Cómo hacer un informe de actividades: guía completa y práctica

Para qué sirve un informe de actividades y quién lo pide

Un informe de actividades es un documento que deja constancia de qué se ha hecho durante un periodo determinado, con qué recursos, con qué resultado y con qué desviaciones respecto a lo previsto. Suena burocrático y muchas veces lo es, pero su función real es otra: permitir que alguien que no estaba ahí pueda decidir sin tener que preguntarte. Aprobar, corregir, renovar el contrato, liberar el siguiente pago, cerrar el proyecto o dar por justificada una ayuda. Si lo que buscas es la versión comercial de este documento, tenemos una guía específica sobre el modelo de informe comercial para clientes.

La prueba del algodón es sencilla: si tu informe no lleva a ninguna decisión, sobra. Y si lleva a una decisión pero el lector tiene que reconstruirla leyendo veinte páginas, está mal escrito. Esa es toda la teoría; el resto de este artículo es cómo aplicarla.

Los seis destinatarios habituales y qué busca cada uno

El error de partida más común es escribir un informe genérico y mandárselo a todo el mundo. Cada destinatario lee buscando una cosa distinta, y el documento se ordena en función de eso.

Quién lo pide	Qué está buscando en realidad	Dónde poner el foco
Tu dirección o jefatura	Si el equipo va a llegar, cuánto está costando y qué riesgos hay encima de la mesa	Desviaciones, carga de trabajo, decisiones que necesitas que tomen ellos
Un cliente externo	Qué ha recibido a cambio de lo que paga y qué viene en el siguiente periodo	Entregables cerrados, evidencias, próximos pasos con fecha
La junta directiva o el patronato	Si la entidad cumple sus fines y si las cuentas cuadran con la actividad	Objetivos estatutarios, cobertura, personas atendidas, cierre económico
El órgano que concedió una subvención	Que lo ejecutado coincide con lo aprobado y que hay documentación que lo acredita	Trazabilidad actividad-gasto-evidencia y explicación de cada desviación
Un socio o financiador privado	Retorno, continuidad y visibilidad de su aportación	Resultados medibles y material gráfico o testimonial propio
Tú mismo, dentro de un año	Poder reconstruir qué pasó sin depender de la memoria	Fechas, nombres de ficheros, incidencias y por qué se decidió lo que se decidió

El informe no se escribe para demostrar que has trabajado. Se escribe para que otra persona pueda decidir con la misma información que tienes tú.

Informe de actividades, memoria y parte de trabajo no son lo mismo

Se confunden a diario y conviene separarlos, porque el nivel de detalle cambia mucho. El parte de trabajo es el registro operativo del día o de la jornada: qué tarea, cuántas horas, qué material. El informe de actividades agrega ese registro en un periodo (una semana, un mes, un trimestre) y le añade lectura: qué salió, qué no y por qué. La memoria es el informe anual consolidado, normalmente con cierre económico y con un formato más institucional, que se presenta a junta, patronato o financiador. Y el informe final de proyecto cierra una intervención concreta con sus conclusiones y recomendaciones. Si tu caso es el periódico, te ahorra trabajo la plantilla de informe de actividades mensual.

Las partes del informe, una a una

Ninguna norma general obliga a un formato concreto en el ámbito privado: puedes ordenarlo como quieras mientras se entienda. Lo que sigue es la estructura que funciona en la mayoría de contextos, y que además coincide con lo que suelen pedir los formularios de justificación pública. Si una convocatoria te da su propio modelo, ese manda siempre.

1. Portada

Título del informe, entidad o departamento que lo emite, periodo cubierto con fecha de inicio y de fin, fecha de emisión, persona o unidad responsable y, si aplica, número de expediente o de contrato. Parece trivial hasta que alguien archiva tres informes sin periodo y ya no sabe cuál es cuál. Pon el periodo en el propio título del fichero, no solo dentro del documento.

2. Índice

Obligatorio a partir de unas seis u ocho páginas. Con numeración de apartados, para poder citarlos en las reuniones («lo tienes en el 4.2»). En un informe semanal de una página sobra.

3. Resumen ejecutivo

La pieza que más se descuida y la que más se lee. Le dedicamos un apartado entero más abajo porque tiene reglas propias.

