Respuesta rápida: la carta de bienvenida a un nuevo empleado es un documento breve, de entre 250 y 450 palabras, que la empresa envía después de firmar el contrato y entre tres y siete días antes de la incorporación. Su función es doble: dar la información práctica del primer día (hora, lugar, persona de contacto, documentación, vestimenta, material) y transmitir el tono real de la casa. No es obligatoria, no sustituye al contrato y no debe prometer condiciones que el contrato no recoja. Lo que sí es obligatorio es el alta en la Seguridad Social antes de que empiece la prestación de servicios, la información sobre los elementos del contrato y la formación en prevención de riesgos.
Casi todas las cartas de bienvenida que circulan por ahí fallan por lo mismo: hablan mucho de la empresa y poco de lo que la persona necesita saber el lunes a las ocho de la mañana. Alguien que se incorpora tiene tres preguntas en la cabeza (dónde entro, quién me espera, qué llevo) y una cuarta que no dirá en voz alta: si ha acertado dejando su trabajo anterior. Una carta útil responde a las tres primeras con precisión de horario de tren y a la cuarta con una frase honesta sobre por qué se le eligió a esa persona.
En esta guía tienes la estructura completa, cinco modelos redactados de principio a fin para contextos distintos (startup, corporativo, remoto, planta u obra y prácticas), un checklist de onboarding organizado por fases y el mapa de trámites que se cruzan con la incorporación. Todo pensado para pymes españolas que no tienen un departamento de personas de veinte personas detrás. También te recomendamos leer sobre Modelo Carta Recomendacion Empleado: Todo lo Que Necesitas.
¿Qué es una carta de bienvenida a un nuevo empleado?
Es una comunicación interna, voluntaria y sin efectos contractuales propios, dirigida a una persona que ya ha firmado su contrato y todavía no ha empezado a trabajar. Se envía por correo electrónico en la mayoría de los casos, a veces impresa sobre la mesa el primer día, y a veces por las dos vías. Su valor está en cerrar la ventana de silencio que se abre entre la firma y la incorporación, que es justo el momento en el que una candidatura puede caerse porque otra empresa llama.
Conviene entender qué hace y qué no hace. Hace de guía práctica, de presentación del equipo y de primer gesto de la cultura interna. No regula condiciones, no fija salario, no crea derechos por sí sola y no sustituye a ningún documento obligatorio.
Diferencia entre carta de oferta, carta de bienvenida y welcome pack
Se confunden constantemente y son tres cosas distintas, con momentos y riesgos diferentes.
| Documento | Cuándo se envía | Qué contiene | Riesgo si te equivocas |
|---|---|---|---|
| Carta de oferta | Antes de firmar, al cerrar el proceso de selección | Puesto, salario bruto anual, tipo de contrato, jornada, fecha prevista de inicio, plazo para aceptar | Alto: es una oferta y su aceptación puede generar expectativas exigibles |
| Carta de bienvenida | Después de firmar, 3-7 días antes de incorporarse | Logística del primer día, presentación del equipo, agenda inicial, contacto directo | Medio: prometer beneficios no contractuales puede volverse en tu contra |
| Welcome pack | El primer día o junto con el equipo enviado a casa | Manual de acogida, organigrama, accesos, portátil, ropa de trabajo, merchandising | Bajo, salvo que el manual contradiga al convenio o al contrato |
La regla práctica: todo lo que sea negociable va en la oferta, todo lo que sea obligatorio va en el contrato y todo lo que sea orientativo va en la carta de bienvenida o en el manual de acogida. Si dudas de dónde poner una frase, esa frase suele pertenecer al contrato. Para más información, consulta nuestra guía sobre el modelo de contrato indefinido.
Por qué el silencio entre firma y primer día cuesta caro
El periodo que va de la firma a la incorporación es el más frágil de toda la relación laboral. La persona sigue en su empresa anterior, cumpliendo el preaviso, y en muchos casos recibe contraofertas. Una empresa que desaparece durante quince días transmite exactamente lo que la otra parte teme: que dentro se funciona por inercia. Una carta bien escrita, un mensaje del futuro responsable y un correo con la agenda del primer día cuestan veinte minutos y ocupan ese vacío.
Escribe la carta pensando en la persona que la lee de pie, en el pasillo de su trabajo actual, con el móvil en la mano. Si a los treinta segundos no sabe dónde tiene que estar el lunes y con quién, la carta ha fallado por bonita que sea.
