Cómo hacer una propuesta comercial efectiva que cierre ventas

Qué es una propuesta comercial (y qué no lo es)

Una propuesta comercial es el documento con el que intentas ganar un trabajo concreto para un cliente concreto. No es un catálogo, no es un dossier corporativo y no es un correo con una cifra al final. Es un texto que demuestra que has entendido el problema de quien te va a pagar y que explica, con detalle suficiente para que alguien firme, qué vas a hacer, en cuánto tiempo, por cuánto dinero y bajo qué condiciones.

La mayoría de las propuestas que se pierden no se pierden por precio. Se pierden porque el cliente termina de leerlas sin tener claro qué recibe exactamente, cuándo lo recibe y qué pasa si algo se tuerce. Cuando un documento deja esas tres preguntas sin responder, la respuesta cómoda del cliente es no decidir. Y no decidir, para ti, es lo mismo que perder.

Aquí conviene separar tres documentos que se confunden todo el tiempo, porque cada uno tiene una función distinta y mezclarlos genera problemas reales. Si buscas un punto de partida ya maquetado, tienes nuestra plantilla de propuesta comercial de servicios.

Propuesta, presupuesto y contrato: cuándo usar cada uno

Los tres se solapan en la práctica, pero responden a preguntas diferentes. La propuesta responde a por qué yo y por qué así; el presupuesto responde a cuánto cuesta y desglosado cómo; el contrato responde a qué me pasa si el otro no cumple.

La regla práctica: manda propuesta cuando el cliente aún no ha decidido y presupuesto cuando ya ha decidido y solo compara cifras. Si mandas un presupuesto pelado a alguien que todavía está valorando opciones, le estás pidiendo que decida por precio, que es justo el terreno donde más difícil te lo pones. Y si mandas una propuesta de veinte páginas a quien solo quiere saber cuánto cuesta cambiar una cerradura, le estás haciendo perder el tiempo.

Un presupuesto contesta cuánto. Una propuesta contesta por qué merece la pena pagarlo. Si tu documento solo contesta lo primero, estás compitiendo únicamente por precio.

Qué NO es una propuesta comercial

Merece la pena delimitarlo, porque el error de formato es habitual:

• No es un informe comercial. El informe comercial analiza a un cliente ya existente: su comportamiento de pago, su solvencia, el histórico de la relación. Va hacia dentro y sirve para decidir si le das crédito o cómo le atiendes. La propuesta va hacia fuera y sirve para ganar un trabajo que todavía no tienes. Si lo que necesitas es lo primero, vete a nuestro modelo de informe comercial para clientes.
• No es una carta de presentación. La carta presenta a una persona ante un puesto; la propuesta presenta una solución ante un problema de negocio.
• No es una factura proforma. La proforma es un documento de precio previo a la venta con formato de factura, sin efectos fiscales. Diferencias explicadas en factura proforma vs factura.
• No es un dossier de empresa. El dossier habla de ti; la propuesta habla del cliente. Si tu documento dedica las tres primeras páginas a tu historia, tus valores y tu equipo, has escrito un dossier.

Empieza por el problema del cliente, no por ti

Este es el cambio que más resultados da y el que menos gente aplica. La primera sección con contenido de tu propuesta debería ser el problema del cliente, redactado de forma que él se reconozca. No tu presentación, no tu trayectoria, no tu metodología. Su problema.

Hay una razón práctica detrás: quien lee una propuesta está buscando una señal de que le has entendido antes de invertir energía en leer el resto. Si esa señal aparece en el primer párrafo, sigue leyendo con buena disposición. Si tiene que llegar a la página cuatro para encontrarse a sí mismo en el documento, lo más probable es que salte directo al precio y decida solo con esa cifra.

Qué preguntar antes de escribir una línea

Una propuesta buena se gana en la reunión previa, no delante del procesador de textos. Estas preguntas te dan casi todo el material que vas a necesitar:

• ¿Qué pasa hoy que os ha llevado a buscar a alguien? El disparador concreto, no la necesidad genérica.
• ¿Qué habéis probado ya y por qué no funcionó? Te evita proponer justo lo que fracasó el año pasado.
• ¿Cómo sabréis dentro de seis meses que esto ha salido bien? Aquí sale el criterio de éxito, que es lo que después convertirás en entregables.
• ¿Quién más tiene que dar el visto bueno? Determina para quién escribes el resumen inicial.
• ¿Hay una fecha límite real? Si la hay, el calendario deja de ser un adorno y pasa a ser un argumento.
• ¿Tenéis un rango presupuestario en mente? Incómoda de hacer, pero te ahorra escribir una propuesta de 12.000 € para quien tiene 3.000 €.