4. Objetivos y alcance del periodo

Aquí se recuerda qué había que hacer, no qué se hizo. Es la referencia contra la que después se mide todo. Si el plan cambió a mitad de periodo, se dice aquí, con la fecha del cambio y quién lo aprobó. Un informe que compara los resultados contra un objetivo que ya nadie recordaba haber aprobado no vale para nada.

5. Actividades ejecutadas

El cuerpo del documento. Cada actividad debería llevar, como mínimo: denominación, fechas de ejecución, responsable, personas destinatarias o participantes, medios utilizados y una descripción breve de en qué consistió. Si tienes muchas actividades, agrúpalas por línea de trabajo o por objetivo, nunca en orden cronológico puro: nadie quiere leer un diario.

6. Indicadores y resultados

La tabla que convierte el relato en algo comprobable. Valor previsto, valor alcanzado, diferencia y fuente del dato. Lo desarrollamos más adelante.

7. Incidencias y desviaciones

El apartado que separa un informe serio de un folleto. Se listan los problemas del periodo, la causa, el efecto que tuvieron y la medida adoptada o propuesta. Incluye también las desviaciones positivas: si has hecho el doble de lo previsto, explica por qué, porque probablemente signifique que el objetivo estaba mal dimensionado.

8. Conclusiones y propuestas

Tres o cuatro afirmaciones que se sostengan sobre lo anterior, y las decisiones que pides. Una conclusión que no se pueda rastrear hasta un dato del apartado 6 es una opinión, y como opinión hay que presentarla.

9. Anexos y evidencias

Numerados y referenciados desde el cuerpo («Anexo III: hojas de firmas de las sesiones de mayo»). Aquí van listados de asistencia, actas, capturas de la herramienta de gestión, facturas, fotografías fechadas, materiales elaborados y correos de aceptación. La regla es que cualquier afirmación cuantitativa del informe debe poder trazarse hasta un anexo o hasta un sistema que el lector pueda consultar.

Si una cifra del informe no puedes rastrearla hasta un registro concreto, no es un dato: es un recuerdo. Y los recuerdos no se justifican.

Cómo escribir el resumen ejecutivo

Asume esto desde el principio: una parte de tus lectores no va a pasar del resumen ejecutivo. El director que lo abre entre dos reuniones, el técnico que revisa treinta memorias esa semana, el miembro de la junta que llega con el orden del día en la mano. Si el resumen no se sostiene solo, tu informe no existe para esas personas.

Se escribe el último, aunque vaya el primero

Es la regla que más se incumple. Redactar el resumen antes de tener los datos cerrados lleva siempre al mismo sitio: promesas genéricas del tipo «se ha trabajado intensamente en la consolidación del proyecto», que no dicen nada. Cierra los indicadores, cierra las desviaciones, y entonces siéntate a resumir.

Las cuatro preguntas que tiene que responder

1. Qué periodo cubre y sobre qué. Una frase. «Actividad del servicio de orientación laboral entre el 1 de enero y el 30 de junio.»
2. Qué se ha conseguido frente a lo previsto. Dos o tres cifras, las que importan, comparadas con el objetivo. No las quince de la tabla.
3. Qué se ha desviado y por qué. Con la causa, no con un eufemismo. «Se han impartido 9 de las 12 sesiones previstas por la baja de la formadora en abril.»
4. Qué pides o qué propones. Aquí es donde el informe deja de ser pasivo. «Se solicita autorización para reprogramar las tres sesiones pendientes en septiembre.»

Extensión y tono

Entre media página y una, nunca más. Frases cortas, sin acrónimos internos, sin remitir al lector a un anexo para entender la frase que está leyendo. Si tienes que usar un término técnico, explícalo en la misma línea entre paréntesis. Y evita el condicional defensivo: «se ha alcanzado» comunica, «se habrían alcanzado en circunstancias normales» no.

Un patrón que funciona

Actividad, resultado e impacto: la distinción que casi todos fallan

Este es el punto donde se hunden la mayoría de los informes, incluidos los de gente con mucha experiencia. Se mezclan tres niveles distintos y el lector acaba sin saber si el proyecto ha funcionado o solo ha estado ocupado.

