista resolución judicial. Un acuerdo privado entre las partes, por muy real que sea, no sirve para esta casilla. Y el importe que se pone es el que figura en la sentencia o el convenio aprobado judicialmente, no lo que efectivamente pagaste el año pasado. Si tu convenio se ha modificado, actualiza el 145.

Apartado 6: préstamo de vivienda habitual

Este bloque solo aplica a quien conserva el derecho a la deducción por inversión en vivienda habitual, es decir, al régimen transitorio de las viviendas adquiridas o rehabilitadas antes del 1 de enero de 2013. Si compraste después, esta casilla no va contigo aunque tengas hipoteca.

Además de la fecha de adquisición, la normativa condiciona el efecto a que tus retribuciones íntegras estén por debajo de un límite anual. Cuando se cumplen las dos condiciones, la casilla rebaja tu tipo de retención. Como el límite se revisa y el régimen transitorio tiene matices (obras, ampliaciones de capital, cambio de titularidad), este es el punto donde más sentido tiene una consulta rápida con un asesor fiscal antes de marcarlo.

Apartado 7: fecha, firma y acuse de recibo

La fecha y la firma cierran el documento y son las que lo convierten en una comunicación válida. El impreso incluye además un espacio para el acuse de recibo de la empresa: la parte que confirma que el pagador ha recibido tu comunicación. Pide siempre que te devuelvan esa copia sellada o, si va todo por email, un correo de confirmación. Es tu prueba de que comunicaste, qué comunicaste y en qué fecha.

Cuándo hay que actualizar el modelo 145

El 145 no es un papel que se firma una vez y se olvida. Se entrega al empezar en una empresa y se vuelve a entregar cada vez que cambia algo que afecte al cálculo. La lógica es sencilla: la retención intenta aproximarse a lo que te va a tocar pagar en la renta, y si tu vida cambia, esa aproximación deja de ser buena.

Un matiz importante sobre los plazos: la actualización surte efecto hacia delante. El reglamento exige que la comunicación llegue con margen suficiente antes de que se confeccione la nómina, así que si entregas el 145 el mismo día del cierre, lo normal es que el cambio se refleje en la nómina siguiente. La empresa regulariza el tipo con las retribuciones que queden del año, pero no te devuelve lo retenido de más en los meses ya pagados: ese ajuste te llega al hacer la declaración. Por eso interesa comunicar los cambios en cuanto ocurren, no en diciembre.

Y un aviso en dirección contraria: cuando el cambio va a subir tu retención (un hijo que cumple 25 años y deja de computar, un ascendiente que fallece), también toca comunicarlo. Callarlo para seguir cobrando más cada mes es exactamente el supuesto que la ley trata como comunicación de datos incorrectos.

Cómo guardar el PDF sin perder los datos

Aquí está el problema técnico que más frustra a la gente: rellenas el PDF, lo cierras y, al volver a abrirlo, las casillas están vacías. No es un fallo del formulario: es el lector de PDF. Algunos visores, sobre todo los integrados en el navegador, muestran el formulario pero no guardan lo que escribes al cerrar.

La solución es sencilla: usa un lector de PDF de escritorio que permita «Guardar» o «Guardar como» con los datos del formulario incluidos (los lectores habituales lo hacen). Rellena, pulsa Guardar como, dale un nombre claro (por ejemplo, «modelo-145-tunombre-2026.pdf») y comprueba que al reabrirlo siguen tus datos. Esa comprobación de diez segundos te ahorra rellenarlo dos veces.

Rellenar el modelo 145 desde el móvil

Cada vez más gente resuelve estos trámites desde el teléfono, y se puede, con algunos cuidados. El reto es el mismo que en el ordenador, multiplicado: muchos visores de PDF del móvil muestran el formulario pero no guardan lo que escribes, y la vista previa que abre el correo o el navegador es la peor opción para esto.

