Plantilla de factura proforma: modelo para copiar, qué debe llevar y cómo convertirla en factura

¿Cuántas veces has mandado un «presupuesto» por correo y, semanas después, el cliente te dice que no entendió las condiciones? ¿O te ha pedido un documento formal para que su banco, su aduana o su departamento de compras pueda tramitar el pago y solo tenías un PDF con cuatro líneas? Para eso existe la factura proforma.

No es un presupuesto de Word ni, desde luego, una factura fiscal. Es una oferta cerrada con formato de factura: dice qué vas a entregar, cuánto va a costar con impuestos y en qué condiciones, pero no tiene efectos tributarios. Esa diferencia es la que casi todo el mundo confunde, y es la que provoca los problemas con Hacienda.

En esta guía tienes qué es exactamente, cuándo la necesitas, qué campos debe llevar, un modelo completo para copiar en Word, Excel o Google Sheets, y el paso más delicado: cómo convertirla en factura sin romper tu numeración ni el calendario del IVA.

¿Qué es exactamente una factura proforma y para qué sirve?

Una factura proforma es un borrador de la factura comercial que emitirás si la operación se cierra. Anticipa todos los datos de la venta, pero no tiene valor fiscal ni contable en España: el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) regula las facturas completas, las simplificadas y las rectificativas, y la proforma no aparece en él. Es un documento comercial, de naturaleza precontractual, y por eso no es vinculante por sí misma ni sirve para deducir IVA.

¿Para qué sirve entonces? Su utilidad se concentra en situaciones muy concretas:

• Detallar la oferta: si vendes servicios complejos o productos con variantes, la proforma desglosa cada componente, precio unitario, impuestos y condiciones de entrega o pago. Evitas el «yo creía que...» antes de que nadie firme nada.
• Comercio internacional: cuando la mercancía sale de la Unión Europea antes de que exista factura (envío de muestras, pagos contra documentos, cartas de crédito), la proforma describe la mercancía, su valor y las condiciones de entrega. Con ella el importador suele tramitar licencias de importación, financiación o seguro. Una proforma incompleta o incoherente con el resto de documentos es una causa habitual de retrasos en el despacho.
• Solicitar financiación o ayudas: bancos, organismos públicos e inversores piden una proforma para valorar un crédito, una subvención o una inversión. Quieren ver el «qué» y el «cuánto» antes de comprometer dinero.
• Confirmar el pedido: antes de que el cliente pague o de que tú envíes, la proforma sirve para que las dos partes confirmen los términos.
• Pedir un pago por anticipado: es el uso más frecuente en España. La proforma le da al cliente el importe exacto y tu IBAN, pero en cuanto cobras tienes que emitir la factura de anticipo (lo vemos en detalle más abajo, con el artículo 75.Dos de la Ley del IVA).

Conviene tenerlo claro desde el principio: la proforma no se declara a la AEAT, no se anota en los libros registro y no devenga IVA. Lo que sí devenga IVA es el cobro anticipado que a veces provoca. No la uses como sustituto de la factura definitiva: cobrar con una proforma y no facturar es, a efectos fiscales, una factura no expedida.

Plantilla de factura proforma 2026: ¿qué debe incluir sí o sí?

Ninguna norma fija el contenido de una proforma, así que el criterio práctico es sencillo: debe llevar todo lo que llevará la factura y, además, lo que la distingue de ella (la mención «proforma» y el plazo de validez). Así la conversión posterior es copiar y pegar, y nadie puede decir que la factura final no coincide con lo ofertado.

1. Identificación clara como «FACTURA PROFORMA»: en grande y en la cabecera. En comercio internacional, «PROFORMA INVOICE». Así nadie la confunde con una factura fiscal.
2. Fecha de emisión: el día en que generas el documento. Marca el inicio de la validez de la oferta.
3. Número de referencia de la proforma: no es obligatorio, pero numerarlas en una serie propia (por ejemplo, «PRO-2026-001») te permite controlar tus ofertas y citarlas luego en la factura.
4. Datos del emisor:
   
   • Nombre o razón social completa.
   • NIF.
   • Domicilio fiscal completo.
   • Datos de contacto: teléfono, correo y web.
5. Datos del cliente:
   
   • Nombre o razón social completa (la fiscal, no la comercial).
   • NIF, si es empresa o profesional.
   • Domicilio.
   • Persona de contacto y correo.
6. Descripción detallada de bienes o servicios: sé preciso. Si vendes software, versión, licencias y módulos incluidos. Si es un servicio, horas, tareas o fases. En lugar de «Servicios de marketing», escribe «Campaña SEO local: auditoría técnica, investigación de palabras clave y optimización de 20 páginas durante 3 meses».
7. Cantidad, unidad y precio unitario de cada línea.
8. Base imponible: la suma de las líneas antes de impuestos, con los descuentos aplicados.
9. Impuestos aplicables: tipo de IVA (21 %, 10 % o 4 %) y cuota, y la retención de IRPF si tu actividad la lleva y el cliente es empresa o profesional. La proforma no devenga nada, pero el cliente tiene que saber su coste real y el líquido que va a transferir.
10. Importe total con impuestos incluidos.
11. Forma de pago: transferencia, tarjeta, domiciliación... y tu IBAN completo si es transferencia.
12. Plazo de pago: por ejemplo, «40 % a la aceptación y 60 % a la entrega» o «30 días fecha factura». Entre empresas, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija un plazo legal de 30 días que por pacto no puede superar los 60.
13. Validez de la oferta: hasta qué fecha mantienes precio y condiciones («Oferta válida hasta el 31/12/2026»). Sin esta línea, la oferta queda abierta.
14. Condiciones adicionales: plazo de entrega, qué no incluye, garantías, Incoterm si hay transporte internacional.
15. Pie aclaratorio: «Este documento no tiene validez fiscal ni contable y no sustituye a la factura».

Olvidar la fecha de validez es el fallo que más caro sale: si los costes suben entre la oferta y la aceptación, sin plazo escrito te toca negociar desde una posición débil o asumir la diferencia.