Nivel	Qué mide	Depende de ti	Ejemplo ilustrativo
Actividad	Lo que has hecho	Sí, por completo	Impartir 12 sesiones de formación
Resultado	El efecto directo e inmediato de esa actividad	En buena parte	86 personas completan el itinerario
Impacto	El cambio a medio o largo plazo al que contribuyes	Solo en parte, hay más factores	Mejora de la inserción laboral en el barrio

Por qué importa la diferencia

Porque un informe lleno de actividades y vacío de resultados suena a justificación de sueldo. Y porque atribuirse un impacto que depende de veinte factores externos te deja vendido en cuanto alguien pregunte cómo lo has medido. La fórmula honesta para el impacto es la contribución, no la causalidad: «el programa ha contribuido a…», acompañado de lo que sí puedes acreditar.

Cómo se redacta cada nivel

La actividad va en pasado y con verbo de acción: se impartió, se atendió, se publicaron, se instalaron. El resultado va con una cifra y una fuente: «86 personas completaron el itinerario (registro de asistencia, anexo II)». El impacto va en cualitativo y con prudencia: describe el cambio observado, dice qué parte puedes atribuir razonablemente y reconoce los factores que no controlas. Escrito así, el informe gana credibilidad justo donde otros la pierden.

Contar actividades es contar esfuerzo. Contar resultados es contar valor. Y prometer impacto sin medirlo es la forma más rápida de que dejen de creerte el resto del documento.

Indicadores medibles y cómo elegirlos sin inventar

Un indicador es una forma de responder a «¿cómo sabemos que esto ha ido bien?» con algo que otra persona pueda comprobar. No hace falta que sea sofisticado. Hace falta que sea real, que lo puedas obtener sin montar un departamento nuevo y que signifique algo para quien lee.

Los cuatro tipos que cubren casi todo

• Recuentos. Cuántas sesiones, cuántas personas atendidas, cuántos expedientes tramitados, cuántas incidencias abiertas y cerradas. Son los más fáciles y los más sólidos, porque salen de un registro.
• Tiempos. Plazo medio de respuesta, días de retraso frente al calendario, tiempo entre solicitud y resolución. Detectan cuellos de botella que los recuentos esconden.
• Coberturas y porcentajes de ejecución. Qué parte de lo previsto se ha hecho. Es el indicador rey en justificación de proyectos, porque compara directamente con lo aprobado.
• Valoraciones recogidas por ti. Un formulario propio al final de cada acción, con dos o tres preguntas. Vale, siempre que digas cuántas respuestas tienes: una media sobre 6 respuestas no es lo mismo que sobre 140, y ocultarlo es hacer trampa.

Cómo elegirlos: menos y mejores

Entre cinco y diez indicadores por informe es un rango razonable para casi cualquier proyecto. Con treinta, nadie los mira. Para descartar, pregúntate tres cosas de cada candidato: ¿el dato existe ya en algún sitio o tendría que fabricarlo?; ¿cambiaría alguna decisión si saliera mal?; ¿lo entiende alguien de fuera sin explicación? Si alguna respuesta es no, fuera.

La ficha mínima de un indicador

Campo	Para qué sirve
Denominación	Que todos llamen a lo mismo de la misma forma entre periodos
Definición exacta	Qué cuenta y qué no. Aquí se resuelven las discusiones de después
Unidad	Personas, sesiones, días, euros, porcentaje
Valor previsto	La referencia contra la que se compara
Valor alcanzado	El dato del periodo
Fuente y fecha de extracción	De dónde sale y cuándo se miró. Sin esto no hay trazabilidad
Responsable del dato	A quién se pregunta si algo no cuadra

Lo que nunca debe entrar en la tabla

Cifras estimadas presentadas como medidas. Porcentajes sin denominador. Datos copiados de la plantilla del año pasado porque «más o menos será parecido». Comparaciones con «la media del sector» que nadie ha verificado. Y encuestas que no se hicieron. Un indicador imperfecto pero real vale infinitamente más que uno redondo e inventado: el primero se puede mejorar el trimestre que viene, el segundo te revienta el informe entero el día que alguien pida la fuente.