Usa sus palabras, no las tuyas

Cuando redactes el diagnóstico, reutiliza literalmente las expresiones que ha usado el cliente. Si te ha dicho «se nos escapan los albaranes y luego no sabemos qué facturar», escribe eso, no «se detectan ineficiencias en el proceso de trazabilidad documental». La traducción a jerga profesional te hace parecer más técnico y menos comprensivo, y en una propuesta lo segundo vende más.

Un truco de revisión: subraya en tu borrador todas las frases que podrías copiar y pegar en una propuesta para otro cliente sin cambiar nada. Cada una de esas frases es relleno. Si son mayoría, has escrito una plantilla genérica con el nombre cambiado, y el cliente lo va a notar.

Investiga lo justo, pero investígalo

No hace falta un estudio de mercado. Hace falta que el cliente vea tres o cuatro datos suyos en el documento: su sector, su tamaño, alguna particularidad de su operativa, el nombre correcto de su empresa y de quien firma. Media hora de preparación cambia por completo la percepción del documento.

Un análisis DAFO propio (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) te ayuda a decidir con qué te posicionas, aunque no lo metas en la propuesta: sirve para elegir qué dos o tres argumentos destacas y cuáles callas. Tienes una plantilla de análisis DAFO lista para rellenar.

Cuidado con hablar de la competencia

Comparar tu oferta con la de otros dentro de la propuesta suele salir mal. Publicar una tabla con los precios que crees que cobran tus competidores es aún peor: son cifras que no puedes verificar, envejecen en semanas y le regalan al cliente la idea de que el criterio de decisión es el precio. Si quieres marcar diferencias, hazlo describiendo lo que tú incluyes y que suele quedar fuera en el mercado, sin poner nombres ni importes ajenos. Aprende mas sobre fiscalidad en nuestra guia fiscal para autonomos.

Estructura apartado por apartado

Esta es la estructura que funciona en servicios profesionales, oficios y proyectos a medida. No hace falta que uses los once apartados en todos los encargos: en trabajos pequeños puedes fundir varios en dos páginas. Lo que no conviene es saltarse el orden, porque el orden es el argumento.

1. Portada: que se sepa de qué va sin abrirla

Pon el nombre del cliente antes que el tuyo y un título que describa el trabajo, no la categoría. «Reforma de la planta baja del local de la calle Mayor» funciona mejor que «Propuesta de servicios de reforma». Añade una referencia tipo PC-2026-014 y la fecha: cuando el cliente tenga cuatro propuestas encima de la mesa, agradecerá poder citarte por número.

2. Resumen para quien decide

Es el apartado que más se salta y el que más rentabilidad tiene. Quien firma el gasto rara vez lee las quince páginas: lee esto y delega el detalle. Escríbelo el último, cuando ya sepas qué has propuesto, y contesta cinco cosas en cinco frases: qué problema resolvemos, cómo, en cuánto tiempo, cuánto cuesta y qué hay que hacer ahora.

Es correcto poner el precio aquí. Muchos lo esconden hasta el final por miedo, y lo único que consiguen es que el cliente hojee el PDF buscando la cifra en lugar de leer el argumento.

3. Diagnóstico del problema

Describe la situación actual sin adornos y sin proponer nada todavía. Dos o tres párrafos con datos del cliente: cuántas horas se van en esa tarea, cuántas incidencias hubo el trimestre pasado, qué le dijo la inspección, qué se rompió. Cierra con la consecuencia de no hacer nada, que es lo que justifica el gasto.

Un aviso: usa solo cifras que te haya dado el cliente o que puedas verificar. Inventar un dato aquí para dar dramatismo es el camino más rápido a que alguien de su equipo te corrija en la reunión y toda la propuesta pierda credibilidad.

4. Solución propuesta

Explica el enfoque en lenguaje llano y justifica por qué ese y no otro. Si has descartado alternativas, dilo brevemente: «podríamos hacerlo con X, pero con vuestro volumen os obligaría a rehacerlo en dos años». Enseñar el descarte demuestra criterio y desactiva la comparación con la propuesta del competidor que sí propone X.

7. Plan de trabajo e hitos

Da fechas relativas («semana 1», «día 10 desde la firma»), no fechas absolutas que caducan mientras el cliente decide. Y añade una columna con lo que necesitas de él: accesos, materiales, validaciones, una persona de contacto. La mitad de los retrasos en proyectos vienen de ahí, y dejarlo escrito antes de empezar te ahorra la discusión de después.

8. Equipo

Nombra a quien va a hacer el trabajo, no al comercial. Dos líneas por persona: qué hace y qué ha hecho parecido. Si trabajas solo, dilo con naturalidad y explica cómo cubres las ausencias. Fingir una estructura que no tienes se descubre en la primera semana del proyecto.

Alcance y, sobre todo, qué queda fuera

Si solo puedes mejorar un apartado de tu propuesta, mejora este. El apartado de exclusiones es el que más discusiones evita, el que más cobros defiende y el que casi nadie escribe.

