Carta de Cobro de Facturas Pendientes: Guía Completa para Empresas

¿Qué es una carta de cobro de facturas pendientes?

La carta de cobro es el documento con el que reclamas por escrito una factura vencida antes de acudir a los tribunales. Parece un trámite menor y en realidad hace un trabajo pesado: convierte una conversación telefónica que nadie recuerda en un hecho con fecha, contenido y destinatario. Cuando un impago acaba en juzgado, la diferencia entre ganar rápido y pelear dos años suele estar en si el acreedor conservó ese rastro documental o si se limitó a llamar por teléfono cada quince días.

Tiene tres efectos que conviene tener claros desde el principio. El primero es comercial: recuerda al cliente que hay dinero pendiente y le da una salida cómoda para pagar sin sentirse acorralado. El segundo es jurídico: el artículo 1973 del Código Civil establece que la prescripción se interrumpe por la reclamación extrajudicial del acreedor, de modo que cada carta recibida reinicia el reloj del plazo para reclamar. El tercero es probatorio: en el procedimiento monitorio, los documentos que acreditan la deuda y las comunicaciones cruzadas con el deudor son la base de la petición inicial.

Hay una distinción que mucha gente pasa por alto. Una carta de cobro no es un título ejecutivo. No embarga nada, no bloquea cuentas y no obliga a nadie a pagar por sí misma. Su poder es indirecto: presiona, documenta y prepara. Quien espera que un correo bien redactado tenga fuerza coactiva se lleva un chasco; quien entiende que está construyendo un expediente para cuando haga falta, gana.

Carta, requerimiento y burofax no son lo mismo

Los tres términos se usan como sinónimos y no lo son. La carta de cobro es el género: cualquier comunicación escrita reclamando el pago. El requerimiento es una carta con tono conminatorio que fija un plazo y anuncia consecuencias concretas. El burofax no es un tipo de carta sino un canal de envío: un servicio postal que, contratado con acuse de recibo y certificación de texto, acredita qué enviaste, cuándo y si el destinatario lo recogió o rehusó. Puedes mandar el mismo texto por correo electrónico o por burofax; solo con el segundo tendrás una prueba que un juzgado acepte sin discusión.

Existe un cuarto nivel, el requerimiento notarial: un acta en la que el notario da fe del contenido y del intento de entrega. Cuesta más que un burofax y aporta fe pública. Se reserva para deudas grandes o para casos en los que anticipas que el deudor negará haber recibido nada.

La regla práctica es sencilla: mientras la relación comercial siga viva, escribe para cobrar sin romper. Cuando ya la des por perdida, escribe para el juez que leerá el expediente dentro de un año.

Qué NO debe hacer una carta de cobro

No debe amenazar con lo que no vas a hacer ni con lo que no puedes hacer. Anunciar la inclusión en un fichero de morosos cuando no se cumplen los requisitos del artículo 20 de la LOPDGDD, insinuar consecuencias penales en un impago civil o advertir de visitas a domicilio son movimientos que se vuelven en tu contra: el deudor guarda esa carta y la usa como prueba de coacción o de intromisión ilegítima. Tampoco debe contener reproches personales, ironías ni datos de terceros. Y no debe reconocer, ni de pasada, defectos en el servicio prestado que el cliente pueda aprovechar para oponerse.

Elementos clave de una carta de cobro

Para que una carta de cobro sirva tanto en el terreno comercial como en el probatorio, necesita datos concretos. Los importes redondeados, las referencias vagas y los «varias facturas pendientes» son justamente lo que un abogado defensor aprovecha para pedir el archivo por falta de determinación de la deuda. El artículo 812.1 de la LEC exige que la deuda sea dineraria, líquida, determinada, vencida y exigible: tu carta debería reflejar ya esas cinco características.

Un detalle que ahorra semanas: adjunta copia de las facturas y, cuando existan, de los albaranes o partes de trabajo firmados. Al deudor le quitas la excusa de «no me consta», y a ti te obliga a comprobar que tienes esa documentación antes de necesitarla con urgencia. Si descubres en ese momento que un albarán no está firmado, mejor enterarse ahora que en la vista.