Ventajas de usar una plantilla de factura proforma

¿Merece la pena tener una plantilla fija en vez de improvisar cada vez? Sí, y no solo por el tiempo:

• Ahorro de tiempo: con la estructura hecha, rellenas campos. No vuelves a pelearte con tablas que se descuadran ni a buscar dónde pusiste tu IBAN la última vez.
• Imagen profesional: una proforma con tu logotipo, tus datos completos y una estructura clara transmite seriedad, sobre todo ante empresas grandes con departamento de compras.
• Menos errores: si la plantilla trae las fórmulas de base, IVA, retención y total, desaparecen los fallos de suma y de porcentaje. Un céntimo de descuadre basta para que un departamento financiero devuelva el documento.
• Claridad y menos malentendidos: con una estructura fija no te olvidas de nada. Lo que queda escrito, incluido lo que no entra en el precio, deja poco margen a discusiones de alcance.
• Negociación más rápida: el cliente puede analizarla con calma, compararla con otras ofertas y negociar sobre una base concreta.
• Coherencia: todos tus clientes reciben el mismo formato, y la conversión a factura es siempre igual.
• Trámites sin retrasos: aduanas, bancos y convocatorias de ayudas piden campos concretos. Si ya están en la plantilla, no hay idas y venidas.

Unos minutos para montarla bien una vez te ahorran horas de correos de aclaración después.

Modelo de factura proforma para copiar y adaptar

Este es el esquema completo, con datos de ejemplo ficticios. Cópialo en Word, Google Docs, Excel o Google Sheets, sustituye los datos entre corchetes y guárdalo como plantilla. Está pensado para una operación nacional con anticipo; más abajo tienes los campos que añadir si la mercancía sale de España.

Tres detalles del modelo que no son de adorno. La serie «PRO» es distinta de la de tus facturas, para no dejar huecos en la numeración fiscal. La retención solo aparece cuando tu actividad la lleva y el cliente es empresa o profesional (el 15 % general, o el 7 % durante el año de alta y los dos siguientes). Y la frase final anuncia que el anticipo tendrá su factura, que es exactamente lo que exige la Ley del IVA.

Cómo montarla en Excel o Google Sheets

Una hoja de cálculo es la opción más práctica porque hace las cuentas por ti. Con las líneas en las filas 12 a 21 y las columnas B (cantidad), D (precio unitario) y E (importe), bastan cinco fórmulas:

• Importe de cada línea (E12): =B12*D12, arrastrada hasta la última línea.
• Base imponible (E23): =SUMA(E12:E21) (en Sheets con configuración en inglés, =SUM(E12:E21)).
• Cuota de IVA (E24): =REDONDEAR(E23*C24;2), con el tipo en C24 como porcentaje. El redondeo a dos decimales evita céntimos fantasma.
• Retención (E25): =-REDONDEAR(E23*C25;2), con C25 a 0 % si no aplica.
• Total (E26): =E23+E24+E25.

Añade una validación de datos en la celda del tipo de IVA (lista con 21 %, 10 %, 4 % y 0 %) para no escribir tipos imposibles, y protege las celdas con fórmulas para que nadie las pise. Guarda el archivo como plantilla (.xltx en Excel) y exporta cada proforma a PDF antes de enviarla.

Cómo montarla en Word o Google Docs

En un procesador de textos, la cabecera y los datos van en párrafos normales y las líneas en una tabla de cinco columnas. El inconveniente es que las cuentas son manuales: Word permite fórmulas sencillas en tablas, pero se actualizan a mano y son fáciles de romper. Si tus proformas llevan muchas líneas o varios tipos de IVA, usa la hoja de cálculo. Si son de uno o dos conceptos, Word basta.

Si lo que necesitas es la factura ordinaria que emitirás después, con numeración, IVA y retención, tienes el modelo en la plantilla de factura para autónomos y versiones por sector como la plantilla de factura profesional en Word.

Errores comunes al crear una factura proforma (y cómo evitarlos)

Parece un documento sencillo, pero un fallo aquí arrastra problemas de imagen, de cobro y a veces fiscales. Estos son los más habituales:

1. Confundirla con una factura: el error más grave. Una proforma no se declara, no permite deducir IVA y no justifica un gasto. Si tu cliente la contabiliza como factura o tú la registras como venta, habrá un descuadre. Pon «PROFORMA» en mayúsculas, en la cabecera, y nunca uses tu serie fiscal.
2. No indicar la validez de la oferta: precios, tarifas y stock cambian. Sin fecha de caducidad, el cliente puede pretender aceptar meses después al precio antiguo. Escribe siempre un plazo concreto.
3. Descripciones vagas: «Servicios de consultoría» o «material electrónico» no bastan. Si no especificas qué incluye cada concepto, el cliente entenderá que incluye más. Detalla: «Consultoría SEO: 10 horas de análisis de palabras clave, 5 horas de auditoría técnica e informe de recomendaciones».
4. Datos incompletos o erróneos: un NIF mal copiado o una razón social distinta de la registrada provoca rechazos en compras, en banca y en aduana. Revisa los datos de las dos partes antes de enviar.
5. Errores de cálculo: sumas, porcentajes de IVA o retenciones mal aplicadas. Una plantilla con fórmulas los elimina.
6. No personalizar la plantilla: sin tu logotipo ni tus datos de contacto, la proforma parece un documento genérico.
7. No guardar un historial: aunque no sean fiscales, archivar las proformas numeradas te permite seguir tus ofertas y demostrar qué ofreciste y a qué precio.

Todos se evitan con método: una plantilla completa y un repaso antes de enviar (tienes el checklist más abajo).

Comparativa rápida

Qué no es una factura proforma: los tres límites que casi nadie te cuenta

Respuesta directa: una factura proforma es una oferta comercial con formato de factura que no tiene valor contable, no devenga IVA y no consume número de tu serie de facturas. Sirve para que el comprador (o su banco, su aduana o su departamento de compras) vea exactamente qué va a recibir y cuánto va a pagar antes de que exista operación. En cuanto la operación se realiza o se cobra, tienes que emitir la factura de verdad.