Periodicidad: semanal, mensual, trimestral y anual

El mismo proyecto se informa de forma muy distinta según cada cuánto se entregue el documento. Cambiar el nivel de detalle es lo que evita el efecto acordeón: informes semanales de veinte páginas que nadie lee, y memorias anuales de tres párrafos que no justifican nada.

Semanal

Es un instrumento de coordinación, no de rendición de cuentas. Cabe en una página o en un correo estructurado. Tres bloques: hecho, en curso, bloqueado. El bloque de bloqueos es el que da sentido a todo el ejercicio, porque es el único momento formal en el que el equipo pide ayuda. Sin indicadores, sin anexos, sin narrativa.

Mensual

El estándar para dirección y para clientes con contrato de servicio recurrente. Entre tres y seis páginas. Ya lleva resumen ejecutivo corto, tabla de indicadores del mes con acumulado del año, incidencias y próximos pasos. El acumulado es lo que lo hace útil: sin él, cada mes parece independiente y no se ve la tendencia.

Trimestral

Aquí entra la lectura. Un trimestre da suficiente serie como para hablar de tendencia sin que el ruido de un mes malo lo distorsione todo. Es el momento natural para revisar si los objetivos siguen teniendo sentido, y para proponer reprogramaciones antes de que sea tarde. Si trabajas con financiación externa, suele coincidir con los hitos de seguimiento.

Anual

La memoria. Consolida los cuatro trimestres, incorpora el cierre económico y se presenta a junta, asamblea, patronato o financiador. Cambia el tono: menos operativo, más institucional, con más contexto y con material gráfico. Y cambia el destinatario, que muchas veces no ha seguido el día a día.

Periodicidad	Extensión orientativa	Qué incluye	Qué se puede omitir
Semanal	1 página	Hecho / en curso / bloqueado	Portada, índice, anexos, indicadores
Mensual	3-6 páginas	Resumen, actividades, indicadores del mes y acumulado, incidencias	Contexto largo, cierre económico detallado
Trimestral	8-15 páginas	Lo anterior más tendencia, revisión de objetivos y propuestas de ajuste	Detalle operativo del día a día
Anual	20 páginas o más, con anexos aparte	Consolidado del año, cierre económico, conclusiones y líneas de futuro	Nada relevante; aquí se recoge todo

Un consejo que ahorra muchísimo tiempo: haz que cada nivel se alimente del anterior. Si el semanal deja registro estructurado, el mensual se monta copiando y agregando; si los mensuales están bien hechos, el trimestral es pegar y leer; y la memoria anual deja de ser esa semana infernal de diciembre. La mayoría del sufrimiento de los informes viene de reconstruir a posteriori lo que nadie anotó a tiempo.

Memorias de asociación y justificación de subvenciones

Cuando el informe va a un órgano público el juego cambia, porque deja de ser un documento de gestión y pasa a ser un documento con consecuencias. Aquí conviene ser prudente y remitirse a la fuente, que es exactamente lo que vamos a hacer.

El marco general y dónde está el detalle

La norma de referencia en España es la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, desarrollada por su reglamento. Esa ley establece el régimen general: obligación de justificar la aplicación de los fondos a la finalidad concedida, modalidades de justificación (entre ellas la cuenta justificativa), y consecuencias del incumplimiento, que pueden llegar al reintegro. Lo que la ley no hace es decirte cuántos días tienes, qué porcentaje puedes destinar a cada partida o qué formulario rellenar.

Todo eso está en las bases reguladoras de cada convocatoria y en la resolución de concesión. Cada administración, cada línea de ayuda y a veces cada anualidad tienen sus propios plazos, sus modelos normalizados, sus gastos elegibles y su forma de acreditarlos. Por eso en esta guía no vas a encontrar plazos ni porcentajes concretos: dártelos sin haber leído tu convocatoria sería, directamente, engañarte. Descarga las bases, léelas antes de empezar la actividad y, si algo no queda claro, pregunta al órgano gestor por escrito y guarda la respuesta.