La razón es psicológica: da la sensación de que empiezas la relación desconfiando. En la práctica pasa lo contrario. El cliente que lee «no incluye la migración de los datos históricos; si la necesitáis, se cotiza aparte» sabe exactamente qué compra. El que no lo lee da por hecho que está incluido, y cuando le pases el extra tendrá la sensación de que le has cambiado el precio a mitad de partido.

Cómo se redacta el alcance

En entregables, no en actividades. «Análisis de la situación» no es un entregable; «informe de 10-15 páginas en PDF con el diagnóstico y tres recomendaciones priorizadas» sí lo es. Cada línea debería responder a qué recibe el cliente, en qué formato y cuántos.

• Cantidad: 1 informe, 3 diseños, 5 sesiones de 60 minutos.
• Formato: PDF, archivo editable, obra ejecutada y recibida, acceso a plataforma.
• Criterio de terminado: cuándo se considera entregado y aceptado (por ejemplo, silencio del cliente durante siete días naturales tras la entrega).
• Revisiones: cuántas rondas van incluidas y qué cuenta como ronda.

Lo que casi siempre hay que excluir por escrito

Repasa esta lista antes de enviar. Si algo de aquí no está en tu alcance, ponlo en exclusiones:

• Rondas de revisión por encima de las incluidas.
• Licencias, suscripciones, plantillas o bancos de imágenes de terceros.
• Desplazamientos, dietas y alojamiento fuera de una zona definida.
• Contenidos, textos, fotos, datos o accesos que aporta el cliente.
• Mantenimiento, soporte o formación posteriores a la entrega.
• Trabajo en fines de semana, festivos o fuera del horario acordado.
• Trámites, licencias y tasas administrativas.
• Retrabajo derivado de cambios de criterio del cliente después de una validación firmada.
• Impuestos, que van desglosados aparte.

El alcance dice qué compras. Las exclusiones dicen qué no has comprado. Sin las segundas, las primeras siempre se estiran en la dirección que no te conviene.

Y qué haces cuando el cliente pide algo fuera de alcance

Escríbelo también: «cualquier trabajo no recogido en el apartado 5 se presupuesta por separado antes de ejecutarse y requiere aprobación por escrito». Con esa frase, la conversación incómoda de mitad de proyecto ya está resuelta de antemano y tú no quedas como el proveedor que factura sorpresas. Si trabajas por horas para los extras, indica el precio/hora aquí mismo para no tener que negociarlo con el proyecto ya empezado.

El precio: opciones en lugar de una cifra única

Cuando presentas una sola cifra, el cliente solo puede hacer dos cosas: aceptarla o rechazarte. Cuando presentas dos o tres opciones con alcances distintos, la pregunta que se hace deja de ser «¿le contrato?» y pasa a ser «¿cuál elijo?». Es el mismo trabajo, presentado de una forma que multiplica las salidas que no terminan en un no.

Funciona también por un motivo más prosaico: te da información. Si el cliente elige siempre la opción baja, tu diagnóstico del problema no le ha convencido. Si elige siempre la alta, llevabas tiempo cobrando por debajo.

Cómo se construyen las opciones

La condición que no puedes saltarte: cada opción tiene que tener un alcance distinto. Si lo único que cambia entre la opción A y la B es el precio, el cliente lee que la cifra alta estaba inflada y a partir de ahí negociará todo a la baja. Las opciones se diferencian en entregables, en profundidad, en plazo o en acompañamiento posterior, nunca solo en el importe.

Presenta las tres en la misma página y en el mismo formato, con las diferencias en negrita. Marca una como recomendada: el cliente agradece que le orientes, y si no lo haces, la ausencia de recomendación se lee como falta de criterio.

Un ejemplo, marcado como ejemplo

Presenta la cifra completa, no la trocees

Evita el «desde 900 €» y los precios con asteriscos. El cliente que descubre en la letra pequeña que su caso cuesta el doble no vuelve. Y si tu precio depende de variables que aún no conoces, dilo abiertamente: «esta propuesta asume 4 puntos de venta; con más, el importe se revisa antes de empezar y te lo confirmamos por escrito».

Cómo justificar el precio por valor y no por horas

Cobrar por horas tiene un problema estructural: cuanto mejor eres, menos tardas, y menos cobras. Además convierte la conversación en una discusión sobre tu tarifa horaria comparada con la de otro, que es una comparación que siempre pierdes contra quien tiene menos costes.

Justificar por valor no significa poner un precio arbitrario. Significa anclar la cifra en lo que el problema le cuesta al cliente y en lo que la solución le devuelve.

Los tres anclajes que funcionan

• Coste del problema. «Las cuatro horas semanales que dedicáis ahora a cuadrar albaranes, valoradas a vuestro coste de personal, superan el importe de esta propuesta en un año». Cifra tú el tiempo, y usa los datos que te haya dado el cliente.
• Coste de la alternativa. Hacerlo en interno, contratar a alguien, seguir como están. Comparar contra la alternativa real, no contra cero, cambia por completo la percepción del importe.
• Riesgo evitado. Sanciones, retrabajo, plazos incumplidos, un cliente perdido. Es potente, pero exige prudencia: no prometas que evitas riesgos que no controlas.

