Cómo Hacer Inventario de Bienes en la Empresa: Valoración y Modelo Efectivo

Respuesta directa: hacer el inventario de bienes de una empresa consiste en identificar uno a uno los elementos que la sociedad posee, describirlos con datos que permitan localizarlos e identificarlos sin ambigüedad, asignarles un valor conforme a los criterios del Plan General de Contabilidad y dejar constancia del resultado en un documento firmado y fechado. El artículo 28 del Código de Comercio obliga a que el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abra con el balance inicial detallado de la empresa, de modo que el inventario no es un ejercicio voluntario de orden interno: es el soporte de una obligación registral. El proceso tiene cuatro fases —planificar, recontar, valorar y conciliar con la contabilidad— y termina con un documento que cualquier tercero (banco, comprador, inspector, socio saliente) pueda revisar y entender.

Lo que te vas a llevar de esta guía:

• Qué obliga a llevar el Código de Comercio en sus artículos 25 a 28 y qué añade el Plan General de Contabilidad.
• La diferencia entre inventario de inmovilizado y inventario de existencias, que se valoran con reglas distintas.
• Cómo asignar valor a cada bien: precio de adquisición, coste de producción, amortización acumulada y deterioro.
• Un modelo de ficha con los campos que realmente se usan después, no los que quedan bonitos en una hoja.
• Los errores que convierten un inventario en papel mojado ante una auditoría, un traspaso o una liquidación.

1. ¿Qué es un inventario de bienes?

Un inventario de bienes es la relación ordenada, individualizada y valorada de los elementos patrimoniales que una empresa tiene a una fecha determinada. La palabra clave es individualizada: no basta con anotar «mobiliario de oficina: 12.400 €». Un inventario que merezca ese nombre baja al detalle de cada elemento, le pone un código, dice dónde está, quién lo usa, cuándo entró y qué documento respalda su entrada.

Conviene separar dos conceptos que en el lenguaje corriente se mezclan. El inventario contable es el listado que sostiene los saldos de las cuentas del balance: el valor por el que figura cada activo en libros. El inventario físico es lo que hay realmente en el almacén, en la nave o en las mesas de la oficina, comprobado con los ojos y con un lector de códigos. Los dos deben coincidir, y cuando no coinciden hay que explicar por qué. La mayor parte del trabajo de un inventario serio no está en contar, está en conciliar.

La confusión más frecuente en pymes es tratar el inventario como sinónimo de «stock». El stock es una parte —las existencias—, pero el inventario de bienes de una empresa abarca también el inmovilizado material (maquinaria, vehículos, equipos informáticos, instalaciones), el inmovilizado intangible (aplicaciones informáticas, patentes, marcas registradas) y las inversiones inmobiliarias. Cada grupo tiene su propia norma de registro y valoración en el Plan General de Contabilidad, y aplicarle a uno la regla del otro es la vía rápida para un balance que no aguanta una revisión. Si estás preparando una operación societaria, te interesa nuestra guía sobre el traspaso de un negocio y su modelo de contrato.

1.2 Para qué sirve de verdad

Un inventario bien hecho resuelve problemas muy concretos que aparecen tarde y con prisa:

• Cerrar el ejercicio sin sobresaltos. Las cuentas anuales parten de un inventario. Si el detalle no cuadra con el mayor, el cierre se convierte en una caza de diferencias contra reloj en enero.
• Justificar amortizaciones. No puedes amortizar lo que no tienes identificado. Una dotación global sin ficha detrás es difícil de defender si te la piden desglosada.
• Cobrar un siniestro. Ante un incendio, un robo o una inundación, la aseguradora pide prueba de preexistencia. Sin fichas, fotos y facturas, la indemnización se pelea a la baja.
• Vender, traspasar o liquidar. El comprador, el socio que sale o el liquidador van a exigir una relación de bienes con valores. Improvisarla en tres días sale caro.
• Pedir financiación. Cuando el banco valora garantías reales, mira qué activos hay, en qué estado y con qué carga.
• Detectar fugas. Los equipos que desaparecen, los que se prestaron y no volvieron y los que llevan tres años apagados en un rincón solo salen a la luz cuando alguien recorre las instalaciones con una lista en la mano.

Un inventario no vale por lo largo que sea, sino por lo rápido que permite responder a una pregunta incómoda: ¿dónde está este activo, cuánto vale hoy y qué papel lo respalda?

1.3 Quién está obligado y con qué alcance

El artículo 25 del Código de Comercio impone a todo empresario llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad, con un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y un Libro Diario. El artículo 28 concreta el contenido de ese libro: se abre con el balance inicial detallado de la empresa y recoge, además, los balances de comprobación y el inventario de cierre de ejercicio junto con las cuentas anuales. Esa obligación alcanza a sociedades mercantiles con independencia de su tamaño.

El empresario individual en estimación objetiva o en estimación directa simplificada tiene obligaciones registrales más ligeras en el ámbito fiscal, pero eso no significa que le convenga prescindir del inventario. Si algún día quiere vender la actividad, financiarla o defender una deducción por amortización, va a necesitar exactamente los mismos datos. El coste de llevarlo al día es una fracción del coste de reconstruirlo a posteriori. Ante cualquier duda sobre el alcance exacto de tus obligaciones registrales, consúltalo con tu asesor: depende de la forma jurídica, del régimen fiscal y del volumen de operaciones.

2. Tipos de bienes a incluir en el inventario

Antes de contar nada hay que decidir en qué cajón va cada cosa, porque el cajón determina cómo se valora y si se amortiza o no. El Plan General de Contabilidad organiza el activo en grupos que conviene respetar desde el primer día del inventario, no arreglar después.