El tono, ese elemento que no aparece en las listas

Un cliente que retrasa el pago rara vez es un estafador. Suele ser una empresa que a su vez cobra tarde, un departamento de administración desbordado o un interlocutor que perdió tu factura en un correo. Por eso el primer contacto conviene que sea de cortesía y ofrezca ayuda: reenviar la factura, corregir un dato de facturación, confirmar el número de pedido. Reservar la firmeza para el segundo paso no es blandura, es eficiencia: quien paga en el primer aviso te ahorra todo lo demás.

Pasos para redactar una carta de cobro efectiva

Antes de escribir una sola línea, dedica quince minutos a comprobar cuatro cosas. Primera: que la factura está realmente vencida según el plazo pactado, y no según lo que tú recuerdas. Segunda: que no hay una incidencia abierta —una reclamación de calidad, un abono pendiente, un pedido incompleto— que justifique la retención del pago. Tercera: que los datos fiscales de la factura son correctos, porque un NIF mal escrito o una razón social antigua dan al cliente un motivo legítimo para devolverla. Cuarta: que el cobro no se ha producido y está sin conciliar en tu banco. Reclamar una factura ya pagada quema credibilidad para siempre.

Con eso comprobado, la estructura que funciona es esta:

1. Asunto identificable. «Factura F-2026/0184 vencida el 12/05/2026 — importe pendiente». Nada de «Consulta» ni de «Tema pendiente».
2. Saludo neutro y una frase de contexto. Una línea, sin rodeos ni disculpas por reclamar lo tuyo.
3. Los hechos, en formato tabla o lista. Factura, fecha, importe, vencimiento y días transcurridos.
4. La petición concreta. Qué cantidad, en qué cuenta y antes de qué fecha exacta.
5. La salida alternativa. Disposición a acordar un calendario de pagos si hay dificultad de tesorería.
6. La consecuencia, si toca. En el segundo y tercer envío, y siempre citando la norma en lugar de amenazando.
7. Cierre y firma. Persona concreta, cargo, teléfono directo.

Sobre la extensión: cuanto más corta, mejor se lee. Un primer aviso cabe en diez líneas. El burofax previo a la demanda será más largo porque tiene que valer como prueba, pero tampoco necesita literatura jurídica: necesita datos.

Por qué el canal importa tanto como el texto

El correo electrónico es cómodo y no acredita casi nada: se puede negar la recepción, alegar que fue a spam o discutir la integridad del mensaje. Sirve para los primeros contactos y para mantener la conversación viva, pero no para el escalón previo al juzgado. Ahí necesitas un canal que deje constancia de contenido, fecha y entrega. Y una precaución de fondo: si vas a citar la prescripción interrumpida, lo que cuenta es que la reclamación llegue a la esfera del deudor, no que tú la enviaras.

La escalera de reclamación: cinco escalones y cuándo subir

La gestión de cobros funciona mejor cuando es un procedimiento y no una reacción emocional. Estos cinco escalones ordenan el proceso; los plazos son orientativos y deberías adaptarlos a tu sector y a tu relación con cada cliente.

Dos advertencias sobre esta escalera. La primera: no la subas por inercia. Si el cliente ha respondido, ha reconocido la deuda y ha propuesto un calendario razonable, formalizarlo por escrito vale más que un burofax. La segunda: no la bajes nunca. Si has anunciado que el día 30 mandas burofax, mándalo. Un acreedor que amenaza y no cumple enseña al deudor que puede seguir esperando.

Quién debe firmar cada escalón

En una empresa pequeña lo firma todo la misma persona y se pierde un recurso útil. Que el primer aviso salga de administración y el requerimiento formal de dirección cambia la percepción del asunto sin necesidad de subir el tono. Y cuando el paso siguiente es el burofax, que lo firme el abogado externo comunica seriedad mejor que cualquier adjetivo.

Aspectos legales: la Ley 3/2004 de morosidad

La norma de referencia para los impagos entre empresas es la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Aplica a los pagos entre empresas y profesionales, y a los que las Administraciones deben a sus contratistas. Queda fuera lo que debe un consumidor, las deudas sometidas a procedimientos concursales, los intereses de cheques y pagarés y las indemnizaciones por daños. Esa exclusión es relevante: si tu cliente es un particular, no puedes reclamarle ni el interés del artículo 7 ni los 40 € del artículo 8.

