¿Cuánto vale y cómo hacer una nómina paso a paso en España?

Cuánto vale y qué implica hacer una nómina: respuesta directa

Hacer una nómina es elaborar el recibo individual justificativo del pago del salario que el artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores obliga a entregar a la persona trabajadora, con el detalle separado y debidamente especificado de lo que se devenga y de lo que se deduce. El procedimiento tiene siempre los mismos seis movimientos: identificar a las dos partes y el periodo de liquidación, sumar los devengos, determinar las bases de cotización y la base de retención, aplicar las cotizaciones a cargo de la persona trabajadora, aplicar la retención de IRPF y obtener el líquido total a percibir.

Lo que cambia cada año son los números. Los tipos de cotización, las bases mínimas y máximas por grupo, el salario mínimo interprofesional, el tipo del Mecanismo de Equidad Intergeneracional y la escala de retención del IRPF se fijan y se actualizan por norma cada ejercicio. Por eso esta guía te da el método completo y no una tabla de porcentajes: el porcentaje concreto que debes aplicar se toma de la Orden de cotización del ejercicio publicada en el BOE, de la sede electrónica de la Seguridad Social y de la Agencia Tributaria, que son las fuentes que se mantienen al día. Cualquier guía que te dé un porcentaje cerrado y no diga de qué año es te está pidiendo que confíes en un dato caducado.

¿Y cuánto vale? No hay un precio de mercado único que se pueda publicar con seriedad, porque el coste depende del número de personas en plantilla, del convenio aplicable, del tipo de contrato, de si hay variables cada mes, de si necesitas además los seguros sociales y las declaraciones trimestrales, y de si contratas un servicio puntual o una cuota recurrente. Más abajo tienes la lista completa de variables que mueven el precio para que pidas presupuesto sabiendo qué estás comparando, sin cifras inventadas de por medio.

Qué es exactamente una nómina y por qué la ley obliga a entregarla

En el lenguaje corriente decimos «nómina» a tres cosas distintas: el documento que recibes cada mes, la cantidad que te ingresan y el proceso administrativo de la empresa. Para hacerla bien conviene separar los tres significados, porque las obligaciones legales recaen sobre el documento.

El documento se llama técnicamente recibo individual justificativo del pago de salarios. Su base está en el artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores, que impone dos cosas: la liquidación y el pago del salario de forma puntual y documentada en la fecha y el lugar convenidos o conforme a los usos, y la entrega de un recibo con el detalle de las percepciones. El mismo artículo aclara que el recibo debe ajustarse al modelo aprobado por el ministerio competente, salvo que por convenio colectivo o por acuerdo con la representación de la plantilla se haya establecido otro modelo que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones y las deducciones.

El recibo de salarios no es un formalismo administrativo: es la prueba documental de qué se ha pagado, por qué concepto y sobre qué base se ha cotizado. En un conflicto laboral, quien no tiene recibos tiene un problema de prueba.

El modelo oficial al que remite el Estatuto se aprobó por la Orden ESS/2098/2014, que actualizó el anexo del recibo individual de salarios para incorporar la información sobre las bases de cotización y la aportación empresarial. Ese es el motivo por el que una nómina moderna tiene un apartado final, en letra pequeña, en el que aparecen las bases y lo que paga la empresa: no está ahí por cortesía, es contenido obligatorio del modelo.

El marco de cotización propiamente dicho está en el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 8/2015: define quién está obligado a cotizar, cómo se determina la base, quién ingresa las cuotas y la responsabilidad de la empresa como sujeto obligado. Las cuantías anuales de esas cotizaciones no están en la ley, sino en la Ley de Presupuestos Generales del Estado y en la Orden de cotización que se publica cada ejercicio para desarrollarla. De nuevo: la estructura es estable, los números no.

Quién está obligado a hacerla

Toda empresa o persona empleadora con personas asalariadas a su cargo, sin excepción por tamaño. Una sociedad con cien personas y un autónomo con una sola persona contratada tienen la misma obligación de liquidar, documentar y entregar. También aplica al empleo del hogar, con sus especialidades. Que la empresa sea pequeña no reduce la obligación: reduce, como mucho, el volumen de trabajo.

Con qué periodicidad

La periodicidad del pago la fija el contrato o el convenio, y no puede exceder de un mes para las retribuciones periódicas y regulares. Lo habitual es la mensualidad, pero hay convenios con pago quincenal o semanal en determinados sectores. El recibo acompaña siempre al pago: si hay un anticipo a cuenta del trabajo ya realizado, se documenta y después se regulariza en el recibo del periodo.

Anatomía del recibo de salarios, apartado por apartado

Una nómina bien hecha se lee de arriba abajo en cinco bloques. Si sabes qué va en cada uno, dejas de mirarla como un jeroglífico y empiezas a poder auditarla.

1. Encabezado: identificación de las partes y del periodo

El primer bloque identifica a la empresa (denominación, domicilio, CIF y código de cuenta de cotización) y a la persona trabajadora (nombre, DNI o NIE, número de afiliación a la Seguridad Social, grupo profesional, categoría o grupo de cotización, y antigüedad). Cierra con el periodo de liquidación y el número de días que comprende.