2.1 Inmovilizado material

Elementos tangibles que la empresa va a usar durante más de un ejercicio y que no están destinados a la venta: maquinaria y utillaje, mobiliario, equipos para procesos de información, elementos de transporte, instalaciones técnicas, construcciones y terrenos. Es el grupo que más se amortiza y el que más disgustos da cuando nadie lo ha fichado: en una nave con quince años de historia siempre aparecen máquinas dadas de baja que siguen en libros y máquinas en producción que nunca se registraron.

2.2 Inmovilizado intangible

Activos sin sustancia física identificables y separables: aplicaciones informáticas, licencias de software con carácter permanente, propiedad industrial (patentes, modelos de utilidad, marcas registradas), derechos de traspaso y concesiones administrativas. Ojo con un matiz que se escapa mucho: las marcas y el saber hacer generados internamente no se activan; solo entran en balance cuando se han adquirido a un tercero y su coste puede medirse con fiabilidad. Poner en el inventario «valor de nuestra marca: 80.000 €» sin una compra detrás es inventar patrimonio.

2.3 Existencias

Mercaderías, materias primas, productos en curso y productos terminados. No son inmovilizado, no se amortizan y su valoración sigue reglas propias (precio medio ponderado o FIFO, con corrección valorativa si el valor neto realizable cae por debajo del coste). Se recuentan al cierre y su variación va a la cuenta de resultados.

2.4 Inversiones inmobiliarias

Inmuebles que la empresa mantiene para obtener rentas o plusvalías, no para usarlos en su actividad ni para venderlos en el curso ordinario del negocio. Se separan del inmovilizado material porque el destino cambia la lectura del balance: un local alquilado a terceros no cuenta la misma historia que la nave donde produces.

2.5 Bienes que están y no son tuyos (y al revés)

Este es el apartado que salva auditorías. Hay elementos que se usan a diario y no pertenecen a la empresa —renting de vehículos, equipos en depósito, maquinaria cedida por un proveedor, mercancía en consigna— y elementos propios que no están en tus instalaciones: herramienta en casa de operarios, stock en un almacén logístico externo, equipos en préstamo a un cliente. Recomendación práctica: llévalos en un anexo de control con la etiqueta clara de «no propiedad» o «propiedad fuera de instalaciones», con el contrato de referencia. No suman al patrimonio, pero evitan que alguien los cuente por error o que se pierdan sin rastro.

Categoría	Ejemplos	¿Se amortiza?	Criterio de valoración
Inmovilizado material	Maquinaria, furgoneta, ordenadores, mobiliario	Sí, salvo terrenos	Precio de adquisición o coste de producción, menos amortización y deterioro
Terrenos	Solar de la nave, parcela	No (vida útil indefinida)	Precio de adquisición, menos deterioro si procede
Inmovilizado intangible	Software, patentes, marcas adquiridas	Sí, si la vida útil es definida	Coste de adquisición; los generados internamente, con fuertes limitaciones
Existencias	Mercaderías, materias primas, producto terminado	No	Coste (PMP o FIFO) y, si es menor, valor neto realizable
Inversiones inmobiliarias	Local arrendado a un tercero	Sí, la construcción	Mismas reglas que el inmovilizado material
Bienes de terceros	Renting, depósito, consigna	No están en tu activo	Anexo de control extracontable con contrato de referencia

3. Cómo hacer un inventario de bienes paso a paso

El inventario falla casi siempre por lo mismo: se empieza contando. Contar es la parte fácil. Lo que hace que un inventario sirva para algo es haber decidido antes qué se cuenta, con qué código y quién firma. Este es el orden que funciona.

3.1 Define el alcance y la fecha de corte

Fija una fecha y una hora concretas. Todo lo que entre después pertenece al ejercicio siguiente, y todo lo que salga antes desaparece del recuento. Sin fecha de corte, cualquier diferencia tiene una excusa. En empresas con movimiento continuo lo habitual es congelar entradas y salidas durante el recuento, o registrar los movimientos del periodo en una hoja aparte para ajustarlos después.

3.2 Diseña el sistema de codificación

Un código por elemento, único y que no cambie nunca. Lo más práctico es una estructura de tres bloques: familia, centro y correlativo. Por ejemplo, MAQ-VLC-0043 identifica la máquina 43 del centro de Valencia. Evita códigos que incorporen datos que cambian (el nombre del usuario, la ubicación exacta dentro de la nave, el año de compra): cuando cambian, el código miente. Una etiqueta física resistente pegada al bien, con el código impreso y su versión en código de barras o QR, ahorra horas en cada recuento posterior.

3.3 Reúne la documentación soporte

Facturas de compra, contratos de leasing o renting, escrituras, fichas técnicas, permisos y certificados de instalación. El inventario sin soporte documental es una lista de buenas intenciones. Este paso es el que más tiempo consume la primera vez y el que más valor aporta: la mitad de las diferencias de valoración salen aquí, al descubrir que una máquina se activó por el importe de la factura sin incluir el transporte y el montaje, o incluyendo un IVA que era deducible.

3.4 Recuenta sobre el terreno

Con listado en mano, recorriendo instalaciones. Dos reglas: quien cuenta no debería ser la única persona que custodia el bien, y el recuento se firma. Si el volumen es alto, funciona el doble conteo ciego: dos personas cuentan por separado sin ver el resultado del otro y solo se investiga donde no coinciden.