Cuándo enviarla: el calendario de la acogida
El momento importa más que el texto. Enviada demasiado pronto se solapa con la oferta y suena a repetición; enviada el mismo día del alta, llega cuando la persona ya está aparcando y ya no sirve para resolver nada.
| Momento | Acción | Responsable habitual | Canal |
|---|---|---|---|
| Día de la firma | Confirmación de recepción del contrato y fecha de inicio | Administración de personal | |
| 7 días antes | Carta de bienvenida con la logística completa | Responsable directo | Email (y copia impresa si hay oficina) |
| 5 días antes | Petición de datos: talla de ropa o EPI, modelo 145, número de cuenta, preferencias de equipo | Administración de personal | Formulario o email |
| 3 días antes | Envío de equipo y credenciales si el puesto es remoto | Sistemas | Mensajería y correo personal |
| 1 día antes | Mensaje corto del buddy o mentor: «mañana te espero en...» | Compañero asignado | Email o mensajería interna |
| Día 1 | Recepción, alta efectiva, formación en prevención, entrega de material | Responsable directo y prevención | Presencial o videollamada |
Preboarding: los días que casi nadie aprovecha
Preboarding es todo lo que ocurre entre la firma y el primer día. En una pyme se resume en cuatro cosas: la carta, la recogida de datos administrativos, la preparación del puesto y un mensaje humano del equipo. Ninguna requiere software. La diferencia entre hacerlo y no hacerlo se nota el día 1: cuando la persona llega y su ordenador está encendido, su correo creado y su nombre en la lista de acceso, el mensaje que recibe es que se la esperaba.
¿Papel, email o intranet?
El email es el canal principal porque queda registrado y se puede consultar desde el móvil. La copia impresa sobre la mesa el primer día funciona muy bien como gesto simbólico, sobre todo en oficios manuales y en empresas familiares, donde el papel firmado a mano tiene un peso que el correo no tiene. La intranet sirve solo si la persona ya tiene credenciales, cosa que rara vez ocurre antes del alta. Si envías por email, hazlo a la dirección personal: la corporativa aún no existe.
Estructura: los 12 bloques que sí funcionan
Una carta de bienvenida útil cabe en una pantalla y media de móvil. Estos son los bloques, en orden, con lo que debe contener cada uno y el error típico asociado.
| # | Bloque | Qué poner | Error típico |
|---|---|---|---|
| 1 | Asunto del email | «Bienvenida a [empresa] — tu primer día, [fecha]» | Asuntos genéricos tipo «Información» que acaban en spam |
| 2 | Saludo personal | Nombre de pila si la cultura tutea; nombre y apellido si es formal | «Estimado/a colaborador/a» |
| 3 | Frase de bienvenida | Una sola frase, sin adornos, con el puesto y la fecha | Tres párrafos de historia de la empresa |
| 4 | Por qué se te eligió | Un motivo concreto y verdadero, sacado del proceso de selección | Elogio genérico aplicable a cualquiera |
| 5 | Logística del día 1 | Fecha, hora, dirección, planta, acceso, aparcamiento, transporte público | Dar solo la calle y suponer que ya la encontrará |
| 6 | Persona de contacto | Nombre, cargo y teléfono directo o móvil, disponible ese día | Un buzón genérico de recursos humanos |
| 7 | Qué debe traer | DNI o NIE, número de afiliación, IBAN, titulación si aplica, certificados de formación | Pedirlo el mismo día y bloquear el alta |
| 8 | Qué recibirá | Equipo informático, ropa de trabajo, EPI, tarjeta de acceso, credenciales | No decir nada y que la persona compre material por su cuenta |
| 9 | Agenda de la primera jornada | Tramos horarios concretos, con nombres de quien conducirá cada parte | «Ya te iremos contando» |
| 10 | Código de vestimenta | Una frase descriptiva y honesta, con la excepción si hay visita de cliente | «Informal» a secas, que no significa nada |
| 11 | Buddy o mentor | Nombre de la persona que le acompañará las primeras semanas | Asignarlo sin avisar al propio buddy |
| 12 | Firma | Responsable directo, con cargo y firma real | Firmar como «El equipo de RRHH» |
El asunto del correo decide si se lee
Un correo enviado a una dirección personal desde un dominio corporativo desconocido tiene bastantes papeletas de acabar en promociones o en correo no deseado. Pon el nombre de la empresa y la fecha del primer día en el asunto, evita adjuntos pesados en ese primer envío y pide confirmación de lectura de forma explícita, con una frase del tipo «respóndeme con un OK para saber que te ha llegado». Si en 24 horas no hay respuesta, llama por teléfono.
La frase que casi nadie escribe y siempre funciona
Decir por qué se eligió a esa persona en concreto. No hace falta nada largo: «nos convenció cómo resolviste el caso práctico de la segunda entrevista, sobre todo la parte de plazos». Esa frase demuestra que alguien recuerda el proceso, que no es un expediente más, y ancla la decisión que la persona acaba de tomar. Es el único bloque que no se puede plantillar.
5 modelos de carta completos y copiables
Los cinco están redactados enteros, con los campos entre corchetes que debes sustituir. Están escritos para España y para pymes, con la logística que realmente se pregunta. Copia el que más se parezca a tu caso y cambia solo lo que haga falta. Todos ellos remiten al contrato para las condiciones, que es la forma correcta de no crear expectativas indebidas.
Modelo 1: startup o empresa de tono cercano
Asunto: Bienvenida a [Empresa] — tu primer día es el [fecha]
Hola [Nombre]:
Ya está todo firmado, así que va oficialmente: bienvenida al equipo. Te incorporas como [puesto] el [día de la semana] [fecha] y te escribo yo, [tu nombre], que voy a ser tu responsable directo, para que sepas exactamente qué te vas a encontrar.
Te elegimos por [motivo concreto del proceso: la forma en que planteaste el reto técnico, tu experiencia en X, cómo resolviste el caso práctico]. Lo digo porque quiero que sepas que la decisión fue clara y no un empate por descarte.