Plazos de pago: 30 días por defecto, 60 como techo

El artículo 4 fija la regla. Si no hay pacto sobre la fecha de pago, el plazo es de 30 días naturales desde la recepción de la mercancía o la prestación del servicio. Si hay pacto expreso, las partes pueden ampliarlo, pero nunca por encima de 60 días naturales, y ese tope no admite acuerdo en contrario. Cuando el contrato o la ley prevén un procedimiento de aceptación o comprobación de la mercancía, ese procedimiento no puede durar más de 30 días desde la recepción, y el plazo de pago empieza a contar desde la aceptación.

El artículo 9 remata la protección: las cláusulas que se aparten de esos plazos o que excluyan el interés de demora son nulas cuando resulten abusivas para el acreedor, valorando si el deudor tenía alguna razón objetiva para apartarse de la norma. Traducido: la condición de compra de un cliente grande que impone 120 días no se convierte en válida por estar firmada.

Los intereses corren solos

El artículo 5 es la parte que más se desaprovecha: el obligado al pago incurre en mora y los intereses de demora se devengan automáticamente desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de aviso, de intimación ni de requerimiento previo. No hace falta que lo pactaras y no hace falta que lo anunciaras. El artículo 6 pone las condiciones: que hayas cumplido tus obligaciones contractuales y legales, y que no hayas recibido la cantidad a tiempo, salvo que el deudor demuestre que no es responsable del retraso.

La indemnización de 40 € por costes de cobro

El artículo 8 reconoce al acreedor el derecho a cobrar del deudor una cantidad fija de 40 € que se añade a la deuda principal sin necesidad de petición expresa, y además a reclamar una indemnización por todos los costes de cobro debidamente acreditados que superen esa cantidad. El deudor no la debe cuando no sea responsable del retraso. Ese «debidamente acreditados» es la palabra clave: los honorarios de un abogado por la reclamación extrajudicial o el coste de los burofaxes son reclamables si tienes las facturas; el tiempo que tu administrativo dedicó a llamar, no.

El precepto vincula la cantidad fija a la operación comercial en la que se ha producido la mora, no al conjunto de la relación, de modo que la lectura habitual es que si te deben cinco facturas hay cinco indemnizaciones. Antes de cuantificarlo en una demanda, confírmalo con tu abogado, porque los juzgados no siempre lo aplican con el mismo criterio.

Cómo calcular intereses de demora y costes de cobro

Aquí es donde circulan más cifras equivocadas por internet, incluida la de que «el interés de demora es el 8 %». No lo es. El artículo 7 de la Ley 3/2004 define el tipo legal como el tipo de interés aplicado por el Banco Central Europeo a su operación principal de financiación más reciente, incrementado en ocho puntos porcentuales. Los ocho puntos son el recargo, no el tipo. Como el tipo del BCE cambia, el resultado cambia con él.

Dónde consultar el tipo vigente

No hace falta que sigas las decisiones del BCE. El Ministerio de Economía publica semestralmente en el BOE una resolución con el tipo de interés de demora aplicable a las operaciones comerciales durante ese semestre, calculado a partir del tipo del BCE vigente el 1 de enero para el primer semestre y el 1 de julio para el segundo. Busca en el buscador del BOE «tipo legal de interés de demora en operaciones comerciales» junto con el semestre y el año que te interesen, y usa el del semestre en el que se produjo la mora. Si el retraso abarca varios semestres, se aplica a cada tramo el tipo que le corresponde. Por eso este artículo no te da un porcentaje: cualquier cifra que memorices quedará obsoleta y una demanda con el tipo equivocado se corrige a la baja.

La fórmula

Sobre la base de cálculo hay un matiz que conviene resolver con tu asesor: si los intereses se calculan sobre el total de la factura con IVA o solo sobre la base imponible. El criterio mayoritario es aplicarlos sobre el importe realmente adeudado, que es el total facturado, pero conviene que tu abogado lo sostenga con la jurisprudencia actualizada de tu territorio.

Modelo 1: primer aviso de cortesía (copiable)

Este primer modelo se envía por correo electrónico pocos días después del vencimiento. Su objetivo es cobrar sin tensión y detectar si hay una incidencia real. Sustituye los corchetes por tus datos.

Fíjate en lo que no aparece: ni intereses, ni normativa, ni advertencias. En este escalón, mencionar la Ley 3/2004 solo consigue poner al interlocutor a la defensiva por una factura que quizá se le traspapeló.