Esos tres límites son los que provocan casi todos los líos con las proformas. Vamos uno a uno, porque entenderlos te ahorra sustos con Hacienda y con tu asesor.

1. No tiene valor contable: no entra en tus libros

Una proforma no se anota en el Libro registro de facturas expedidas ni en el de recibidas. No forma parte del volumen de operaciones, no aparece en el modelo 303 ni en el 390, y no cuenta como ingreso a efectos del IRPF o del Impuesto sobre Sociedades. Si tu programa de contabilidad te deja «contabilizar» una proforma, lo que está haciendo en realidad es guardarla en un módulo comercial (ofertas, pedidos), no en el diario. Si de verdad se te cuela en el diario, tendrás un descuadre entre lo declarado y lo registrado que te va a costar explicar.

La consecuencia práctica es dura: si has cobrado y solo has entregado una proforma, has cobrado sin factura. Eso ya no es un descuido de forma, es una factura no expedida. La solución es trivial (emitir la factura correspondiente), pero solo si te das cuenta a tiempo.

2. No devenga IVA: el impuesto nace en otro momento

El devengo del IVA en una entrega de bienes se produce cuando los bienes se ponen a disposición del comprador, y en una prestación de servicios cuando el servicio se presta. Hay una excepción muy relevante para las proformas: en los pagos anticipados anteriores a la realización de la operación, el impuesto se devenga en el momento del cobro y por el importe cobrado (artículo 75.Dos de la Ley 37/1992 del IVA). Traducido: si mandas una proforma para que te paguen un anticipo y el cliente te transfiere el dinero, ese cobro genera IVA y obliga a emitir una factura de anticipo. La proforma no cubre ese trámite.

3. No consume numeración de tu serie

El Real Decreto 1619/2012, que regula las obligaciones de facturación, exige que las facturas lleven número y, si procede, serie, con numeración correlativa dentro de cada serie. Una proforma no es una factura, así que no puede gastar uno de esos números. Si numeras las proformas dentro de la serie fiscal, te van a quedar huecos en la correlación cuando alguna oferta no se convierta en venta, y esos huecos son justo lo que un inspector mira primero.

La forma limpia de hacerlo es usar una serie propia y visualmente distinta: PRO-2026-0001, PF26-001 o similar. Nunca 2026/001 a secas, porque ese formato es el que usas para las facturas reales.

Regla de bolsillo: si el documento puede acabar en la declaración trimestral, es una factura. Si solo puede acabar en una carpeta de ofertas, en una aduana o en el expediente de un banco, es una proforma. Cuando dudes entre las dos, pregúntate quién va a deducirse el IVA con ese papel. Si la respuesta es «alguien», necesitas una factura.

Proforma, presupuesto y factura ordinaria: diferencias reales

Los tres documentos describen lo mismo (qué vendes y por cuánto), pero juegan papeles distintos. El presupuesto es una propuesta comercial abierta; la proforma es esa misma propuesta ya cerrada y con formato de factura, lista para que un tercero la tramite; la factura ordinaria es el documento fiscal que cierra la operación.

Un matiz que suele sorprender: en muchos concursos y compras corporativas te van a pedir la proforma aunque ya les hayas mandado un presupuesto. No es burocracia gratuita. El presupuesto lo lee el técnico que decide; la proforma la lee el departamento financiero que da de alta el compromiso de gasto y necesita ver la misma estructura de datos que tendrá la factura futura.

Si lo que buscas es la factura ordinaria del día a día de un autónomo (numeración, retención de IRPF, series, rectificativas), no la mezcles con esto: tienes una guía y un modelo dedicados en la plantilla de factura para autónomos. Aquí nos quedamos con la proforma. Y si lo que te interesa es el criterio para elegir entre una y otra en cada situación concreta, lo desarrollamos en factura proforma frente a factura ordinaria.

Cuándo se usa de verdad una proforma (cinco escenarios)

Fuera de estos cinco casos, casi siempre es más rápido mandar un presupuesto normal. Estos son los escenarios donde la proforma resuelve algo que ningún otro documento resuelve igual de bien.

Aduanas y exportación

Cuando envías mercancía fuera de la Unión Europea, el despacho de exportación necesita un documento que describa la mercancía, su valor, su origen y las condiciones de entrega. Si el envío se hace antes de emitir la factura comercial (muy típico cuando el cliente paga contra documentos), la proforma es lo que acompaña al DUA y lo que el importador presenta en destino para calcular aranceles y solicitar licencias.

Aquí la exactitud no es cosmética. Un valor mal declarado o una partida arancelaria equivocada retrasan el despacho, y en algunos países generan sanciones al importador. Si tu cliente te dice «pon un valor bajito para pagar menos aranceles», estás ante una infracción aduanera con tu firma encima. No lo hagas.

Pagos por anticipado

Es el uso más frecuente en España. Pides un porcentaje por adelantado para comprar material o reservar agenda, y el cliente necesita un documento con tu IBAN, el importe exacto y el concepto para ordenar la transferencia. La proforma funciona perfectamente como orden de cobro, con una condición que ya hemos visto: cuando el dinero entra, emites la factura de anticipo. No la pospongas al final del proyecto.

Clientes que necesitan un documento para tramitar el pago

Grandes empresas, universidades, ayuntamientos, hospitales y ONG suelen trabajar con circuitos de aprobación internos. El comprador no puede generar la orden de compra sin un documento formal con importe cerrado. Aquí la proforma es la llave que abre el proceso: si mandas un correo con un precio, el expediente no avanza; si mandas una proforma, avanza.