Reglas prácticas al poner el precio

• Calcula tu coste antes de cotizar. Horas reales estimadas más un margen para imprevistos, más los costes directos del encargo. Un precio bonito con margen negativo es una forma cara de estar ocupado.
• No bajes el precio sin bajar el alcance. Si cedes, ofrece la misma cifra con menos entregables, un calendario más largo o pago fraccionado.
• Desglosa lo que refuerza, agrupa lo que confunde. Desglosar 14 partidas invita a que el cliente vaya tachando líneas.
• El IVA, aparte. Base imponible, tipo aplicable y total. Nunca una cifra única que no se sabe si lleva impuestos.

Condiciones, validez de la oferta y marco legal

Aquí es donde una propuesta deja de ser un texto de ventas y empieza a tener consecuencias. Lo que sigue es divulgativo: para un contrato concreto o si hay dinero importante en juego, contrasta con un abogado o un asesor.

Una propuesta aceptada puede ser vinculante

El artículo 1254 del Código Civil dice que el contrato existe desde que una o varias personas consienten en obligarse, y el artículo 1262 añade que el consentimiento se manifiesta por el concurso de la oferta y de la aceptación sobre la cosa y la causa que han de constituir el contrato. Traducido: si tu propuesta describe con precisión el objeto y el precio, y el cliente contesta «adelante», puede haber contrato aunque no hayáis firmado nada con formato de contrato.

Eso corta en las dos direcciones. Te protege si el cliente se echa atrás después de darte el visto bueno y tú ya has empezado; y te expone si mandaste una cifra a la ligera, el cliente la aceptó y ahora tus costes no cuadran. De ahí dos precauciones que deberían estar en todas tus propuestas:

• Plazo de validez con fecha concreta. «Esta oferta es válida hasta el 30 de septiembre de 2026. Pasada esa fecha, los importes y plazos se revisan antes de confirmar.» Sin fecha, una propuesta de hace ocho meses puede volver a aparecer con costes que ya no existen.
• La aceptación se formaliza en contrato. Deja escrito que la conformidad del cliente da paso a la firma de un contrato de prestación de servicios que recoge el detalle, y que hasta entonces no se inician trabajos. Tienes un punto de partida en nuestro ejemplo de contrato de prestación de servicios.

Plazos de pago entre empresas: la Ley 3/2004

Si tu cliente es una empresa o un profesional, los plazos de pago no son terreno libre. La Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales fija los plazos máximos aplicables entre empresas y las consecuencias del retraso. Consulta el texto consolidado vigente en el BOE antes de redactar tus condiciones, porque es una norma que se ha modificado varias veces.

Dos cosas que interesan a efectos de propuesta:

• No pactes plazos que la ley no permite. Un «pago a 120 días» escrito en tus condiciones puede ser una cláusula sin efecto, y te deja pensando que has aceptado algo que no te vincula como creías.
• El interés de demora no te lo inventas. La ley remite a un tipo de interés de demora que el Ministerio de Economía publica semestralmente en el BOE. En tus condiciones escribe la remisión («el tipo legal de interés de demora vigente conforme a la Ley 3/2004»), nunca un porcentaje concreto sacado de una plantilla antigua.

Y separa dos cosas en el apartado de pago: el calendario (por ejemplo, un porcentaje a la firma, otro a mitad de proyecto y el resto a la entrega) y la forma (transferencia, domiciliación, número de cuenta, plazo desde la emisión de cada factura). Si ya te ha pasado, mira nuestro modelo de carta de cobro de facturas pendientes y el acuerdo de pago aplazado entre empresas.

El IVA, siempre como partida separada

Base imponible, tipo impositivo y total, en tres líneas distintas. Si el cliente es empresa, el IVA le resulta neutro y lo que compara es la base; si es particular, lo que le importa es el total, y descubrirlo al recibir la factura sienta fatal. Comprueba además el territorio: en Canarias se aplica IGIC y en Ceuta y Melilla el IPSI, no IVA. Una plantilla peninsular reutilizada sin mirar es un error frecuente y visible.

Propiedad intelectual de los entregables

Si tu trabajo genera obra protegida (diseños, textos, software, planos, fotografía), conviene decir qué cedes. El artículo 43 del Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual establece que la cesión de derechos de explotación queda limitada a las modalidades de explotación previstas expresamente, al tiempo y al ámbito territorial que se determinen. Si no lo escribes, el cliente puede creer que ha comprado más de lo que ha comprado, y ese malentendido sale caro para los dos.