3.5 Valora cada elemento

Aplicando el criterio que corresponda a su categoría, con la amortización acumulada al día. Este paso lo desarrollamos en las secciones 4 y 10.

3.6 Concilia con la contabilidad

Suma el inventario por grupos y compáralo con los saldos de las cuentas del balance. Las diferencias no se «cuadran»: se explican una a una y se corrigen con el asiento que proceda. Esta es la parte que separa un inventario real de un documento decorativo.

3.7 Cierra, firma y archiva

El documento final lleva fecha, alcance, criterios aplicados, responsables del recuento y firma de quien lo aprueba. Se archiva con las cuentas anuales del ejercicio y se conserva junto con los libros durante el plazo legal de conservación de la documentación mercantil.

4. Valoración de bienes: métodos y criterios

Aquí es donde se juega la fiabilidad del inventario. La contabilidad española parte del precio de adquisición como criterio general: el importe facturado por el vendedor sin los descuentos, más todos los gastos directamente relacionados que se produzcan hasta que el bien esté en condiciones de funcionamiento. Esto incluye transporte, seguro del transporte, aranceles, instalación, montaje y honorarios profesionales necesarios para ponerlo en marcha. No incluye los impuestos indirectos recuperables: si el IVA soportado es deducible, no forma parte del valor del activo.

Cuando el bien lo fabrica la propia empresa, el criterio es el coste de producción: precio de adquisición de las materias primas y otros consumibles, más los costes directamente imputables al bien, más la parte razonable de los costes indirectos que correspondan al periodo de fabricación.

4.1 Los cuatro valores que no debes confundir

• Valor de adquisición o coste histórico: lo que costó, con los gastos necesarios hasta su puesta en marcha. Es la base contable.
• Valor contable o valor neto: el coste histórico menos la amortización acumulada y menos las correcciones por deterioro. Es lo que figura en el balance.
• Valor residual: el importe que la empresa espera obtener por el bien al final de su vida útil, deduciendo los costes de venta. Sirve para calcular la base amortizable, y en la práctica muchas pymes lo fijan en cero cuando es irrelevante.
• Valor razonable o de mercado: lo que se obtendría hoy en una transacción entre partes informadas. No sustituye al coste histórico en el balance del inmovilizado material, pero es el que interesa en una compraventa, una liquidación o un peritaje de seguros.

Un error clásico en pymes es «actualizar» el inventario poniendo precios de mercado en la columna de valor y usar ese documento como si fuera contable. Son dos inventarios distintos con dos finalidades distintas. Si necesitas ambos, haz dos columnas y etiquétalas sin ambigüedad: valor neto contable y valor estimado de mercado, indicando de dónde sale la estimación.

4.2 Deterioro de valor

Cuando el valor recuperable de un activo cae por debajo de su valor contable de forma que no se espera revertir con el uso normal, hay que reconocer una pérdida por deterioro. El caso típico: una máquina que ha quedado obsoleta porque cambió la normativa técnica del sector, o un stock de producto que ya no se vende y cuyo valor neto realizable está por debajo del coste. El deterioro se registra, se documenta con el motivo y se revierte si las circunstancias cambian, salvo en los casos donde la norma lo impide. Este es un punto donde conviene apoyarse en tu asesor contable: la justificación del deterioro es una de las áreas que más se revisa.

4.3 Valoración de bienes usados y de segunda mano

Si compras maquinaria usada, el criterio no cambia: se activa por lo que has pagado más los gastos de puesta en marcha, y se amortiza según la vida útil que le quede a partir de tu adquisición, no la que tendría un equipo nuevo. Documenta cómo has estimado esa vida útil restante (informe del proveedor, horas de uso acumuladas, estado revisado por un técnico). Es una estimación que hay que poder defender.

Si no puedes explicar en dos frases de dónde sale el número que has puesto en la columna «valor», ese número no debería estar en el inventario.

5. Modelo de inventario: campos, ficha y ejemplo

Un modelo de inventario no se juzga por lo elegante que queda, sino por si permite responder a las preguntas que llegan seis meses después. Estos son los campos que se usan de verdad. También te recomendamos leer nuestra guía sobre la plantilla de inventario de almacén en Excel.

5.1 Campos mínimos de la ficha de activo

Campo	Para qué sirve	Ejemplo
Código interno	Identificador único e inmutable del elemento	MAQ-VLC-0043
Descripción	Qué es, con marca, modelo y número de serie	Compresor de tornillo, marca y modelo, nº serie
Categoría contable	Determina la cuenta del PGC y el tratamiento	Inmovilizado material — maquinaria
Ubicación	Dónde está físicamente hoy	Nave 2, línea de montaje
Responsable	Quién lo custodia y responde de él	Jefe de producción
Fecha de alta	Inicio de la amortización y del cómputo de vida útil	Fecha de puesta en condiciones de funcionamiento
Valor de adquisición	Base contable del activo	Factura más transporte y montaje
Documento soporte	Trazabilidad ante auditoría o inspección	Nº de factura y proveedor
Vida útil estimada	Base del cálculo de amortización	Años estimados, justificados
Amortización acumulada	Permite obtener el valor neto contable	Importe a fecha de cierre
Valor neto contable	Lo que figura en el balance	Adquisición − amortización − deterioro
Estado	Distingue activo en uso, parado, en reparación o dado de baja	En uso
Fotografía	Prueba de preexistencia ante siniestros	Imagen con etiqueta de código visible
Cargas o garantías	Avisa de leasing, reserva de dominio o prenda	Leasing hasta fecha X

5.2 Ejemplo de línea cumplimentada

Así se ve una entrada completa, con datos de ejemplo puramente ilustrativos: MAQ-VLC-0043 · Compresor de tornillo · Inmovilizado material (maquinaria) · Nave 2 · Responsable: jefe de producción · Alta: 12/03/2023 · Adquisición: 14.200 € (factura 2023/0418 + 600 € de transporte y montaje) · Vida útil estimada: 10 años · Amortización acumulada a 31/12/2025: 3.976 € · Valor neto contable: 10.224 € · Estado: en uso · Sin cargas. Fíjate en que la ficha permite reconstruir el cálculo sin abrir ningún otro documento.