Modelo 2: segundo requerimiento formal (copiable)

Este segundo modelo se envía entre dos y tres semanas después del vencimiento, cuando el primer aviso no ha tenido respuesta o la respuesta fue una promesa incumplida. Cambia el registro: pasa al usted, cita la norma y cuantifica. Envíalo por correo con acuse de lectura y, en paralelo, en papel por correo certificado.

Un requerimiento formal no se mide por su dureza sino por su precisión. La frase que mueve a un departamento financiero no es «procederemos con todo el peso de la ley», sino «el importe pendiente es de 4.218,60 € y el plazo termina el 22 de septiembre».

Modelo 3: burofax previo a la vía judicial (copiable)

Este es el documento que un juez podría acabar leyendo. Se envía por burofax con acuse de recibo y certificación de texto, al domicilio social que figure en el Registro Mercantil. Su función es triple: interrumpir la prescripción con prueba, agotar la vía extrajudicial y dejar constancia de que diste una última oportunidad razonable.

Guarda el justificante de imposición, el resultado de entrega y la copia certificada del texto en el mismo expediente que las facturas. Si el burofax vuelve como «rehusado» o «ausente, dejado aviso», no lo tires: el intento de entrega en el domicilio correcto también sirve, y tu abogado sabrá cómo alegarlo.

Modelo 4: acuerdo de pago aplazado y reconocimiento de deuda

Cuando el cliente reconoce que debe pero no puede pagar de golpe, un calendario firmado vale más que otro requerimiento. Además tiene un efecto jurídico valioso: el reconocimiento de deuda es un acto del deudor que, conforme al artículo 1973 del Código Civil, interrumpe la prescripción.

Antes de firmar un documento así, que lo revise un abogado. La cláusula de vencimiento anticipado y la redacción sobre la renuncia o reserva de intereses son las dos que deciden si el acuerdo te protege o te debilita.

Errores que arruinan una reclamación

Estos son los fallos que más a menudo convierten una deuda cobrable en una pérdida:

• Reclamar a quien no es. Escribir al nombre comercial, al franquiciado o a la persona de contacto en lugar de a la sociedad titular del NIF que figura en la factura.
• No tener el encargo por escrito. Sin contrato, pedido, correo de aceptación o presupuesto firmado, la discusión se traslada a si el servicio se encargó, y ahí ya no hablas de morosidad sino de prueba.
• Albaranes sin firmar. El documento que acredita la entrega es el que suele faltar. Revisa hoy tu archivo, no cuando lo necesites.
• Facturas con datos incorrectos. Un NIF equivocado o una razón social desactualizada da al deudor una objeción formal legítima.
• Perder el rastro del canal. Reclamaciones por WhatsApp o por teléfono, sin ningún escrito, dejan la prescripción corriendo sin interrupción probada.
• Amenazar sin ejecutar. Anunciar tres veces la demanda y no presentarla enseña al deudor que puede seguir ignorándote.
• Aceptar pagos parciales sin documentar. Cobrar a cuenta está bien, pero deja por escrito qué se imputa a cada factura y que el resto sigue vivo.
• Emitir un abono para «desatascar». Anular la factura para volver a emitirla puede interpretarse como renuncia al crédito original.
• Dejar pasar el plazo fiscal del IVA. Los plazos para modificar la base imponible por crédito incobrable son cortos y preclusivos.
• Seguir suministrando. Ampliar el riesgo con un cliente que ya no paga es la forma más rápida de convertir un problema en una crisis de tesorería.

El error silencioso: no comprobar la solvencia antes de demandar

Ganar un pleito contra una sociedad vacía es un gasto con sentencia. Antes de dar el paso judicial, comprueba en el Registro Mercantil si la sociedad ha depositado cuentas, si ha cambiado de administrador o de domicilio, y consulta si consta en el Registro Público Concursal. Si hay indicios de insolvencia, discutir una quita razonable hoy puede valer más que una sentencia dentro de dos años.

Hasta dónde puedes presionar sin infringir la ley

Reclamar lo tuyo es legítimo. Hacerlo de cualquier manera, no. Esta parte es la que más problemas genera a acreedores de buena fe, porque la frontera no siempre es intuitiva.