La forma que funciona: descarga el PDF al teléfono, ábrelo con una aplicación de lectura de PDF que permita rellenar formularios y guardar, completa las casillas, guarda y comprueba reabriendo el archivo que los datos siguen ahí. Si tu app no los conserva, usa la opción de imprimir a PDF del propio móvil, que genera una copia con los datos fijos. Para la firma desde el móvil, lo más sencillo suele ser imprimir, firmar a mano y digitalizar con una app de escaneo, que da mucha mejor calidad que una foto suelta.

Cómo nombrar y archivar el archivo

Parece un detalle menor y no lo es, porque este documento lo vas a necesitar años después. Guarda cada 145 con un nombre que incluya tu apellido, el año y la empresa, y consérvalo junto al correo con el que lo enviaste. Si cambias de empresa dos veces en un año, tendrás tres archivos y agradecerás distinguirlos de un vistazo. Cuando llegue la campaña de la renta y veas retenciones que no cuadran, esa carpeta es la que te dice qué comunicaste a quién y cuándo.

Cómo enviarlo a tu empresa dejando constancia

El modelo 145 se entrega a tu empresa, no a Hacienda. Lo más cómodo hoy es por email al departamento de recursos humanos o a la gestoría que lleva las nóminas. Pero hazlo con cabeza:

• Adjunta el PDF firmado, no una foto borrosa hecha con el móvil.
• Pon un asunto claro: «Modelo 145 - [tu nombre] - [año]».
• Guarda el correo enviado y una copia del PDF. Es tu prueba de qué comunicaste y cuándo.
• Pide confirmación de recepción, sobre todo si es un cambio que afecta a tu retención desde ya (un hijo nuevo, una discapacidad reconocida).
• Si tu empresa usa un portal del empleado, súbelo ahí y descarga el justificante que genere la plataforma.

Guardar la copia con la fecha no es paranoia: si algún mes la retención no refleja el cambio que comunicaste, tienes la prueba de cuándo lo enviaste. Es la diferencia entre «yo lo mandé» y «aquí está el correo del 12 de marzo con el PDF adjunto y la confirmación de recursos humanos».

La firma: por qué no te la puedes saltar

Un modelo 145 sin firmar es papel mojado. La firma del perceptor es lo que convierte el documento en una comunicación válida y en una prueba de lo que declaraste. Si lo rellenas en digital tienes dos opciones: imprimirlo y firmarlo a mano (la más universal, cualquier empresa la acepta) o aplicar firma electrónica si tu empresa trabaja con ella.

Evita el error de enviar el PDF relleno pero sin firmar pensando que «ya lo firmo si hace falta». Una comunicación sin firma puede ser rechazada o no servir como prueba el día que la necesites, y lo habitual es que la gestoría te lo devuelva y pierdas un mes. Dedica el medio minuto de firmarlo: es lo que da valor a todo lo demás que has rellenado con cuidado.

Sin firma no hay comunicación; sin copia guardada no hay prueba. Los dos gestos suman menos de un minuto y son los que te sostienen si algún día hay una discusión sobre tu retención.Regla práctica

PDF oficial frente a PDF de terceros

Al buscar «modelo 145 PDF» aparecen muchas webs que ofrecen el formulario. El contenido es el mismo, porque el modelo lo fija la Administración, pero hay diferencias que conviene tener claras:

La conclusión es obvia: para un formulario tan sencillo y gratuito no tiene ningún sentido pagar ni dar tus datos a un intermediario. Ve a la sede de la AEAT, descarga el oficial y listo. El riesgo real de un PDF antiguo no es estético: si los umbrales impresos en el formulario han cambiado, puedes marcar una situación familiar con un criterio que ya no es el vigente.

Un apunte sobre esta misma página, para que sepas qué estás pulsando: el botón de arriba te lleva a la sede electrónica de la Agencia Tributaria, no a un archivo alojado aquí. Ofizio no redistribuye el PDF del modelo 145 precisamente para que siempre descargues la versión que la Administración tenga publicada en ese momento.