Redáctalo en una frase clara: qué derechos cedes, para qué usos, en qué territorio, durante cuánto tiempo, y a partir de qué momento (lo habitual es ligar la cesión al cobro íntegro). Si te reservas el derecho a mostrar el trabajo en tu portafolio, pídelo también aquí.

Confidencialidad y datos personales

Si vas a manejar información sensible del cliente o datos personales de terceros, mencionalo en condiciones y remite al acuerdo correspondiente. Cuando el encargo implique tratar datos personales por cuenta del cliente, hará falta el contrato de encargo de tratamiento que exige la normativa de protección de datos: no es un párrafo de la propuesta, es un documento aparte. Para lo primero tienes la plantilla de acuerdo de confidencialidad.

Presentación, formato y envío

El diseño no cierra ventas, pero un documento desordenado sí las pierde: transmite que trabajarás igual de desordenado. El objetivo no es que la propuesta sea bonita, es que sea fácil de leer en diagonal y fácil de reenviar dentro de la empresa del cliente.

Reglas de maquetación que sí importan

• Un titular por página que resuma la página. Quien hojea debería entender el hilo solo con los encabezados.
• Los importes, en una tabla. Nunca escondidos dentro de un párrafo.
• Numeración de apartados. Facilita que el cliente te escriba «dudas en el punto 6.2» en lugar de describirte la duda a ciegas.
• Nombre de archivo profesional. Propuesta_Ofizio_ClienteSA_2026-08-14.pdf, no propuesta final v3 definitiva.pdf.
• Datos de contacto en la última página y en el pie: nombre, teléfono, correo y web reales.

Qué formato usar

PDF salvo que te pidan otra cosa: se ve igual en cualquier dispositivo, no se descoloca y no se edita por accidente. Word solo si el cliente ha dicho que quiere trabajar sobre el documento. Las plataformas de propuestas con enlace y aviso de apertura son útiles, pero añaden fricción cuando el cliente tiene la red corporativa restringida, así que adjunta el PDF de todas formas.

El correo de envío también cuenta. Asunto con el nombre del proyecto y la referencia, tres o cuatro frases en el cuerpo con el resumen y el siguiente paso, y el archivo adjunto. Un correo de veinte líneas compite con la propuesta y consigue que no se abra el adjunto.

Pruebas sociales: solo las reales

Referencias, trabajos anteriores y casos concretos ayudan, con una condición innegociable: que existan y que tengas permiso para citarlos. Un caso inventado o un testimonio de relleno se detecta con una llamada, y cuando se detecta ya no importa nada más de lo que hayas escrito. Si todavía no tienes referencias en ese sector, cambia el enfoque: describe el método, enseña un trabajo similar de otro ámbito y ofrece un primer hito corto para que el cliente te evalúe con poco riesgo.

Errores frecuentes que tumban propuestas

Los que siguen se repiten en propuestas de sectores muy distintos. Casi todos se arreglan en diez minutos de revisión antes de darle a enviar.

1. La plantilla genérica con el nombre cambiado

Se reconoce a la primera: párrafos que valdrían para cualquier cliente, un apartado de «sobre nosotros» más largo que el diagnóstico y cero datos del proyecto concreto. El cliente que recibe tres propuestas y una de ellas habla de su caso, elige esa aunque no sea la más barata.

2. Alcance difuso

«Acompañamiento integral», «servicio 360», «soluciones adaptadas a vuestras necesidades». Nadie sabe qué recibe. Cámbialo por sustantivos contables: informes, sesiones, unidades, metros, horas de formación, número de revisiones.

3. Sin fecha de caducidad

Una propuesta sin plazo de validez es una oferta abierta indefinidamente. Además de exponerte a que te la acepten con costes cambiados, elimina el único motivo que tiene el cliente para decidir esta semana en lugar de dentro de tres meses.

4. Sin llamada a la acción

Terminar con «quedamos a vuestra disposición para cualquier consulta» es dejar la pelota en un tejado donde no va a moverse. Sustitúyelo por algo que se pueda hacer: «si te encaja, respóndeme a este correo con un OK y te mando el contrato el mismo día» o «te propongo una llamada de 20 minutos el jueves a las 10:00 para repasarla».

5. Hablar de ti antes que del cliente

Cuenta cuántas veces aparece el nombre de tu empresa en la primera página y cuántas el del cliente. Si ganas tú, dale la vuelta.

6. Datos inventados para impresionar

Porcentajes de mejora sin origen, estudios citados de memoria, cifras atribuidas a consultoras o escuelas de negocio que nadie puede localizar. Basta con que el cliente pida la fuente una sola vez para que el resto del documento quede en entredicho. Si no puedes enlazar el estudio, no lo cites: explica lo mismo en cualitativo.

7. Precio único, opaco o con letra pequeña

Una cifra sin desglose, un «desde» que después se duplica o un IVA que aparece por sorpresa en la factura. Todo eso se paga en confianza.