5.3 Hoja de cálculo o software: cómo decidir

Una hoja de cálculo aguanta perfectamente por debajo de unos cientos de elementos si respetas tres reglas: una fila por elemento (nunca agrupes), columnas con formato fijo y un histórico de versiones fechado. A partir de ahí, o cuando hay varios centros de trabajo y movimientos frecuentes, la hoja empieza a romperse: se duplican filas, alguien ordena mal un rango y desalinea columnas, y nadie sabe cuál es la versión buena. Ese es el momento de pasar a un módulo de activos dentro del ERP o del programa de contabilidad.

6. Qué exige la norma contable en 2026

El marco no ha cambiado de raíz: sigue vigente el Plan General de Contabilidad como norma de referencia, con su versión para pymes, y el Código de Comercio como base de la obligación registral. Lo que sí conviene revisar cada ejercicio es si tu empresa ha cruzado alguno de los umbrales que determinan qué modelo de cuentas anuales le corresponde y si mantiene la posibilidad de aplicar el PGC de pymes, porque esos límites se han modificado en los últimos años y afectan al detalle exigible en la memoria.

No vas a encontrar aquí una tabla con «el valor medio de los bienes de una empresa española» ni con «el crecimiento del inmovilizado en 2026». Ese tipo de cifras agregadas circula mucho por internet sin fuente que las sostenga, y aplicarlas a tu caso no aporta nada: el valor de tu inventario depende de tu sector, tu antigüedad y tu política de inversión, no de una media. Si necesitas referencias sectoriales reales para comparar, la vía correcta son las bases de datos de estados financieros depositados en el Registro Mercantil y las estadísticas estructurales de empresa del INE, consultadas directamente en la fuente y en su edición vigente.

6.1 Lo que sí puedes dar por bueno cada ejercicio

• El inventario se cierra a la fecha de cierre del ejercicio y acompaña a las cuentas anuales en el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales (art. 28 del Código de Comercio).
• Los libros obligatorios se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil dentro del plazo previsto tras el cierre del ejercicio. Confirma el plazo aplicable a tu sociedad con tu asesor antes de cada cierre.
• Los criterios de valoración aplicados deben explicarse en la memoria y mantenerse de un ejercicio a otro, salvo que haya motivo justificado para cambiarlos, en cuyo caso hay que declararlo.
• La amortización se calcula de forma sistemática y racional en función de la vida útil del bien y de su valor residual, no «lo que salga».

7. Errores que arruinan un inventario

Estos son los fallos que aparecen una y otra vez cuando alguien abre un inventario heredado y trata de usarlo:

7.1 Agrupar en lugar de individualizar

«Equipos informáticos: 18 unidades, 21.600 €». Suena eficiente y es inservible. Cuando se vende uno, se rompe otro y el tercero se lo lleva un empleado que se marcha, no hay forma de dar de baja la parte correspondiente. Una fila por elemento, siempre.

7.2 Activos fantasma

Bienes que siguen en libros y amortizándose años después de haber salido por la puerta. Inflan el activo, distorsionan el resultado y complican cualquier operación societaria. Salen a la luz en el primer recuento físico serio, y su regularización suele necesitar un asiento de baja con reflejo en resultados: consúltalo antes de tocarlo.

7.3 Confundir gasto con inversión

Las reparaciones que solo mantienen la capacidad del bien son gasto del ejercicio. Las mejoras, ampliaciones o renovaciones que aumentan la capacidad productiva, la eficiencia o alargan la vida útil se activan y se amortizan. Meter todo en gasto para «ahorrar» este año deja el balance sin reflejar inversiones reales, y meter todo en activo infla el patrimonio. Ninguna de las dos opciones sobrevive a una revisión.

7.4 No incluir los gastos de puesta en marcha

Activar solo el importe de la factura y llevar a gasto el transporte, la instalación y el montaje es un error de base que arrastra mal cálculo de amortización durante toda la vida del activo.

7.5 Vidas útiles copiadas sin criterio

Asignar diez años a todo porque «es lo normal». La vida útil debe responder al uso real que la empresa hace del bien. Un vehículo de reparto urbana que hace 60.000 km al año no tiene la misma vida útil que uno de dirección que hace 8.000.

7.6 Inventario sin fecha, sin firma y sin criterios

Un documento sin fecha de corte, sin quién lo hizo y sin qué criterios se aplicaron no prueba nada. Ante un siniestro o una discrepancia entre socios, es papel.

7.7 Ignorar los bienes de terceros

Contar como propia la maquinaria en renting es el error que más rápido detecta un auditor y el que peor imagen da, porque implica que nadie ha mirado los contratos.

7.8 Hacerlo una vez y no volver a tocarlo

Un inventario es un proceso vivo. Si las altas y bajas no se registran en el momento en que ocurren, en dos ejercicios vuelves al punto de partida y hay que rehacerlo entero.