Licitaciones y subvenciones

En muchas convocatorias de ayudas (digitalización, eficiencia energética, internacionalización) se exige acompañar la solicitud con ofertas de proveedores. La base está en el artículo 31.3 de la Ley 38/2003 General de Subvenciones: cuando el gasto subvencionable supera las cuantías del contrato menor de la Ley de Contratos del Sector Público (15.000 euros en servicios y suministros y 40.000 euros en obras, sin IVA), el beneficiario debe pedir al menos tres ofertas de proveedores distintos, salvo las excepciones que prevé la propia ley. Esas ofertas se presentan casi siempre en formato proforma porque incluyen el desglose completo. Si eres el proveedor, entregar una proforma impecable y fechada es lo que permite a tu cliente pedir la ayuda contigo dentro. Revisa las bases de cada convocatoria, que pueden añadir requisitos propios.

Seguros y garantías

Para asegurar una mercancía en tránsito, la aseguradora necesita el valor asegurable, y ese valor sale de la proforma. Lo mismo ocurre con avales bancarios, cartas de crédito documentario y seguros de crédito a la exportación: el documento base de la operación suele ser la proforma, no la factura, porque la factura todavía no existe cuando se contrata la cobertura.

Si la proforma la recibes tú: cómo revisarla antes de pagar

Mucha gente busca una plantilla de proforma porque un proveedor le ha mandado una y no sabe si está bien. El caso típico es una importación: compras maquinaria, material o producto a un fabricante de fuera de la UE y te piden una transferencia contra proforma. Antes de pagar, repasa esto:

• Que el vendedor sea quien dice ser. Razón social, dirección y cuenta bancaria deben ser coherentes entre sí y con lo que has visto en la negociación. Si el IBAN cambia de país o de titular respecto a correos anteriores, para y confírmalo por teléfono con un contacto que ya conocieras: el cambio de cuenta en una proforma es un fraude muy extendido.
• Que el Incoterm diga lo que crees. Con EXW o FCA el transporte principal y el despacho de importación son tuyos; con CIF o CIP el vendedor paga flete y seguro hasta el puerto o lugar convenido, pero los costes en destino siguen siendo tuyos. Calcula el coste final con esos conceptos, no solo con el precio de la mercancía.
• Que la descripción permita clasificar la mercancía. Tu agente de aduanas necesitará saber qué es, de qué material y para qué sirve. Si la proforma dice «parts», pide el detalle antes de pagar.
• Que las cantidades y los pesos sean razonables. Serán los que aparezcan después en la factura comercial y en el documento de transporte.

Y recuerda lo fiscal: la proforma del proveedor no te permite deducir nada. En una importación, el IVA se liquida en la aduana al despachar la mercancía (o en tu declaración, si te has acogido al régimen de IVA diferido a la importación) y el documento que justifica la deducción es el DUA de importación, no la proforma ni la factura del proveedor extranjero. Tu agente de aduanas o tu asesor te dirán qué régimen te conviene.

Proformas para particulares: lo que debe quedar claro

Cuando el cliente es un consumidor (una reforma, un mueble a medida, un curso), la proforma cumple además una función de información previa al contrato. La normativa de consumo, en el texto refundido aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2007, exige que antes de contratar el consumidor conozca de forma clara las características del bien o servicio y el precio total, con impuestos incluidos, y los gastos adicionales que vaya a pagar. Una proforma bien hecha cubre esa obligación mejor que un mensaje de WhatsApp.

Tres ajustes para particulares:

• Precio final con IVA en primer plano. Al consumidor le importa el total. Desglosa base y cuota, pero que el total con impuestos se vea sin buscarlo.
• Sin retención de IRPF. Los particulares no retienen, así que esa línea desaparece.
• Derecho de desistimiento cuando proceda. Si el contrato se celebra a distancia o fuera de tu local, el consumidor tiene en general 14 días naturales para desistir, con excepciones como los bienes hechos a medida. Si es tu caso, infórmale en la propia documentación precontractual.

En la factura posterior al particular no es obligatorio consignar su domicilio, y en importes pequeños de ciertos sectores podrás emitir factura simplificada; si te pide factura con sus datos, emítela completa.

Qué datos debe llevar y cuáles añadir en comercio internacional

Una proforma nacional bien hecha se parece mucho a una factura. Una proforma internacional lleva, además, una capa de información logística y aduanera que la factura nacional no necesita. Esta tabla separa lo que no puede faltar de lo que marca la diferencia cuando el documento cruza una frontera.

Un detalle que ahorra muchísimo tiempo: pon siempre la unidad de medida. «40 unidades» y «40 cajas de 12» son cosas muy distintas, y esa ambigüedad es la causa número uno de las discrepancias entre la proforma y el albarán.

Proforma en inglés: los términos que vas a necesitar

Si el cliente está fuera de España, lo normal es emitir la proforma en inglés o en versión bilingüe. Estos son los rótulos equivalentes de los campos del modelo:

Una versión bilingüe (castellano arriba, inglés debajo en cada rótulo) sirve a la vez para tu archivo y para el cliente, y evita traducir dos veces cuando la proforma se convierta en factura comercial.

Validez temporal: cómo redactar la cláusula sin cerrarte puertas

Una proforma sin fecha de caducidad es una oferta indefinida, y las ofertas indefinidas se te vuelven en contra cuando suben los costes. La cláusula tiene que decir tres cosas: hasta cuándo vale el precio, qué pasa cuando expira y qué queda fuera de la garantía de precio.

Un ejemplo que puedes copiar tal cual:

«Esta factura proforma tiene validez hasta el 30 de abril de 2026 inclusive. Transcurrida esa fecha sin aceptación por escrito, la oferta queda sin efecto y los precios deberán confirmarse de nuevo. Los precios están sujetos a disponibilidad de stock en el momento de la aceptación y no incluyen variaciones de tipo de cambio ni recargos de transporte notificados por el transportista con posterioridad a la fecha de emisión. Este documento no tiene valor fiscal ni contable y no sustituye a la factura, que se emitirá conforme a la normativa vigente.»