8. Enviar sin haber hablado antes

Una propuesta a puerta fría, sin conversación previa, no tiene diagnóstico posible: solo puede ser genérica. Si te llega una petición por formulario, invierte quince minutos en una llamada antes de escribir nada.

9. Errores de bulto en el documento

El nombre del cliente anterior olvidado en un párrafo, una fecha del año pasado, un total que no suma. Revisa siempre en PDF y en frío, y comprueba que todas las sumas cuadran.

10. No prever qué pasa si algo cambia

Sin cláusula de cambios de alcance, cualquier modificación se convierte en una negociación con el proyecto en marcha, que es el peor momento posible para negociar.

Seguimiento después del envío

El mejor seguimiento se pacta antes de enviar. En la reunión previa, cierra el siguiente paso: «te la mando el martes; ¿te va bien que la repasemos juntos el jueves a las 10:00?». Con eso, el seguimiento deja de ser perseguir a alguien y pasa a ser una cita en el calendario.

Cuando no ha sido posible, un esquema sobrio funciona mejor que la insistencia:

• Día del envío: correo con el resumen en el cuerpo y el PDF adjunto. Confirma que lo ha recibido.
• A los tres o cuatro días laborables: mensaje breve aportando algo. Una duda que has previsto, un ajuste del calendario, una referencia relevante. No preguntes solo «¿la has visto?».
• Una semana antes de la caducidad: recordatorio del plazo de validez, sin dramatismo. Es una razón legítima para escribir.
• El día de la caducidad: cierra el ciclo. «La oferta vence hoy; si necesitáis más tiempo, dímelo y la reviso con gusto.» Deja la puerta abierta y deja de perseguir.

El correo de seguimiento

Hola [nombre]:
Te escribo por la propuesta [referencia] que te envié el [fecha]. Repasándola he pensado que quizá os encaja mejor empezar por [hito concreto], que os deja ver resultados antes de comprometer el resto.
Si te viene bien, lo comentamos en 15 minutos el [día] a las [hora]. Y si el momento no es este, dímelo sin problema y lo retomamos cuando os cuadre.
Un saludo,
[tu nombre]

Y cuando la respuesta es que no

Pregunta por qué, con una sola frase y sin discutir la decisión. «¿Me puedes decir qué ha pesado más para descartarla? Me ayuda a mejorar las siguientes.» La mitad de las veces obtienes una respuesta útil, y en algunos casos descubres que el motivo era un malentendido que se arregla en dos minutos. Anota siempre el motivo: al cabo de veinte propuestas tendrás tu propio patrón de pérdidas, que vale más que cualquier consejo genérico.

Un no tampoco es definitivo. Guarda la propuesta, apunta una fecha razonable para retomar el contacto y vuelve con algo nuevo, no con la misma oferta reenviada.

Plantilla de propuesta comercial lista para copiar

Copia el texto siguiente y sustituye lo que va entre corchetes. Las cifras que aparecen son ejemplos inventados para ilustrar el formato: cámbialas por las tuyas después de calcular tus costes reales. Adapta también las condiciones a tu caso y, si el importe es relevante, que las revise un profesional antes de usarlas de forma habitual.

PROPUESTA COMERCIAL
Referencia: [PC-2026-000]        Fecha: [DD/MM/AAAA]
Para: [Nombre del cliente / empresa] — A la atención de [nombre y cargo]
De: [tu nombre o empresa] — [NIF] — [teléfono] — [correo]
Proyecto: [título que describa el trabajo, no la categoría]

1. RESUMEN
[Cliente] necesita [problema en una frase]. Proponemos [solución en una
frase], con entrega en [X semanas] desde la firma y una inversión de
[importe] € + IVA en la opción recomendada. Si os encaja, el siguiente
paso es [acción concreta con fecha].

2. SITUACIÓN ACTUAL
Hoy [descripción del problema con las palabras del cliente]. Esto supone
[consecuencia medible: tiempo, coste, riesgo, incidencias]. Si no se
actúa, [consecuencia de no hacer nada].

3. SOLUCIÓN PROPUESTA
Proponemos [enfoque]. Lo planteamos así porque [motivo]. Hemos valorado
[alternativa] y la descartamos porque [motivo].

4. ALCANCE Y ENTREGABLES
Incluye:
  4.1 [Entregable 1: qué, formato, cantidad]
  4.2 [Entregable 2: qué, formato, cantidad]
  4.3 [Entregable 3: qué, formato, cantidad]
  4.4 [Nº] rondas de revisión sobre cada entregable.
Se considera entregado y aceptado cada elemento cuando [criterio: firma
de conformidad / transcurridos 7 días naturales sin observaciones].