8. Buenas prácticas que sí marcan diferencia

8.1 Recuentos cíclicos en lugar de un maratón anual

Parar la actividad tres días en diciembre para contarlo todo es caro y produce recuentos apresurados. La alternativa es el recuento cíclico: divides el inventario en bloques y cuentas un bloque cada mes o cada semana, de forma que a lo largo del año todo se ha revisado al menos una vez, y los elementos de mayor valor o mayor rotación se revisan más veces. Al llegar al cierre, el trabajo pesado ya está hecho.

8.2 Separa quien custodia de quien cuenta

Es la medida de control interno más barata y más eficaz. Quien tiene la llave del almacén no debería ser la única persona que valida el recuento de ese almacén.

8.3 Etiqueta físicamente y fotografía

Etiqueta resistente con el código, y una foto por elemento significativo guardada con el nombre del código. La foto vale su peso en oro el día que hay que justificar preexistencia ante una aseguradora o demostrar el estado de un bien en una compraventa.

8.4 Un procedimiento escrito de altas y bajas

Media página basta: quién autoriza una compra de inmovilizado, quién crea la ficha, qué documento hay que adjuntar, quién autoriza una baja y qué se hace con el bien retirado. Sin ese circuito, el inventario se desactualiza solo.

8.5 Conserva el histórico

Guarda el inventario de cada ejercicio cerrado, sin sobrescribirlo. La comparación entre ejercicios es la forma más rápida de detectar que algo se ha movido sin registrarse.

8.6 Revisa las estimaciones una vez al año

Vidas útiles, valores residuales e indicios de deterioro. No hace falta cambiarlas cada año, pero sí dejar constancia de que se han revisado y de por qué se mantienen.

9. Marco legal: Código de Comercio y Plan General de Contabilidad

Conviene tener claro qué dice cada norma, porque en internet circulan muchas afirmaciones legales sin artículo detrás.

9.1 Código de Comercio, artículos 25 a 28

El artículo 25 establece el deber de todo empresario de llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su empresa que permita el seguimiento cronológico de todas sus operaciones, e identifica los libros obligatorios: un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y un Libro Diario, sin perjuicio de los libros que exijan otras disposiciones.

El artículo 26 se refiere a los libros de actas de las sociedades mercantiles. El artículo 27 regula la legalización de los libros obligatorios en el Registro Mercantil del domicilio del empresario. El artículo 28 es el que interesa directamente a este tema: concreta que el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa y que en él se transcribirán, con la periodicidad que la norma indica, los balances de comprobación, además del inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales. Ese mismo artículo describe el contenido del Libro Diario, con el registro diario de las operaciones y la posibilidad de anotación conjunta por periodos no superiores al mes cuando su detalle aparezca en otros libros concordantes.

9.2 Plan General de Contabilidad

El PGC desarrolla las normas de registro y valoración que aplican al inventario: la del inmovilizado material, la del inmovilizado intangible, la de las existencias y la del deterioro de valor. Ahí está el criterio de precio de adquisición y coste de producción, el tratamiento de la amortización como reparto sistemático del valor amortizable a lo largo de la vida útil y las reglas de las correcciones valorativas. Existe además una versión del PGC para pymes con simplificaciones, cuya aplicación depende de que la empresa no supere determinados límites durante dos ejercicios consecutivos. Comprueba con tu asesor cuál te aplica antes de cada cierre.

9.3 Qué NO regula el inventario

Ninguna norma mercantil te obliga a usar un formato concreto de plantilla, ni un software determinado, ni a etiquetar con QR. Esas son buenas prácticas, no requisitos. Lo que la norma exige es que el inventario sea detallado, esté valorado con criterios contables correctos, se transcriba al libro correspondiente y pueda justificarse documentalmente. Desconfía de cualquier página que te presente un formato concreto como «el modelo oficial obligatorio»: no existe tal cosa.

10. Amortización contable y fiscal del inmovilizado

La amortización es el reparto sistemático del valor amortizable de un activo a lo largo de su vida útil, para reflejar que el bien se consume conforme se usa. El valor amortizable es el coste del bien menos su valor residual. Y aquí hay dos planos que no siempre coinciden.

10.1 El plano contable

El PGC pide que la amortización responda a la depreciación real del activo, en función de su vida útil y del patrón esperado de consumo de sus beneficios económicos. El método más usado es el lineal —misma cuota cada año—, pero también caben métodos degresivos o en función de unidades producidas cuando reflejan mejor el uso. La amortización empieza cuando el bien está en condiciones de funcionamiento, no cuando se firma la factura. Y los terrenos no se amortizan, aunque sí lo hace la construcción levantada sobre ellos, por lo que en la compra de un inmueble hay que separar el valor del suelo del valor del vuelo.

10.2 El plano fiscal

Para el Impuesto sobre Sociedades, la Ley 27/2014 regula en su artículo 12 las correcciones de valor por amortización. Su apartado 12.1 establece cuándo se entiende que la depreciación es efectiva, e incluye la tabla de coeficientes de amortización lineal con el coeficiente máximo anual y el periodo máximo de años para cada tipo de elemento. No vamos a reproducir aquí porcentajes concretos: la tabla es larga, distingue por naturaleza del elemento y por actividad, y una cifra copiada de oído aplicada a la categoría equivocada te deja una amortización no deducible. Consulta la tabla del artículo 12.1 de la Ley 27/2014 en el texto vigente del BOE y confirma con tu asesor a qué epígrafe corresponde exactamente cada uno de tus activos.