Errores típicos de este bloque: grupo de cotización que no corresponde a la categoría real (afecta a la base mínima aplicable), antigüedad mal cargada (afecta a complementos y, llegado el caso, al cálculo de una indemnización) y periodo de liquidación con días mal contados en altas y bajas a mitad de mes. Son errores silenciosos: no saltan a la vista, pero arrastran todo lo demás.

2. Devengos: todo lo que se gana

Los devengos son la suma de lo que la persona ha ganado en el periodo, antes de descontar nada. Se dividen en dos familias que conviene no mezclar:

• Percepciones salariales: retribuyen el trabajo. Aquí entran el salario base del convenio o del contrato, los complementos salariales (antigüedad, puesto de trabajo, penosidad, turnicidad, nocturnidad, disponibilidad, complemento personal, complemento ad personam), las horas extraordinarias y las horas complementarias en contratos a tiempo parcial, los incentivos y comisiones, las gratificaciones extraordinarias cuando se pagan en ese mes o su parte prorrateada, el salario en especie y las vacaciones retribuidas no disfrutadas.
• Percepciones no salariales: compensan un gasto o sustituyen al salario. Aquí entran las indemnizaciones o suplidos (dietas, gastos de locomoción, desgaste de herramientas, plus de transporte según cómo lo configure el convenio), las prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social que la empresa paga delegadamente (incapacidad temporal, por ejemplo), las indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos y determinadas mejoras voluntarias.

La distinción no es cosmética: determina si el concepto cotiza y si tributa. Y ojo con el mito de que «lo no salarial no cotiza nunca»: la normativa establece límites y condiciones para cada concepto, y lo que exceda de esos límites se integra en la base. La regla general de la LGSS es que la base de cotización por contingencias comunes está integrada por la remuneración total, cualquiera que sea su forma o denominación, con las exclusiones tasadas que la propia norma enumera. Todo lo que no esté expresamente excluido, cotiza.

3. Deducciones: lo que se descuenta

Las deducciones son las cantidades que la empresa retiene del bruto para ingresarlas por cuenta de la persona trabajadora. Las habituales son:

• Aportación por contingencias comunes. Es la parte de la cuota de la Seguridad Social a cargo de la persona trabajadora por enfermedad común, accidente no laboral, maternidad, paternidad y jubilación. Se calcula aplicando un tipo a la base de contingencias comunes.
• Desempleo. Tipo distinto según el contrato sea indefinido o de duración determinada, aplicado sobre la base de contingencias profesionales.
• Formación profesional. Un tipo reducido, también sobre la base de contingencias profesionales.
• Horas extraordinarias. Cotización específica, con tipos diferenciados según se trate de horas por fuerza mayor o del resto.
• Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI). Cotización finalista creada para dotar el Fondo de Reserva de la Seguridad Social. Se reparte entre empresa y persona trabajadora y su tipo está previsto para ir subiendo de forma escalonada durante varios ejercicios, así que es especialmente importante comprobarlo cada año.
• Retención a cuenta del IRPF. No es un impuesto aparte: es un anticipo del IRPF que la empresa ingresa en Hacienda en tu nombre. Se calcula con el procedimiento que fija el Reglamento del IRPF a partir de la retribución íntegra anual previsible y de las circunstancias personales y familiares que hayas comunicado.
• Anticipos, valor de productos en especie y otras deducciones como el descuento de días de huelga o las cuotas sindicales cuando así se haya autorizado.

4. Líquido total a percibir

Devengos menos deducciones. Es el importe que se transfiere. Debe coincidir al céntimo con el apunte bancario: si no coincide, o hay un error de cálculo o hay un pago parcial que alguien tiene que explicar.

5. Determinación de las bases y aportación de la empresa

El bloque final del modelo oficial detalla las bases sobre las que se ha cotizado y, desde la Orden ESS/2098/2014, también lo que paga la empresa por esa misma persona. Ese dato es el que hace visible que el coste real de un puesto es bastante superior al bruto que figura arriba: sobre el salario, la empresa aporta su parte de contingencias comunes, la de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (con el tipo que corresponde a la actividad según la tarifa de primas vigente), desempleo, Fondo de Garantía Salarial, formación profesional y su parte del MEI. Ninguno de esos importes se descuenta del bruto: se suman por fuera.

Base de cotización frente a base de IRPF: no son la misma cifra

Este es el punto donde más nóminas se tuercen, y también donde más discusiones hay cuando alguien intenta cuadrar su recibo con una calculadora de internet. Son dos bases distintas, con reglas distintas y con normas distintas detrás.