5. FUERA DE ALCANCE
No están incluidos y se presupuestan aparte:
  - Revisiones por encima de las [nº] incluidas.
  - Licencias, suscripciones o materiales de terceros.
  - Desplazamientos fuera de [zona].
  - [Contenidos / datos / accesos] que aporta el cliente.
  - Mantenimiento o soporte posteriores a la entrega.
  - Trámites y tasas administrativas.
  - Trabajos derivados de cambios de criterio tras una validación firmada.
Cualquier trabajo no recogido en el punto 4 se presupuestará por separado
y requerirá aprobación por escrito antes de ejecutarse.

6. PLAN DE TRABAJO
  Fase 1 — [nombre] — semanas 1-[X] — Entregable: [ ]
  Fase 2 — [nombre] — semanas [X]-[Y] — Entregable: [ ]
  Fase 3 — [nombre] — semanas [Y]-[Z] — Entregable: [ ]
El calendario cuenta desde la firma y desde la recepción de [lo que debe
aportar el cliente]. Necesitamos de vuestra parte: [accesos, materiales,
interlocutor y plazos de validación].

7. EQUIPO
  [Nombre] — [rol] — [experiencia relevante en dos líneas]
  [Nombre] — [rol] — [experiencia relevante en dos líneas]

8. INVERSIÓN
  Opción A — Base .......... [1.400] € + IVA — incluye 4.1 y 4.2
  Opción B — Recomendada ... [2.600] € + IVA — incluye 4.1 a 4.3
  Opción C — Ampliada ...... [3.900] € + IVA — incluye 4.1 a 4.4 y
                              [X] meses de acompañamiento
  (Importes de ejemplo. Base imponible; IVA al tipo vigente aparte.
  En Canarias se aplicaría IGIC y en Ceuta y Melilla IPSI.)

9. CONDICIONES
  9.1 Pago: [%] a la firma, [%] al hito [ ] y [%] a la entrega final.
      Facturas a [nº] días desde su emisión, por transferencia a [IBAN].
  9.2 Demora: en caso de retraso en el pago se aplicará el interés legal
      de demora vigente conforme a la Ley 3/2004, de medidas de lucha
      contra la morosidad en las operaciones comerciales.
  9.3 Propiedad intelectual: los derechos de explotación sobre los
      entregables se ceden a [cliente] para [usos concretos], en
      [territorio] y por [plazo], una vez abonado el importe íntegro.
      La cesión se limita a lo expresamente pactado (art. 43 TRLPI).
      [Nos reservamos / No nos reservamos] el derecho a mostrar el
      trabajo en nuestro portafolio.
  9.4 Confidencialidad: ambas partes mantendrán la confidencialidad de
      la información intercambiada.
  9.5 Cancelación: si el cliente cancela una vez iniciada una fase, se
      facturará el trabajo ejecutado hasta ese momento.

10. VALIDEZ Y SIGUIENTE PASO
Esta propuesta es válida hasta el [DD/MM/AAAA]. Pasada esa fecha,
importes y plazos se revisarán antes de confirmarse. La aceptación de
esta propuesta dará paso a la firma de un contrato de prestación de
servicios que recogerá el detalle; hasta su firma no se iniciarán los
trabajos.

Siguiente paso: responde a este correo indicando la opción elegida, o
reservamos [20] minutos el [día] a las [hora] para resolver dudas.

[Tu nombre] — [cargo] — [teléfono] — [correo]

Dos advertencias sobre la plantilla. La primera: el punto 9 es un esqueleto divulgativo, no un clausulado revisado para tu actividad; si firmas encargos de cierto importe, encarga una revisión jurídica una vez y reutilízala. La segunda: no la envíes tal cual. Una propuesta que conserva los corchetes sin rellenar es peor que no mandar nada.

Más documentos que suelen acompañar a este: plantilla de propuesta comercial de servicios, cómo hacer un presupuesto que el cliente acepte y modelo de contrato freelance de servicios.

Resumen y siguientes pasos

Una propuesta comercial efectiva no depende del diseño ni de la extensión. Depende de cinco decisiones que puedes tomar hoy mismo en el documento que tengas a medio escribir:

1. Empezar por el problema del cliente, con sus palabras, antes de hablar de ti.
2. Convertir el alcance en entregables contables y escribir un apartado explícito de exclusiones.
3. Presentar el precio en dos o tres opciones con alcances distintos, con el IVA aparte.
4. Poner fecha de caducidad a la oferta y decir que la aceptación se formaliza en contrato.
5. Cerrar con un siguiente paso concreto, con día y hora, en lugar de con una fórmula de cortesía.

Si aplicas solo una, que sea la segunda: el apartado de exclusiones es el que menos cuesta escribir y el que más discusiones, retrabajo y facturas incómodas te va a ahorrar durante los próximos años.

Preguntas frecuentes sobre cómo hacer una propuesta comercial efectiva

¿Qué diferencia hay entre propuesta comercial, presupuesto y contrato?