Tu primer día, en corto:
Hora: [09:30]. Preferimos que llegues media hora más tarde que el resto para no coincidir con el caos de la mañana.
Dónde: [dirección completa], [planta y puerta]. Al llegar, di en recepción que vienes a ver a [nombre]. Si vienes en coche, hay aparcamiento en [indicación]; en transporte público, la parada más cercana es [parada].
Trae: DNI o NIE, tu número de afiliación a la Seguridad Social y el IBAN de la cuenta donde quieras cobrar. Nada más.
Te damos: portátil [modelo], monitor, teclado y ratón, y la tarjeta de acceso al edificio. Tus credenciales de correo estarán listas antes de que llegues.
Ropa: aquí vamos en vaquero y zapatilla. El único día raro es cuando viene cliente, y te avisaremos con tiempo.
La agenda del día: a las 09:30 café y vuelta por la oficina conmigo; a las 10:30, alta y papeleo con [nombre de administración]; a las 11:30, formación de prevención de riesgos, que es obligatoria y dura una hora; comemos todos juntos a las 14:00; y por la tarde te sientas con [nombre del buddy], que va a ser tu punto de apoyo estas primeras semanas para las mil preguntas pequeñas que siempre salen.
Tu primer proyecto será [proyecto], y no esperamos que aportes nada en las dos primeras semanas más allá de entender cómo funciona esto. Ese es todo el objetivo del primer mes.
Cualquier cosa antes del [fecha], escríbeme aquí o llámame al [teléfono móvil]. En serio, para cualquier cosa.
Nos vemos el [día].
[Nombre]
[Cargo] — [Empresa]
Modelo 2: corporativo o entorno formal
Asunto: Incorporación a [Empresa] — información para su primer día ([fecha])
Estimado/a [Nombre Apellido]:
En nombre de [Empresa], le doy la bienvenida al equipo. Su incorporación como [puesto] en el departamento de [departamento] está prevista para el [fecha], y con esta carta le trasladamos la información necesaria para su primera jornada.
Su candidatura destacó por [motivo concreto: su trayectoria en el sector X, la especialización en Y acreditada durante el proceso]. Confiamos en que su experiencia contribuya a los objetivos del área.
Datos de la incorporación
Fecha y hora: [fecha], a las [hora].
Lugar: [dirección completa], [edificio, planta]. Deberá identificarse en el control de acceso y solicitar a [nombre y cargo del anfitrión].
Documentación a aportar: documento nacional de identidad o NIE en vigor, número de afiliación a la Seguridad Social, certificado de titulación [si el puesto lo exige], certificado bancario con el IBAN y modelo 145 de comunicación de datos al pagador, que le adjuntamos cumplimentable.
Material asignado: equipo informático, teléfono corporativo, tarjeta de identificación y credenciales de acceso a los sistemas.
Código de vestimenta: [formal de negocio / business casual], con la excepción de las jornadas con presencia de cliente, en las que se requiere [indicación].
Programa de la primera jornada
[09:00] Recepción y entrega de acreditación.
[09:30] Formalización administrativa del alta con el área de Personas.
[10:30] Información y formación inicial en prevención de riesgos laborales, de carácter obligatorio.
[12:00] Presentación del organigrama y del plan de objetivos del área con [nombre], [cargo].
[13:30] Comida con el equipo de [departamento].
[15:30] Sesión con la persona designada como referente durante el periodo de acogida, [nombre].
Las condiciones de su relación laboral son las recogidas en el contrato firmado y en el convenio colectivo de aplicación, [nombre del convenio], que puede consultar en la intranet una vez disponga de credenciales.
Para cualquier consulta previa a su incorporación, puede dirigirse a [nombre], [cargo], en el teléfono [número] o en [correo].
Reciba un cordial saludo.
[Nombre y apellidos]
[Cargo]
[Empresa] — [Departamento]
Modelo 3: incorporación en remoto o híbrida
Asunto: Bienvenida a [Empresa] — tu equipo llega el [fecha] y empezamos el [fecha]
Hola [Nombre]:
Bienvenida al equipo. Te incorporas como [puesto] el [fecha] en modalidad [teletrabajo completo / híbrido con X días de presencia]. Como no vamos a coincidir físicamente el primer día, esta carta es más larga de lo normal: quiero que tengas todo por escrito.
Tu equipo llega antes que tú. El [fecha, 2 o 3 días antes] recibirás en [dirección de envío] un portátil [modelo], un monitor, teclado, ratón y auriculares. Viene con una hoja de entrega que debes firmar y devolvernos escaneada. Si el día del reparto no vas a estar, avísame y lo reprogramamos.
Tus accesos. El [fecha, 1 día antes] te llegará un segundo correo con tu dirección corporativa y una contraseña temporal. El primer paso del día 1 será cambiarla y activar el doble factor. Si algo falla, [nombre de sistemas] estará disponible en [canal] desde las [hora].
