Calculadora ahorro reclutamiento: el coste real de contratar en 2026

Respuesta rápida

Si has llegado buscando una cifra media del tipo «contratar cuesta X euros en España», te vamos a decepcionar a propósito: esa cifra no existe con la fiabilidad que se le presupone, y los números que circulan por internet se copian unos de otros sin fuente comprobable. Lo que sí funciona es calcular el tuyo. Tienes las facturas, tienes las nóminas, tienes el calendario de obra. Con eso se construye un número defendible en un comité de dirección, y ese es el que te permite decidir si merece la pena pagar una agencia, montar captación propia o suscribirte a una plataforma.

Calculadora de ahorro en reclutamiento

Rellena los campos con datos de tu empresa. Todo se calcula en tu navegador, no se envía nada a ningún servidor y no se guarda nada. Si no tienes un dato afinado, pon tu mejor estimación y anótala como pendiente de verificar: es mejor un cálculo con supuestos declarados que ningún cálculo.

Los valores que vienen precargados son un punto de partida para que veas cómo se comporta el modelo, no una media del sector. Cámbialos todos por los tuyos antes de sacar conclusiones. Fíjate en el último resultado, «peso del coste de vacante sobre el total»: si te sale por encima del cincuenta por ciento, negociar la tarifa del anuncio o de la agencia te va a mover muy poco la aguja, y toda tu energía debería ir a acortar plazos.

Qué es y qué mide de verdad una calculadora de ahorro en reclutamiento

Una calculadora de ahorro en reclutamiento no es más que un modelo de costes con dos columnas: lo que gastas hoy y lo que gastarías haciendo las cosas de otra manera. Lo que la hace útil no es la aritmética, que es de primaria, sino que te obliga a poner número a partidas que tu contabilidad no registra como «reclutamiento» y que, por eso, nadie mira nunca. También te recomendamos leer sobre reclutamiento con IA en construcción y sus ventajas.

Piénsalo así: cuando pagas 300 euros por destacar una oferta en un portal de empleo, ese gasto aparece en la cuenta 623 o donde lo lleves, con su factura y su IVA. Cuando tu jefe de obra dedica seis horas a hacer llamadas y tres tardes a entrevistar, ese coste no aparece en ninguna parte, pero existe: son horas que no ha dedicado a planificar, a supervisar o a cerrar presupuestos. Y cuando la vacante de oficial de primera se queda abierta cuarenta días en plena campaña, el coste tampoco aparece, aunque sea el más grande de los tres.

Qué NO es esta herramienta

No es una bola de cristal ni un benchmark. No te va a decir si estás por encima o por debajo de «la media del sector», entre otras cosas porque las medias sectoriales publicadas rara vez explican qué partidas incluyen: unas cuentan solo el gasto externo, otras añaden horas internas, casi ninguna incorpora el coste de vacante. Comparar tu número con el de otro solo tiene sentido si ambos usan la misma definición, y eso casi nunca ocurre.

Tampoco es un sustituto de tu asesoría. El cálculo te dice cuánto te cuesta el proceso; no te dice qué contrato usar, qué bonificación puedes aplicar ni cómo redactar un periodo de prueba. Para eso está el graduado social, y esa consulta también deberías meterla en el modelo como coste.

Si un número no lo puedes reconstruir desde una factura, una nómina o un registro de horas, no es un dato: es una opinión disfrazada de dato. En un comité de dirección, la diferencia se nota en la primera pregunta.

Por qué el ahorro se mide en dos monedas

Hay dos tipos de ahorro y conviene no mezclarlos. El ahorro de caja es dinero que dejas de pagar: menos factura de portal, menos honorarios de agencia, menos coeficiente de ETT. Se ve en el banco. El ahorro de coste de oportunidad es margen que recuperas: días de obra que ya no pierdes, horas de tu equipo que vuelven a su trabajo, pedidos que ya no rechazas por falta de personal. No se ve en el banco, pero es igual de real y suele ser mayor.

Cuando presentes el cálculo, separa las dos cifras. Si las juntas, alguien te dirá que estás inflando el ahorro; si las separas, la conversación se vuelve seria. Y si tu dirección financiera solo acepta ahorro de caja, al menos tendrás documentado el otro para cuando llegue el debate sobre por qué se pierden obras.