Qué suele pedir la memoria técnica

Con las diferencias de cada convocatoria, el patrón es reconocible: descripción de las actividades realmente ejecutadas frente a las aprobadas, con fechas y localización; personas destinatarias y forma de acreditar su participación; grado de cumplimiento de los objetivos e indicadores comprometidos; justificación razonada de las desviaciones; medidas de difusión y publicidad de la financiación; y relación de la documentación acreditativa que se aporta. La memoria técnica se acompaña de la parte económica, que tiene sus propias reglas y suele exigir relación clasificada de gastos con sus justificantes.

Consejos que evitan disgustos

• Numera igual que el proyecto aprobado. Si en la solicitud la actividad era la A.3, en la memoria sigue siendo la A.3. Renumerar obliga al técnico a hacer un mapa mental y eso nunca juega a tu favor.
• Documenta mientras ejecutas. Hojas de firmas el mismo día, fotografías con fecha, capturas de las publicaciones. Reconstruir evidencias seis meses después es donde se pierden las justificaciones.
• Explica las desviaciones, no las escondas. Una desviación explicada y motivada es un hecho de gestión; una desviación que aparece al cruzar datos es un problema de credibilidad.
• Cuida la publicidad de la financiación. Suele ser obligación expresa y suele revisarse. Guarda pruebas de los logotipos y menciones.
• No inventes ni redondees. Ni participantes, ni sesiones, ni importes. Es el terreno donde una cifra inflada tiene consecuencias reales.

Esta guía es divulgativa. Para tu convocatoria concreta, la referencia son sus bases reguladoras y la resolución de concesión; si hay dudas con impacto económico, consulta con el órgano gestor o con un profesional.

Memorias de asociaciones y fundaciones

Las entidades sin ánimo de lucro tienen además su propio calendario interno: la memoria de actividades que se aprueba en asamblea o patronato y que acompaña a las cuentas anuales. Suele estructurarse por fines estatutarios (para poder demostrar que la actividad responde a ellos), con el número de personas beneficiarias, los recursos humanos y materiales empleados y el resultado de cada línea. Si la entidad está inscrita en registros que exigen depósito de cuentas o memoria, los requisitos concretos los marca ese registro. Merece la pena montar la memoria pensando ya en ese formato, en lugar de escribir una versión bonita y luego traducirla a formulario.

Cómo recopilar la información y con qué herramientas

La calidad del informe se decide semanas antes de sentarse a escribirlo. Si el registro se hace durante el periodo, redactar es un rato; si se hace la víspera de la entrega, el resultado va a ser una mezcla de memoria y estimación, y se nota.

Monta el registro antes de necesitarlo

Lo mínimo viable es una hoja de cálculo con una fila por actividad y estas columnas: fecha, actividad, responsable, participantes o destinatarios, resultado, evidencia (nombre del fichero o enlace) e incidencias. Se rellena al cerrar cada acción, no al final. Con eso, el 70 % del informe se escribe solo. Si tu equipo trabaja con reuniones periódicas, la guía sobre cómo redactar un acta de reunión te da la otra mitad de la trazabilidad.

De dónde salen los datos

• La herramienta de gestión de tareas del equipo, si ya la usáis. Las tareas cerradas en el periodo, con su fecha, son el mejor registro posible porque nadie las anota para el informe.
• El calendario compartido. Sirve para reconstruir sesiones, visitas y reuniones cuando el registro falló.
• Correo y actas. Aceptaciones de cliente, cambios de alcance aprobados y decisiones. Aquí está casi siempre la explicación de las desviaciones.
• Contabilidad y facturación. Necesarias en cuanto el informe tenga cierre económico. Si llevas tú la parte fiscal, en la guía fiscal para autónomos hay material de apoyo.
• Conversaciones con el equipo. Diez minutos con cada persona antes de escribir sacan a la luz incidencias que no están en ningún sistema. Pregunta por lo que salió mal: es lo que nadie apunta.

Herramientas: lo que de verdad cambia algo

Para el documento vale cualquier procesador de textos, y la exportación final casi siempre en PDF para que no se descoloque. Para los indicadores, una hoja de cálculo, con la tabla en una pestaña y los datos crudos en otra, para poder rehacer el cálculo si alguien pregunta. Y si el equipo ya trabaja con un gestor de proyectos, úsalo como fuente y no como sustituto del informe: los paneles automáticos enseñan el estado, pero no explican el porqué, y el porqué es justo lo que se te pide.