¿Cuánto tiempo dar? Un criterio orientativo según el tipo de operación:

• Servicios profesionales sin materiales: 30 días. Tu coste es tu tiempo y es previsible.
• Obra o instalación con materiales: 15 días. Los precios de material se mueven y el que come el diferencial eres tú.
• Exportación con flete internacional: 7 a 15 días, y con la cláusula de recargos del transportista siempre puesta. Los fletes cambian semana a semana.
• Licitaciones y subvenciones: el plazo que exija la convocatoria, aunque sean 90 días. Pon entonces una revisión de precios ligada a un índice publicado, no a tu criterio.

Y una advertencia práctica: si el cliente acepta un día después de la caducidad, no le castigues por sistema. Reemite la proforma con nueva fecha y, si los costes no se han movido, mantén el precio. Has ganado un argumento y no has perdido nada.

De proforma a factura definitiva: la numeración correcta

Este es el punto donde más gente se equivoca, así que vamos con el procedimiento paso a paso.

1. El cliente acepta. Guarda la aceptación por escrito (un correo basta) junto a la proforma. Ese par de documentos es tu prueba de lo pactado.
2. Se produce el hecho que obliga a facturar: entregas la mercancía, prestas el servicio o cobras un anticipo. Cualquiera de los tres dispara la obligación.
3. Emites la factura con tu serie fiscal. El número no puede heredarse de la proforma. Si tu última factura fue la 2026/0142, la nueva es la 2026/0143, aunque la proforma fuera la PRO-2026-0087.
4. Referencias la proforma dentro de la factura: «Ref. proforma PRO-2026-0087 de 12/03/2026». Esto no es obligatorio, pero une los dos documentos y facilita cualquier revisión.
5. Respetas el plazo de expedición. Como regla general la factura se expide al realizarse la operación; si el destinatario es empresario o profesional, debes expedirla antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo, según el artículo 11 del RD 1619/2012.
6. Archivas la proforma como documento comercial, nunca en el libro registro.

Tres ejemplos numéricos (cifras hipotéticas)

Caso 1. Exportación a Chile. Vendes 40 sillas ergonómicas a 189 € la unidad: 7.560 € de mercancía. Añades flete marítimo 620 € y seguro 95 €, y cotizas CIF Valparaíso (Incoterms 2020), total 8.275 €. La proforma va sin IVA con la mención «Operación exenta, artículo 21 Ley 37/1992», incluye la partida arancelaria de asientos del capítulo 94 que corresponda según TARIC, país de origen España, 12 bultos, 184 kg netos y 211 kg brutos. Cuando embarcas, emites la factura comercial 2026/0143 por los mismos 8.275 €, con el DUA de exportación como prueba de salida.

Caso 2. Servicio a una empresa portuguesa. Facturas 3.200 € de consultoría a una sociedad de Lisboa con NIF-IVA validado en VIES. La proforma va sin IVA español con la mención de inversión del sujeto pasivo, porque el servicio se localiza en destino. Tras prestarlo, emites la factura 2026/0144 por 3.200 € e incluyes la operación en el modelo 349 del periodo correspondiente. Si el NIF-IVA no estuviera activo en VIES el día de la operación, tendrías que repercutir el 21 % (672 €) y esos 672 € saldrían de tu bolsillo si el cliente se niega a pagarlos.

Caso 3. Anticipo nacional del 40 %. Proyecto de 6.500 € más 21 % de IVA (1.365 €), total 7.865 €. Emites la proforma PRO-2026-0091 con el desglose y la condición «40 % a la aceptación, 60 % a la entrega». El cliente transfiere 3.146 € (2.600 € de base más 546 € de IVA). Ese cobro devenga el impuesto, así que emites de inmediato la factura de anticipo 2026/0145 por esa base y ese IVA. A la entrega emites la 2026/0158 por los 3.900 € restantes más 819 € de IVA, referenciando el anticipo ya facturado para que no se duplique la base. Si te saltas la factura de anticipo, en el trimestre habrás declarado 546 € de IVA menos de los que debías.

Cuidado con las fechas. Si una proforma de diciembre se convierte en una factura fechada en diciembre por un servicio que se presta en enero, el ingreso cambia de trimestre y de ejercicio, y arreglarlo obliga a rectificar. La proforma se emite cuando quieras; la factura, cuando se produce el devengo o el cobro.

Lo que exige la factura que sustituirá a tu proforma

La proforma no tiene contenido obligatorio, pero la factura sí, y lo fija el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012. Si tu proforma ya recoge esos datos, la conversión es inmediata y no hay sorpresas. Estos son los requisitos de una factura completa:

La lista no es exhaustiva: el mismo artículo añade menciones especiales para regímenes concretos (agencias de viajes, bienes usados, criterio de caja, facturación por el destinatario). Si alguno te afecta, tu programa de facturación o tu asesor te dirán la leyenda exacta.

Y una puntualización sobre la factura simplificada: el reglamento permite emitirla en operaciones de hasta 400 euros, IVA incluido, y hasta 3.000 euros en determinados sectores (comercio minorista, hostelería, peluquerías, transporte de personas y otros que enumera el artículo 4). Si tu cliente es una empresa que quiere deducirse el IVA, pedirá factura completa, así que tu proforma debe prepararse con todos los datos de la tabla.

Anticipos: cuándo nace el IVA y cómo se factura

El uso más común de la proforma en España es pedir un adelanto, y es también donde más errores se cometen. La regla está en el artículo 75.Dos de la Ley 37/1992 del IVA: en las operaciones sujetas que originen pagos anticipados anteriores a la realización del hecho imponible, el impuesto se devenga en el momento del cobro, total o parcial, por los importes efectivamente percibidos.

Traducido a la práctica, el flujo correcto tiene cuatro pasos:

1. Envías la proforma con el importe total y el calendario de pagos («40 % a la aceptación»). No has devengado nada.
2. El cliente transfiere el anticipo. Ese día nace el IVA sobre la parte cobrada.
3. Emites la factura de anticipo con tu serie fiscal: base y cuota del importe cobrado, y la fecha de recepción del pago si no coincide con la de expedición. Esa cuota va al modelo 303 del trimestre del cobro.
4. A la entrega emites la factura final por el resto, identificando la factura de anticipo para que la base no se duplique. Hay programas que lo hacen restando el anticipo en la factura total; el resultado fiscal es el mismo si las bases cuadran.