La misma norma contempla otros supuestos de amortización admitida: métodos degresivos, planes formulados por el contribuyente y aceptados por la Administración, y justificación del importe por el contribuyente. Existen además incentivos de libertad de amortización y de amortización acelerada aplicables a determinadas entidades y activos, sujetos a requisitos y a cambios normativos frecuentes. Que existan no significa que apliquen a tu caso: cada uno tiene condiciones propias y su encaje debe revisarlo un profesional antes de declarar.

10.3 Cuando lo contable y lo fiscal no coinciden

Si amortizas contablemente por encima o por debajo de lo que la norma fiscal admite, aparece una diferencia que hay que ajustar en la base imponible del Impuesto sobre Sociedades. Suele ser una diferencia temporaria: revierte en ejercicios posteriores. Llevar la ficha de cada activo con las dos columnas —amortización contable y amortización fiscalmente deducible— evita tener que reconstruir el histórico años después.

Aspecto	Plano contable (PGC)	Plano fiscal (LIS)
Objetivo	Reflejar la imagen fiel del patrimonio	Determinar el gasto deducible
Criterio base	Vida útil real estimada por la empresa	Coeficientes y periodos del art. 12.1 LIS, u otros métodos admitidos
Inicio	Puesta en condiciones de funcionamiento	Sigue el criterio contable, con las reglas propias del impuesto
Terrenos	No se amortizan	No se amortizan
Si difieren	Manda el criterio de imagen fiel	Ajuste extracontable en la base imponible

La amortización no es una decisión creativa. Es una estimación que hay que poder justificar con el uso real del bien y encajar después con lo que la norma fiscal admite como deducible.

11. Recuento físico y conciliación con la contabilidad

Un recuento sin conciliación posterior es tiempo perdido. Este es el circuito completo.

11.1 Preparación

Listado ordenado por ubicación (no por código), impreso o en tableta, con una columna vacía para el conteo. Si el listado ya lleva la cantidad esperada impresa, la tentación de «confirmar» en lugar de contar es enorme: por eso el conteo a ciegas, sin cantidades preimpresas, da resultados más honestos. Ordena el almacén antes, no durante. Y comunica al equipo la fecha y hora de corte con antelación.

11.2 Ejecución

Equipos de dos personas, una cuenta y otra anota. Cada hoja o cada bloque se firma al cerrarlo. Los elementos que no aparecen en la lista se apuntan en una hoja de «hallazgos» sin descartarlos: casi siempre son altas que nunca se registraron. Los que están en la lista y no aparecen se marcan como pendientes de localizar, no como bajas: la baja se decide después, con criterio y documentación.

11.3 Conciliación

Se comparan tres cosas: el recuento físico, el detalle del inventario y el saldo contable de cada cuenta. Las diferencias se clasifican por causa —error de recuento, alta no registrada, baja no registrada, error de imputación de cuenta, error de valoración— y cada tipo tiene su corrección. Documenta la causa de cada diferencia significativa; el año que viene te va a ahorrar la misma investigación.

11.4 Regularización

Los ajustes se pasan a contabilidad con asientos que dejen rastro del motivo. Aquí es donde recomendamos con más énfasis apoyarse en el asesor contable: la regularización de activos fantasma, de altas no registradas de ejercicios anteriores o de deterioros no reconocidos tiene efecto en el resultado del ejercicio y en la base imponible, y no todas las vías de corrección son equivalentes.

12. Existencias, deterioro y bajas de activos

12.1 Valoración de existencias

Las existencias se valoran al precio de adquisición o coste de producción. Cuando hay muchas unidades intercambiables, se aplica un método de asignación de coste: precio medio ponderado o FIFO (primera entrada, primera salida). El método elegido debe usarse de manera uniforme para todas las existencias de naturaleza y uso similares, y mantenerse entre ejercicios. Si el valor neto realizable —lo que esperas obtener al venderlas, menos los costes necesarios para venderlas— es inferior al coste, hay que dotar una corrección valorativa por deterioro.

El caso práctico más frecuente en pymes: un lote de producto que lleva dos años sin rotación y cuyo precio de venta ya no cubre el coste. Mantenerlo en balance por el coste original infla el activo y el resultado. Reconocer el deterioro duele en el ejercicio, pero deja el balance contando la verdad.

12.2 Cómo dar de baja un activo

La baja procede cuando el bien se vende, se desecha, se pierde o deja de generar beneficios económicos. El proceso mínimo: documento que acredite la salida (factura de venta, certificado de gestor de residuos autorizado, denuncia en caso de robo, parte de siniestro), cálculo del valor neto contable en la fecha de baja y registro del resultado —beneficio o pérdida— por la diferencia entre lo obtenido y ese valor neto. En la ficha, el elemento no se borra: se marca como dado de baja con la fecha y el motivo. Borrar filas destruye la trazabilidad y es justo lo que no debe hacerse.

12.3 Un apunte sobre residuos y equipos electrónicos

Deshacerse de equipos informáticos, maquinaria o vehículos no es solo un asiento contable: hay obligaciones de gestión de residuos que exigen entregar el material a un gestor autorizado y conservar el justificante. Ese justificante es, además, tu prueba documental de la baja. Consulta la normativa aplicable a tu tipo de residuo y a tu comunidad autónoma antes de retirar equipos.

13. Inventario en traspasos, liquidaciones y operaciones societarias

El inventario deja de ser un trámite interno en el momento en que hay dinero de terceros de por medio. Tres escenarios donde su calidad decide el resultado:

13.1 Compraventa o traspaso del negocio

El comprador va a auditar la relación de bienes. Un inventario con fichas, fotos, facturas y valores netos coherentes acelera la operación y sostiene el precio. Un inventario agregado y sin soporte invita a descuentos. En estas operaciones se distingue entre el valor contable de los activos y el precio negociado, que incorpora expectativas de negocio y puede estar muy por encima o por debajo. Ampliamos el procedimiento en la guía sobre el traspaso de negocio y su modelo de contrato.