Ficheros de morosos: el artículo 20 de la LOPDGDD

La Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales regula en su artículo 20 los sistemas de información crediticia. Solo se presume lícito el tratamiento cuando se cumplen todos estos requisitos: que los datos los facilite el acreedor o quien actúe por su cuenta; que se refieran a deudas ciertas, vencidas y exigibles cuya existencia o cuantía no haya sido discutida por el deudor mediante reclamación judicial, administrativa o un procedimiento alternativo de resolución vinculante; que hayas informado al afectado, en el contrato o al requerirle el pago, de la posibilidad de incluirlo en esos sistemas; y que los datos se mantengan solo mientras persista el incumplimiento, con el límite máximo de cinco años desde el vencimiento de la obligación. La norma también exige que la entidad que gestiona el fichero notifique la inclusión al afectado, y limita quién puede consultar esos datos.

La consecuencia práctica: si tu cliente ha contestado discutiendo la factura, incluirlo en un fichero de morosos es ilícito, por muy convencido que estés de tener razón. Y si no le advertiste de esa posibilidad ni en el contrato ni en el requerimiento, tampoco puedes. Las inclusiones indebidas abren la puerta a una reclamación por daños y a un expediente sancionador ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Lo que nunca debes hacer

• Comunicar la deuda a terceros: clientes del deudor, proveedores, familiares, empleados o su banco. Es una cesión de datos sin base legal y puede constituir intromisión ilegítima en el honor.
• Llamar a horas intempestivas o con una frecuencia que constituya hostigamiento.
• Publicar la deuda en redes sociales, reseñas o webs de escrache. Es la vía más rápida a una demanda por vulneración del derecho al honor.
• Enviar personas identificadas con distintivos de cobro a establecimientos o domicilios.
• Amenazar con denuncias penales por lo que es un incumplimiento civil.
• Retener documentación, materiales o datos del cliente como medida de presión sin un derecho de retención reconocido.

El impago te da derecho a reclamar dinero, no a castigar. En cuanto la reclamación se convierte en presión personal, el acreedor pasa de tener la razón a tener un problema añadido.

Empresas de recobro

Ceder el crédito o encargar la gestión a un tercero es legal y a veces sensato. Dos cautelas: la primera, que la empresa está sujeta a las mismas reglas que tú, y sus excesos pueden salpicarte como responsable del tratamiento de datos. La segunda, que el modelo de retribución habitual es a éxito, sobre un porcentaje de lo recuperado, y que ese porcentaje varía mucho según la antigüedad y el importe de la cartera: pide la propuesta por escrito, con el porcentaje, los gastos repercutibles y el reparto de costes judiciales, antes de firmar nada. Compara siempre esa oferta con lo que te costaría un abogado presentando un monitorio.

Cuando la carta no funciona: el monitorio y otras vías

Si el burofax no ha movido nada, toca decidir. La vía natural para una deuda documentada es el procedimiento monitorio, regulado en los artículos 812 y siguientes de la Ley 1/2000 de Enjuiciamiento Civil.

Cómo funciona el monitorio

El artículo 812 permite acudir a él a quien reclame el pago de una deuda dineraria de cualquier importe, líquida, determinada, vencida y exigible, cuando la acredite mediante documentos firmados por el deudor, o mediante facturas, albaranes, certificaciones, telegramas o cualesquiera otros documentos que, aun creados unilateralmente por el acreedor, sean de los que habitualmente documentan los créditos en ese tipo de relación. Es decir: tus facturas y albaranes valen.

La competencia corresponde al juzgado de primera instancia del domicilio o residencia del deudor, sin que quepa sumisión expresa a otro. Para la petición inicial no es preceptiva la intervención de abogado ni de procurador. Admitida a trámite, se requiere al deudor para que en 20 días pague o comparezca alegando las razones por las que no debe. Si paga, asunto terminado. Si no paga ni comparece, se dicta resolución dando por terminado el monitorio y quedas habilitado para pedir el despacho de ejecución. Si se opone, el asunto se transforma: por debajo del umbral del juicio verbal se resuelve por esa vía, y por encima habrá que presentar demanda de juicio ordinario en el plazo que fija el artículo 818.