La fórmula del coste por contratación, partida a partida

La estructura que usa la calculadora es la del indicador internacional cost-per-hire, ampliada con dos bloques que la versión clásica deja fuera. Escrita en limpio:

Coste por contratación = ( gasto externo + horas internas × coste-hora + días de vacante × coste de vacante diario ) × 1 / (1 − tasa de fallo)

Bloque 1: gasto externo del proceso

Todo lo que sale de la empresa con una factura detrás y va asociado a cubrir el puesto. La lista completa suele incluir: publicación y destacados en portales de empleo, honorarios de agencia de selección o coeficiente de ETT, pruebas técnicas o psicotécnicas de terceros, reconocimientos médicos de vigilancia de la salud previos al alta, comprobación de titulaciones y carnés profesionales, desplazamientos de candidatos que vienen de fuera, publicidad en redes y ferias de empleo, y la parte proporcional de cualquier software de selección.

El error habitual aquí es contar solo la factura grande y olvidar las pequeñas. Si publicas en tres portales a la vez porque «así llegamos a más gente», súmalos los tres. Si el reconocimiento médico de la mutua lo pagas por trabajador, es coste de contratación aunque lo lleves a otra cuenta.

Bloque 2: horas internas

Aquí está la partida que más se subestima, porque nadie ficha el tiempo que dedica a seleccionar. Las horas que hay que contar son las de todas las personas que tocan el proceso: quien redacta y publica la oferta, quien criba currículums, quien hace la llamada de filtro, quien entrevista (a veces dos o tres personas por candidato), quien comprueba referencias, quien negocia la oferta económica y quien tramita el alta y la documentación.

Para el coste-hora, usa coste empresa, no salario bruto ni mucho menos neto. Coste empresa es el bruto anual más las cotizaciones a cargo de la empresa, dividido entre las horas efectivas de convenio. Si te da pereza calcularlo por persona, hazlo para el perfil que más horas mete y aplícalo a todo el bloque; el sesgo será pequeño comparado con no contar las horas en absoluto.

Bloque 3: coste de vacante

Es lo que pierdes por cada día que el puesto sigue vacío. En perfiles de oficina el cálculo es discutible; en oficios y en obra es descarnado, porque el puesto vacío se traduce en algo muy concreto: una obra que avanza más lenta, un equipo que hace horas extra a precio de hora extra, un trabajo que subcontratas a un tercero con su margen encima o un presupuesto que directamente no presentas porque no tienes con quién ejecutarlo.

Para estimarlo con criterio, elige una de estas tres vías y decláralo:

• Vía margen: margen bruto medio que genera esa posición al día. Si un oficial de primera te deja X euros de margen por jornada facturada, ese es tu coste de vacante diario.
• Vía sustitución: sobrecoste diario de cubrirlo con horas extra o con subcontrata frente a tenerlo en plantilla.
• Vía oportunidad perdida: valor de los trabajos que rechazas, prorrateado entre los días de vacante. Es la más difícil de defender, pero en momentos de saturación es la más real.

Sea cual sea la que elijas, mantenla estable entre ejercicios. Cambiar de método cada año convierte tu serie histórica en ruido.

Bloque 4: el multiplicador de fallo

Si de cada diez contrataciones dos se caen en los primeros meses, has hecho doce procesos para conseguir diez incorporaciones estables. El multiplicador 1 / (1 − tasa de fallo) reparte ese sobrecoste. Con un veinte por ciento de fallo, cada contratación que aguanta soporta el coste de 1,25 procesos; con un cuarenta por ciento, de 1,67. La curva se dispara rápido, y por eso bajar la tasa de fallo suele rentar mucho más que negociar tarifas.

Al coste del proceso repetido hay que añadir, si quieres afinar, lo que ya habías invertido en esa persona: formación inicial, equipo de protección individual, herramienta, ropa de trabajo, tiempo del compañero que le acompañó las primeras semanas y la curva de productividad no amortizada. Muchas empresas prefieren tratarlo como una partida aparte llamada «coste de rotación temprana» para no enredar el indicador principal.

De dónde sacas cada dato sin inventarte nada

Esta es la parte que separa un cálculo utilizable de una diapositiva bonita. Cada dato tiene una fuente interna concreta.