No hace falta comprar nada nuevo. Antes de valorar una herramienta de reporting, pregúntate si el problema es de software o de disciplina de registro. Nueve de cada diez veces es lo segundo, y ninguna suscripción lo arregla. Si quieres partir de documentos ya montados, en Ofizio tienes modelos de informes y certificados y una selección de plantillas gratuitas para oficina.

Formato y accesibilidad del documento

Tipografía legible, un solo nivel de negrita, tablas que quepan en el ancho de página y numeración de páginas. Si el informe se va a leer en pantalla, añade índice con enlaces internos. Si se va a imprimir para una junta, comprueba que los gráficos se entienden en blanco y negro. Y ponle al fichero un nombre que se pueda archivar: entidad, tipo de documento y periodo, en ese orden, con la fecha en formato año-mes-día para que ordene solo.

Errores frecuentes al redactar el informe

Van por orden de gravedad, no de frecuencia.

Inventar o redondear cifras

El más grave, y no siempre por mala fe: se estima un dato «para no dejar el hueco vacío» y ese número acaba citado en la memoria del año siguiente como si fuera medido. Si no tienes el dato, escríbelo: «no se dispone de registro para este indicador en el periodo; se implanta el recuento a partir de septiembre». Eso es un informe honesto, y además es una acción de mejora.

Confundir actividad con resultado

Ya lo hemos visto, pero es el error que más veces se repite. La señal de alarma es un informe donde todos los verbos son «se realizó», «se llevó a cabo», «se participó» y ninguna frase contiene una consecuencia.

Enterrar la mala noticia

Meter la desviación en la página 14, en un párrafo largo, en pasiva y sin cifra. Quien la encuentre va a leer el resto del informe con desconfianza. Ponla en el resumen ejecutivo con su causa y su medida correctora: es incómodo cinco minutos y te ahorra el problema entero.

Copiar el informe anterior sin revisarlo

El clásico de las fechas del periodo pasado que sobreviven en la portada, y de párrafos que describen actividades que ya no se hacen. Si reutilizas plantilla, borra todo el contenido antes de empezar y deja solo la estructura.

Escribir para lucirse

Jerga, siglas sin desarrollar, frases de tres líneas y adjetivos («resultados altamente satisfactorios»). El informe no se evalúa por lo bien que escribes, sino por lo rápido que el lector entiende la situación. Voz activa, frases cortas, un dato por frase.

Olvidar las evidencias

Afirmaciones sin respaldo documental. En un contexto interno pasa; en una justificación pública o ante un cliente que audita, no. Referencia cada cifra a su anexo.

No pedir nada

Un informe que termina en «seguiremos trabajando en esta línea» ha desperdiciado su único momento de influencia. Cierra siempre con lo que necesitas: una decisión, un recurso, una autorización o una confirmación de que se sigue igual.

Entregarlo tarde

Un informe puntual y correcto vale más que uno perfecto y fuera de plazo, sobre todo si hay un calendario de justificación de por medio. Si vas a llegar tarde, avisa antes de la fecha, no después.

Plantilla de informe de actividades para copiar

Puedes copiar el bloque siguiente en tu procesador de textos y sustituir lo que está entre corchetes. Todo lo que aparece con cifras está marcado como ejemplo ilustrativo: son datos inventados para enseñar el formato, no pertenecen a ninguna empresa ni entidad real, y no deben reutilizarse como referencia.

Cómo adaptarla en cada caso

Para un informe semanal, quédate con los apartados 3 y 5 y añade una línea de bloqueos. Para un informe a cliente, refuerza el 3 y el 6 y reduce el 5 a lo que le afecte. Para una justificación pública, respeta la numeración del proyecto aprobado en el apartado 3 y amplía el 7 hasta que cada cifra del 4 tenga su respaldo. Y si la convocatoria o la empresa te dan su propio modelo, usa el suyo: esta plantilla sirve para ordenar el contenido, no para pelearse con un formulario.

La plantilla resuelve el orden. Lo que no resuelve es haber registrado la información a tiempo, y ahí es donde se gana o se pierde el informe.