Dos excepciones que conviene conocer. La propia Ley excluye de esta regla las entregas intracomunitarias de bienes exentas del artículo 25: un anticipo de un cliente de otro Estado miembro no adelanta el devengo. Y si el cobro anticipado lo recibes por una operación que después no llega a realizarse, la factura de anticipo se corrige con una rectificativa y la devolución del dinero; tu asesor te dirá cómo reflejarlo en la declaración del periodo.

En una frase: la proforma pide el dinero; la factura de anticipo lo justifica. Si el dinero ha entrado y solo existe la proforma, tienes una factura pendiente de expedir y un IVA sin declarar.

IVA en operaciones intracomunitarias y exportación

Aquí es donde la proforma se convierte en algo más que un papel bonito, porque lo que escribas en ella condiciona lo que el cliente espera pagar. Tres situaciones y cómo tratarlas.

Entregas de bienes a otro Estado miembro

Están exentas de IVA español conforme al artículo 25 de la Ley 37/1992 si se cumplen dos condiciones: el cliente comunica un NIF-IVA válido y en vigor de otro Estado miembro (verificable en VIES) y tú puedes acreditar el transporte fuera del territorio de aplicación del impuesto. Ambas cosas se comprueban antes de emitir la proforma, no después. Guarda la captura de la validación en VIES con su número de consulta y el CMR o el justificante del transportista. La operación se informa después en el modelo 349, además del 303 correspondiente.

Servicios a empresarios de la UE

La regla general localiza el servicio en la sede del destinatario, así que la factura sale sin IVA español con la mención de inversión del sujeto pasivo. Para eso necesitas estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) mediante el modelo 036, algo que hay que pedir con antelación porque la AEAT puede tardar en resolver y, mientras tanto, no apareces en VIES. Es un fallo típico: la proforma promete «sin IVA» y el día de facturar el alta en el ROI todavía no está activa.

Exportaciones fuera de la UE

Exentas por el artículo 21 de la Ley 37/1992, con la prueba de salida como requisito material: el DUA de exportación con el resultado de salida confirmado. Sin esa prueba, la exención no se sostiene en una comprobación. En la proforma indica la exención y el Incoterm, y no incluyas ningún tipo impositivo.

Particulares y ventas a distancia

Si vendes a un consumidor final de otro país de la UE, no hay exención: se aplica IVA, y a partir de los 10.000 € anuales de ventas transfronterizas el IVA es el del país de destino, gestionable a través de la ventanilla única (OSS). Una proforma que promete «sin IVA» a un particular europeo está mal desde el primer minuto.

Todo esto tiene matices según el sector, el tipo de mercancía y tu situación censal. Contrasta tu caso concreto con tu asesor fiscal y con la información oficial de la Agencia Tributaria antes de comprometer un precio por escrito. Lo que lees aquí es orientación general, no asesoramiento para tu operación.

Errores frecuentes que causan rechazo en aduana o impago

Estos son los fallos más habituales, agrupados por sus consecuencias.

Los que bloquean un envío en aduana

• Descripción genérica. «Repuestos varios» o «material de oficina» no clasifica nada. La aduana necesita saber qué es, de qué material y para qué sirve.
• Partida arancelaria ausente o inventada. Si no la sabes, consúltala en el TARIC europeo antes de emitir. Poner una al azar es peor que no ponerla.
• Origen confundido con procedencia. Un producto fabricado en Vietnam y enviado desde Valencia tiene origen vietnamita. Declararlo como español para aprovechar un acuerdo preferencial es fraude de origen.
• Valor incoherente con el Incoterm. Si cotizas FOB pero sumas el flete al total, el valor en aduana sale mal calculado y el importador paga de más o de menos.
• Pesos que no cuadran con el transporte. Si la proforma dice 184 kg y el conocimiento de embarque dice 240 kg, el envío se para hasta aclararlo.
• Datos del importador incompletos. Falta el número de identificación fiscal local o la dirección no coincide con la registrada. Bloqueo inmediato.

Los que acaban en impago o discusión

• Cobrar contra proforma y no emitir factura. El cliente no puede deducirse el gasto, y cuando su asesor lo detecta te reclama la factura meses después, con el trimestre ya cerrado.
• Confiar en la proforma como título de reclamación. No lo es. Si el cliente no paga y solo tienes una proforma, lo primero que te va a decir un abogado es que emitas la factura. Si ya estás en fase de reclamación, echa un vistazo a nuestra carta de reclamación de facturas pendientes.
• No indicar la divisa. «4.500» no dice si son euros o dólares. Con el cambio actual, esa omisión puede costarte varios cientos de euros.
• Omitir qué queda fuera. Lo que no está escrito, el cliente lo da por incluido. Añade siempre una línea de «No incluye».
• Firmar la proforma como si fuera un contrato. Una firma es una aceptación de oferta, no un contrato con cláusulas de penalización, propiedad intelectual o resolución. Para proyectos grandes, contrato aparte.
• Reutilizar una proforma antigua sin revisar precios. Duplicar el documento del año pasado y cambiar el nombre del cliente es la vía rápida para vender por debajo de coste.

La proforma y el software de facturación con Verifactu

El sistema Verifactu nace de la Ley 11/2021 de medidas de prevención del fraude fiscal y se desarrolla en el Real Decreto 1007/2023 (Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación) y en la Orden HAC/1177/2024, que fija las especificaciones técnicas. Obliga a que los programas de facturación generen registros encadenados e inalterables, con código QR en la factura, y ofrece la modalidad de remitirlos automáticamente a la Agencia Tributaria. Las fechas de obligatoriedad se han aplazado más de una vez: el Real Decreto 254/2025 las situó en 2026 y a finales de 2025 se aprobó un nuevo aplazamiento a 2027 (1 de enero para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio para el resto, autónomos incluidos). Antes de planificar nada, confirma el calendario vigente en la sede electrónica de la AEAT, porque es un punto que ha cambiado varias veces.