Base de cotización por contingencias comunes

Parte de la remuneración total mensual devengada, con tres ajustes característicos:

1. Se excluyen los conceptos que la LGSS excluye expresamente, y solo en la cuantía y condiciones que la norma marca. Dietas y gastos de viaje, plus de distancia y transporte urbano, indemnizaciones por fallecimiento, traslado, suspensión o despido, prestaciones de la Seguridad Social y sus mejoras, y entrega de productos a precio rebajado en comedores o economatos sociales son los grupos clásicos. Lo que supere el límite establecido, se incluye.
2. Se añade la parte proporcional de las pagas extraordinarias y de cualquier otro concepto de vencimiento superior al mensual, aunque ese mes no se cobren. Esto es obligatorio a efectos de cotización incluso cuando las pagas no están prorrateadas en el recibo.
3. Se compara con la base mínima y la base máxima del grupo de cotización correspondiente. Si la cifra resultante es inferior a la mínima, se cotiza por la mínima; si supera la máxima, se cotiza por la máxima. Ese tope es el motivo por el que, a partir de cierto salario, subir el bruto deja de aumentar la cuota de contingencias comunes.

Base de cotización por contingencias profesionales

Se calcula igual que la anterior pero incluyendo el importe de las horas extraordinarias. Es la base sobre la que se aplican los tipos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, desempleo, Fondo de Garantía Salarial y formación profesional. Que existan dos bases distintas explica por qué un mes con muchas horas extra mueve unas líneas de la nómina y no otras.

Base sujeta a retención del IRPF

La base de retención sigue la lógica fiscal, no la de cotización. Parte de la retribución íntegra, incluye rendimientos dinerarios y en especie, y excluye las rentas exentas del artículo 7 de la Ley del IRPF y las dietas y asignaciones para gastos de viaje dentro de los límites reglamentarios. Sobre esa magnitud anual previsible se aplica el procedimiento general del Reglamento del IRPF, que resta reducciones y mínimos personales y familiares y llega a un tipo de retención expresado en porcentaje.

De ahí salen tres consecuencias prácticas que conviene tener claras:

• El tipo de retención no es un tramo del impuesto: es un porcentaje único calculado sobre la previsión anual, que se recalcula cuando cambian las circunstancias.
• Dos personas con el mismo bruto pueden tener retenciones muy distintas por hijos, discapacidad, movilidad geográfica, pensión compensatoria o anualidades por alimentos.
• Si la previsión anual cambia a mitad de año (subida, variable cobrada, cambio de jornada, nacimiento de un hijo), la empresa debe regularizar el tipo. Por eso una nómina puede tener un porcentaje distinto de la anterior sin que nadie se haya equivocado.

El vehículo para comunicar esas circunstancias es el modelo 145, que la persona trabajadora entrega a la empresa y que esta conserva como justificación del tipo aplicado. Si tienes dudas sobre cómo se rellena cada casilla, tienes el detalle en la guía de comunicación de datos al pagador (modelo 145).

Magnitud	Qué incluye	Norma de referencia	Dónde se consulta el número
Base de contingencias comunes	Remuneración total menos exclusiones tasadas, más prorrata de pagas	RDL 8/2015 (LGSS)	Orden de cotización del ejercicio
Base de contingencias profesionales	La anterior más horas extraordinarias	RDL 8/2015 (LGSS)	Orden de cotización del ejercicio
Topes mínimo y máximo	Límites por grupo de cotización	Ley de Presupuestos y Orden anual	Sede electrónica de la Seguridad Social
Base sujeta a retención	Retribución íntegra dineraria y en especie menos exenciones	Ley y Reglamento del IRPF	Agencia Tributaria
Tipo de retención	Porcentaje calculado sobre previsión anual y datos del modelo 145	Reglamento del IRPF	Servicio de cálculo de retenciones de la AEAT

Prorrateo de pagas extraordinarias: qué significa y cuándo se puede hacer

El Estatuto reconoce el derecho a dos gratificaciones extraordinarias al año como mínimo, una de ellas en Navidad y la otra en el mes que se fije por convenio o por acuerdo, siendo habitual la de verano. El convenio colectivo puede mejorar ese mínimo y establecer tres o cuatro pagas.

Prorratear significa repartir el importe de esas pagas entre los doce meses, de modo que cada recibo incluya su parte proporcional en lugar de recibirlas en dos entregas. Tres reglas que hay que respetar:

1. El prorrateo tiene que estar permitido. El Estatuto remite al convenio la posibilidad de acordar que las gratificaciones se prorrateen en doce mensualidades. Si el convenio lo prohíbe o guarda silencio y no hay acuerdo válido, prorratear de forma unilateral es incorrecto, y se ha discutido en tribunales con resultados adversos para la empresa.
2. El prorrateo no reduce lo que se cobra al año. Cambia el reparto, no el importe. Si la suma anual baja al prorratear, el cálculo está mal.
3. A efectos de cotización, la parte proporcional se computa siempre. Estén o no prorrateadas en el recibo, las pagas se integran mes a mes en la base. Por eso una nómina sin prorrateo cotiza igual que una prorrateada.

Cómo se calcula la parte proporcional

Se toma el importe anual de las gratificaciones que corresponden según convenio y contrato, y se divide entre el número de periodos de devengo del año. Si la persona no ha trabajado el periodo completo de devengo de una paga (alta a mitad de año, baja, excedencia, cambio de jornada), la parte se calcula en proporción a los días efectivamente devengados dentro de ese periodo. El periodo de devengo de cada paga lo marca el convenio: puede ser anual, semestral o de fecha a fecha, y no siempre coincide con el año natural. Ese detalle es el que más discrepancias provoca al calcular un finiquito.