Cómo trabajamos. Usamos [herramienta de mensajería] para el día a día, [herramienta de videollamada] para reuniones y [gestor de tareas] para el trabajo. Nuestra franja de disponibilidad común es de [hora] a [hora]; fuera de ahí nadie espera respuesta inmediata, y eso incluye tardes, noches y fines de semana. No hace falta que contestes un mensaje a las 22:00: no lo vamos a leer hasta la mañana siguiente.
Agenda del primer día (te llegarán las invitaciones al calendario): [10:00] videollamada de bienvenida conmigo, 45 minutos; [11:30] alta y documentación con [nombre]; [12:30] formación inicial en prevención de riesgos aplicada al puesto de trabajo en domicilio; [16:00] café virtual con el equipo, sin agenda.
Aparte de esta carta recibirás el acuerdo de trabajo a distancia para firmar, que es el documento donde se recogen el porcentaje de jornada en remoto, el lugar de trabajo, el horario y la compensación de gastos. Ahí es donde están las condiciones; esta carta solo te sitúa.
Tu referente estas primeras semanas será [nombre del buddy], que te escribirá el [fecha]. Para lo que sea, mi móvil es [teléfono].
Nos vemos en pantalla el [fecha].
[Nombre]
[Cargo] — [Empresa]
Si vas a contratar en remoto de forma estable, revisa antes las obligaciones del acuerdo escrito: lo explicamos en la guía de contrato de teletrabajo 2026.
Modelo 4: operario de planta, taller u obra
Asunto: Bienvenido a [Empresa] — incorporación [fecha], turno de [mañana/tarde]
Hola [Nombre]:
Bienvenido al equipo de [Empresa]. Te incorporas como [puesto: oficial de primera, peón especializado, operario de línea] el [fecha] en [centro de trabajo / obra de dirección].
Dónde y cuándo. El [fecha] a las [hora] en [dirección exacta y punto de encuentro: portón de la calle X, caseta de obra, entrada de personal junto al muelle de carga]. Pregunta por [nombre], [cargo: encargado, jefe de equipo], que te estará esperando. Su móvil es [teléfono] por si hay cualquier problema para localizar el acceso.
Tu turno. Entras en el turno de [mañana: 06:00 a 14:00 / tarde: 14:00 a 22:00], con relevo a la hora en punto y [duración] de descanso a las [hora]. El calendario del mes te lo entregará [nombre] el primer día. Los cambios de turno se avisan con [plazo] de antelación.
Antes de pisar el puesto. Nada más llegar harás la formación e información en prevención de riesgos laborales del puesto, que es obligatoria y no se puede saltar. Dura aproximadamente [duración] e incluye los riesgos concretos de tu tarea, las medidas de emergencia y el uso correcto de los equipos de protección. [Si aplica: además tienes que acreditar la formación en PRL exigida por el convenio del sector, así que trae el carné o el certificado.]
Equipo de protección y ropa. La empresa te facilita casco, botas de seguridad, guantes, gafas y [otros EPI del puesto], sin coste alguno para ti. Para tenerlo todo preparado, respóndeme antes del [fecha] con tu talla de calzado, de pantalón y de chaqueta. También te entregaremos [taquilla, herramienta personal, tarjeta de fichaje].
Qué traer el primer día. DNI o NIE, número de afiliación a la Seguridad Social, el IBAN de tu cuenta y los certificados de formación o carnés profesionales que tengas ([carné de carretillero, plataformas elevadoras, trabajos en altura, TPC del sector]).
Si surge algo. Si un día no puedes venir o vas a llegar tarde, avisa a [nombre] al [teléfono] antes de las [hora]. Aquí eso se agradece mucho más que una excusa después.
Tus condiciones son las de tu contrato y las del convenio [nombre del convenio de aplicación]. Cualquier duda sobre nómina, categoría o pluses, habla con [nombre] en administración.
Nos vemos el [fecha].
[Nombre]
[Cargo] — [Empresa]
Si tu actividad es de construcción, revisa las obligaciones formativas específicas antes de la incorporación en nuestra guía de prevención de riesgos laborales en obra.
Modelo 5: becario, prácticas o contrato formativo
Asunto: Bienvenida a [Empresa] — empiezas tus prácticas el [fecha]
Hola [Nombre]:
Bienvenida a [Empresa]. Empiezas el [fecha] como [estudiante en prácticas / persona con contrato formativo para la obtención de la práctica profesional] en el área de [área], y te escribo para contarte cómo va a funcionar esto.
Lo primero, porque suele preocupar: aquí las prácticas no son fotocopias ni café. Vas a trabajar en [tarea o proyecto concreto] con [nombre], que será tu tutor y la persona a la que puedes preguntar cualquier cosa sin sentirte mal por preguntar. Esa es literalmente su función.
Marco de la práctica. Duración: del [fecha] al [fecha]. Jornada: [horas] semanales, de [hora] a [hora], de [días]. [Ayuda al estudio / retribución: importe y periodicidad, si existe.] Todo esto está recogido en [el convenio de cooperación educativa con tu centro / tu contrato formativo], que es el documento que manda.
Tus objetivos formativos son tres y los revisaremos juntos al final: [objetivo 1], [objetivo 2] y [objetivo 3]. Al terminar recibirás un informe de la práctica y, si quieres, una carta de recomendación con el trabajo concreto que hayas hecho.