13.2 Liquidación de la sociedad

El liquidador debe formular un inventario y un balance de la sociedad en el momento de iniciar sus funciones, y con esa base realizar el activo, pagar a los acreedores y repartir el remanente entre los socios. Si el inventario está desactualizado, la liquidación se alarga y crece el riesgo de reclamaciones entre socios. Puedes ampliar el detalle en nuestra guía sobre la liquidación de una sociedad y el reparto del patrimonio.

13.3 Entrada o salida de socios

Cuando se valora una participación, el inventario es el punto de partida de casi cualquier método. Diferencias de criterio en la valoración de la maquinaria o del stock se convierten en diferencias de decenas de miles de euros en el precio de la participación. Es un terreno donde interviene un experto independiente y donde el inventario es la prueba documental de base. Si aún estás decidiendo la forma jurídica, revisa las diferencias entre sociedad limitada, anónima, civil y comunidad de bienes.

13.4 Seguros y siniestros

La aseguradora indemniza lo que puedas probar. Un inventario con fotos fechadas, números de serie y facturas convierte una negociación incierta en un trámite. Revisa además que las sumas aseguradas se actualicen cuando el inventario crece: el infraseguro se descubre siempre en el peor momento.

14. Herramientas y software de inventario

No hay una herramienta mejor en abstracto; hay una adecuada al volumen y a la complejidad de cada empresa. Estos son los escalones habituales, descritos por lo que resuelven, no por marcas:

Escalón	Cuándo encaja	Límite que te hará cambiar
Hoja de cálculo	Pocos elementos, un solo centro, altas y bajas escasas	Versiones descontroladas, filas duplicadas, cálculo manual de amortización
Módulo de activos del programa contable	Necesitas que la amortización se calcule y contabilice sola	Poca gestión de ubicaciones y de recuentos físicos
ERP con gestión de almacén	Existencias con rotación alta, varios almacenes, trazabilidad por lote	Coste de implantación y de mantenimiento
Software específico de activos fijos	Parque grande de inmovilizado repartido en muchas ubicaciones	Requiere integración con la contabilidad para no duplicar trabajo
Captura con códigos de barras o RFID	Recuentos frecuentes y muchos elementos	Inversión inicial en etiquetado y lectores

Antes de contratar nada, comprueba tres cosas: que la herramienta permita exportar todos tus datos en un formato abierto, que calcule la amortización con el método y las fechas que tú definas (y no con un valor por defecto), y que registre un histórico de movimientos por elemento. Si falla alguna de las tres, el día que quieras cambiar de sistema el problema será tuyo.

15. Conclusiones y recomendaciones finales

Si tuvieras que quedarte con una sola idea de todo esto, que sea esta: el inventario no es una lista, es un sistema. La lista se hace una vez y envejece en tres meses; el sistema —códigos estables, fichas con soporte documental, un circuito de altas y bajas, recuentos cíclicos y una conciliación anual con la contabilidad— se mantiene solo con un esfuerzo pequeño y constante, y está disponible el día que hace falta.

15.1 Plan de arranque en cuatro semanas

1. Semana 1. Define alcance y fecha de corte, decide la estructura de códigos y crea la plantilla con los campos de la sección 5. Reúne el mayor de las cuentas de inmovilizado y existencias.
2. Semana 2. Vuelca a la plantilla todo lo que ya conste en contabilidad y localiza las facturas y contratos soporte. Marca lo que no encuentres.
3. Semana 3. Recuento físico por ubicaciones, con etiquetado y fotografía de los elementos significativos. Anota hallazgos y ausencias sin resolverlos todavía.
4. Semana 4. Conciliación, clasificación de diferencias por causa, propuesta de ajustes al asesor contable, cierre del documento con fecha, criterios y firmas.

15.2 Tres avisos finales

• No copies coeficientes de amortización de una web. Ni siquiera de esta. Ve a la tabla del artículo 12.1 de la Ley 27/2014 en su texto vigente y confirma el epígrafe con tu asesor.
• No uses valores de mercado en la columna contable. Si necesitas ambos, haz dos columnas etiquetadas.
• No borres nunca una línea del inventario. Se marca como baja, con fecha y motivo. La trazabilidad es la mitad del valor del documento.

Y la recomendación que cierra cualquier contenido de este tipo: la calificación de un activo, la vida útil que le asignas, el reconocimiento de un deterioro y el tratamiento fiscal de la amortización tienen consecuencias en tus cuentas y en tu impuesto. Antes de aplicar cualquiera de estos criterios a tu empresa, revísalo con un asesor fiscal, un economista o un auditor de cuentas colegiado. Esta guía te sirve para llegar a esa conversación sabiendo qué preguntar.

Para seguir profundizando, te pueden servir nuestras guías sobre la plantilla de balance general contable, la plantilla de inventario de almacén en Excel y la liquidación de una sociedad y el reparto del patrimonio.

Preguntas frecuentes sobre el inventario de bienes de la empresa

¿Con qué frecuencia hay que actualizar el inventario de bienes?

El inventario de cierre se formula una vez al año, a la fecha de cierre del ejercicio, porque acompaña a las cuentas anuales en el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Ahora bien, las altas y bajas deben registrarse en el momento en que ocurren, no acumularse para diciembre. Lo que funciona en la práctica es un registro continuo de movimientos más recuentos cíclicos por bloques a lo largo del año.