Si el convenio no dice nada sobre el periodo de devengo de las pagas, la interpretación habitual es el año natural o los doce meses anteriores a su abono. Antes de aplicar una u otra, léete el artículo del convenio: es el que manda.

De bruto a neto: el método, paso a paso

Aquí está el procedimiento completo. No lleva porcentajes porque los porcentajes son del año en curso y los tienes que tomar de la fuente oficial; lleva el orden correcto de las operaciones, que es lo que casi nadie explica.

Paso 1. Reúne la documentación de partida

Antes de calcular nada necesitas: el contrato de trabajo (grupo profesional, jornada, tipo de contrato, duración), el convenio colectivo aplicable y sus tablas salariales del año, el modelo 145 firmado con las circunstancias personales y familiares, los datos de afiliación y el grupo de cotización, y la información variable del mes (horas extra, incidencias, incapacidad temporal, ausencias, comisiones, dietas). Si te falta alguno de estos elementos, no estás en condiciones de calcular: estás estimando.

Paso 2. Calcula el total devengado

Suma el salario base del periodo, todos los complementos que correspondan, la parte proporcional de pagas si están prorrateadas, las horas extra y complementarias valoradas según convenio, y las percepciones no salariales por separado. Anota cada concepto en su línea: agrupar todo en un «salario» genérico es una de las formas más comunes de incumplir el requisito de claridad y separación del artículo 29.1.

Paso 3. Determina la base de contingencias comunes

Toma la remuneración total del mes, resta los conceptos excluidos hasta el límite legal, suma la prorrata de pagas extraordinarias y de cualquier concepto de vencimiento superior al mensual, y compara el resultado con los topes mínimo y máximo de tu grupo de cotización según la Orden del ejercicio. Ajusta al tope si procede.

Paso 4. Determina la base de contingencias profesionales

Parte de la base anterior y añade el importe de las horas extraordinarias del periodo. Vuelve a aplicar los topes correspondientes.

Paso 5. Aplica los tipos de cotización a cargo de la persona trabajadora

Sobre la base de contingencias comunes se aplica el tipo de contingencias comunes; sobre la base de contingencias profesionales, los de desempleo y formación profesional; sobre las horas extraordinarias, su tipo específico; y sobre la base que la norma indique, la parte del MEI a cargo del trabajador. Cada uno de esos tipos se toma de la Orden de cotización vigente, no de una guía ni de una calculadora sin fecha.

Paso 6. Calcula el tipo de retención del IRPF

Estima la retribución íntegra anual previsible, aplica el procedimiento general del Reglamento del IRPF con las reducciones, gastos y mínimos que correspondan según el modelo 145, y obtén el porcentaje. Para no reconstruir el algoritmo a mano, la Agencia Tributaria publica cada año un servicio de cálculo de retenciones que devuelve el tipo aplicable; es la herramienta de referencia y la que usa cualquier asesoría seria como contraste.

Paso 7. Obtén el líquido y cuadra

Resta al total devengado la suma de todas las deducciones. El resultado es el líquido total a percibir. Después haz tres comprobaciones de cierre: que el líquido coincide con la transferencia, que la suma de bases del recibo coincide con lo que vas a declarar en el sistema de liquidación directa de la Seguridad Social, y que el importe retenido encaja con lo que ingresarás en el modelo trimestral de retenciones y en el resumen anual.

Paso 8. Documenta, entrega y conserva

Entrega el recibo a la persona trabajadora junto con el pago y conserva copia. La documentación relativa a cotización y salarios debe conservarse a disposición de la Inspección durante el plazo que marca la normativa de Seguridad Social, que es de varios años; consulta el plazo vigente antes de destruir nada, porque también interactúa con los plazos de prescripción de las deudas con la Seguridad Social y con los plazos fiscales.

Cuánto vale hacer una nómina: de qué depende el precio

La pregunta «cuánto vale hacer una nómina» tiene una respuesta incómoda: depende, y cualquier cifra cerrada que leas sin fecha, sin ámbito y sin qué incluye es humo. En esta página no vas a encontrar una tarifa de gestoría ni una tabla de precios de software, porque no hay una fuente pública que los recoja de forma fiable y porque el mercado se mueve por presupuesto individual. Lo que sí puedes hacer es entender qué variables mueven el precio, para pedir presupuesto sabiendo qué comparas.