Cuánto tardas de verdad: define bien el reloj

Hay dos relojes distintos y conviene medir los dos. El tiempo de cobertura cuenta desde que la necesidad se aprueba hasta que la persona se incorpora, e incluye el tiempo que la vacante estuvo esperando a que alguien decidiera publicarla. El tiempo de contratación cuenta desde que el candidato entra en el proceso hasta que acepta la oferta, y mide la agilidad de tu embudo. Si tu tiempo de cobertura es de sesenta días y el de contratación de doce, el problema no está en selección: está en la burocracia interna previa.

Ese matiz cambia por completo la decisión de compra. Contratar una plataforma de captación para arreglar un cuello de botella que está en la aprobación del presupuesto de la vacante es tirar el dinero, y el modelo te lo enseña en cuanto separas los dos relojes.

Comparativa de canales de reclutamiento: cómo te cobra cada uno

Más útil que una tabla de precios inventados es una tabla de estructuras de coste: entender cómo te cobra cada canal te permite pedir la propuesta correcta y meter el número real en la calculadora. Los importes no los ponemos nosotros; los pones tú, con presupuesto en la mano. Si te interesa el detalle del emparejamiento automático de perfiles, tenemos una guía sobre qué es el matching en reclutamiento.

Lo que hay que pedir siempre por escrito

Antes de firmar con cualquier intermediario, pide cuatro cosas en el mismo documento: el importe con su base de cálculo, el calendario de pago, la garantía de reposición con su plazo y sus exclusiones, y qué ocurre si el proceso se cancela a mitad. La garantía es lo que más te cambia el coste esperado y es lo que más se omite en las propuestas comerciales. Un porcentaje alto con reposición de seis meses puede salirte más barato que uno bajo sin garantía.

Y una comprobación que cuesta dos minutos: las agencias de colocación que colaboran con los servicios públicos de empleo operan bajo el régimen previsto en la Ley 3/2023, de Empleo, con su correspondiente declaración responsable y registro. Verifica que quien te va a facturar está donde dice estar.

El canal más caro no es el que más factura, es el que más días tarda. En un puesto que genera margen todos los días, cada semana de retraso pesa más que la mitad de los honorarios.

Tres escenarios de ahorro y qué palanca mover primero

Para ver cómo se comporta el modelo, aquí tienes tres perfiles de empresa. Las cifras son ejemplos construidos para ilustrar el cálculo, no datos de mercado ni casos de clientes. Cámbialas por las tuyas en la calculadora de arriba.

Escenario A: microempresa de instalaciones, tres contrataciones al año

Gasto externo bajo porque tira de referidos y de un portal generalista. Horas internas altísimas, porque el gerente hace todo: publica, criba, llama y entrevista. Días de cobertura moderados. En este perfil, el grueso del coste está en horas internas, y la palanca más rentable es procedimentar: una plantilla de oferta reutilizable, un guion de llamada de filtro de cinco minutos y una parrilla de entrevista con cuatro preguntas fijas. Cuesta cero euros y recorta más de la mitad del tiempo.

Escenario B: constructora mediana, veinte contrataciones al año

Mezcla de agencia para los perfiles difíciles y portal para el resto. El coste de vacante es el dominante, porque cada semana sin oficial retrasa la planificación de obra. Aquí negociar la factura del portal es irrelevante: la palanca es tener un pipeline caliente, una bolsa de candidatos ya evaluados a los que llamar el mismo día que surge la baja. Convertir un proceso de treinta días en uno de diez cambia el número por completo.

Escenario C: empresa de servicios con alta rotación estacional

Volumen alto, salarios de convenio, tasa de fallo elevada. El multiplicador de fallo se come cualquier ahorro que consigas en las otras partidas. La palanca aquí no está en selección sino en las primeras semanas: una acogida decente, expectativas claras sobre horarios y desplazamientos, y un responsable identificado. Bajar la tasa de fallo del treinta al veinte por ciento equivale, en el modelo, a un descuento de dos dígitos sobre todo el presupuesto de selección.

El patrón se repite: la palanca correcta depende de qué bloque domina tu coste, y eso solo lo sabes después de calcularlo. Por eso la calculadora te devuelve el peso del coste de vacante sobre el total; es el dato que más veces cambia la decisión.

Nueve errores que disparan tu coste por contratación

1. Publicar antes de tener claro el perfil

Una oferta redactada a bulto atrae candidaturas a bulto, y cada candidatura mal encajada son minutos de criba y, a veces, una entrevista entera desperdiciada. Definir tres requisitos excluyentes y tres deseables, por escrito y acordados con quien va a mandar sobre esa persona, es la intervención más barata que existe.