Dos avisos importantes antes de dar el paso. El primero: la Ley Orgánica 1/2025, de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia, ha convertido el intento previo de un medio adecuado de solución de controversias en requisito de procedibilidad para buena parte de los asuntos civiles y mercantiles. Pregunta a tu abogado si tu reclamación necesita acreditar ese intento y con qué documento se acredita, porque de ello depende que la demanda se admita. El segundo: si el deudor ha sido declarado en concurso, la reclamación individual deja de ser la vía y hay que comunicar el crédito a la administración concursal dentro del plazo legal, contado desde la publicación del auto de declaración. Comunicarlo tarde degrada el crédito.

¿Merece la pena judicializar?

Haz el cálculo con tres variables: importe de la deuda, coste estimado del procedimiento y probabilidad real de cobro tras la sentencia. Para importes pequeños contra un deudor solvente, el monitorio suele salir a cuenta porque el propio requerimiento judicial resuelve muchos casos. Para importes pequeños contra un deudor insolvente, el gasto se pierde. Pídele a tu abogado un presupuesto cerrado por fases y una opinión honesta sobre la ejecución: cobrar no es ganar, cobrar es ejecutar.

El coste fiscal del impago: IVA y deterioro

Un impago no solo te deja sin el dinero del cliente: te deja además con un IVA ya ingresado en Hacienda y con un ingreso computado en el impuesto. Recuperar parte de eso es un trámite con plazos rígidos que conviene coordinar con la reclamación.

Modificación de la base imponible del IVA

El artículo 80.Cuatro de la Ley 37/1992 del IVA permite modificar la base imponible cuando el crédito resulte total o parcialmente incobrable, siempre que se cumplan sus condiciones: que haya transcurrido el plazo legal desde el devengo sin obtener el cobro —con un plazo más corto para las empresas de menor volumen de operaciones que opten por él—, que el crédito esté contabilizado y reflejado en los libros registro, que el destinatario actúe como empresario o profesional o, si no, que la base supere el mínimo previsto, y que hayas instado el cobro mediante reclamación judicial o requerimiento notarial. La Ley 31/2022 flexibilizó ese último punto admitiendo acreditar la reclamación por cualquier otro medio que la acredite fehacientemente, y amplió el plazo para emitir la factura rectificativa. Hecha la rectificación, hay que comunicarla a la Agencia Tributaria por vía electrónica dentro del plazo reglamentario.

La consecuencia práctica para tu proceso de cobro: el burofax no es solo una herramienta jurídica, también es la pieza que puede habilitar la recuperación del IVA. Consérvalo con el acuse. Y confirma con tu asesor fiscal los plazos exactos aplicables a tu caso y el régimen vigente en el momento del devengo, porque este artículo de la ley se ha modificado varias veces.

Deterioro del crédito en el impuesto sobre sociedades

El artículo 13.1 de la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades permite deducir las pérdidas por deterioro de créditos derivadas de posibles insolvencias de deudores cuando, en el momento del devengo del impuesto, haya transcurrido el plazo previsto desde el vencimiento de la obligación, o cuando concurran otras circunstancias como la declaración de concurso o la reclamación judicial del crédito. Hay exclusiones, por ejemplo para créditos con entidades vinculadas o con entidades de derecho público salvo que estén sujetos a un procedimiento de reclamación. Tu asesor debe encajarlo con el cierre contable.

Consejos prácticos para la gestión de cobros

Cobrar bien empieza mucho antes de la primera factura vencida. Estas son las prácticas que reducen la necesidad de escribir cartas de cobro.

Antes de vender

Define una política de crédito escrita: a quién se le da aplazamiento, hasta qué importe, con qué plazo y quién autoriza las excepciones. Comprueba la solvencia de los clientes nuevos con las cuentas depositadas en el Registro Mercantil, que son públicas y gratuitas de consultar en su versión básica. Para operaciones grandes, pide anticipo o garantía. Y pon por escrito las condiciones de pago en el presupuesto y en el pedido, no solo en el pie de la factura, que es donde nadie las lee.

Al facturar

Factura pronto y con los datos correctos. Una factura emitida tres semanas tarde retrasa el cobro esas tres semanas y sugiere al cliente que no te corre prisa. Indica la fecha de vencimiento en cifras, no «a 30 días», para evitar interpretaciones sobre desde cuándo cuentan. Confirma que llegó a la persona correcta: en empresas medianas, la factura que se manda al comercial suele morir ahí. Si tu cliente exige un número de pedido interno, sin él no la registrarán.