Variables que encarecen o abaratan el servicio

• Número de personas en plantilla. Casi todos los servicios escalan por trabajador y mes, con tramos: el precio unitario baja según sube el volumen.
• Convenio colectivo aplicable. Un convenio con muchos pluses, turnos y complementos variables exige más trabajo mensual que uno de estructura simple.
• Tipos de contrato y rotación. Altas y bajas frecuentes, contratos a tiempo parcial con horas complementarias, fijos discontinuos o contratos formativos multiplican las incidencias.
• Variables mensuales. Comisiones, incentivos, horas extra, dietas y kilometraje obligan a recalcular bases cada mes.
• Alcance del encargo. No es lo mismo «solo las nóminas» que el paquete completo con seguros sociales, altas y bajas, partes de incapacidad temporal, contratos, certificados de empresa, modelos trimestrales y resumen anual de retenciones.
• Nivel de responsabilidad y cobertura. Un servicio prestado por profesional colegiado con seguro de responsabilidad civil y representación ante la Inspección no se compara con un servicio de mecanización sin asesoramiento.
• Modelo de contratación. Cuota recurrente, bolsa de horas o encargo puntual. Y si es software, hay que sumar la implantación inicial, la migración de históricos, la formación y el soporte.
• Coste interno oculto. Si lo llevas tú, el coste no es cero: es el tiempo de la persona que lo hace, su formación continua, la licencia del programa, el certificado digital y el riesgo de error.

Opción	Qué suele incluir	Dónde aprieta el coste	Para quién encaja
Asesoría laboral externa	Nóminas, seguros sociales, altas y bajas, consultas	Cuota mensual recurrente y extras por incidencia	Plantillas con rotación o convenios complejos
Software de nóminas	Cálculo automatizado y presentación telemática	Licencia anual más implantación y formación	Empresas con volumen estable y personal formado
Gestión interna con plantilla	Estructura del recibo y cálculo manual	Tiempo dedicado y riesgo de error propio	Una o dos personas contratadas y nómina estable
Encargo puntual	Una liquidación concreta o un finiquito	Precio por acto sin continuidad ni seguimiento	Casos aislados o revisión de un cálculo dudoso

Cómo pedir presupuesto sin comparar peras con manzanas

Pon por escrito estos seis datos y pide el precio sobre ellos: número de personas y previsión de altas y bajas al año, convenio o convenios aplicables, número de centros y provincias, si hay variables mensuales y de qué tipo, si el encargo incluye la presentación de seguros sociales y de los modelos de retenciones, y cuál es el canal y el plazo de respuesta ante una consulta urgente. Con esos seis puntos, dos presupuestos ya son comparables. Sin ellos, no.

Y una advertencia sobre el precio más bajo: en esta materia el ahorro se evapora al primer error. Una base mal calculada durante meses genera diferencias de cotización con recargo, y una retención mal aplicada se arrastra hasta la declaración de la renta de la persona trabajadora. El criterio razonable es pagar por responsabilidad profesional, no por mecanización barata.

Errores frecuentes al hacer una nómina (y cómo se detectan)

Confundir base de cotización con salario bruto del mes

Es el error madre. Si no sumas la prorrata de pagas a la base cuando las pagas no están prorrateadas, cotizas de menos todos los meses. La detección es sencilla: en un mes normal, la base de contingencias comunes de una persona con pagas no prorrateadas debería ser mayor que el bruto de ese mes, no igual.

Ignorar los topes mínimo y máximo

Cotizar por debajo de la base mínima del grupo o por encima de la máxima es incorrecto en ambos sentidos. En salarios altos, olvidar el tope máximo infla la cuota; en jornadas parciales, aplicar mal la regla del mínimo la deja corta.

Tratar como no salarial lo que sí cotiza

Dietas y kilometraje por encima del límite reglamentario, pluses de transporte que el convenio configura como salariales, o retribución flexible mal instrumentada. Todo lo que exceda del límite se integra en la base; llamarlo «dieta» en la línea del recibo no lo excluye.

No regularizar el tipo de IRPF

Cuando cambian las circunstancias personales o la previsión anual, el tipo debe recalcularse. Mantener el mismo porcentaje todo el año pase lo que pase produce el clásico disgusto de junio: una declaración a pagar que nadie esperaba.

Valorar mal las horas extraordinarias

Su valor lo fija el convenio o el contrato, y en ningún caso puede ser inferior al valor de la hora ordinaria. Además cotizan por su tipo específico y entran en la base de contingencias profesionales. Compensarlas por descanso en lugar de pagarlas también tiene reglas de plazo y registro.

Días mal contados en altas, bajas e incapacidad temporal

Los meses de alta o baja parcial se liquidan por días, y en incapacidad temporal cambia quién paga, desde qué día y sobre qué base reguladora. Es la fuente número uno de recibos que no cuadran.

Recibo sin la claridad y separación que exige la ley

Meter varios conceptos en una sola línea, no identificar la empresa o el periodo, o entregar un simple justificante de transferencia en lugar del recibo. El artículo 29.1 exige separación y detalle, y el modelo de la Orden ESS/2098/2014 marca el contenido mínimo.

Aplicar cifras de otro año

Arrastrar la tabla del ejercicio anterior es más frecuente de lo que parece, sobre todo en hojas de cálculo caseras. Marca en el calendario la revisión anual de tipos, bases y escala de retención en cuanto se publique la norma del ejercicio.

Qué revisar si el número no te cuadra

Tanto si eres la persona que cobra como si eres quien paga, esta secuencia localiza casi cualquier discrepancia en menos de diez minutos.