Qué cambia para tus proformas: casi nada, y eso es la buena noticia

Verifactu afecta a los registros de facturación, es decir, a las facturas. Una proforma no genera registro, no lleva QR, no se encadena con el hash de la anterior y no se remite a la AEAT. Puedes seguir emitiéndolas con la libertad de siempre.

Lo que sí cambia es la frontera entre los dos documentos, que ahora es mucho más rígida:

• El número de factura ya no se puede tocar. Antes, si te equivocabas, editabas y listo. Con el encadenamiento, corregir obliga a emitir una rectificativa. Motivo de más para no numerar proformas en la serie fiscal.
• El orden importa. Los registros se encadenan por orden de emisión. Convertir una proforma vieja en factura con fecha retroactiva ya no es una opción cómoda.
• El QR es un distintivo visible. Tu factura llevará QR y la leyenda correspondiente; tu proforma, no. Esa diferencia visual ayuda a que nadie confunda los documentos.
• Los programas separan módulos. Muchos programas tienen presupuestos y proformas en un módulo comercial separado del de facturación, y la conversión genera el registro de la factura en el momento en que la emites.

Si trabajas con Excel o Word

Puedes seguir haciendo las proformas en una hoja de cálculo sin ningún problema: no son facturas. La factura definitiva, en cambio, tendrá que salir de un sistema que cumpla los requisitos, ya sea un programa comercial adaptado o la utilidad gratuita que la propia AEAT pone a disposición para quienes emiten pocas facturas. El flujo razonable es: proforma en tu plantilla, y cuando el cliente acepta, factura en el sistema conforme.

Y la factura electrónica obligatoria entre empresas

No confundas Verifactu con la factura electrónica B2B. La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas («Crea y Crece»), prevé que las empresas y los profesionales se envíen facturas electrónicas entre sí, pero su aplicación depende de un desarrollo reglamentario, y la propia ley fija plazos distintos según el volumen de facturación, a contar desde que ese desarrollo se apruebe. Es un calendario distinto del de Verifactu y se ha retrasado más de una vez, así que confirma tu fecha concreta en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y con tu asesor.

Para la proforma, la conclusión es la misma que con Verifactu: la obligación afecta a las facturas, no a las ofertas. Tu proforma puede seguir siendo un PDF. Lo que cambiará es el formato de la factura que la sustituya, que tendrá que salir en un formato electrónico estructurado cuando la obligación te alcance.

Checklist de 60 segundos antes de enviar

Repasa esto antes de darle a enviar. Te evita la mayoría de los problemas descritos arriba.

• ¿Pone «FACTURA PROFORMA» en grande y arriba?
• ¿La numeración es de la serie PRO y no de la fiscal?
• ¿Hay fecha de emisión y fecha de caducidad de la oferta?
• ¿Están completos y correctos los datos fiscales de las dos partes?
• ¿Cada línea tiene cantidad, unidad de medida, precio unitario e importe?
• ¿Está claro el tratamiento del IVA, incluido el motivo si va exenta?
• ¿Aparecen IBAN, plazo y condiciones de pago?
• ¿Hay una línea de «No incluye» con lo que queda fuera?
• Si sale de España: ¿Incoterm 2020, origen, partida arancelaria, pesos y divisa?
• Si es intracomunitaria: ¿NIF-IVA validado en VIES hoy, no el mes pasado?
• ¿La has convertido a PDF para que no la editen?
• ¿Has guardado copia en tu carpeta de ofertas con el nombre del cliente y la fecha?

Si trabajas con obra o reforma y necesitas el desglose por partidas y mediciones, el documento que buscas es otro: tienes la plantilla de presupuesto de obra preparada para eso.

Preguntas frecuentes sobre proforma, aduanas e IVA

¿Puedo cobrar solo con una factura proforma?

Puedes recibir el dinero, sí, pero ese cobro te obliga a emitir factura. En los pagos anticipados el IVA se devenga con el cobro, así que la factura de anticipo hay que hacerla en ese momento. Cobrar y quedarte solo con la proforma es una factura no expedida, y eso sí es sancionable.

¿La proforma lleva retención de IRPF?

Si tu actividad está sujeta a retención y facturas a un empresario o profesional, muestra la retención en la proforma aunque el documento no tenga efectos fiscales. El cliente necesita saber el líquido que va a transferirte. Con el 15 % general (o el 7 % para nuevos autónomos durante el año de alta y los dos siguientes), sobre una base de 2.000 € el líquido sería 2.000 + 420 de IVA − 300 de retención = 2.120 €.

¿Qué diferencia hay entre proforma y factura comercial en una exportación?

La proforma se emite antes de la operación y sirve para que el importador tramite licencias, financiación o seguro. La factura comercial se emite con el envío y es la que acompaña al DUA como valor definitivo. Cuando el pago se hace mediante crédito documentario, el banco suele exigir que ambas coincidan en descripción, cantidades e Incoterm, así que copia la proforma literalmente al hacer la factura.

¿Puedo emitir una proforma en dólares y facturar en euros?

Sí, siempre que dejes claro el tipo de cambio de referencia y quién asume la variación. En la factura española tendrás que reflejar el importe en euros a efectos de la base imponible, aplicando un tipo de cambio publicado (el del Banco Central Europeo del día del devengo es el criterio habitual). Ponlo por escrito en la proforma para que no haya sorpresas.

¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas proforma?

No hay obligación fiscal porque no son documentos tributarios, pero guárdalas al menos cuatro años, que es el plazo general de prescripción, y preferiblemente seis, en línea con lo que exige el Código de Comercio para la documentación mercantil. Son tu prueba de lo que ofreciste y a qué precio.

¿Una proforma sirve para pedir una subvención?