Conviene además seguir de cerca el calendario de la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales prevista en la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, cuyo despliegue depende del desarrollo reglamentario y de plazos escalonados según el volumen de facturación. Ese sistema incluye la obligación de informar de los estados de la factura, lo que dejará un rastro objetivo de cuándo se aceptó y cuándo se pagó. Consulta el estado vigente de la norma antes de planificar cambios en tu facturación.

Después de facturar

• Concilia el banco a diario o, como mínimo, dos veces por semana. No puedes reclamar lo que no sabes que falta.
• Mantén un cuadro de antigüedad de saldos con tramos de 30, 60 y 90 días y revísalo en la reunión semanal.
• Programa el aviso previo al vencimiento. Es el paso que más impagos evita y el que casi nadie hace.
• Asigna un responsable por cliente. Los cobros de todos son los cobros de nadie.
• Fija una regla de corte de suministro y aplícala sin excepciones emocionales.
• Guarda todo el rastro documental en una carpeta por cliente: contrato, pedidos, albaranes, facturas y comunicaciones.

Herramientas y financiación

Un programa de facturación que avise de los vencimientos y genere el cuadro de antigüedad de saldos ahorra la mayor parte del trabajo manual. Para carteras grandes existen además fórmulas de financiación y cobertura —factoring, confirming inverso, seguro de crédito— que trasladan parte del riesgo a un tercero a cambio de un coste. Ninguna es gratis y ninguna sustituye a una política de crédito sensata: pide condiciones a varias entidades y compara el coste total, no solo el tipo nominal. Si trabajas por proyectos, la vía más barata sigue siendo la de siempre: cobrar un anticipo y facturar por hitos.

Puedes apoyarte en nuestras plantillas gratuitas de documentos, en la plantilla de factura profesional en Word y en el modelo de acuerdo de pago aplazado entre empresas para dejar por escrito lo que hoy tienes de palabra. Si el problema es que la factura tenía un error, revisa el modelo de carta para reclamar una factura incorrecta. Aprende más sobre fiscalidad en nuestra guía fiscal para autónomos.

Preguntas frecuentes sobre la carta de cobro de facturas pendientes

¿Qué información debo incluir en una carta de cobro?

Identificación completa del acreedor y del deudor, fecha de la carta, número y fecha de cada factura, importe pendiente, fecha de vencimiento, importe total reclamado, forma y plazo de pago, y una persona de contacto. Si es un segundo requerimiento, añade el interés de demora devengado y los 40 € de costes de cobro del artículo 8 de la Ley 3/2004.

¿Una carta de cobro interrumpe la prescripción de la deuda?

Sí. El artículo 1973 del Código Civil dice que la prescripción se interrumpe por reclamación extrajudicial del acreedor, y una carta de cobro lo es. El efecto solo sirve si puedes probar que el deudor la recibió, por eso conviene el burofax con acuse de recibo y certificación de texto. Al interrumpirse, el plazo vuelve a contar desde cero.

¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una factura impagada?

Las acciones personales sin plazo especial prescriben a los cinco años, según el artículo 1964.2 del Código Civil tras la reforma de la Ley 42/2015. Hay plazos distintos para deudas anteriores a octubre de 2015 y para relaciones con regla propia, así que conviene confirmar la fecha exacta con un abogado antes de dar una deuda por perdida.

¿Puedo cobrar intereses de demora sin haberlos pactado en el contrato?

En operaciones comerciales entre empresas o con la Administración, sí. El artículo 5 de la Ley 3/2004 establece que los intereses de demora se devengan automáticamente al día siguiente del vencimiento, sin necesidad de aviso ni de requerimiento previo. Si no hay pacto, se aplica el tipo legal del artículo 7.

¿Cuál es el interés de demora aplicable en 2026?

El tipo legal del artículo 7 de la Ley 3/2004 es el tipo de interés aplicado por el Banco Central Europeo a su operación principal de financiación más reciente, más ocho puntos porcentuales. El Ministerio de Economía publica el tipo resultante cada semestre en el BOE, así que hay que consultar el tipo del semestre en que se produjo la mora en lugar de fiarse de una cifra memorizada.