Qué pasa si no lo entregas o si pones datos falsos

Son dos escenarios muy distintos y conviene no mezclarlos.

Si no entregas el 145

No hay sanción. El artículo 88 del Reglamento del IRPF resuelve el caso con una regla simple: si no comunicas tus circunstancias, el pagador aplica el tipo de retención que corresponda sin tenerlas en cuenta. Traducido: te retienen como si no tuvieras hijos, ni ascendientes a cargo, ni discapacidad, ni pensión compensatoria. Lo normal es que cobres menos cada mes de lo que te tocaría.

Ese dinero no se pierde. Al hacer la declaración de la renta se calcula tu cuota real y el exceso retenido vuelve como devolución. Pero has estado un año prestando dinero al Estado sin intereses, y a mucha gente eso le descuadra la economía doméstica. Si tienes cargas familiares y todavía no has entregado el 145, ese papel es de las pocas gestiones que se traducen en más dinero disponible cada mes sin trampa alguna.

Si comunicas datos falsos o incorrectos

Aquí cambia el panorama. El artículo 205 de la Ley General Tributaria tipifica como infracción incumplir la obligación de comunicar correctamente los datos al pagador de rentas sometidas a retención. La multa es proporcional a las cantidades que se dejaron de retener por culpa de esa comunicación incorrecta, y su cuantía varía según estés o no obligado a presentar declaración. Consulta el texto vigente del artículo si te ves en ese supuesto, y no lo gestiones por tu cuenta: es un caso claro para un asesor fiscal.

Dos precisiones que rebajan el susto. La primera: un error de buena fe detectado y corregido a tiempo no es lo mismo que una declaración falsa sostenida en el tiempo. Si te has equivocado, rellena un 145 nuevo, corregido y firmado, entrégalo indicando que sustituye al anterior y guarda el acuse. La segunda: la empresa no responde por lo que tú declares. Su obligación es aplicar lo que le comunicas y conservar el documento; la responsabilidad de la veracidad es del perceptor.

Si tu retención sale muy baja o muy alta

La retención es un pago a cuenta, no un impuesto distinto. Todo lo que te retienen durante el año se resta en la declaración de la renta de la cuota que realmente te corresponde. De ahí salen los dos escenarios que todo el mundo conoce:

• Retención por debajo de lo que te toca: la declaración sale a ingresar. Cobras más cada mes y pagas de golpe en junio. Es el caso típico de quien ha tenido dos pagadores en el año.
• Retención por encima de lo que te toca: la declaración sale a devolver. Has cobrado menos cada mes y recuperas la diferencia meses después, sin intereses.

Ninguno de los dos es un error si tus datos son correctos: son consecuencia de cómo se calcula el tipo. Pero puedes intervenir. La normativa del IRPF permite solicitar por escrito a tu pagador un tipo de retención superior al que resulta del cálculo, y la empresa está obligada a aplicarlo. Es la herramienta de quien sabe que va a salir a ingresar y prefiere repartir el golpe en doce meses. Lo que no puedes hacer es pedir un tipo inferior al que corresponde.

El caso de los dos pagadores

Si cambias de empresa a mitad de año, o compaginas dos trabajos, cada pagador calcula tu retención mirando solo lo que él te paga. Como el IRPF es progresivo y suma todas tus rentas, el resultado casi siempre es que entre los dos te han retenido menos de lo que te corresponde, y la declaración sale a ingresar. Eso no lo arregla el 145 por sí solo, porque el formulario no pregunta por tus otros ingresos: se arregla pidiendo voluntariamente un tipo superior, o asumiendo el pago en la campaña de renta.

Ten en cuenta además que tener dos pagadores puede afectar al umbral a partir del cual estás obligado a presentar la declaración. Los importes de esos umbrales se revisan, así que confírmalos en la información de campaña de la AEAT del año que te toque y, si tu caso tiene varias fuentes de renta, contrástalo con un asesor fiscal antes de decidir nada.