2. No poner el salario en la oferta

Ocultar el rango salarial parece que te da margen de negociación; en la práctica te llena el embudo de gente que no va a aceptar y espanta a quien sí encaja. Además, la transparencia retributiva es una tendencia normativa clara en la Unión Europea y la mayoría de las empresas van a acabar publicando bandas. Adelantarse cuesta poco y filtra mucho.

3. Procesos con demasiadas fases

Cada fase adicional añade días de cobertura y multiplica las probabilidades de que el candidato acepte otra oferta por el camino. En oficios, un proceso de cuatro entrevistas es una forma cara de perder candidatos. Dos contactos bien preparados suelen bastar; el tercero, solo si hay una prueba práctica de verdad.

4. Tardar en responder

El tiempo de respuesta es el factor que más se subestima. En perfiles con demanda, quien llama primero tiene ventaja. Si tu criba tarda cinco días laborables, estás compitiendo con quien contesta en cinco horas, y la diferencia no la arregla ningún presupuesto.

5. Tratar el coste de vacante como cero

Ya lo hemos visto, pero conviene repetirlo porque es el error que más distorsiona: si tu modelo pone cero en esa casilla, siempre concluirá que la opción más barata es la que menos factura. Y casi nunca lo es.

6. Comparar tu cifra con benchmarks de origen desconocido

Circula mucha estadística de coste por contratación sin metodología publicada. Si no sabes qué partidas incluye, no sabes qué estás comparando. Compara tu número contigo mismo: contra el trimestre anterior, contra el mismo puesto el año pasado, contra el otro canal. Esa comparación sí es limpia.

7. Ignorar el coste de la documentación y el alta

Comunicación del alta, contrato, entrega de información sobre el puesto, formación en prevención de riesgos laborales, reconocimiento médico, entrega de equipos de protección, alta en los sistemas internos. Son horas y son euros. Tener plantillas preparadas para todo esto recorta tiempo administrativo en cada alta. En Ofizio puedes descargar plantillas laborales gratuitas para esa parte del proceso.

8. No medir por qué se van los que se van

Sin una conversación de salida mínimamente estructurada, la tasa de fallo es un número sin explicación, y un número sin explicación no se puede mejorar. Cinco preguntas por escrito y treinta días después de la baja: qué esperabas y no encontraste, qué te sorprendió el primer día, qué te habría hecho quedarte.

9. Cambiar de canal sin medir el anterior

Si contratas una plataforma nueva sin haber calculado el coste del sistema anterior, nunca sabrás si ha funcionado. Haz la foto antes. Aunque sea aproximada, aunque tengas que estimar tres de las siete variables. Sin línea base no hay ahorro demostrable, solo una sensación.

Marco legal español que condiciona el cálculo

Contenido divulgativo. La normativa laboral se modifica con frecuencia y cada convenio colectivo añade sus propias reglas: comprueba la versión vigente en el BOE y consulta con un graduado social o un abogado laboralista antes de tomar decisiones. Con esa cautela por delante, hay varios puntos que afectan de forma directa a los números que acabas de calcular.

Cotizaciones a cargo de la empresa

El coste empresa de una contratación no es el bruto pactado. Al bruto hay que sumarle las cuotas patronales a la Seguridad Social: contingencias comunes, desempleo (con tipo distinto según la modalidad contractual), Fondo de Garantía Salarial, formación profesional, accidentes de trabajo y enfermedades profesionales según la actividad, y el Mecanismo de Equidad Intergeneracional. En conjunto suponen un recargo sustancial sobre el bruto, que varía según epígrafe de actividad y tipo de contrato. Los tipos se publican cada ejercicio en la orden de cotización correspondiente: cógelos de ahí, no de un artículo antiguo.

Esto importa para el modelo porque el coste-hora interno se calcula sobre coste empresa. Usar el bruto sin cotizaciones infravalora el bloque de horas internas de forma apreciable.

Modalidades de contrato tras el RD-ley 32/2021

La reforma laboral consolidó la contratación indefinida como regla general y dejó la temporal limitada a causas tasadas: circunstancias de la producción y sustitución de persona trabajadora. El antiguo contrato de obra o servicio determinado desapareció, y el fijo discontinuo pasó a ser la vía natural para trabajos de temporada y para contratas con actividad intermitente.