1. Compara líquido con transferencia. Si difieren, el problema está en el pago, no en el cálculo.
2. Comprueba el periodo y los días. Altas, bajas, ausencias no retribuidas, huelga, permisos no retribuidos y días de incapacidad temporal.
3. Contrasta el salario base con la tabla del convenio del año y de tu grupo profesional. Si tu categoría real no coincide con la que figura en el recibo, ahí hay un problema mayor que la nómina.
4. Revisa concepto a concepto los complementos. Antigüedad, nocturnidad, turnicidad, festivos, disponibilidad. Cada uno tiene su regla de devengo en el convenio.
5. Mira si las pagas están prorrateadas y si el convenio lo permite. Si no lo están, comprueba que la base de cotización incluye la prorrata.
6. Verifica el grupo de cotización y la base contra las tablas del ejercicio publicadas por la Seguridad Social.
7. Revisa el tipo de IRPF frente al que arroja el servicio de cálculo de retenciones de la AEAT con tus datos. Si hay diferencia grande, revisa qué modelo 145 consta presentado.
8. Consulta tu informe de bases de cotización en la sede electrónica de la Seguridad Social. Es el contraste definitivo: ahí ves lo que la empresa ha declarado realmente, no lo que dice el papel.

Si después de esto la diferencia persiste, plantéalo por escrito a la empresa antes de ir a ningún otro sitio: la mayoría de las discrepancias son errores materiales que se corrigen en la nómina siguiente. Si no hay respuesta o la respuesta no convence, el siguiente paso es asesorarte con un graduado social o con el servicio jurídico de tu organización sindical, y en su caso presentar denuncia ante la Inspección de Trabajo o papeleta de conciliación por reclamación de cantidad. Ten presente que las reclamaciones salariales tienen plazo de prescripción, así que dejarlo correr juega en contra.

Nómina y finiquito no son lo mismo

Se confunden constantemente, y la confusión sale cara porque se firma lo que no toca.

La nómina documenta el salario de un periodo de trabajo en una relación laboral viva. El finiquito es el documento de liquidación que se emite al extinguirse el contrato y recoge lo pendiente a esa fecha: los días trabajados del último mes, la parte proporcional de las pagas extraordinarias devengadas y no cobradas, las vacaciones generadas y no disfrutadas y, si procede, otros conceptos pendientes. La indemnización por despido, cuando corresponde, es un concepto distinto del finiquito, aunque se pague en el mismo acto.

Tres precisiones que evitan disgustos:

• El finiquito también se cotiza y se retiene en lo que tiene naturaleza salarial. Las vacaciones no disfrutadas, de hecho, generan una situación asimilada al alta a efectos de cotización.
• Firmar el finiquito no siempre implica renunciar a reclamar. Depende de su redacción y de las circunstancias de la firma. Añadir «no conforme» junto a la firma es una cautela habitual cuando no se ha podido revisar el cálculo.
• Tienes derecho a la presencia de un representante legal de los trabajadores en el momento de la firma, cuando exista, y a que se haga constar si no ha estado presente.

Si te toca calcularlo, el detalle está en la guía de cómo hacer un finiquito con su cálculo y en el cálculo de vacaciones pendientes. El documento base lo tienes en el modelo de finiquito para trabajador.

Qué hacer si la empresa no te entrega la nómina

No entregar el recibo individual justificativo incumple el artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores, y es una infracción en materia laboral con independencia de que el salario se haya pagado. Pagar por transferencia no exime de entregar el recibo.

Secuencia recomendada

1. Pídelo por escrito. Un correo o un burofax dejan constancia de la fecha de la petición. Solicita los recibos de los periodos concretos que falten.
2. Descarga tu informe de vida laboral y el de bases de cotización en la sede electrónica de la Seguridad Social con certificado digital, sistema Cl@ve o el mecanismo de acceso habilitado. Con eso sabes si la empresa te ha dado de alta y por qué bases ha cotizado, aunque no tengas el papel.
3. Pide tus datos fiscales a la AEAT. El certificado de retenciones e ingresos a cuenta que la empresa está obligada a expedir, y los datos fiscales del ejercicio, te dicen qué ha declarado como retribución y como retención.
4. Denuncia ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Se puede presentar de forma telemática y no exige representación letrada. La denuncia puede referirse a la falta de entrega de recibos, a diferencias de cotización o a impago de salarios.
5. Reclama las cantidades si las hay. La reclamación de cantidad empieza por la papeleta de conciliación ante el servicio autonómico correspondiente y sigue, si no hay acuerdo, por demanda ante el juzgado de lo social. Consulta plazos con un profesional: son cortos y no se recuperan.

Un apunte que suele pasar desapercibido: el registro horario del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a llevar un registro diario de jornada y a conservarlo, poniéndolo a disposición de la plantilla, de su representación y de la Inspección. Ese registro es la pieza que permite acreditar horas extraordinarias no pagadas, así que si tu discrepancia va de horas, pídelo también.

Documento que no existe, hora que no se paga. El registro de jornada y el recibo de salarios son las dos piezas que convierten una discusión de palabra en una reclamación con prueba.