El modelo 145 no decide cuánto IRPF pagas al año: eso lo decide la declaración de la renta. Lo que decide el 145 es cuánto te adelantan de ese pago cada mes. Rellenarlo bien no te hace pagar menos impuestos, te hace pagarlos cuando toca.Cómo encaja el 145 en tu IRPF

Modelo 145, 111 y 190: quién presenta cada uno

Los tres modelos giran alrededor de la misma retención, pero los rellenan personas distintas y van a destinatarios distintos. Esta es la confusión que más búsquedas genera, así que conviene tenerla clara de una vez:

La cadena completa se entiende mejor así: tú entregas el 145 y la empresa lo usa para fijar tu tipo. Cada mes te retiene según ese tipo y periódicamente ingresa lo retenido con el 111. Al terminar el ejercicio, presenta el 190 detallando cuánto retuvo a cada persona. De ese resumen anual salen los datos fiscales que luego te aparecen precargados en el borrador de la renta. Si tu certificado de retenciones no cuadra con lo que esperabas, el punto de partida para revisarlo es qué 145 tenía tu empresa en la mano.

El certificado de retenciones

La empresa tiene que entregarte un certificado con las retribuciones satisfechas y las retenciones practicadas en el año. Guárdalo junto a tu copia del 145: si el certificado refleja un tipo que no encaja con las circunstancias que comunicaste, tienes las dos piezas para preguntar. Es la conversación más fácil de tener con tu gestoría cuando puedes adjuntar el PDF firmado y su acuse de recibo.

Errores típicos y qué hacer al cambiar de empresa

Más allá de qué poner en cada casilla, estos son los fallos puramente prácticos que más se repiten con el PDF:

• Guardar en un visor que no conserva datos. Lo abres luego y está vacío. Usa un lector de escritorio o «imprime a PDF».
• Enviar una foto en lugar del PDF. Queda borrosa, recortada y poco profesional. Manda el archivo.
• Olvidar la firma. El error más común y el que invalida el documento.
• No guardar copia de lo enviado. Si la retención no cambia, no tienes prueba de que comunicaste.
• Usar un PDF desactualizado de una web vieja. Ve siempre al oficial de la AEAT.
• Marcar el cómputo por entero en custodia compartida. Es el error de fondo más caro, porque se arrastra hasta la renta.
• Dejar sin marcar la movilidad geográfica. Mucha gente cumple el supuesto y ni lo lee.
• No actualizarlo cuando el cambio te subiría la retención. Es el que puede acabar en infracción.

Qué hacer cuando cambias de empresa

El modelo 145 va ligado a cada pagador, así que al cambiar de empresa toca volver a entregarlo. La empresa nueva no hereda el 145 de la anterior: empieza de cero contigo y, si no le das tu comunicación, te retiene sin considerar tus circunstancias familiares. Por eso, entre las primeras gestiones al incorporarte a un trabajo está entregar tu 145 actualizado, sobre todo si tienes cargas familiares que reducen la retención.

Aprovecha además ese momento para revisar el resto de tu papeleo laboral. Cuando firmas un contrato de trabajo nuevo entran en juego varios documentos a la vez, y el 145 es el que más se olvida porque nadie te lo reclama con urgencia. Si en lugar de entrar sales de una empresa, la pieza que toca revisar es el finiquito y el certificado de retenciones del periodo trabajado.

¿Y si me equivoco después de enviarlo?

No pasa nada irreparable. Si detectas un error en el 145 que ya entregaste, rellenas uno nuevo, corregido y firmado, y se lo vuelves a enviar a tu empresa indicando que sustituye al anterior. La empresa aplicará el nuevo a partir de ese momento. El 145 está pensado precisamente para actualizarse cada vez que cambia tu situación o cada vez que descubres que algo no estaba bien. Mejor corregirlo en cuanto lo veas que arrastrar una retención mal calculada todo el año, y mejor todavía si guardas también la copia del que sustituyes: tener la secuencia ordenada explica cualquier salto en tus nóminas.

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