Impacto en el cálculo: si tu empresa venía apoyándose en temporalidad encadenada, el modelo de costes cambia. Menos procesos repetidos, pero decisiones de contratación más pesadas, con más peso del acierto en la selección. Justo el escenario donde el multiplicador de fallo manda.

Periodo de prueba

El artículo 14 del Estatuto de los Trabajadores regula el periodo de prueba y el convenio colectivo puede concretar su duración. Como referencia general, no puede exceder de seis meses para técnicos titulados ni de dos meses para el resto, ampliables a tres en empresas de menos de veinticinco trabajadores. Debe pactarse por escrito y no cabe si la persona ya ha desempeñado las mismas funciones en la empresa. En contratos temporales de duración inferior a seis meses el límite baja. Revisa tu convenio, porque ahí es donde está la regla que te aplica.

Indemnización por fin de contrato temporal

Los contratos temporales generan, a su finalización, la indemnización prevista en el artículo 49.1.c del Estatuto de los Trabajadores. Es un coste cierto y previsible que debería estar en tu modelo si trabajas con temporalidad, y que a menudo se olvida al comparar temporal frente a indefinido.

No discriminación en el proceso de selección

La oferta, la criba y la entrevista están sujetas al principio de no discriminación del Estatuto de los Trabajadores y a la Ley 15/2022 integral para la igualdad de trato y la no discriminación. Filtrar por edad, sexo, origen, orientación, discapacidad o situación familiar es ilegal, y hacerlo de forma indirecta (requisitos que no guardan relación con el puesto) también. Las empresas de cincuenta o más personas trabajadoras tienen obligaciones adicionales de plan de igualdad, y el registro retributivo del RD 902/2020 afecta a cómo defines las bandas salariales que publicas.

Más allá de la sanción, hay un motivo operativo: un proceso con criterios objetivos y documentados es un proceso medible. Si descartas «por intuición», no puedes analizar tu embudo ni mejorar tu tasa de acierto.

Protección de datos de los candidatos

Los currículums son datos personales y su tratamiento cae bajo el Reglamento (UE) 2016/679 y la Ley Orgánica 3/2018. En la práctica esto significa cuatro cosas: informar al candidato de para qué usas sus datos y cuánto tiempo los guardas, tener una base jurídica para el tratamiento, fijar y cumplir un plazo de conservación razonable, y atender las solicitudes de acceso y supresión. Guardar CV de forma indefinida en una carpeta compartida es una práctica común y una mala práctica.

Si vas a usar herramientas automatizadas de criba, añade dos cautelas: informa de que existe ese tratamiento y asegúrate de que hay revisión humana en las decisiones que afectan de forma significativa al candidato. El Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial clasifica los sistemas de selección de personal como de alto riesgo, con obligaciones que se van aplicando por fases; si tu proveedor no te habla de esto, pregúntale.

Incentivos y bonificaciones

Existen incentivos a la contratación regulados por normativa estatal, además de programas autonómicos propios. Sus requisitos, cuantías y obligaciones de mantenimiento del empleo cambian entre ejercicios y entre comunidades. No damos importes en esta página a propósito. Dos reglas de prudencia: consulta la convocatoria vigente antes de contar con ella, y no descuentes la ayuda del coste hasta tenerla concedida. Un modelo de costes que da por segura una bonificación no concedida es un modelo que miente.

Ninguna optimización de costes justifica un atajo legal. Un despido mal hecho, un periodo de prueba mal pactado o una criba discriminatoria cuestan mucho más que todo lo que ibas a ahorrar en anuncios.

Herramientas que bajan el coste: ATS, matching y captación propia

Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS)

Un ATS centraliza candidaturas, evita que los currículums se pierdan en correos personales, permite responder en bloque y deja trazabilidad de cada decisión. Donde ahorra dinero es en los dos bloques grandes: horas internas y días de cobertura. Sobre precios, hay planes gratuitos o freemium para volúmenes pequeños y suscripciones por usuario o por vacante activa para el resto; no publicamos tarifas porque cambian con frecuencia y dependen de tu configuración. Pide presupuesto a dos o tres proveedores, mete el coste anual en la casilla «coste fijo anual de la herramienta» de la calculadora y mira si el ahorro lo cubre.