Tu primer día. El [fecha] a las [hora] en [dirección]. Pregunta en recepción por [nombre]. Trae DNI o NIE, tu número de afiliación a la Seguridad Social y el IBAN. Te daremos portátil, credenciales y una taquilla. Vestimenta: [indicación], no hace falta que te compres nada.
Cómo será la primera semana. Lunes: presentación del equipo, formación en prevención de riesgos y configuración del puesto. Martes y miércoles: observación y acompañamiento a [nombre]. Jueves: primera tarea propia, pequeña y con revisión. Viernes: media hora conmigo para ver qué tal.
Una cosa más: si algo no lo entiendes, dilo. Nadie espera que sepas hacer nada el primer día, y las preguntas de la primera semana valen el doble que las de la quinta.
Nos vemos el [fecha].
[Nombre]
[Cargo] — [Empresa]
Antes de firmar nada, comprueba qué figura te corresponde: no es lo mismo un convenio de prácticas universitarias que un contrato formativo. Lo detallamos en contrato de prácticas universitarias.
Checklist de onboarding de los primeros 90 días
La carta es la pieza visible de un proceso más largo. Este checklist está pensado para una pyme sin herramienta específica: se puede llevar en una hoja de cálculo con una columna por persona incorporada.
Antes del primer día (preboarding)
- Contrato firmado por ambas partes y archivado.
- Alta en la Seguridad Social tramitada, con efectos anteriores al inicio de la prestación de servicios.
- Comunicación del contrato al servicio público de empleo dentro del plazo legal.
- Copia básica del contrato entregada a la representación legal de los trabajadores, si la hay en la empresa.
- Carta de bienvenida enviada y recepción confirmada.
- Modelo 145 de datos al pagador solicitado y recibido.
- IBAN y número de afiliación recogidos.
- Alta en nómina y comprobación de categoría y convenio aplicables.
- Puesto físico preparado: mesa, silla, taquilla, llaves o tarjeta de acceso.
- Equipo informático configurado, cuenta de correo creada y permisos asignados.
- EPI y ropa de trabajo pedidos en la talla correcta.
- Buddy o mentor designado y avisado (avisado de verdad, no en un correo colectivo).
- Agenda de la primera semana bloqueada en el calendario de todos los implicados.
- Aviso al equipo: quién llega, a qué puesto y en qué va a trabajar.
Día 1
- Recepción por una persona con nombre y apellidos, no por el mostrador.
- Firma de la documentación pendiente y entrega de copia de todo lo que firme.
- Información y formación inicial en prevención de riesgos laborales del puesto.
- Entrega de EPI con acuse de recibo firmado.
- Información sobre el tratamiento de sus datos personales y sobre las políticas de uso de dispositivos.
- Explicación del registro de jornada: cómo se ficha y qué se considera tiempo de trabajo.
- Recorrido físico: salidas de emergencia, botiquín, vestuarios, comedor, cafetera.
- Presentación al equipo, con cinco minutos por persona y no una ronda de treinta nombres.
- Comida o café con el equipo.
- Cierre del día con el responsable: qué tal, qué falta, qué duda queda.
Primera semana
- Primera tarea real, pequeña, acabable y con revisión pactada.
- Acceso a la documentación del área y explicación de dónde está cada cosa.
- Reunión con las áreas con las que va a trabajar de forma habitual.
- Explicación práctica de vacaciones, permisos, bajas y a quién se avisa en cada caso.
- Revisión de que todos los accesos funcionan (siempre falta uno).
- Conversación de expectativas: qué se espera de la persona a 30, 60 y 90 días.
Primer mes
- Reunión de seguimiento a los 30 días, en agenda desde el día 1.
- Formación específica del puesto completada o planificada con fechas.
- Autonomía en al menos un proceso completo.
- Comprobación de la primera nómina con la persona delante: conceptos, retención, plus.
- Recogida de impresiones sobre el propio proceso de acogida, en frío y por escrito.
Días 60 y 90
- Revisión de objetivos y ajuste si hacía falta.
- Evaluación del periodo de prueba antes de que venza, con decisión documentada.
- Cierre formal del onboarding y paso al ciclo normal de desempeño.
- Incorporación de la persona al circuito de acogida como buddy de la siguiente.
Detalle que se escapa siempre: el periodo de prueba vence sin avisar. Marca la fecha de vencimiento en el calendario el mismo día del alta, con un recordatorio dos semanas antes. Pasado el plazo, la extinción libre por no superación deja de estar disponible y cualquier decisión pasa por las vías ordinarias, con el coste y el riesgo que eso supone.