Tienes más contexto sobre esta obligación en la guía de registro de jornada laboral y fichaje obligatorio.

Firma, forma de pago y conservación de la documentación

Firma del recibo

La firma del recibo acredita la recepción del documento y la percepción de la cantidad, no una conformidad absoluta con el cálculo. Si el pago se hace por transferencia, el comprobante bancario sustituye a la firma a efectos de acreditar el pago, pero el recibo se sigue entregando.

Recibo en papel o electrónico

La entrega puede ser electrónica siempre que se garantice la recepción efectiva por la persona trabajadora y esta pueda acceder al documento, descargarlo y conservarlo. Poner el recibo en un portal al que la persona no puede acceder cuando deja la empresa no es una entrega válida.

Conservación

La empresa debe conservar los recibos y la documentación de cotización a disposición de la Inspección durante el plazo previsto en la normativa de Seguridad Social. Por el lado de la persona trabajadora, conservar todas las nóminas es la forma más barata de poder acreditar antigüedad, categoría, salario regulador y conceptos devengados años después, cuando ya no hay a quién pedírselas. Guárdalas en digital.

Protección de datos

Los recibos contienen datos personales y, a veces, datos sensibles (afiliación sindical si se descuenta cuota, situaciones de incapacidad). Su tratamiento se rige por el Reglamento General de Protección de Datos y la Ley Orgánica 3/2018, con las consecuencias habituales: acceso restringido, envío individual y no difusión interna de importes.

Hacerlo internamente, con software o con asesoría

La decisión no es ideológica, es de riesgo y de volumen.

Internamente con plantilla de cálculo es defendible cuando hay una o dos personas contratadas, contrato estable, convenio sencillo y ninguna variable. Exige revisar cada año los tipos, bases y escala de retención, y asumir que el error es responsabilidad de la empresa.

Con software específico tiene sentido cuando el volumen justifica la licencia y hay alguien dentro capaz de configurarlo y de interpretar lo que devuelve. El programa automatiza el cálculo y la presentación telemática, pero no decide si un plus es salarial ni si el convenio permite prorratear: eso lo sigue decidiendo una persona.

Con asesoría laboral es lo razonable en cuanto aparecen rotación, turnos, pluses variables, incapacidades temporales frecuentes, varios convenios o cualquier situación de despido o modificación sustancial. Estás comprando criterio y responsabilidad profesional, no mecanografía.

Sea cual sea la opción, dos cautelas se mantienen: revisa siempre el recibo antes de pagarlo y consulta con un profesional cualquier caso que se salga de lo ordinario. Delegar no exime a la empresa de su responsabilidad como sujeto obligado frente a la Seguridad Social y frente a la Hacienda pública.

Recursos oficiales y plantillas para trabajar

Las tres fuentes que tienes que tener guardadas y consultar cada ejercicio:

• Boletín Oficial del Estado: la Ley de Presupuestos Generales del Estado y la Orden de cotización del ejercicio, donde están tipos, bases mínimas y máximas y las reglas especiales.
• Sede electrónica de la Seguridad Social: bases y tipos vigentes, sistema de liquidación directa, informe de bases de cotización, vida laboral y trámites de afiliación.
• Agencia Tributaria: normativa del IRPF, servicio de cálculo del tipo de retención, modelo 145, modelos de declaración de retenciones y resumen anual.

Y del lado práctico, dentro de este sitio tienes material relacionado que te ahorra empezar de cero: qué debe incluir una nómina según la ley, el recibo de salario simplificado con ejemplo, la plantilla de nómina para empleado, la guía de cómo usar una plantilla de nómina y los errores comunes al solicitar un anticipo de nómina. Para la parte contractual, el modelo de contrato de trabajo y la comparativa de tipos de contrato de trabajo en España. Todas las plantillas están en el catálogo de plantillas gratuitas.

Preguntas frecuentes sobre cuánto vale y cómo hacer una nómina paso a paso

¿Cuánto cuesta hacer una nómina en España?

No existe una tarifa oficial ni un precio de mercado publicado que se pueda citar con rigor, y por eso aquí no vas a leer una cifra: el importe se fija por presupuesto y depende del número de personas en plantilla, del convenio aplicable, del tipo de contrato, de si hay conceptos variables cada mes y de si el encargo incluye además seguros sociales, altas y bajas y los modelos de retenciones. Pide dos o tres presupuestos con el mismo alcance por escrito y compáralos sobre esos parámetros.

¿Qué porcentaje se descuenta de la nómina por Seguridad Social e IRPF?

Los tipos de cotización y la escala de retención se aprueban cada ejercicio, así que no se pueden dar de memoria sin arriesgarse a publicar un dato caducado. Los tipos vigentes están en la Orden de cotización del año publicada en el BOE y en la sede electrónica de la Seguridad Social; el tipo de retención de IRPF lo obtienes con el servicio de cálculo de retenciones de la Agencia Tributaria introduciendo tus datos personales y familiares. Desconfía de cualquier tabla que no indique el ejercicio al que corresponde.