Preguntas frecuentes sobre cómo hacer un informe de actividades

¿Cuál es la finalidad de un informe de actividades?

Dejar constancia de qué se hizo en un periodo, con qué resultado y con qué desviaciones, para que quien lo recibe pueda decidir: aprobar, corregir, renovar, liberar presupuesto o cerrar un proyecto. Un informe que no lleva a ninguna decisión sobra.

¿Qué diferencia hay entre actividad, resultado e impacto?

La actividad es lo que hiciste (impartir 12 sesiones). El resultado es el efecto directo y medible de esa actividad (86 personas completaron el itinerario). El impacto es el cambio a medio plazo al que contribuyes, pero que no depende solo de ti (mejora de la empleabilidad de la zona). Confundirlos es el error más habitual.

¿Cuánto debe ocupar un informe de actividades?

Depende de quién lo lea y de la periodicidad. Un informe semanal de equipo cabe en una página; uno mensual de departamento suele moverse entre tres y seis; una memoria anual o la justificación técnica de un proyecto puede pasar de veinte, con los anexos aparte. Manda el destinatario, no el número.

¿Cómo se escribe el resumen ejecutivo?

Se escribe el último, aunque vaya el primero. Ocupa entre media página y una, y responde a cuatro cosas: qué periodo cubre, qué se ha conseguido frente a lo previsto, qué se ha desviado y por qué, y qué se pide o se propone. Sin tecnicismos y sin remitir al lector a los anexos para entenderlo.

¿Qué indicadores debo incluir si no tengo datos sofisticados?

Los que ya generas sin esfuerzo: recuentos (sesiones, visitas, expedientes, incidencias), tiempos (plazo medio de respuesta, retraso frente a calendario), coberturas (porcentaje de lo previsto que se ha ejecutado) y valoraciones recogidas con un formulario propio. Un indicador imperfecto pero real vale más que uno impecable e inventado.

¿Cada cuánto conviene emitir el informe?

El semanal sirve para coordinar y es casi telegráfico. El mensual es el estándar para dirección y clientes. El trimestral permite ver tendencia y revisar objetivos. El anual consolida y suele ser el que se presenta a junta, patronato o financiador. Encadenarlos evita rehacer el trabajo cada vez.

¿Qué documentación se guarda como evidencia?

Listados de asistencia, actas, capturas de la herramienta de gestión, facturas y albaranes, fotografías fechadas, materiales elaborados, correos de aceptación del cliente y cualquier registro que permita reconstruir la actividad sin tu memoria. Se referencian en el cuerpo y se adjuntan numeradas en anexos.

¿Cómo se explica una desviación sin quedar mal?

Con tres frases: qué se desvió y cuánto, por qué causa concreta, y qué se ha hecho o se propone hacer. Ocultar la desviación es peor que la desviación: cuando aparece más tarde, se pierde la credibilidad de todo el informe, también de la parte que iba bien.

¿Qué exige la justificación de una subvención?

El marco general es la Ley 38/2003, General de Subvenciones, y su reglamento, pero el detalle concreto (formularios, plazos, porcentajes, gastos elegibles y forma de acreditarlos) lo fijan las bases reguladoras y la resolución de concesión de cada convocatoria. Hay que leer esas bases y, si hay dudas, preguntar al órgano gestor antes de cerrar la memoria.

¿Sirve el mismo informe para dirección y para un cliente?

El cuerpo de datos sí, la redacción no. A dirección le interesan capacidad, coste y riesgo; al cliente le interesa qué ha recibido y qué viene después. Se mantiene una única base de datos y se cambia el resumen ejecutivo y el nivel de detalle interno.

¿Con qué herramientas se hace un informe de actividades?

Con un procesador de textos para el documento, una hoja de cálculo para la tabla de indicadores y, si el equipo ya la usa, la herramienta de gestión de tareas como origen de los datos. Lo que decide la calidad no es el software: es que el registro se haga durante el periodo y no la víspera de la entrega.

¿Puedo usar ejemplos de otra empresa en mi informe?

Como referencia de formato sí; como datos no. Las cifras de un informe deben salir de tus propios registros. Copiar porcentajes de una plantilla o de otro proyecto convierte el documento en algo inservible y, en una justificación pública, en un problema serio.