Trámites del alta y marco legal de la incorporación
La carta de bienvenida no es un documento regulado, pero convive con varios que sí lo están. Este es el mapa mínimo para una incorporación en España, sin entrar en el detalle de cada régimen. Para el caso concreto, contrasta siempre con tu graduado social o con un abogado laboralista: hay reglas que varían según convenio, sector y tipo de contrato.
| Trámite | Cuándo | Norma de referencia | Nota práctica |
|---|---|---|---|
| Alta en la Seguridad Social | Antes del inicio de la prestación de servicios | Reglamento general sobre inscripción de empresas y afiliación (RD 84/1996) | Se puede presentar con antelación; el alta con efectos posteriores al inicio del trabajo es una infracción |
| Contrato por escrito | Antes del inicio, en los supuestos que lo exigen | Art. 8 del Estatuto de los Trabajadores | Determinadas modalidades exigen forma escrita; a falta de ella el contrato se presume indefinido y a jornada completa salvo prueba en contrario |
| Información sobre elementos del contrato | Al inicio de la relación | Art. 8.5 del Estatuto de los Trabajadores | Si el contrato escrito ya recoge todos los datos, cumple esta obligación |
| Copia básica a la representación legal | Plazo no superior a diez días desde la formalización | Art. 8.4 del Estatuto de los Trabajadores | Solo si existe representación legal de los trabajadores en la empresa |
| Comunicación del contrato al servicio público de empleo | Dentro de los diez días hábiles siguientes | Normativa de comunicación de contenido contractual | Se hace de forma telemática |
| Formación e información en prevención | En el momento de la contratación | Arts. 18 y 19 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales | En tiempo de trabajo y sin coste para la persona trabajadora |
| Registro de jornada | Desde el primer día | Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores | Registro diario con hora de inicio y fin, conservado cuatro años |
| Acuerdo de trabajo a distancia | Antes de empezar en remoto | Ley 10/2021 de trabajo a distancia | Por escrito, con entrega a la representación legal en el plazo previsto |
| Información sobre tratamiento de datos | Al recoger los datos | RGPD y LOPDGDD | Incluye políticas de uso de dispositivos y derecho a la desconexión digital |
Periodo de prueba: lo que la carta no debe tocar
El periodo de prueba se pacta en el contrato, no en la carta de bienvenida, y sus límites los fija el convenio colectivo aplicable. A falta de previsión en convenio, el artículo 14 del Estatuto de los Trabajadores establece topes distintos según la titulación del puesto y el tamaño de la plantilla, y en los contratos temporales de duración inferior a seis meses el límite es más corto. Mencionarlo en la carta suele generar más ansiedad que claridad; si lo haces, limítate a recordar que las condiciones son las del contrato firmado.
Promesas que se vuelven condición más beneficiosa
Aquí está el único riesgo jurídico real de una carta de bienvenida. Una ventaja que la empresa concede de forma voluntaria, reiterada en el tiempo y con voluntad clara de otorgarla puede consolidarse como condición más beneficiosa y dejar de ser retirable de forma unilateral. Frases como «a los seis meses revisamos el salario», «aquí se teletrabaja cuando quieras» o «los viernes salimos a las dos todo el año» escritas en una carta y practicadas después son exactamente el tipo de compromiso que puede acabar siendo exigible.
Regla de redacción segura: en la carta de bienvenida no escribas ninguna condición que no esté ya en el contrato o en el convenio. Si quieres mencionarla, remite al documento donde está. Lo que pertenece al ámbito de la relación laboral se pacta, no se anuncia.
Datos personales: lo que puedes pedir y lo que no
Para dar de alta a una persona necesitas su identificación, su número de afiliación, sus datos bancarios y los datos fiscales del modelo 145. No necesitas su estado civil por curiosidad, ni una fotografía para el directorio interno sin haberla pedido de forma separada, ni datos de salud más allá de lo que la vigilancia de la salud requiera y con las garantías legales. La carta de bienvenida es un buen sitio para explicar qué datos se piden y para qué, en una frase, y para enlazar la política de privacidad de empleados. Aprende más sobre fiscalidad en nuestra guía fiscal para autónomos.
Cómo ajustar el tono a tu cultura
No hay un tono correcto: hay un tono coherente. El problema aparece cuando la carta promete una cultura que la empresa no tiene. Una carta con emojis y tuteo en una empresa donde luego se pide permiso por escrito para cambiar de silla produce el efecto contrario al buscado.
| Tipo de empresa | Tratamiento | Longitud | Firma | Qué destacar |
|---|---|---|---|---|
| Startup y tecnológica | Tuteo, nombre de pila | 250-350 palabras | Responsable directo, con móvil | Autonomía, primer proyecto, herramientas |
| Corporativo y sector regulado | Usted, nombre y apellidos | 350-450 palabras | Dirección de área o de Personas | Programa del día, organigrama, políticas |
| Pyme familiar | Tuteo cordial | 250-300 palabras | Gerencia, firma manuscrita | Historia de la casa, personas clave, cercanía |
| Industria, taller y obra | Tuteo directo, frases cortas | 200-300 palabras | Encargado o jefe de equipo | Turno, punto de encuentro, EPI, seguridad |
| Consultoría profesional | Usted o tuteo según cliente | 300-400 palabras | Socio o responsable de práctica | Cliente asignado, confidencialidad, formación |
Idioma y accesibilidad
Si la persona se incorpora en una comunidad con lengua cooficial y la empresa trabaja en ella, envía la carta en las dos lenguas o pregunta cuál prefiere. Si la plantilla es internacional, el bilingüe español-inglés en columnas resuelve el problema sin duplicar el envío. Y una obviedad que se incumple mucho: nada de PDF escaneado como imagen, que no se puede leer con lector de pantalla ni buscar en el móvil.