La propuesta explica el problema del cliente y cómo lo vas a resolver: incluye diagnóstico, alcance, exclusiones, plan de trabajo y precio. El presupuesto es solo la parte económica, un desglose de partidas e importes. El contrato es el documento que fija las obligaciones de las dos partes una vez aceptada la propuesta. Puedes enviar propuesta y presupuesto en un mismo documento, pero el contrato conviene firmarlo aparte.

¿Es vinculante una propuesta comercial aceptada por correo?

Puede serlo. Los artículos 1254 y 1262 del Código Civil establecen que el contrato existe desde que hay consentimiento sobre el objeto y la causa, sin exigir una forma escrita concreta. Un «de acuerdo, adelante» por correo sobre una propuesta con objeto y precio definidos puede bastar para que haya contrato. Por eso conviene poner plazo de validez y decir expresamente que la aceptación se formalizará en un contrato firmado.

¿Qué plazo de validez debo dar a una propuesta comercial?

El plazo que puedas sostener sin perder dinero. Si tus costes dependen de materiales o de subcontratas con precios variables, un plazo corto de días te protege; en servicios con costes estables, unas semanas es razonable. Escríbelo con fecha concreta, no con fórmulas vagas, e indica qué ocurre al vencer: revisión de precio, nueva propuesta o simple caducidad.

¿Por qué conviene presentar el precio en varias opciones?

Con una cifra única el cliente solo puede decidir si te contrata o no. Con dos o tres opciones de alcance distinto la conversación pasa a ser cuál elige, y quien no puede pagar la opción alta tiene una salida que no es descartarte. Cada opción debe tener alcance y entregables diferentes: si solo cambia el precio, el cliente lee que la cifra alta estaba inflada.

¿Cómo se presenta el IVA en una propuesta comercial?

Como partida separada. Indica la base imponible, el tipo de IVA que corresponde y el total, sin fundirlos en una sola cifra. Si el cliente es empresa el IVA le resulta neutro y le interesa la base; si es particular le interesa el total. Ojo con Canarias, Ceuta y Melilla: allí no se aplica IVA sino IGIC o IPSI. Comprueba el tipo aplicable a tu actividad antes de enviar.

¿Qué plazo de pago puedo fijar entre empresas?

La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad en operaciones comerciales regula los plazos entre empresas y fija un máximo general con la posibilidad de ampliarlo por pacto dentro de los límites legales. Si el cliente se retrasa, la ley reconoce intereses de demora a un tipo que el Ministerio de Economía publica semestralmente en el BOE: consulta el vigente en lugar de escribir un porcentaje inventado en la propuesta.

¿Qué debo poner en el apartado de exclusiones del alcance?

Todo lo que un cliente razonable podría dar por incluido y no lo está: rondas de revisión adicionales, licencias o suscripciones de terceros, desplazamientos, contenidos o materiales que aporta el cliente, mantenimiento posterior, urgencias fuera de horario y gestión de permisos. Es el apartado que más discusiones evita, y redactado en positivo no suena a desconfianza sino a orden.

¿De quién son los entregables cuando el cliente paga?

De quien diga el contrato. El artículo 43 del Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual establece que la cesión de derechos se limita a las modalidades de explotación expresamente previstas, al tiempo y al ámbito territorial pactados. Si no escribes nada, el cliente puede encontrarse con menos derechos de los que creía comprar. Concreta qué cedes, para qué usos y desde cuándo, y liga la cesión al pago íntegro.

¿Cuánto debe medir una propuesta comercial?

Lo que haga falta para que quien decide entienda el problema, la solución y el precio, y ni una página más. Para un encargo pequeño, dos o tres páginas bien escritas ganan a veinte de relleno. En proyectos grandes, resuelve el problema con un resumen de una página al principio para quien firma y anexos al final para quien revisa el detalle técnico.

¿En qué formato conviene enviar la propuesta?

PDF en la mayoría de los casos: se ve igual en cualquier dispositivo, no se edita por accidente y se reenvía bien dentro del comité que decide. Word solo si el cliente ha pedido editarla. Los enlaces a plataformas de propuestas dan avisos de apertura, pero añaden fricción si el cliente tiene la red corporativa capada, así que adjunta también el PDF.

¿Cuándo hago seguimiento si el cliente no responde?

Pacta el siguiente paso antes de enviar: una llamada con fecha y hora para repasarla juntos. Si aun así no responde, un primer recordatorio breve a los pocos días y un segundo cerca de la fecha de caducidad de la oferta suelen bastar. Aporta algo en cada mensaje (una duda resuelta, un ajuste del calendario) en lugar de preguntar solo si la ha visto.

¿Qué hago si el cliente pide una rebaja de precio?

No bajes el precio sin bajar el alcance: si lo haces, confirmas que la cifra inicial estaba inflada y le enseñas a negociar así siempre. Ofrece la misma cifra con menos entregables, un calendario más largo o un pago fraccionado. Y antes de aceptar cualquier ajuste, comprueba que sigues teniendo margen sobre tus costes reales.