Es el formato habitual para acreditar ofertas de proveedores en convocatorias de ayudas. Comprueba las bases de tu convocatoria concreta: algunas exigen tres ofertas de proveedores independientes cuando el gasto supera cierto umbral, y suelen pedir que estén fechadas dentro de un plazo determinado antes de la solicitud.

¿Debe llevar QR por Verifactu?

No. El código QR y el registro encadenado corresponden a las facturas que genera un sistema informático de facturación. La proforma queda fuera de ese ámbito. Si tu programa te pone QR en una proforma, revisa la configuración, porque puede estar tratándola como factura.

¿Puedo modificar una proforma ya enviada?

Sí, y sin trámites: emite una nueva con número distinto y anota que sustituye a la anterior. No existen las proformas rectificativas porque no hay nada fiscal que rectificar. Lo que no debes hacer es reenviar el mismo número con contenido diferente, porque acabaréis discutiendo cuál es la buena.

¿Qué pongo si la operación está exenta de IVA?

Indica el importe sin impuesto y la mención del precepto aplicable: artículo 21 de la Ley 37/1992 para exportaciones, artículo 25 para entregas intracomunitarias de bienes, o la referencia a la inversión del sujeto pasivo en servicios a empresarios de la UE. Contrasta cuál te corresponde con tu asesor antes de darlo por bueno.

¿Vale una proforma para justificar un gasto ante mi banco?

Para solicitar financiación, sí: es el documento que los bancos suelen pedir para valorar una inversión. Para justificar el gasto una vez concedido el préstamo, no: ahí necesitarás la factura y el justificante de pago.

¿Puedo poner descuentos en la proforma?

Sí, y conviene mostrarlos desglosados por línea o como descuento global sobre la base, igual que harás en la factura. Si el descuento está condicionado (pronto pago, volumen), escribe la condición al lado. Un descuento sin condición escrita es un descuento incondicional.

¿Necesito una proforma si ya he firmado un contrato?

Normalmente no, salvo que el cliente la pida para su circuito interno de pagos o para un trámite aduanero. Con contrato firmado, el documento que falta es la factura en el momento del devengo, no una oferta previa.

Antes de dar nada por bueno

Esta guía recoge la práctica habitual y la normativa vigente a fecha de publicación, pero la fiscalidad cambia y cada operación tiene sus particularidades: tu régimen, tu sector, el país de destino y el tipo de mercancía pueden alterar por completo la respuesta correcta. Antes de emitir documentos que comprometan precios, plazos o tratamiento del IVA, contrasta tu caso con un asesor fiscal colegiado y con la información oficial publicada por la Agencia Tributaria. Un rato de consulta cuesta bastante menos que una regularización con recargo.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio indicar el NIF/CIF en una factura proforma en España?

Ninguna norma lo exige en la proforma, porque no es una factura. Aun así, conviene incluir el NIF de emisor y receptor: identifica a las partes, lo piden los circuitos de compras, los bancos y las aduanas, y deja la proforma lista para convertirse en factura, donde el NIF sí es obligatorio (art. 6 del RD 1619/2012).

¿Qué sucede si el cliente acepta una factura proforma, pero luego los precios cambian?

Si la proforma tiene fecha de validez y esa fecha ha pasado, la oferta ha caducado y puedes actualizar los precios. Si el cliente acepta dentro del plazo, lo razonable es mantener lo ofertado. Si no pusiste plazo, toca negociar. En cualquier caso, emite una nueva proforma con número distinto y los precios actualizados para evitar discusiones.

¿Debo conservar las facturas proforma emitidas y recibidas?

No hay obligación fiscal, porque no son documentos tributarios, pero conviene guardarlas. Prueban lo que se ofreció y a qué precio, justifican la negociación previa y te permiten comprobar que la factura final coincide con lo ofertado.

¿Puede una factura proforma convertirse en vinculante si el cliente la firma?

Puede tener efectos. En Derecho español el contrato se perfecciona cuando concurren oferta y aceptación (art. 1262 del Código Civil), así que una proforma aceptada por escrito sirve como prueba del acuerdo sobre objeto y precio. Lo que no hace es sustituir a la factura ni regular lo que no dice, como penalizaciones, propiedad intelectual o resolución. Para proyectos grandes, firma un contrato aparte.

¿Qué ley regula las facturas proforma en España?

Ninguna de forma específica. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) regula las facturas completas, las simplificadas y las rectificativas, y no menciona la proforma, que es un documento comercial sin valor tributario. Sí le afectan normas generales: el Código Civil en cuanto a oferta y aceptación y, si provoca un cobro anticipado, el artículo 75.Dos de la Ley del IVA.

¿Puedo usar una factura proforma para reclamar un pago pendiente?

No es el documento adecuado. Si la operación se ha realizado, emite la factura y reclama con ella, junto con la aceptación del cliente y la prueba de entrega o prestación. La proforma sirve como prueba complementaria de lo pactado, no como título de la reclamación.

¿La factura proforma es útil para un autónomo?

Sí, sobre todo si trabaja con empresas que tienen departamento de compras, pide anticipos o vende fuera de España. Le permite formalizar la oferta, cobrar el adelanto con un documento claro y convertirlo después en factura sin errores. Si cobra un anticipo, debe emitir la factura de anticipo en ese momento.

Conclusión y siguiente paso

La factura proforma es un documento sencillo con un límite muy claro: sirve para ofrecer, pedir un anticipo, pasar una aduana o tramitar una ayuda, pero nunca para sustituir a la factura. Si la montas con los mismos datos que tendrá la factura, una serie de numeración propia y una fecha de validez, la conversión posterior es inmediata y no deja huecos en tu contabilidad.

El siguiente paso es práctico: copia el modelo de proforma de esta guía en tu hoja de cálculo o en tu procesador de textos, añade tu logotipo y tus datos, y guárdalo como plantilla. Cuando el cliente acepte, factura desde tu serie fiscal con la plantilla de factura para autónomos o con tu programa adaptado a Verifactu. Y si trabajas con más documentos de gestión, tienes el resto en nuestra guía de plantillas de documentos de oficina.