Antes de contratar, comprueba tres cosas: que exporta tus datos sin fricción (para que puedas irte), que cumple con el RGPD incluyendo plazos de conservación configurables, y que tu equipo lo va a usar de verdad. Un ATS sin adopción es un coste fijo sin contrapartida.

Matching automático de perfiles

El emparejamiento automático ordena candidaturas por afinidad con los requisitos del puesto, de forma que la criba deja de ser lineal. En oficios funciona especialmente bien cuando hay requisitos verificables y binarios: carné profesional, certificado de formación en prevención, experiencia acreditada en un tipo de instalación. Cuanto más objetivable es el requisito, mejor filtra. Mantén siempre revisión humana antes de descartar y guarda el motivo del descarte.

Página de empleo propia

Tener una sección de empleo en tu web, con las vacantes actualizadas y un formulario decente, convierte el tráfico que ya recibes en candidaturas sin coste marginal. Requiere trabajo de arranque y mantenimiento, pero para empresas que contratan el mismo perfil de forma recurrente es la inversión con mejor retorno a medio plazo. La regla práctica: si contratas el mismo puesto más de tres veces al año, monta la página.

Bolsa de candidatos viva

Es la herramienta más barata y la que menos gente mantiene. Consiste en guardar (con la base jurídica y el plazo informado, ver el apartado de protección de datos) a los finalistas que no seleccionaste y llamarlos cuando surge la siguiente vacante. Cada llamada a un finalista antiguo es un proceso que te ahorras entero. En el modelo, esto ataca a la vez el gasto externo, las horas internas y los días de cobertura. Ampliamos esto en nuestra guía sobre cómo reducir costes de reclutamiento en construcción.

Acogida estructurada

No es una herramienta de selección, pero es la que más mueve el multiplicador de fallo. Un plan de acogida de una página (a quién pregunto, dónde está el material, qué se espera de mí las dos primeras semanas, cuándo cobro y cómo) reduce las bajas tempranas más que cualquier filtro adicional. Y no cuesta dinero, cuesta escribirlo una vez.

Monta tu cuadro de mando de selección en una tarde

Con seis indicadores tienes suficiente para gobernar el proceso. Ni uno más, porque lo que no se revisa cada mes se abandona.

• Coste por contratación, con las cuatro partidas desglosadas. Es el número principal.
• Tiempo de cobertura y tiempo de contratación, separados. Ya hemos visto por qué.
• Tasa de aceptación de ofertas: cuántas ofertas lanzadas acaban en firma. Si baja, o tu banda salarial está fuera de mercado o tu proceso agota al candidato.
• Ratio de criba: candidaturas recibidas por cada entrevista realizada. Un ratio muy alto significa que estás pagando por atraer a quien no encaja.
• Supervivencia a doce meses: el complementario de la tasa de fallo. Es el indicador de calidad.
• Coste por canal: el mismo cálculo, pero separado por vía de captación. Es lo que te permite reasignar presupuesto con criterio.

Cadencia de revisión

Mensual para tiempos y ratio de criba, trimestral para coste por contratación y coste por canal, anual para supervivencia a doce meses. Ponlo en el calendario con responsable y hueco reservado; un cuadro de mando sin reunión asociada deja de actualizarse al segundo mes.

Cómo presentarlo para que se apruebe algo

Tres diapositivas. La primera, el coste actual desglosado en las cuatro partidas, con las fuentes de cada dato al pie. La segunda, el escenario alternativo con los supuestos marcados en otro color, para que se vea qué es dato y qué es hipótesis. La tercera, la decisión que pides y el punto de equilibrio: cuánto tiene que mejorar la variable clave para que la inversión se pague. Si presentas solo el ahorro y no el punto de equilibrio, la primera pregunta será «¿y si no se cumple?», y no tendrás respuesta.

Particularidades por sector: oficios, obra y perfiles en tensión

Construcción y oficios

El coste de vacante domina el modelo porque la producción es diaria y facturable. Además, hay requisitos formativos que condicionan el plazo: la formación en prevención de riesgos laborales prevista en el convenio general del sector de la construcción, la tarjeta profesional cuando aplica y los reconocimientos médicos. Si el candidato no la tiene, hay que sumar el tiempo y el coste de obtenerla, y eso alarga el tiempo de cobertura de forma previsible. Contarlo en el modelo evita sorpresas. Puede interesarte también nuestro artículo sobre el futuro del reclutamiento de oficios calificados.