¿Los 40 euros de costes de cobro se reclaman por factura o por cliente?

El artículo 8 de la Ley 3/2004 vincula la cantidad fija de 40 € a la operación comercial en la que se ha producido la mora, no al conjunto de la relación, de modo que la lectura habitual es una indemnización por cada factura vencida. Además puedes reclamar los costes de cobro superiores debidamente acreditados. Confirma la cuantificación con tu abogado antes de llevarla a una demanda.

¿Cuál es el plazo máximo legal de pago entre empresas?

Sin pacto, 30 días naturales desde la recepción de la mercancía o la prestación del servicio. Con pacto expreso, el máximo es de 60 días naturales, y ese tope no se puede ampliar por acuerdo. Si el contrato prevé un procedimiento de aceptación o comprobación, no puede durar más de 30 días. Hay regímenes especiales, como el de la cadena alimentaria.

¿Puedo incluir a mi cliente en un fichero de morosos?

Solo si se cumplen todos los requisitos del artículo 20 de la LOPDGDD: deuda cierta, vencida, exigible e impagada, que el deudor no la haya discutido en vía judicial, administrativa o por un procedimiento de resolución vinculante, que le hayas informado de la posibilidad de inclusión al contratar o al requerir el pago, y que no hayan pasado más de cinco años desde el vencimiento. Incluir una deuda discutida es ilícito.

¿Qué diferencia hay entre burofax y carta certificada?

La carta certificada acredita que enviaste un sobre y, con acuse de recibo, que alguien lo recogió, pero no qué había dentro. El burofax con acuse de recibo y certificación de texto acredita también el contenido exacto, la fecha y el resultado de la entrega. Para un requerimiento previo a un procedimiento judicial, el burofax o el acta notarial son la opción sensata.

¿Necesito abogado para el procedimiento monitorio?

Para presentar la petición inicial no es preceptivo abogado ni procurador, según el artículo 814.2 de la LEC. Sí lo será si el deudor se opone y el asunto continúa como juicio verbal u ordinario por encima de los umbrales de los artículos 23 y 31 de la LEC. Recomendamos acudir a un abogado desde el principio: un defecto en la petición inicial puede costarte el archivo.

¿Puedo recuperar el IVA de una factura que no me han pagado?

El artículo 80.Cuatro de la Ley del IVA permite modificar la base imponible por créditos incobrables si se cumplen los requisitos de plazo, de reclamación previa al deudor y de comunicación a la Agencia Tributaria. La Ley 31/2022 amplió el plazo para emitir la factura rectificativa y admitió acreditar la reclamación por cualquier medio fehaciente. Es un trámite con plazos rígidos: revísalo con tu asesor fiscal.

¿Qué hago si el cliente no responde a ninguna carta de cobro?

Cierra la vía extrajudicial con un burofax de último requerimiento, reúne el contrato, los pedidos, los albaranes firmados, las facturas y todas las comunicaciones, y valora con un abogado el procedimiento monitorio de los artículos 812 y siguientes de la LEC. Antes de demandar, comprueba también la solvencia del deudor y si está incurso en concurso de acreedores.

Conclusión

La carta de cobro es la herramienta más barata que tienes para recuperar dinero, y su eficacia depende menos del talento literario que del método. Un aviso amable a los pocos días, un requerimiento formal a las tres semanas con los intereses y los 40 € cuantificados, y un burofax al mes y medio que cierre la vía amistosa: esa secuencia resuelve la mayoría de los impagos sin pisar un juzgado, y deja preparado el expediente para los que sí acaban ahí.

Lo que decide el resultado son los detalles poco heroicos: tener el albarán firmado, mandar la factura a la dirección correcta, conciliar el banco cada semana y cumplir los plazos que anuncias. Y una decisión estratégica: saber cuándo dejar de escribir. Si el deudor no ha contestado a tres comunicaciones y la deuda es relevante, el siguiente paso no es una cuarta carta, es una consulta con un abogado que valore el monitorio y, en paralelo, con tu asesor fiscal para no perder el plazo de recuperación del IVA.

Copia los modelos, adáptalos a tu empresa y guárdalos donde tu equipo de administración los encuentre. La diferencia entre cobrar y no cobrar suele estar en las tres semanas siguientes al vencimiento.