Errores frecuentes al redactarla
1. Contar la historia de la empresa antes que la del primer día
La fundación en 1987, los tres pilares estratégicos y la misión corporativa pueden esperar al manual de acogida. Lo urgente es la hora, la puerta y el nombre de quien recibe.
2. Enviarla desde un buzón sin persona detrás
Una carta firmada por «el equipo de Recursos Humanos» y enviada desde noreply@ transmite que nadie concreto se ha ocupado. Firma alguien con nombre y con un teléfono al que se pueda llamar ese mismo día.
3. Prometer lo que no está en el contrato
Ya está desarrollado más arriba: es el error con consecuencias jurídicas.
4. Copiar la carta anterior sin releerla
El clásico es que quede el nombre de la persona anterior en algún párrafo, o el puesto equivocado, o la dirección de la oficina que se cambió hace dos años. Lee la carta entera en voz alta antes de enviarla; los cinco fallos de plantilla salen solos.
5. Saturar de adjuntos
Manual de acogida de sesenta páginas, política de seguridad, código ético, plan de igualdad y tres formularios en el mismo correo. Ninguno se abrirá. Envía la carta sola, y los documentos en un segundo correo, escalonados, o entrégalos el primer día.
6. No pedir confirmación
Sin acuse, no sabes si la carta llegó. Una frase final pidiendo un «OK» de vuelta convierte el envío en una conversación y te da margen para detectar a tiempo a alguien que se está echando atrás.
7. Ignorar a quien ya está dentro
Un cambio de puesto interno también merece carta. Es un onboarding con menos logística pero con las mismas dudas: qué se espera ahora, a quién reporta, qué deja de hacer. Se olvida sistemáticamente.
Cómo saber si tu carta funciona
Se lee mucho porcentaje suelto sobre acogida y retención atribuido a consultoras. No vamos a repetir ninguno, porque la mayoría circula sin fuente comprobable y porque el dato de otra empresa no dice nada del tuyo. Lo que sí puedes medir con lo que ya tienes, sin herramientas ni presupuesto:
- Tasa de respuesta a la carta. Cuántas personas contestan al correo de bienvenida sobre el total de enviadas. Si la mayoría no responde, o la carta no está llegando a la bandeja de entrada o no invita a responder.
- Incidencias del día 1. Cuenta cuántas cosas fallan la primera jornada: accesos que no funcionan, equipo sin preparar, nadie esperando en recepción, EPI de talla equivocada. Es el indicador más honesto del proceso.
- Bajas antes de los 90 días. Número de personas que se van, voluntariamente o por no superar el periodo de prueba, dividido entre las incorporaciones del periodo. Sirve para comparar tu empresa consigo misma trimestre a trimestre.
- Tiempo hasta la primera entrega autónoma. Cuántos días pasan hasta que la persona completa una tarea real sin supervisión constante. Si se alarga, el problema no es la carta, es la formación del puesto.
- Preguntas repetidas. Apunta las dudas que hacen todas las incorporaciones. Cada pregunta que se repite tres veces es un párrafo que le falta a tu carta.
Esa última métrica es la más rentable. Con dos o tres iteraciones, la carta deja de ser un texto genérico y se convierte en el documento que resuelve exactamente lo que en tu empresa siempre se pregunta.
Automatizar el envío sin que suene a robot
Si incorporas a más de dos personas al mes, escribir cada carta desde cero deja de tener sentido. La solución no es una herramienta cara, es una plantilla bien montada.
Los campos que se combinan y los que se escriben a mano
Automatiza sin miedo: nombre, puesto, fecha, hora, dirección, nombre del responsable, nombre del buddy, listado de material y agenda estándar. Escribe siempre a mano dos cosas: el motivo concreto por el que se eligió a esa persona y el primer proyecto en el que va a participar. Con esos dos párrafos personalizados, una carta combinada no se distingue de una escrita entera.
Montaje mínimo con lo que ya tienes
Una hoja de cálculo con una fila por incorporación y una columna por campo, un documento con los marcadores entre corchetes y la combinación de correspondencia del procesador de textos bastan para resolverlo. Guarda cada carta enviada en PDF dentro del expediente de la persona: documenta qué se le comunicó y cuándo, y en una inspección o en un conflicto ese archivo vale más de lo que parece.
Plantillas listas
Puedes descargar modelos editables de documentación laboral en nuestra sección de plantillas y encontrar más contratos comentados en la guía de plantillas de contratos gratis. Si aún no tienes claro qué convenio aplica a tu plantilla, empieza por ahí: la carta correcta con el convenio equivocado sigue siendo un problema. Lo explicamos en cómo consultar qué convenio colectivo te aplica.
Una carta de bienvenida no retiene a nadie. Lo que retiene es que todo lo que la carta prometía se cumpla el primer día: el ordenador encendido, el nombre en la puerta, alguien esperando. La carta solo sirve para que esa coherencia se note.
Preguntas frecuentes sobre la carta de bienvenida a un nuevo empleado
¿Es obligatoria la carta de bienvenida a un nuevo empleado?
No. Ninguna norma laboral española obliga a enviarla. Lo que sí es obligatorio es el contrato en los supuestos que exigen forma escrita, el alta en la Seguridad Social antes de que empiece la prestación de servicios, la información sobre los elementos del contrato y la formación en prevención de riesgos laborales. La carta de bienvenida es un documento voluntario de comunicación interna.