Instalaciones y mantenimiento

Perfiles con carnés y habilitaciones específicas: instalador autorizado en baja tensión, manipulación de gases fluorados, gas, y las habilitaciones que exija cada instalación. El pool de candidatos es estrecho, así que la palanca no es publicar más sino mantener relación con los que ya conoces. Aquí la bolsa de candidatos viva vale su peso en oro.

Hostelería, comercio y servicios estacionales

Volumen alto y rotación alta. El multiplicador de fallo manda sobre todo lo demás, y el ahorro real llega por dos vías: procesos ultraligeros (una entrevista, decisión el mismo día) y una acogida que evite las bajas de la primera semana. Cada euro invertido en la primera semana rinde más que cualquier euro invertido en la criba.

Perfiles técnicos y de oficina

El coste de vacante es más difícil de cuantificar porque el output no es diario. Aquí conviene usar la vía de sustitución (qué te cuesta cubrir esas funciones mientras tanto) y no la de margen. Los días de cobertura suelen ser más largos, con lo que el peso relativo de las horas internas sube: procedimentar entrevistas y usar parrillas de evaluación comunes es lo que más recorta.

Empresas con obra pública o contratas

Añade una variable más: la subrogación prevista en convenio. En sectores con subrogación de personal al cambiar de contrata, buena parte de la plantilla no se «selecciona», se hereda, y el coste de contratación real se concentra en los puestos que sí eliges. Calcular el coste medio sobre el total de altas, incluyendo las subrogadas, infravalora tu número real de forma importante.

Preguntas frecuentes sobre la calculadora de ahorro en reclutamiento

¿Qué es una calculadora de ahorro en reclutamiento?

Es una hoja de cálculo o herramienta web que suma todos los costes de un proceso de selección (gasto externo, horas internas, coste de vacante y coste de los procesos fallidos) y los compara con el escenario que tendrías usando otro canal. El resultado son dos números: tu coste por contratación actual y el ahorro anual estimado si cambias de método. No usa datos de mercado: usa los tuyos.

¿Cuál es la fórmula del coste por contratación?

Coste por contratación = (costes externos del proceso + horas internas por su coste-hora + días de vacante por el coste diario de tener el puesto vacío) dividido entre el número de contrataciones cerradas. Luego se reparte el coste de los procesos fallidos entre las contrataciones que sí funcionaron. Es la estructura que usa el indicador internacional cost-per-hire y se puede reconstruir desde tu propia contabilidad.

¿Cuánto cuesta contratar a alguien en España?

No hay una cifra media fiable y desconfía de quien te dé una: depende del oficio, de la provincia, de si el puesto está en tensión y de si usas agencia, ETT o captación propia. Lo que sí puedes hacer es calcular el tuyo con tus facturas del último año, las horas reales que dedica tu equipo y los días que tardas en cubrir cada vacante. Ese número sí es utilizable.

¿Qué es el coste de vacante y por qué casi nadie lo suma?

Es lo que pierdes cada día que el puesto sigue vacío: obra parada, horas extra del resto del equipo, trabajos que rechazas o que subcontratas más caros. No aparece en ninguna factura, así que no llega a la contabilidad. En oficios con obra facturable suele ser la partida más grande del coste por contratación, muy por encima de lo que pagas en anuncios.

¿Cuánto cobra una agencia de selección o una ETT?

Las agencias de selección suelen cobrar un porcentaje del salario bruto anual del puesto, negociable y muy variable según sector y urgencia. Las ETT trabajan con un coeficiente multiplicador sobre el coste salarial del trabajador cedido. Pide siempre la propuesta por escrito con el desglose, la garantía de reposición y su plazo, porque esa garantía es lo que de verdad cambia tu coste esperado.

¿Un ATS reduce el coste por contratación?

Reduce sobre todo horas internas y días de vacante, que es donde está el dinero. El precio va desde planes gratuitos o freemium hasta suscripciones por usuario y mes; no publicamos tarifas porque cambian a menudo y dependen del número de usuarios y vacantes. Pide presupuesto a dos o tres proveedores y mételo en la calculadora como coste fijo anual repartido entre tus contrataciones.

¿Cuánto se puede ahorrar realmente cambiando de canal?