¿Es obligatorio hacer inventario en una pyme o en una sociedad limitada?

Toda sociedad mercantil está obligada a llevar contabilidad ordenada, con un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y un Libro Diario, según el artículo 25 del Código de Comercio. El artículo 28 concreta que ese libro se abre con el balance inicial detallado y recoge el inventario de cierre junto con las cuentas anuales. El tamaño de la empresa no exime de esa obligación, aunque sí puede simplificar el modelo de cuentas anuales aplicable.

¿Qué diferencia hay entre inventario y balance?

El inventario es la relación detallada, elemento a elemento, de los bienes y derechos con su valoración. El balance es el resumen agregado por masas patrimoniales a una fecha, con activo, pasivo y patrimonio neto. El balance se sostiene sobre el inventario: si el detalle no cuadra, el resumen no vale nada.

¿Cómo se valora un bien en el inventario?

El criterio general del Plan General de Contabilidad es el precio de adquisición: el importe facturado sin descuentos, más todos los gastos directamente relacionados hasta que el bien está en condiciones de funcionamiento (transporte, instalación, montaje), excluyendo los impuestos indirectos recuperables. Si el bien lo fabrica la empresa, se aplica el coste de producción. Después se resta la amortización acumulada y las correcciones por deterioro para obtener el valor neto contable.

¿Qué coeficientes de amortización debo aplicar?

Contablemente, los que reflejen la vida útil real del bien en tu empresa. Fiscalmente, la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades recoge en la tabla de su artículo 12.1 los coeficientes lineales máximos y los periodos máximos por tipo de elemento. Esa tabla distingue por naturaleza del activo y por actividad, así que la única forma correcta de usarla es consultar el texto vigente y contrastar el epígrafe con tu asesor. Aplicar un porcentaje aproximado copiado de una web es la vía más rápida a una amortización no deducible.

¿Se amortizan los terrenos?

No. Los terrenos tienen vida útil indefinida y no se amortizan, aunque sí pueden sufrir deterioro. La construcción levantada sobre el terreno sí se amortiza, por lo que al comprar un inmueble hay que separar el valor del suelo del de la edificación, normalmente a partir del reparto que refleje la escritura o los valores catastrales.

¿Qué hago con los activos que ya están totalmente amortizados pero siguen funcionando?

Permanecen en el inventario y en el balance por su valor de adquisición con la amortización acumulada equivalente, de modo que su valor neto contable es cero (o el residual). No se dan de baja mientras sigan en uso, porque siguen siendo patrimonio de la empresa y hay que poder localizarlos. Solo salen del inventario cuando se venden, se desechan o se pierden.

¿Cómo se registran los bienes en renting o leasing?

No es lo mismo. En un arrendamiento financiero (leasing), donde se transfieren sustancialmente los riesgos y beneficios de la propiedad, el bien figura en el activo del arrendatario y se amortiza. En un arrendamiento operativo o renting, el bien no está en tu activo y las cuotas son gasto del ejercicio; ese bien va al anexo de control de elementos de terceros. La calificación del contrato no depende de cómo lo llame el proveedor, sino de sus condiciones: revísalo con tu asesor.

¿Qué pasa si el recuento físico no coincide con la contabilidad?

Se investiga cada diferencia y se clasifica por causa: error de recuento, alta nunca registrada, baja nunca registrada, imputación a cuenta equivocada o error de valoración. Cada causa tiene su corrección y algunas tienen efecto en el resultado del ejercicio y en la base imponible del Impuesto sobre Sociedades. Las regularizaciones de cierta entidad deben plantearse con el asesor contable antes de pasarlas a contabilidad.

¿Puedo hacer el inventario en Excel o necesito un software?

Excel u otra hoja de cálculo es suficiente cuando el número de elementos es reducido, hay un solo centro de trabajo y los movimientos son escasos. Necesitas software específico cuando el volumen crece, hay varias ubicaciones, la amortización se vuelve laboriosa de calcular a mano o varias personas tocan el mismo archivo. La señal de alarma clásica es encontrarte con tres versiones del fichero y no saber cuál es la buena.

¿Hay un modelo oficial obligatorio de inventario?

No. La norma exige que el inventario sea detallado, esté valorado con criterios contables correctos y se transcriba al Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, pero no impone un formato concreto ni una plantilla oficial. Cualquier página que te ofrezca «el modelo oficial obligatorio» te está vendiendo algo que no existe.

¿Cómo valoro el stock si tengo muchas unidades iguales compradas a precios distintos?

Con un método de asignación de coste: precio medio ponderado o FIFO (primera entrada, primera salida). El método elegido se aplica de manera uniforme a todas las existencias de naturaleza y uso similares y se mantiene entre ejercicios. Si el valor neto realizable de esas existencias cae por debajo del coste, hay que reconocer la corrección valorativa por deterioro.

¿Qué documentación debo conservar como respaldo del inventario?

Facturas de compra, contratos de leasing o renting, escrituras de inmuebles, fichas técnicas, certificados de instalación, justificantes de entrega a gestor autorizado en las bajas, partes de siniestro y fotografías. Todo ello se archiva junto con el inventario del ejercicio y se conserva durante el plazo legal de conservación de la documentación mercantil.

¿El inventario sirve para justificar un siniestro ante el seguro?

Es la prueba principal de preexistencia. Cuanto más detallada sea la ficha —número de serie, fecha de compra, factura, fotografía fechada—, menos margen hay para discutir la indemnización a la baja. Revisa además que las sumas aseguradas estén actualizadas conforme crece el inventario, para evitar situaciones de infraseguro.