En resumen: una carta comercial es un escrito breve y formal sobre una operación de negocio: ofrecer, pedir, confirmar, cobrar, reclamar o comunicar un cambio. Todas comparten la misma estructura y una regla: un solo objetivo por carta. Abajo tienes la estructura y seis modelos redactados para copiar.
Estructura de una carta comercial
- Membrete: razón social, NIF, dirección, teléfono y web.
- Lugar y fecha.
- Destinatario: nombre, cargo y empresa.
- Referencia o asunto: número de pedido, factura u oferta, y el tema en una línea.
- Saludo: «Estimado Sr. García:» o «Estimados señores:».
- Cuerpo: motivo, detalle con los datos necesarios y lo que pides o propones.
- Despedida y firma con nombre y cargo; anexos si los hay.
1. Carta de oferta o envío de presupuesto
Asunto: Oferta n.º [número] – [producto o servicio] Estimado/a [nombre]: Gracias por su interés en [producto o servicio]. Según lo hablado el [fecha], le enviamos nuestra oferta: - [Concepto]: [cantidad] × [precio unitario] € = [importe] € - Plazo de entrega: [plazo] - Forma de pago: [condiciones] - Validez de la oferta: hasta el [fecha] (Precios sin IVA.) Para aceptarla, basta con responder a este correo o firmar y devolvernos la oferta adjunta. Quedo a su disposición para ajustar cualquier punto. Atentamente, [Nombre] – [Cargo]
2. Carta de pedido
Asunto: Pedido n.º [número] – Ref. oferta [número] Estimados señores: De acuerdo con su oferta n.º [número] de [fecha], les hacemos el siguiente pedido: - [Referencia] – [descripción] – [cantidad] – [precio] € Entrega en [dirección] antes del [fecha]. Facturar a [razón social, NIF]. Pago: [condiciones pactadas]. Les rogamos que nos confirmen la recepción del pedido y la fecha de entrega. Atentamente, [Nombre] – [Cargo]
3. Confirmación de pedido
Asunto: Confirmación del pedido n.º [número] Estimado/a [nombre]: Confirmamos la recepción de su pedido n.º [número] de [fecha]. Lo entregaremos el [fecha] en [dirección]. [Si hay cambios: «La referencia [x] no estará disponible hasta el [fecha]; le proponemos [alternativa] o una entrega parcial».] Gracias por su confianza. [Nombre] – [Cargo]
4. Comunicación de cambio de precios o condiciones
Asunto: Nuevas tarifas a partir del [fecha] Estimado/a [nombre]: Le informamos de que, a partir del [fecha], las tarifas de [productos / servicios] pasarán a ser las de la tabla adjunta. El cambio se debe a [motivo concreto: aumento del coste de la materia prima, del transporte...]. Los pedidos confirmados antes del [fecha] se servirán con las tarifas actuales. [Si el contrato fija un preaviso o una revisión pactada, cítalo.] Quedamos a su disposición para revisar las condiciones de su cuenta. Atentamente, [Nombre] – [Cargo]
5. Recordatorio de pago
Asunto: Factura n.º [número] vencida el [fecha] Estimado/a [nombre]: No nos consta el pago de la factura n.º [número], de [importe] €, vencida el [fecha]. Le adjuntamos copia. Si ya la han abonado, le agradeceríamos el justificante; si no, le rogamos que la abonen antes del [fecha] en la cuenta [IBAN]. Atentamente, [Nombre] – [Departamento de administración]
6. Reclamación a un proveedor
Asunto: Incidencia en el pedido n.º [número] Estimados señores: El [fecha] recibimos el pedido n.º [número] con la siguiente incidencia: [faltan [x] unidades / [x] unidades llegaron dañadas / la referencia no corresponde], según consta en el albarán firmado con reservas que adjuntamos. Les solicitamos [la reposición antes del [fecha] / un abono de [importe] € / la retirada de la mercancía], y que nos confirmen la solución por escrito. Atentamente, [Nombre] – [Cargo]
Para presentar tu empresa a un posible cliente tienes el modelo de carta de presentación de una empresa, y para cerrar una colaboración, los de carta de agradecimiento por colaboración.
Consejos de redacción
- Un objetivo por carta y en el asunto.
- Datos verificables: números de pedido, factura, fechas e importes.
- Petición con fecha: «antes del 15 de noviembre» funciona mejor que «a la mayor brevedad».
- Tono constante: el mismo tratamiento (usted o tú) de principio a fin.
- Por correo electrónico, las cartas sobre una operación en curso no son publicidad; las de captación a empresas que no te conocen sí pueden serlo: el artículo 21 de la LSSI prohíbe las comunicaciones comerciales por correo electrónico no solicitadas ni autorizadas.
Preguntas frecuentes sobre las cartas comerciales
¿Qué es una carta comercial?
Un escrito entre una empresa y sus clientes, proveedores o colaboradores sobre una operación de negocio: ofertas, pedidos, confirmaciones, cobros, reclamaciones o cambios de condiciones. Se distingue por ser breve, formal y con un objetivo concreto.
¿Qué partes tiene una carta comercial?
Membrete, lugar y fecha, destinatario, referencia o asunto, saludo, cuerpo (motivo, detalle y petición), despedida, firma con nombre y cargo y, si procede, anexos.
¿Qué tipos de cartas comerciales hay?
Las más usadas son la carta de presentación de la empresa, la oferta o presupuesto, el pedido, la confirmación de pedido, el recordatorio y la reclamación de pago, la reclamación a un proveedor, la comunicación de cambios de precios o condiciones y el agradecimiento.
¿Puedo enviar cartas comerciales por correo electrónico a empresas que no me conocen?
Con cuidado: el artículo 21 de la Ley 34/2002 (LSSI) prohíbe enviar comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico que no hayan sido solicitadas o autorizadas, salvo cuando existe una relación contractual previa en los términos de la propia ley. Las cartas sobre una operación en curso (pedido, cobro, reclamación) no son publicidad.