Depende de dos palancas: cuánto baja tu gasto externo por proceso y cuántos días recortas el tiempo de cobertura. Si tu coste de vacante diario es alto, recortar días pesa más que negociar la factura del anuncio. La calculadora de esta página te lo separa para que veas cuál de las dos palancas te conviene tocar primero.

¿Cómo afecta un fallo de contratación al cálculo?

Un proceso que acaba en baja temprana te obliga a repetirlo entero y, además, has pagado formación, equipo y el tiempo del responsable. En el cálculo se trata como un multiplicador: si de cada diez contrataciones dos se caen en los primeros meses, cada contratación que aguanta está soportando el coste de 1,25 procesos. Bajar esa tasa suele rentar más que cualquier negociación de tarifas.

¿Qué periodo de prueba puedo poner y cómo influye en el coste?

El artículo 14 del Estatuto de los Trabajadores fija los límites y el convenio aplicable puede concretarlos: como referencia general, hasta seis meses para técnicos titulados y dos meses para el resto, ampliables a tres en empresas de menos de veinticinco personas. Debe pactarse por escrito. Revisa tu convenio y consúltalo con un graduado social antes de firmar, porque un periodo mal pactado se tiene por no puesto.

¿Cuánto tiempo puedo conservar los CV de los candidatos?

El RGPD y la LOPDGDD exigen que fijes un plazo de conservación proporcionado, lo informes al candidato y lo cumplas. Guardar currículums de forma indefinida en un correo compartido es una de las malas prácticas más habituales en pymes. Define el plazo en tu política de privacidad, borra al vencer y atiende las solicitudes de supresión. Si tienes dudas, consulta con un especialista en protección de datos.

¿Puedo pedir en la oferta una edad, un sexo o una nacionalidad concretos?

No. La oferta y todo el proceso de selección deben respetar el principio de no discriminación recogido en el Estatuto de los Trabajadores y en la Ley 15/2022 de igualdad de trato. Redacta la oferta por requisitos objetivos del puesto (titulaciones, certificados, experiencia acreditable) y documenta por qué descartas a cada candidato. Además de evitar sanciones, esa trazabilidad te sirve para medir el proceso.

¿Hay bonificaciones a la contratación que pueda meter en la calculadora?

Existen incentivos a la contratación regulados por normativa estatal y programas autonómicos, con requisitos de mantenimiento del empleo y condiciones que cambian de un ejercicio a otro. No los damos por importes en esta página. Consulta la convocatoria vigente y a tu graduado social antes de contar con ellos, y no los descuentes del coste hasta tenerlos concedidos.

¿Sirve esta calculadora para autónomos que contratan a su primer trabajador?

Sí, y con un matiz: en la primera contratación el bloque de horas internas es desproporcionado, porque todo el aprendizaje lo pagas de golpe. Estima el tiempo con generosidad y no te asustes con el resultado; a partir de la segunda contratación el número baja solo. La parte fiscal y de cotización conviene mirarla con la asesoría. Puedes ampliar la parte fiscal en la guía fiscal para autónomos.

¿Puedo usar el resultado para justificar una inversión ante mi dirección?

Para eso está pensado. Preséntalo con las cuatro partidas desglosadas, las fuentes de cada dato al pie y los supuestos del escenario alternativo marcados de forma distinta a los datos reales. Añade el punto de equilibrio: cuánto tiene que mejorar la variable clave para que la inversión se pague. Con eso, la conversación deja de ser una discusión de opiniones.

¿Con qué frecuencia debería recalcularlo?

Trimestral si contratas de forma continua, anual si contratas de forma puntual. Y siempre que cambies de canal, para tener la foto de antes y la de después. Guarda cada cálculo con la fecha y los supuestos; la serie histórica es lo que acaba dando valor al ejercicio.

Conclusión práctica

Calcular el coste de tus contrataciones no es un ejercicio contable, es una forma de descubrir dónde está de verdad tu problema. En la mayoría de las empresas pequeñas que contratan oficios, el dinero no se va en anuncios: se va en días de vacante y en procesos que hay que repetir. Coge tus facturas del último año, tus fechas de alta y una estimación honesta de horas, mete los números en la calculadora de arriba y mira qué bloque domina. Esa será tu prioridad para los próximos doce meses. Y para todo lo que toque contrato, cotización o despido, que lo revise un profesional antes de firmar.