¿Cuáles son los pasos para hacer una nómina?

Reunir contrato, convenio, modelo 145 e incidencias del mes; sumar los devengos separando percepciones salariales y no salariales; determinar la base de contingencias comunes (con prorrata de pagas y topes); determinar la base de contingencias profesionales añadiendo las horas extraordinarias; aplicar los tipos de cotización a cargo de la persona trabajadora; aplicar el tipo de retención de IRPF; restar y obtener el líquido; y entregar, cuadrar y conservar el recibo.

¿Es obligatorio entregar la nómina aunque se pague por transferencia?

Sí. El artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores obliga a documentar la liquidación y el pago del salario mediante un recibo individual justificativo con la debida claridad y separación de percepciones y deducciones. El justificante bancario acredita el pago, pero no sustituye al recibo.

¿Qué apartados tiene que llevar el recibo de salarios?

Identificación de la empresa y de la persona trabajadora, periodo de liquidación, devengos detallados por concepto, deducciones, líquido total a percibir y el apartado de determinación de las bases de cotización junto con la aportación empresarial. El modelo de referencia es el aprobado por la Orden ESS/2098/2014, salvo que por convenio o acuerdo se haya adoptado otro modelo que respete esa claridad y separación.

¿Por qué mi base de cotización es mayor que mi salario bruto del mes?

Porque a la base de contingencias comunes se le suma la parte proporcional de las pagas extraordinarias y de cualquier concepto de vencimiento superior al mensual, aunque ese mes no los cobres. Si tus pagas no están prorrateadas en el recibo, lo normal es que la base sea superior al bruto mensual. También influye el tope mínimo del grupo de cotización, que puede elevar la base en jornadas reducidas.

¿Puede la empresa prorratear las pagas extras sin decírmelo?

El prorrateo tiene que estar amparado por el convenio colectivo o por acuerdo, y debe reflejarse de forma identificable en el recibo. Prorratear de forma unilateral cuando el convenio no lo permite se ha declarado improcedente en vía judicial. En todo caso, el prorrateo reparte el importe, no lo reduce: la suma anual tiene que ser la misma.

¿Por qué me cambia el porcentaje de IRPF de un mes a otro?

Porque el tipo de retención se calcula sobre la retribución íntegra anual previsible y se regulariza cuando esa previsión o tus circunstancias cambian: una subida, una variable cobrada, un cambio de jornada, el nacimiento de un hijo o la entrega de un nuevo modelo 145. No es un error automáticamente; lo que sí conviene es contrastar el tipo resultante con el servicio de cálculo de la AEAT.

¿La nómina y el finiquito son lo mismo?

No. La nómina documenta el salario de un periodo con el contrato vigente. El finiquito es la liquidación de lo pendiente al extinguirse el contrato: días trabajados, parte proporcional de pagas devengadas y vacaciones generadas y no disfrutadas. La indemnización por despido, cuando corresponde, es un concepto aparte aunque se abone en el mismo momento.

¿Qué hago si la empresa no me da las nóminas?

Pídelas por escrito dejando constancia, descarga tu informe de bases de cotización y tu vida laboral en la sede electrónica de la Seguridad Social, solicita tus datos fiscales y el certificado de retenciones a la Agencia Tributaria, y si no hay respuesta presenta denuncia ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Si además hay cantidades impagadas, la vía es la papeleta de conciliación y, en su caso, la demanda ante el juzgado de lo social, con plazos cortos que conviene consultar antes.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las nóminas?

La empresa debe conservar la documentación de cotización y los recibos a disposición de la Inspección durante el plazo que fija la normativa de Seguridad Social, que abarca varios años y conviene comprobar antes de destruir nada. Como persona trabajadora, lo recomendable es guardarlas todas de forma indefinida en digital: son la prueba de antigüedad, categoría y salario que necesitarás en cualquier reclamación o cálculo futuro.

¿Qué pasa si una nómina está mal calculada?

Las diferencias de cotización se regularizan con la Tesorería General de la Seguridad Social y pueden llevar recargo, y las diferencias de retención afectan a la declaración de la renta de la persona trabajadora. Además puede haber responsabilidad administrativa ante la Inspección de Trabajo y reclamación de cantidad por parte de quien ha cobrado de menos. Por eso, ante cualquier duda de cálculo, lo sensato es que lo revise un profesional del ámbito laboral antes de pagar.

¿Sirve una plantilla de Excel para hacer nóminas?

Sirve como estructura y como apoyo de cálculo en casos sencillos y estables, pero no sustituye al criterio: la plantilla no sabe si un plus de tu convenio es salarial, ni si procede prorratear, ni actualiza sola los tipos del ejercicio. Si la usas, revisa cada año los tipos, las bases y la escala de retención, y contrasta el resultado con las fuentes oficiales.

¿El registro de jornada tiene algo que ver con la nómina?

Mucho. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a llevar registro diario de jornada y a conservarlo a disposición de la plantilla, de su representación y de la Inspección. Es la prueba que permite acreditar horas extraordinarias y, por tanto, reclamar su pago y su correcta cotización.