¿Cuándo hay que enviar la carta de bienvenida?
Entre tres y siete días naturales antes de la incorporación, una vez firmado el contrato. Antes de la firma se confunde con la carta de oferta; el mismo día del alta llega tarde para resolver dudas de aparcamiento, transporte, dieta o material.
¿Quién debe firmar la carta de bienvenida?
Lo habitual y lo más eficaz es que la firme el responsable directo de la persona, no el departamento de personas en abstracto. En empresas pequeñas la firma la gerencia. Si firman dos, que sean el mánager y el buddy o mentor asignado.
¿La carta de bienvenida tiene valor legal o crea derechos?
No sustituye al contrato, pero puede jugar en contra si promete condiciones que luego no se cumplen. Una promesa escrita, reiterada y disfrutada puede acabar considerándose condición más beneficiosa. Escribe solo lo que el contrato y el convenio ya recogen y remite al documento contractual para todo lo demás.
¿Qué diferencia hay entre carta de oferta, carta de bienvenida y welcome pack?
La carta de oferta se envía antes de firmar y contiene condiciones económicas negociables. La carta de bienvenida se envía después de firmar y su función es orientar y acoger. El welcome pack es el conjunto de materiales que la acompaña: manual de acogida, organigrama, accesos, equipo y merchandising.
¿Puede ser informal la carta de bienvenida?
Sí, siempre que el tono coincida con el que la persona va a encontrarse el primer día. El error no es el tuteo ni el humor: es la incoherencia entre una carta muy desenfadada y una empresa que después funciona con protocolo y jerarquía.
¿Qué información práctica no puede faltar?
Fecha y hora exacta de incorporación, dirección con indicaciones de acceso y aparcamiento, nombre y teléfono de la persona que la recibirá, código de vestimenta, qué documentos debe llevar y qué material va a recibir de la empresa. Todo lo demás es acompañamiento.
¿Cómo se adapta la carta a un empleado en remoto?
Sustituye la logística física por logística digital: cuándo llega el equipo y a qué dirección, qué credenciales recibirá y por qué canal, la agenda de la primera videollamada, las herramientas de comunicación y las franjas de disponibilidad acordadas. El acuerdo de trabajo a distancia va por escrito y aparte, según la Ley 10/2021.
¿Y para un operario de planta o de obra?
Añade turno y hora de relevo, punto de encuentro concreto, tallas de EPI y ropa de trabajo, formación en prevención de riesgos que hará antes de pisar el puesto, reconocimiento médico si procede y a quién avisar ante una incidencia. Los EPI los facilita la empresa y son gratuitos para la persona trabajadora.
¿Se envía carta de bienvenida a un becario o a alguien en prácticas?
Sí, y conviene aún más, porque suele ser su primera experiencia laboral. Debe dejar claro el marco de la práctica, el tutor asignado, los objetivos formativos, el horario y la duración del convenio o del contrato formativo, además de la ayuda al estudio si existe.
¿Qué extensión debe tener la carta?
Entre 250 y 450 palabras en pantalla, es decir, una pantalla de móvil y media. Todo lo que exceda de eso conviene moverlo a un manual de acogida enlazado o adjunto, porque una carta larga se lee en diagonal y la información práctica se pierde.
¿Se puede enviar la misma carta a todo el mundo cambiando el nombre?
Se puede, y se nota. Con mantener tres campos realmente personalizados (el puesto, el motivo concreto por el que se le eligió y el primer proyecto en el que participará) la carta deja de parecer un formulario sin multiplicar el trabajo.
¿Hay que guardar copia de la carta de bienvenida en el expediente?
Es buena práctica archivarla junto al contrato y al acuse de entrega de EPI y de información en prevención, porque documenta qué se comunicó y cuándo. No sustituye a ninguno de esos documentos ni a la copia básica del contrato que se entrega a la representación legal de los trabajadores.
Conclusión: la carta es la promesa, el primer día es la prueba
Redactar una buena carta de bienvenida cuesta media hora la primera vez y diez minutos las siguientes. Lo que de verdad se juega no está en el texto, sino en que lo que anuncia se cumpla: que haya alguien esperando, que el equipo esté listo, que el EPI sea de la talla correcta y que la primera nómina no traiga sorpresas. Una carta impecable seguida de un primer día caótico hace más daño que no enviar nada.
Empieza por lo básico: coge el modelo que más se parezca a tu empresa, sustituye los corchetes, añade el párrafo personal y envíala una semana antes. Después apunta las preguntas que te hagan y añádelas al texto. En tres incorporaciones tendrás una carta que ya no se parece a ninguna plantilla de internet, incluida esta. Descubre más en nuestro artículo sobre Modelo de carta de recomendación laboral: guía completa.
Aviso: este artículo es divulgativo y describe el marco general aplicable en España a fecha de actualización. Los plazos, límites del periodo de prueba y obligaciones formativas pueden variar según convenio colectivo, sector y modalidad de contrato. Antes de aplicar cualquier procedimiento, contrasta con un graduado social o un abogado laboralista.